Zotrvačnosť ľudských návykov je hlavnou prekážkou zavedenia systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS) v podnikoch. Ich výhody sa čoskoro stanú rozhodujúcimi v konkurenčnom boji, takže teraz musíte myslieť na prenos kancelárskej práce na digitálny základ.
Právny základ pre EDS
Veľké podniky s rozsiahlou sieťou pobočiek rýchlo prechádzajú na elektronickú správu dokumentov, čo je uľahčené prítomnosťou dostatočného legislatívneho rámca.
Zákony upravujúce prácu EDS sú:
- 149-FZ "O informáciách, informatizácii a ochrane informácií".
- č.63-FZ „O elektronickom podpise“.
- č.263-FZ „O zrušení obmedzení správy elektronických dokumentov“.
- Občianskeho zákonníka.
- Rozhodcovský poriadok.
Priame legislatívne normy sú rovnaké pre všetkých, ale pri implementácii EDMS musí podnik vypracovať ďalší počet interných administratívnych dokumentov:
- predpisy na používanie EDS;
- podnikové pravidlá pre správu elektronických dokumentov s algoritmom na riešenie sporov;
- dokument o pristúpení k pravidlám, ktorý musia podpísať všetci zamestnanci.
Zamestnanci spoločnosti sú povinní používať iba certifikované EDS a prostriedky kryptografickej ochrany informácií. Súlad s týmto pravidlom a konzistentnosť legislatívneho rámca umožňujú, aby boli činnosti zamestnanca v podnikovom EDMS právne významné.
Podstata a funkcie EDMS
Elektronický systém správy dokumentov je automatizovaný systém riadenia pracovného toku, ktorý umožňuje zamestnancom interakciu prostredníctvom digitálnych zariadení bez použitia papierových nosičov informácií.
Základné funkcie EDMS sú:
- vytváranie, prenos, uchovávanie elektronických dokumentov (ED);
- digitalizácia papierových dokumentov;
- vytvorenie karty dokladu s jej atribútmi;
- tvorba dokumentov na základe hotových šablón so špecifikovanými atribútmi;
- vyhľadávanie dokumentov v centralizovanej databáze;
- smerovanie dokumentov;
- kontrola prijatia dokumentu a vykonania pokynov v ňom obsiahnutých;
- vedenie denníkov, klasifikátorov;
- prevod ED do kompatibilných formátov;
- automatická registrácia prichádzajúcej dokumentácie;
- zasielanie upozornení;
- koordinácia dokumentov;
- kolektívna práca s ED;
- interakcia prostredníctvom ED s protistranami spoločnosti;
- generovanie správ o vyhotovení a pohybe dokumentov.
Dôležitým parametrom EDMS je jeho modularita, ktorá umožňuje rozšírenie funkčnosti bez výrazných zmien v základnom nastavení.
Typy EDMS
Je zrejmé, že veľké priemyselné podniky a obchodné spoločnosti majú odlišné požiadavky na EDMS. Preto sú softvérové produkty rozdelené do dvoch kategórií v závislosti od štandardizácie pracovných procesov:
- "box";
- základný s rozsiahlymi možnosťami konfigurácie.
"Krabicové" produkty sú určené pre skladové prevádzky, kancelárske procesy a malý priemysel. Vyžadujú len modulárnu konfiguráciu a zavedenie primárnych informácií.
Ich vlastnosti:
- rýchla inštalácia;
- štandardizované školenie;
- nevyžaduje sa žiadna úprava;
- nízke náklady na údržbu.
Základné platformy sú nasadené vo veľkých podnikoch s jedinečnou organizačnou a výrobnou štruktúrou. Takéto EDMS si vyžadujú dlhodobé zdokonaľovanie, vrátane vlastných IT špecialistov zákazníka.
Majú nasledujúce vlastnosti:
- schopnosť prispôsobiť sa špecifickým obchodným procesom;
- tvorba doplnkových softvérových modulov podľa požiadaviek zákazníka;
- meniteľnosť rozhrania;
- zložitosť plánovania nákladov z dôvodu neschopnosti odhadnúť množstvo zlepšení.
Väčšine malých podnikov a obchodných organizácií postačia štandardné „krabicové“ riešenia.
Výhody elektronického systému správy dokumentov
Prevod toku dokumentov podniku do elektronickej podoby prináša spoločnosti výhody na niekoľkých organizačných úrovniach. EDMS umožňuje zjednodušiť prácu manažmentu aj radovým zamestnancom.
Taktické výhody
Elektronická správa dokumentov umožňuje znížiť bežné prevádzkové náklady podniku. Pri rozhodovaní o inštalácii EDMS v celom podniku sa odporúča zmerať produktivitu zamestnancov pred implementáciou systému. Môžete vypočítať čas na dokončenie úloh šablóny, schválenie návrhov, vyhľadávanie požadovaných dokumentov. Samostatne môžete určiť aktuálne náklady na kancelárske vybavenie a písacie potreby. 
Na základe efektívnosti základných procesov spoločnosti sa rozlišujú tieto výhody EDMS:
- Uvoľnenie fyzického priestoru na používateľských pracovných staniciach.
- Zníženie nákladov na prenájom archívnych priestorov.
- Úspora času pre zamestnancov na kopírovanie dokumentov, ich spracovanie a zadávanie do denníkov.
- Zníženie nákladov na papier, materiály na kopírovacie zariadenia.
- Skrátený čas na prenos papierových dokumentov medzi oddeleniami.
- Úspora času zamestnancov vďaka plnej automatizácii časti prevádzkových procesov.
- Zvýšenie produktivity zamestnancov znížením rutinnej práce.
Taktické výhody EDMS najviac uľahčujú prácu radovým zamestnancom, a tak si vylepšenia všimnú predovšetkým oni.
Strategické výhody
Strategické ciele pri implementácii EDMS ovplyvňujú hlavné obchodné procesy: ukazovatele zisku, rýchlosť a efektívnosť komunikácie s protistranami, ochrana obchodných informácií.
V týchto oblastiach možno rozlíšiť tieto výhody elektronickej správy dokumentov:
- Vytvorenie centralizovaného informačného priestoru s databázou ED a riadeným vzdialeným prístupom k nej.
- Zrýchlenie vyhľadávania informácií podľa atribútov.
- Možnosť komplexnej ochrany komerčných informácií v počítačovej sieti.
- Zvyšovanie transparentnosti pracovných procesov, predchádzanie korupčným schémam.
- Možnosť paralelnej koordinácie interných dokumentov.
- Vzdialený prístup k pracovným procesom mimo pracoviska.
- Zvýšenie bezpečnosti dokumentov a nemožnosť ich falšovania.
- Prudký nárast vykonávania pokynov v dôsledku online sledovania akcií zamestnancov.
Strategické výhody prispievajú k rastu ovládateľnosti a imidžu spoločnosti, čo predstavuje významný prínos pri získavaní nových zákazníkov.
Výhody pre bežných používateľov
Dlhodobé rutinné operácie sa považujú za nezdravé a drasticky znižujú produktivitu. Monotónne vybavovanie žiadostí a dokumentov v rôznych programoch odvádza pozornosť od povinností a zaberá leví podiel pracovného času.
EDMS má množstvo výhod na riešenie týchto používateľských problémov:
- Pohodlné umiestnenie ED v archíve, čo vám umožní nájsť ich podľa atribútov v priebehu 1-2 minút.
- Regulácia prevádzkových procesov. Zamestnanec tak dostáva len tie úlohy, ktoré má podľa pracovnej náplne vykonávať.
- Urýchlenie adaptácie nových zamestnancov na pracovné procesy automatizáciou vnútropodnikovej interakcie.
- Schopnosť získať informácie o reťazci schvaľovania a etapách realizácie projektu.
- Obmedzenie rutinných operácií kombináciou pracovných prostredí v počítačoch, používanie šablón, eliminácia fázy tlače dokumentov a ich podpisovania.
Zníženie počtu a trvania nešpecifických operácií vám umožňuje venovať čas priamo pracovným procesom, ktoré si vyžadujú vysokú kvalifikáciu.
Prínosy pre IT štruktúru podniku
Pri implementácii EDMS je integrovaný s existujúcou IT infraštruktúrou a poskytuje nasledujúce výhody:
- uľahčenie kontroly nad systémom, zníženie kvalifikačných požiadaviek na jeho správcu;
- schopnosť nastaviť nové šablóny a cesty dokumentov bez štandardných programovacích nástrojov;
- konsolidácia niekoľkých aplikácií do jedného pracovného prostredia;
- schopnosť škálovať systém bez dodatočných nákladov;
- nie je potrebné vymieňať existujúce počítače;
- Komplexná sieťová ochrana proti malvéru.
EDMS zahŕňa určité investície do technických prostriedkov, ktoré sa však v krátkom čase vrátia.
Počítačový hardvér sa stáva interoperabilným, čo vedie k zvýšenému využívaniu jeho zdrojov.
Výhody pre konateľov
Elektronická správa dokumentov zefektívňuje prácu riadiacich pracovníkov vďaka nasledujúcim výhodám systému:
- Mobilita EDMS, možnosť prístupu k ED cez vzdialené počítače na služobných cestách.
- Jednoducho monitorujte zamestnancov pomocou správ o ich výkone, produktivite a včasnosti úloh.
- prostredníctvom integrácie s .
- Zrýchlenie logistických postupov medzi dodávateľmi a nákupcami pri zdieľaní EDMS. Primárnu ED je možné vymieňať pripojením k jedinému externému operátorovi, ktorý zaručuje právnu legitimitu dokumentov.
- Poskytovanie prístupu k finančným informáciám výlučne vrcholovým manažérom, s výnimkou sekretariátu.
- Znížte riziko straty dôležitých dokumentov.
Manažér sa môže kedykoľvek prihlásiť do systému a vygenerovať správu o výkone každého zamestnanca.
Uvedomenie si tejto skutočnosti zo strany zamestnancov im nedáva možnosť relaxovať a starať sa o svoje veci.
Nevýhody elektronickej správy dokumentov
Zavedenie elektronickej správy dokumentov v podniku má svoje nevýhody. Práve oni neumožňujú malým podnikom vstúpiť do plnohodnotných skladových prevádzok a riadenia na základe SED.
Medzi nevýhody patrí:
- Pravdepodobnosť poškodenia databázy neznámym škodlivým kódom. Tento nedostatok je možné vyriešiť pravidelným zálohovaním informácií na zariadeniach, ktoré nie sú pripojené k sieti.
- Ťažkosti s adaptáciou zamestnancov 40+ na digitálnu formu interakcie.
- Vysoká cena. Cena domáceho EDMS pre malé podniky sa pohybuje od 1000 do 10000 dolárov.
- Účinnosť EDMS sa znižuje, ak protistrany spoločnosti nemajú elektronickú správu dokumentov.
- Prínos systému v kompaktných kanceláriách bez ďalších pracovných jednotiek a miestností je pochybný.
- Potreba duplikovať ED v papierovej forme pri práci s niektorými dodávateľmi.
Tieto nedostatky sú vo veľkej miere spôsobené oneskoreným prijímaním potrebných právnych noriem a nízkou mierou prieniku EDMS do podnikateľského prostredia. Trendy však ukazujú, že o 10-20 rokov bude elektronická správa dokumentov v podniku považovaná skôr za pravidlo ako za výnimku.
Ako si vybrať správny EDMS?
Výber EDS nie je jednoduchý, pretože existuje vysoká pravdepodobnosť nákupu nesprávneho produktu alebo uzavretia zmluvy s nekompetentnou spoločnosťou. 
Preto pri rozhodovaní o kúpe programu na správu elektronických dokumentov je potrebné vziať do úvahy niekoľko jeho charakteristík:
- Prevádzkové hodiny výrobcu EDMS na ruskom trhu. Na prispôsobenie sa vnútroštátnym právnym predpisom sú potrebné roky praktických skúseností s implementáciou takýchto systémov.
- Súlad s priemyselnými normami.
- Kompatibilita so štruktúrou spoločnosti.
- Možnosť a náklady na ďalšiu údržbu softvérového produktu.
- Škálovateľnosť EDMS s expanziou podniku.
- Dostupnosť dokumentácie konfigurácie softvéru pre IT špecialistov na plný úväzok.
- Úroveň ochrany informácií.
- Možnosti redundancie údajov
- Doba zotavenia po poruchách.
Pre konečný výber spoločnosti na implementáciu EDMS sa odporúča analyzovať niekoľkých poskytovateľov, preštudovať si demo materiály a požiadať o inštaláciu demo verzie softvéru. Pri rozhodovaní je dôležité brať do úvahy náklady na modernizáciu zariadení a úroveň odbornej prípravy vlastných IT špecialistov.
Ťažkosti pri implementácii EDMS
Proces implementácie EDMS v Rusku je ovplyvnený používaním mnohých nelicencovaných programov používateľmi, ich nekompatibilitou a rozšírením manuálneho riadenia obchodných postupov.
V dôsledku toho poskytovatelia elektronickej správy dokumentov v podnikoch čelia takýmto ťažkostiam:
- Pestrý formát na ukladanie údajov v rôznych oddeleniach.
- Nedostatok štruktúrovaných informácií v používaných aplikáciách.
- Neriešený systém prístupu zamestnancov k špecifickým obchodným procesom. Štandardná forma popisov práce má pre organizáciu EDMS malú pomoc.
- Zaťaženie toku informácií byrokratickými postupmi a schvaľovaním.
- Zlyhania spôsobené ukladaním údajov v rôznych aplikáciách.
- Počítačová negramotnosť zamestnancov podniku a sabotáž vzdelávacích aktivít na úrovni výkonných umelcov.
- Nesúlad EDMS s priemyselnými štandardmi a internými predpismi.
Pre prechod na elektronickú správu dokumentov existuje len málo rázneho rozhodnutia vedenia. Potrebujeme systematickú reštrukturalizáciu pracovných povinností zamestnancov a riadiacej štruktúry spoločnosti. Pre žiaducu integráciu so systémom, ktorý musí byť inštalovaný v súlade so zákonom.
Dôležitým smerom pri zavádzaní EDMS je prísna personálna politika vo vzťahu k nekompetentným a neškoleným zamestnancom. Pretože ich neochota pracovať podľa nových princípov výrazne zvýši náklady na proces implementácie a údržbu elektron. EDMS musí interagovať s ľuďmi v rámci jedného mechanizmu, takže jeho zle fungujúce prvky musia byť včas opravené alebo vymenené.
Prečítajte si tiež
Máme hotové riešenie a vybavenie pre
Vyskúšajte zadarmo všetky funkcie platformy EKAM
Dohoda o ochrane osobných údajov
a spracúvanie osobných údajov
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Táto dohoda o dôvernosti a spracovaní osobných údajov (ďalej len Zmluva) je prijatá slobodne a z vlastnej vôle, vzťahuje sa na všetky informácie, ktoré Insales Rus LLC a/alebo jej pridružené spoločnosti, vrátane všetkých osôb patriacich do rovnakej skupiny s LLC „Insales Rus“ (vrátane „EKAM Service“ LLC) môže získať o Používateľovi počas používania ktorejkoľvek zo stránok, služieb, služieb, počítačových programov, produktov alebo služieb „Insales Rus“ LLC (ďalej len „Služby“) a počas vykonávania akýchkoľvek dohôd a zmlúv s používateľom Insales Rus LLC. Súhlas Používateľa so Zmluvou, ním vyjadrený v rámci vzťahov s jednou z uvedených osôb, sa vzťahuje na všetky ostatné uvedené osoby.
1.2.Používaním Služieb sa rozumie súhlas Používateľa s touto Zmluvou a podmienkami v nej uvedenými; v prípade nesúhlasu s týmito podmienkami sa Užívateľ musí zdržať používania Služieb.
"Insales"- Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insales Rus", PSRN 1117746506514, DIČ 7714843760, KPP 771401001, registrovaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushin St., 4, budova 1, kancelária 11 (ďalej len "Insales on" na jednej strane a
"používateľ" -
alebo fyzická osoba, ktorá má právnu spôsobilosť a je uznaná za účastníka občianskoprávnych vzťahov v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie;
alebo právnická osoba registrovaná v súlade so zákonmi štátu, ktorého je táto osoba rezidentom;
alebo individuálny podnikateľ registrovaný v súlade s právnymi predpismi štátu, ktorého je takáto osoba rezidentom;
ktorá prijala podmienky tejto zmluvy.
1.4. Na účely tejto zmluvy zmluvné strany určili, že dôvernými informáciami sú informácie akéhokoľvek charakteru (výrobné, technické, ekonomické, organizačné a iné), vrátane výsledkov duševnej činnosti, ako aj informácie o spôsoboch vykonávania odborné činnosti (vrátane, ale nie výlučne: informácií o produktoch, prácach a službách; informácií o technológiách a výskumných prácach; údajov o technických systémoch a zariadeniach vrátane softvérových prvkov; obchodných prognóz a informácií o navrhovaných nákupoch; požiadaviek a špecifikácií konkrétnych partnerov a potenciálnych partnerov; informácie týkajúce sa duševného vlastníctva, ako aj plány a technológie súvisiace so všetkým vyššie uvedeným), ktoré jedna zmluvná strana oznámi druhej zmluvnej strane v písomnej a/alebo elektronickej forme, ktorú zmluvná strana výslovne označila za dôverné informácie.
1.5. Účelom tejto dohody je chrániť dôverné informácie, ktoré si zmluvné strany budú vymieňať počas rokovaní, uzatvárania zmlúv a plnenia záväzkov, ako aj akejkoľvek inej interakcie (vrátane, ale nie výlučne, konzultácií, vyžiadania a poskytovania informácií a vykonávanie iných úloh).
2. Povinnosti zmluvných strán
2.1. Zmluvné strany sa zaväzujú zachovať v tajnosti všetky dôverné informácie prijaté jednou Zmluvnou stranou od druhej Zmluvnej strany počas interakcie Zmluvných strán, nezverejnia, nezverejnia, nezverejnia ani inak neposkytnú takéto informácie žiadnej tretej strane bez predchádzajúceho písomného súhlasu Zmluvnej strany. inej zmluvnej strane, s výnimkou prípadov uvedených v platnej legislatíve, kedy je poskytovanie takýchto informácií zodpovednosťou zmluvných strán.
2.2 Každá zmluvná strana prijme všetky potrebné opatrenia na ochranu dôverných informácií prinajmenšom s rovnakými opatreniami, ktoré zmluvná strana uplatňuje na ochranu svojich vlastných dôverných informácií. Prístup k dôverným informáciám je poskytnutý len tým zamestnancom každej zo zmluvných strán, ktorí ich primerane potrebujú na plnenie svojich oficiálnych povinností pri plnení tejto zmluvy.
2.3.Povinnosť zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách je platná po dobu platnosti tejto zmluvy, licenčnej zmluvy na počítačové programy zo dňa 01.12.2016, zmluvy o pristúpení k licenčnej zmluve pre počítačové programy, agentúrnych a iných zmlúv a po dobu piatich rokov po ukončení ich činnosti, pokiaľ sa zmluvné strany nedohodnú inak.
a) ak sa poskytnuté informácie stali verejne dostupnými bez porušenia záväzkov jednej zo strán;
b) ak sa zmluvná strana dozvedela o poskytnutých informáciách v dôsledku jej vlastného výskumu, systematických pozorovaní alebo iných činností vykonávaných bez použitia dôverných informácií získaných od druhej zmluvnej strany;
c) ak sú poskytnuté informácie zákonným spôsobom získané od tretej strany bez povinnosti uchovávať ich v tajnosti, kým ich neposkytne jedna zo strán;
(d) ak sa informácie poskytujú na písomnú žiadosť orgánu verejnej moci, iného štátneho orgánu alebo samosprávy na výkon ich funkcií a ich sprístupnenie týmto orgánom je pre zmluvnú stranu povinné. V tomto prípade musí zmluvná strana bezodkladne informovať druhú zmluvnú stranu o prijatej žiadosti;
e) ak sú informácie poskytnuté tretej strane so súhlasom strany, o ktorej sa informácie prenášajú.
2.5 Spoločnosť Insales neoveruje správnosť údajov poskytnutých Používateľom a nie je schopná posúdiť jeho spôsobilosť na právne úkony.
2.6.Informácie, ktoré Používateľ poskytne Insales pri registrácii do Služieb, nie sú osobnými údajmi, ako sú definované vo federálnom zákone Ruskej federácie č. 152-FZ z 27. júla 2006. „O osobných údajoch“.
2.7. Insales má právo vykonávať zmeny v tejto zmluve. Pri vykonávaní zmien v aktuálnej verzii je uvedený dátum poslednej aktualizácie. Nová verzia zmluvy nadobúda platnosť okamihom jej umiestnenia, pokiaľ nová verzia zmluvy neustanovuje inak.
2.8. Prijatím tejto zmluvy používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že spoločnosť Insales môže používateľovi posielať personalizované správy a informácie (vrátane, ale nie výlučne) na zlepšenie kvality Služieb, vývoj nových produktov, vytváranie a odosielanie osobných ponúk. Používateľovi, na informovanie Používateľa o zmenách v Tarifných plánoch a aktualizáciách, na zasielanie marketingových materiálov Používateľovi k predmetu Služieb, na ochranu Služieb a Používateľov a na iné účely.
Užívateľ má právo odmietnuť príjem vyššie uvedených informácií písomným oznámením na e-mailovú adresu Insales - .
2.9. Prijatím tejto Zmluvy Používateľ berie na vedomie a súhlasí s tým, že Služby Insales môžu používať cookies, počítadlá, iné technológie na zabezpečenie prevádzky Služieb vo všeobecnosti alebo ich jednotlivých funkcií konkrétne a Používateľ nemá voči Insales žiadne nároky v súvislosti s s tým.
2.10 Používateľ si je vedomý toho, že zariadenia a softvér, ktoré používa na návštevu stránok na internete, môžu mať funkciu zákazu operácií s cookies (pre akékoľvek stránky alebo pre určité stránky), ako aj vymazanie predtým prijatých cookies.
Spoločnosť Insales má právo určiť, že poskytovanie určitej Služby je možné iba v prípade, ak je prijímanie a prijímanie súborov cookie Používateľom povolené.
2.11 Užívateľ je výhradne zodpovedný za bezpečnosť ním zvolených prostriedkov na prístup k účtu a tiež samostatne zabezpečuje ich dôvernosť. Užívateľ nesie výhradnú zodpovednosť za všetky úkony (ako aj ich dôsledky) v rámci alebo používaní Služieb v rámci účtu Užívateľa, vrátane prípadov dobrovoľného prenosu údajov Užívateľa na prístup do účtu Užívateľa tretím stranám za akýchkoľvek podmienok (vrátane zmlúv na základe zmluvy). alebo dohody). Zároveň sa všetky úkony v rámci alebo pomocou Služieb pod užívateľským účtom považujú za vykonané samotným užívateľom, s výnimkou prípadov, kedy užívateľ oznámil spoločnosti Insales neoprávnený prístup k službám pomocou užívateľského účtu a/alebo akékoľvek porušenie ( podozrenia z porušenia) dôvernosti prístupu k ich účtu.
2.12. Používateľ je povinný bezodkladne oznámiť Insales každý prípad neoprávneného (používateľom neautorizovaného) prístupu k Službám prostredníctvom používateľského účtu a/alebo akékoľvek porušenie (podozrenie z porušenia) dôvernosti ich prostriedkov prístupu k účtu. Z bezpečnostných dôvodov je Používateľ povinný samostatne vykonať bezpečné odstavenie práce pod svojím účtom na konci každej relácie práce so Službami. Spoločnosť Insales nezodpovedá za možnú stratu alebo poškodenie údajov, ako aj za iné následky akéhokoľvek charakteru, ktoré môžu nastať v dôsledku porušenia ustanovení tejto časti Zmluvy Používateľom.
3. Zodpovednosť zmluvných strán
3.1 Zmluvná strana, ktorá porušila Zmluvou stanovené povinnosti týkajúce sa ochrany dôverných informácií prenášaných podľa Zmluvy, je povinná nahradiť na žiadosť dotknutej Zmluvnej strany skutočnú škodu spôsobenú takýmto porušením podmienok Zmluvy v r. v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie.
3.2 Náhradou škody nezanikajú záväzky porušujúcej zmluvnej strany za riadne plnenie povinností podľa Zmluvy.
4. Iné ustanovenia
4.1. Všetky oznámenia, žiadosti, požiadavky a iná korešpondencia podľa tejto zmluvy, vrátane tej, ktorá obsahuje dôverné informácie, musia byť vyhotovené písomne a doručené osobne alebo prostredníctvom kuriéra alebo zaslané e-mailom na adresy uvedené v licenčnej zmluve pre počítač. programy zo dňa 12.01.2016, zmluvu o pristúpení k licenčnej zmluve pre počítačové programy a v tejto zmluve alebo na iných adresách, ktoré môže zmluvná strana ďalej písomne špecifikovať.
4.2 Ak je jedno alebo viac ustanovení (podmienok) tejto zmluvy neplatné alebo sa stanú neplatnými, nemôže to slúžiť ako dôvod na zánik ostatných ustanovení (podmienok).
4.3. Na túto Zmluvu a vzťah medzi Používateľom a Insales, ktorý vzniká v súvislosti s uplatňovaním Zmluvy, sa vzťahuje právo Ruskej federácie.
4.3 Používateľ má právo posielať všetky návrhy alebo otázky týkajúce sa tejto Zmluvy na Službu užívateľskej podpory Insales alebo na poštovú adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, s. 11-12 pred naším letopočtom "Stendhal" LLC "Insales Rus".
Dátum zverejnenia: 01.12.2016
Celé meno v ruštine:
Spoločnosť s ručením obmedzeným "Insales Rus"
Skrátený názov v ruštine:
Insales Rus LLC
Meno v angličtine:
Spoločnosť s ručením obmedzeným InSales Rus (InSales Rus LLC)
Adresa sídla:
125319, Moskva, ul. Akademik Iľjušin, 4, budova 1, kancelária 11
Mailová adresa:
107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC "Stendhal"
DIČ: 7714843760 KPP: 771401001
Bankové údaje:
Dobrý deň, milý kolega! Rozvoj informačných technológií sa nezastaví a obchodné procesy sa vyvíjajú spolu s nimi, ale niečo úplne zmizne. Postupne teda rôzne spoločnosti, vrátane vládnych agentúr, prechádzajú z papierového pracovného toku na elektronický. V tomto článku sa budeme zaoberať koncepciou „správy elektronických dokumentov“, hlavnými formami systematizácie a implementácie. Ostaň s nami. Dúfam, že poskytnuté informácie výrazne znížia časové, mzdové a finančné náklady vášho podnikania alebo, ak sa podnikateľom ešte len chystáte, predídete chybám v tomto smere.
1. Čo je elektronická správa dokumentov a aké typy EDI existujú?
Ešte pred 5 rokmi bol taký koncept ako „elektronický systém správy dokumentov“ veľmi zriedkavý. Postupne so zavádzaním výpočtovej techniky do nášho života sa začala zavádzať výmena dát bez použitia papierových médií.
Elektronická správa dokumentov v Rusku je moderná technológia, ktorá môže výrazne zjednodušiť procesy v podniku, skrátiť čas potrebný na vyhľadávanie a generovanie dokumentov atď.
Poďme sa teda pozrieť na základné pojmy, s ktorými sa budeme musieť v tomto článku vysporiadať.
kancelárska práca je súbor opatrení na organizáciu obehu dokumentov v podniku. Má určitý algoritmus, súbor pravidiel a rôzne smery. Takže v mnohých organizáciách je možné rozlišovať medzi takými typmi, ako je riadenie osobných záznamov, výroba atď. Vo svojej podstate je to dokumentácia.
Elektronický dokument je dokument vytvorený pomocou výpočtovej techniky, ktorý je možné podpísať elektronickým podpisom a uložiť ako súbor špecializovaného formátu v počítači alebo v sieti (lokálnej alebo na internete).
Tok dokumentov je rozsiahly systém na vytváranie, interpretáciu, príjem, prenos, archiváciu dokumentov, ako aj na sledovanie ich implementácie a ochranu pred neoprávneným prístupom. Správa dokumentov môže byť jednoduchá (na papieri) aj elektronická.
A nakoniec, elektronická správa dokumentov je súbor automatizovaných procesov pri práci s dokumentmi, realizovaných v elektronickej podobe, nesúcich pojem „bezpapierová kancelárska práca“.
Elektronická správa dokumentov môže byť v rámci organizácie aj medzi organizáciami.
Pozrime sa, aké typy pracovných postupov sú:
- Výrobný pracovný postup;
- Tok riadiacich dokumentov;
- Archivácia (súbor postupov na archiváciu dokumentov);
- Personálne podnikanie (súbor postupov pre personálny pracovný tok);
- tok účtovných dokladov;
- Tok skladových dokladov;
- Tajná (dôverná) kancelárska práca;
- Tok technických a/alebo technologických dokumentov a pod.
Je zrejmé, že systémov správy dokumentov môže byť toľko, koľko je procesov v podniku. Je možné, že napríklad vo vašej organizácii bude chýbať personálna a účtovná správa, keďže toto účtovníctvo budete vykonávať prostredníctvom služieb a pod.
Aké sú úlohy EDO?
- zabezpečuje transparentnosť činnosti organizácie a efektívnosť riadenia vďaka automatickej kontrole plnenia úloh v podniku;
- dodržiava medzinárodné normy kvality;
- podporuje efektívne zhromažďovanie, riadenie a prístup k informáciám a vedomostiam. Poskytuje personálnu flexibilitu uložením celej histórie aktivít zamestnanca v podniku;
- zaznamenáva všetky procesy;
- optimalizuje a automatizuje podnikové procesy a mechanizmy na ich implementáciu a kontrolu v podniku;
- z dôvodu vyradenia papierových dokumentov z obehu dochádza k veľkej úspore zdrojov znížením nákladov na papier, cartridge. Vďaka EDI je pre podnik jednoduchšie kontrolovať pohyb dokumentov cez kanály organizácie;
- zjednodušuje a znižuje náklady na uchovávanie dokumentov prostredníctvom elektronických archívov.
Preto sme s vami zvážili základné koncepty a typy EDI, ako aj úlohy, ktoré tento systém rieši.
2. Čo je automatizácia správy elektronických dokumentov. Elektronická správa dokumentov: výhody a nevýhody
Elektronická správa dokumentov je informačný systém, ktorý umožňuje racionálnejšie a jednoduchšie využitie firemných dát. Zahŕňa špecializovaný softvér, e-mail, umožňujúci operatívnu komunikáciu, internet, lokálnu sieť a pod. V rôznych organizáciách môže tento druh komplexu pozostávať z rôznych komponentov.
Hlavné výhody elektronickej správy dokumentov v porovnaní s papierom sú:
- schopnosť vyhľadávať súbory v systéme pomocou rôznych filtrov a parametrov;
- úplné účtovníctvo výroby alebo akákoľvek iná dokumentácia;
- prevádzkové výkazníctvo podniku;
- prevádzkové riadenie podniku a výmena informácií prostredníctvom bezpečných kanálov odkiaľkoľvek (na interakciu nie je potrebné byť všetci spolu na rovnakom území);
- jednotné šablóny na vytváranie dokumentov;
- dohľad a kontrola nad personálom;
- distribúcia prístupových práv k podnikovým informáciám podľa určitých kritérií a parametrov;
- zníženie nákladov na papier (a ak viac globálne, tak do určitej miery riešenie environmentálnych problémov);
- je možné znížiť počet zamestnancov pri papierovaní, ako aj znížiť prenajaté (obsadené) priestory z dôvodu nedostatku papierových archívnych dokumentov.
Čo sa týka nevýhod EDI (elektronická správa dokumentov), nie je ich až tak veľa. Je to dosť drahý softvér a je to časovo náročné, ako na školenie zamestnancov, tak aj na digitalizáciu existujúcich dokumentov. Ak však práve začínate podnikať, nemali by ste mať problémy so zavedením elektronickej správy dokumentov, pretože zamestnanci už budú v tomto systéme pracovať v počiatočnej fáze.
3. Čo je potrebné na prechod na elektronickú správu dokumentov?
Takže, ak sme prišli na koncept EDI a hlavné výhody, teraz navrhujem zvážiť hlavné systémy pre automatizáciu kancelárie a správu elektronických dokumentov, ako aj implementačné procesy pre tieto systémy.
Ako už vyplynulo z vyššie uvedených informácií, nestačí len kúpiť a nainštalovať softvér, je dôležité zaškoliť zamestnancov a kompletne prebudovať celý výrobný proces vášho podniku. Ak s podnikaním len začínate, bude to pre vás o niečo jednoduchšie, keďže obchodné procesy ešte nie sú spustené.
Proces zavádzania EDI v už fungujúcej spoločnosti by mal nastať postupne. Postupné zapojenie všetkých štruktúrnych divízií podniku do prevádzky.
Úplne prvým krokom bude vytvorenie automatizovanej kancelárskej práce. Vo všetkých fázach sa môžete stretnúť nielen s technickými problémami, ale aj s psychologickými, pretože je ťažké „porušiť“ už zavedené pravidlá.
Dôležité je zakúpiť a nainštalovať softvér pre EDI od jedného dodávateľa, potom bude nastavenie celého systému oveľa jednoduchšie a nezlyhá.
Pozrime sa na základné požiadavky na implementáciu procesu implementácie elektronickej správy dokumentov v organizácii.
Po prvé dostupnosť počítačového vybavenia na inštaláciu softvéru;
Po druhé, všetci zamestnanci podniku zapojení do tohto procesu musia byť sebavedomými používateľmi PC a mať k nim prístup;
Po tretie, medzi tímom musia byť elektronické prostriedky komunikácie, ako je email, skype a podobne;
Po štvrté, potrebujete vytvoriť špecializovanú divíziu alebo ju zapojiť ako outsourcingovú spoločnosť (viac o outsourcingu si môžete prečítať v).
A napokon, administratívny sektor spoločnosti by sa mal pripraviť na to, že namiesto bežného „ručného“ podpisu, .
Ak sú teda všetky tieto požiadavky splnené, je možné začať s prechodom na používanie elektronických dokumentov a elektronickú správu dokumentov.
4. Typy elektronických systémov správy dokumentov
V tomto odseku článku sa budeme zaoberať elektronickými systémami správy dokumentov. Chcel by som poznamenať, že každý systém môže obsahovať prvky nasledujúcich kategórií, ale vo všeobecnosti majú špecifickú orientáciu v každej oblasti, ktorá je spojená s umiestňovaním produktov.
1. Elektronické archívy
Elektronické archívy (EA) - Ide o elektronické systémy správy dokumentov s dôkladne vyvinutými prostriedkami na ukladanie a vyhľadávanie informácií. Vďaka dokonalému systému EA môžete vyhľadávať nielen podľa názvu dokumentu, ale aj podľa kľúčových parametrov.
2. EDI systémy s pokročilými nástrojmi workflow (WF).
Pomerne zložitá kategória, v ktorej samotné dokumenty nemajú prvoradý význam. Tu prichádza na rad práca, k nej sú už pripojené dokumenty. Pohybujú sa teda po určitej trase (tvrdé smerovanie). Pomocou takýchto systémov je možné organizovať prácu v určitých oblastiach, pre ktoré sú vopred známe a predpísané všetky algoritmy.
3. EDI systémy zamerané na podporu riadenia organizácie a akumuláciu znalostnej bázy
Takéto programy sú spravidla hybridné a môžu kombinovať prvky predchádzajúcich dvoch. Okrem toho môže byť základným prvkom buď dokument alebo úloha, v závislosti od výberu. Na implementáciu riadiacej funkcie organizácie je potrebné pevné smerovanie aj voľné smerovanie, keď smerovanie dokumentu predpíše vedúci (napríklad: po zaregistrovaní došlého dokumentu ho vedúci „vyfarbí“ podľa významu a úloha), preto obe tieto technológie prebiehajú v danej situácii . Takéto systémy aktívne využívajú štátne orgány, veľké spoločnosti, v ktorých je hierarchia jasne rozložená a existujú určité pravidlá a postupy. Zamestnanci sami vytvárajú dokumenty, pripravujú ich, rozhodujú a sledujú ich realizáciu.
4. EDI systémy typu kolaborácie (kolaborácia)
Takéto systémy sú zamerané na spoluprácu a sú novinkou v oblasti správy elektronických dokumentov. Vznikli z dôvodu meniacich sa podmienok na trhu a potreby jasne sa zamerať na určité oblasti bez zbytočného balastu. Sú opakom vyššie uvedených systémov, kvôli nedostatku jasnej hierarchie v organizácii a formalizácii pracovného toku. Ich hlavnou úlohou je zabezpečiť, aby ľudia v organizácii spolupracovali, aj keď sa nachádzajú v rôznych častiach sveta, a tiež zachraňovať výsledky vykonanej práce. Spravidla sa vytvárajú podľa typu portálov, ktorými sú skladovacie a publikačné služby.
5. Systémy s pokročilými doplnkovými službami
Myslím, že ste už viackrát počuli niečo ako CRM (riadenie vzťahov so zákazníkmi) - ide o službu riadenia vzťahov so zákazníkmi, projektový manažment, fakturáciu a pod. Takéto služby sú rôznorodé a môžu zahŕňať rôzne súbory služieb.
Pred implementáciou programov elektronickej správy dokumentov vo veľkých podnikoch vám odporúčam vykonať hĺbkovú analýzu prezentovaných systémov a vybrať ten optimálny so zoznamom systémov použiteľných iba pre vašu organizáciu. Je dôležité, aby EDMS predstavovalo príležitosť pre efektívne riadenie podniku a transparentnosť všetkých jeho procesov, no zároveň vysokú úroveň dôvernosti.
Pri výbere platforiem vám odporúčam, aby ste venovali osobitnú pozornosť organizácii archívov elektronických dokumentov, automatizácii pracovného toku, berúc do úvahy individuálne charakteristiky vášho podniku a zapojenie do existujúceho systému.
5. Problémy implementácie systémov elektronickej správy dokumentov
Každá spoločnosť, ktorá sa snaží modernizovať procesy a držať krok s dobou, tak či onak, čelí problémom so zavádzaním nových systémov. To sa môže vzťahovať aj na organizáciu, ktorá chce implementovať elektronické systémy správy dokumentov.
Poďme sa pozrieť na to, s akými problémami sa môžete stretnúť:
Po prvé, ako sme už povedali, vzhľadom na klady a zápory EDI ide o psychologickú bariéru, ale problém nie je len v nej. Prekážkou môže byť aj nízke vzdelanie personálu podniku, neochota učiť sa, strach z transparentnosti procesov. Jedným slovom konzervativizmus.
Po druhé, veľa podnikov, žiaľ, ešte nezašlo ďaleko od sovietskeho typu riadenia, a to faktora riaditeľa sovietskeho obdobia, keď sám nechce pracovať s počítačom, prezerať a upravovať dokumenty.
Po tretie, časté štrukturálne zmeny v organizácii a slabá formalizácia podnikových procesov.
Po štvrté, tak či onak, budete musieť interagovať s vonkajším svetom, ktorý ešte úplne neprešiel na elektronickú správu dokumentov, hoci sa o to snaží.
6. Elektronická správa dokumentov vo verejnom obstarávaní
V tomto odseku článku by som rád reflektoval hlavné body regulačnej úpravy správy elektronických dokumentov vo verejnom obstarávaní.
Podľa článku 5 federálneho zákona z 5. apríla 2013 č. 44-FZ „O zmluvnom systéme v oblasti obstarávania tovarov, prác, služieb na uspokojenie štátnych a komunálnych potrieb“:
„V rámci vzťahov uvedených v časti 1 článku 1 tohto federálneho zákona je povolená výmena elektronických dokumentov ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie a inými regulačnými právnymi aktmi o zmluvnom systéme v oblasti obstarávania medzi účastníkov zmluvného systému v oblasti obstarávania vrátane podávania žiadostí o účasť pri určovaní dodávateľa (zhotoviteľa, vykonávateľa), finálnych návrhov. Tieto žiadosti, záverečné návrhy a dokumenty musia byť zároveň podpísané vylepšeným elektronickým podpisom a predložené pomocou „“.
V tomto článku sa tiež uvádza, že kľúče vylepšeného elektronického podpisu a ich overovacie certifikáty je možné získať len v špecializovaných certifikačných centrách, ktoré získali akreditáciu v súlade s federálnym zákonom č. 63-FZ zo 6. apríla 2011.
Autorizované orgány vypracúvajú postup pre interakciu týchto certifikačných centier s jednotným informačným systémom a sú vypracované aj bezpečnostné požiadavky.
Ak teda dodávateľ (účastník obstarávania) disponuje elektronickým podpisom, neexistujú žiadne prekážky účasti vo verejnom obstarávaní.
V tomto článku sme teda preskúmali základné princípy správy elektronických dokumentov. Z najznámejších spoločností, ktoré poskytujú služby v oblasti predaja a inštalácie softvéru, je možné vybrať spoločnosti ako 1C, 1C-Rarus, ABBY a ďalšie.
To je na dnes všetko. Dúfam, že tento materiál bol pre vás užitočný. Prajem veľa šťastia a vidíme sa v ďalších vydaniach.
Účtovníctvo, kontrola a zber štatistík sú dôležitými súčasťami každého podnikania: na základe zozbieraných údajov sa prijímajú dôležité manažérske rozhodnutia, udržiava sa pracovná disciplína a vykonáva sa plánovanie. Moderné technológie pevne vstúpili do našich životov, teraz si už nevieme predstaviť prácu bez tabuliek a databáz, ktoré nám umožňujú spracovávať obrovské množstvo informácií a udržiavať poriadok. Ale so všetkými výhodami používania počítača nemožno zľaviť z tradičných, známym našim starým rodičom, prázdnych formulárov a papierových účtovných kníh.
Pokúsme sa zistiť, prečo vo veku špičkových technológií potrebujeme stohy papierových formulárov a jednoduchú ceruzku.
Dostupnosť a jednoduchosť
Pri všetkom pohodlí má elektronická správa dokumentov veľké mínus – jej používanie si vyžaduje, aby pracovníci mali aspoň tie najzákladnejšie počítačové zručnosti. Bohužiaľ, počítačová gramotnosť v našej krajine nie je 100% to platí najmä pre ľudí vo veku 40-45 rokov. Zároveň môžu byť vysokokvalifikovanými odborníkmi vo svojom odbore alebo len dobrými pracovníkmi.
Súhlasíte, že ochranka, ktorá je zodpovedná za svoje povinnosti bez zlých návykov, ale nie je oboznámená s kancelárskymi aplikáciami, je oveľa cennejšia ako „pokročilý“ flákač. Tento problém je obzvlášť akútny tam, kde je tradične vysoká fluktuácia zamestnancov: pracovníci bezpečnostnej služby, kuriérov, stravovania a maloobchodu- používanie tradičných papierových účtovných formulárov zníži náklady na školenie zamestnancov a následne aj výrobné náklady.
Lacnosť
Už sme zohľadnili náklady na zaškolenie zamestnancov na používanie programov. Nezabudnite však, že na elektronickú správu dokumentov potrebujete viac nákup počítačov, špecializovaných licencovaných programov(napríklad 1C), antivírusy, majú cenu za špecialistu, ktorý obsluhuje celý tento softvérový balík (alebo sa obráťte na outsourcingové spoločnosti), pravidelne aktualizujte flotilu zariadení a softvéru... Ak spravujete obrovský sklad, obchodný podnik alebo terminál , budete musieť nevyhnutne ísť na takéto výdavky, ale pre malú firmu môže byť táto záťaž neúnosná a často zbytočná - papierové formuláre stačia na účtovanie tovaru v niekoľkých malých zásobníkoch.
... a v daždi a v krupobití!
Moderné prístroje sú vhodné na prevádzku vo veľmi úzkom rozsahu teplôt a vlhkosti: v daždi alebo hustom snežení nie je možné použiť napríklad tablet alebo notebook, v mraze sa batérie veľmi rýchlo vybijú, každý pád na zem môže byť fatálny a zamestnanec sa môže každú chvíľu ocitnúť bez účtovného nástroja . Áno, a to je pochybné potešenie - v chladnom sklade alebo pri vykladaní tovaru z auta v daždi so stuhnutými prstami, ktoré sa snažia zadať nejaké informácie do databázy. A tu nám prichádzajú na pomoc staré dobré papierové formuláre a jednoduchá ceruzka. Určite vás nesklamú!
To, čo sa píše perom, nemožno zoťať sekerou!
Údaje vložené do zošitého a očíslovaného denníka, nie je možné spätne niečo vymazať, opraviť alebo zadať.Žiaden zlý hacker „nehackne“ linajkový očíslovaný pokladničný doklad alebo faktúru s „mokrou“ pečaťou. Je tiež potrebné vziať do úvahy skutočnosť, že EDS (elektronický digitálny podpis) ešte nie je v Rusku veľmi rozšírený a osobný podpis a pečať organizácie sú možno stále jediným spôsobom certifikácie dokumentov.
Všetky činnosti akejkoľvek organizácie sa vykonávajú prostredníctvom výmeny dokumentov na papieri. Rozmach informačnej spoločnosti viedol k vzniku elektronických dokumentov.
Táto forma dokumentov sa čoraz viac používa medzi riadiacimi pracovníkmi rôznych organizácií a iných štruktúr. Rozšírila sa interakcia s dôchodkovým fondom a daňovým úradom.
Tiež medzi rôznymi organizáciami sa začalo aktívne používať
Elektronická výmena účtovných dokladov bola legalizovaná pred niekoľkými rokmi.
Od roku 2002 federálny zákon č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“ zrovnoprávnil papierové a elektronické dokumenty v ich právnej sile, ale v júli 2013 je tento normatívny akt neplatný.
Federálny zákon č. 63-FZ zo 6. apríla 2011 „O elektronickom podpise“ stanovuje základné pravidlá pre interakciu organizácií používajúcich elektronický podpis. Spoločným nariadením Ministerstva financií a Federálnej daňovej služby Ruska zo 17. februára 2011 č. ММВ-7-2/168@ boli schválené základné pravidlá pre predkladanie dokumentov daňovému úradu.
Evidencia, účtovanie a výmena faktúr vo forme elektronického dokumentu medzi rôznymi organizáciami prebieha s prihliadnutím na podmienky Ministerstva financií, schválené nariadením z 25. apríla 2011 N 50n.
Vládne nariadenie č.1137 z 26.12.2011 boli určené pravidlá vypĺňania a nové tlačivá faktúr a množstvo ďalších účtovných dokladov. Výmena faktúr v elektronickej forme prostredníctvom špeciálneho spojenia sa vykonáva v určitom formáte, ktorý je schválený nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 30. januára 2012 č. ММВ-7-6/36@.
Vyhláška Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/138@ z 5. marca 2012 určila formát, v ktorom by mali byť určité účtovné doklady na výmenu a predloženie daňovým úradom.
Aby si organizácie mohli vymieňať účtovnú dokumentáciu TORG-12 a osvedčenie o prevzatí práce v požadovanom formáte, Federálna daňová služba vydala 21. marca 2012 príkaz č. ММВ-7-6/172.
Primárne dokumenty vystavené v elektronickej forme budú potvrdené až po ich nalepení.
Všetka výmena účtovných dokladov v elektronickom formáte medzi protistranami prebieha pomocou elektronickej správy dokumentov, ktorá sa riadi príkazom Federálnej daňovej služby z 20. apríla 2012 č. ММВ-7-6/253@.
Výhody elektronickej správy dokumentov
Všetky zmeny, ktoré prináša legislatíva v interakcii medzi dodávateľmi, majú nepochybne množstvo výhod.
Zavedenie elektronickej správy dokumentov vedie k skráteniu času na výmenu dokumentov. Je to z dôvodu šetrenia lehoty na spracovanie a doručovanie dokumentov medzi organizáciami na jednej aj na druhej strane.
Úspora času pri účtovaní prebiehajúcich operácií v účtovných registroch, pri kontrole chýb, skrátení etáp spracovania dokladov a vykazovania.
Primárne účtovné doklady (faktúra, osvedčenie o vyplnení a nákladný list), vyhotovené na papieri a podpísané vedúcim, s ktorými sú všetky organizácie zvyknuté pracovať, budú postupne prevedené do elektronickej podoby.
Celý tok dokumentov medzi protistranami prebieha podľa nasledujúcej schémy:
- Organizácia predávajúceho vytvorí doklad vo svojom účtovnom systéme. Pomocou kryptografického softvéru podpíšte dokument elektronickým podpisom. Ďalším krokom je, že organizácia nahrá vyplnený dokument do systému operátora a odošle ho protistrane, ktorá ho prijme prostredníctvom špeciálneho softvéru.
- Následne kupujúci zadá prijatý elektronický dokument do svojho účtovného programu, skontroluje súlad s transakciou, či je všetko vykonané bez chýb, následne podpíše svoj elektronický podpis a prostredníctvom prevádzkovateľa ho odošle späť predávajúcemu. Ak sa pri kontrole zistia nepresnosti alebo chyby, kupujúci zašle predávajúcemu oznámenie o odmietnutí s uvedením dôvodov.
Organizácia predávajúceho premietne elektronický dokument do svojej účtovnej evidencie tak, ako bol vydaný po prijatí potvrdzovacieho signálu od prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov o prijatí súboru a oznámení kupujúcemu o prijatí dokumentu.
Výmena účtovných dokladov medzi protistranami sa podľa predpisov uskutočňuje v papierovej aj elektronickej forme.
Dokumenty vyhotovené v elektronickej podobe a podpísané elektronickým podpisom majú rovnakú právnu silu ako papierové dokumenty podpísané vedúcim.
Tok dokumentov medzi organizáciami prebieha cez operátora, čo skracuje čas účtovania a spracovania
Hlavné požiadavky, ktoré musí spĺňať elektronický systém správy dokumentov:
- Spoľahlivé uloženie a jednoduché vyhľadávanie dokumentácie.
- Podpora a výkon administratívnych úloh.
- Včasná kontrola nad vykonávaním dokumentov a ich smerovaním.
- Tvorba analytických správ.
- Zabezpečenie informačnej bezpečnosti.
Moderné EDMS majú aj funkcie na interakciu so zákazníkmi, spracovanie ich požiadaviek a ďalšie užitočné nástroje, ktoré vám umožňujú riešiť mnohé aplikované problémy.
Typy systémov správy elektronických dokumentov
Existujú rôzne typy klasifikácie systémov správy elektronických dokumentov, ale najvýraznejšou klasifikáciou je rozdelenie EDMS podľa funkcionality názvu. Každý EDMS je určený jeho vývojárom tak, aby bol primárne navrhnutý na vykonávanie určitého typu úlohy. To neznamená, že neposkytuje žiadne ďalšie technológie vlastné väčšine „bratov“. Len súbor nástrojov každého systému elektronickej správy dokumentov má svoje silné a slabé stránky. Pri klasifikácii podľa funkcionality názvu sa berú do úvahy silné stránky EDMS.
Vyzerá to teda takto:
- EDMS určený na vytváranie a prácu s elektronickou dokumentáciou, ako aj digitálnymi analógmi papierových dokumentov.
- Účtovné systémy, ktoré automatizujú evidenciu udalostí a dokumentov počas celého ich životného cyklu (elektronické kartotéky).
- EDMS, ktorého hlavnou úlohou je automatizácia práce s veľkými podnikovými informačnými úložiskami.
- Systémy spravujúce elektronické archívy s dokumentáciou.
- EDMS, ktorého funkcionalita je špecializovaná na extrakciu potrebných informácií z archívov a iných elektronických zdrojov.
- Systémy, ktoré riadia podnikové procesy, spracovanie dokumentov a činnosti zamestnancov organizácie, ktorí sa podieľajú na práci s obchodnými dokumentmi.
- Informačné EDMS, ktoré spravujú zariadenia na ukladanie dát.
Existuje aj stručná klasifikácia SED podľa krajiny pôvodu, ktorá sa používa iba v Rusku. Podľa nej sa elektronické systémy správy dokumentov u nás delia na domáce, dovážané a ruské, vyvinuté na zahraničnej platforme Lotus / Domino. Naša recenzia obsahuje príklady iba dvoch zahraničných EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všetky ostatné EDMS majú „občianstvo“ Ruska.
TOP-10 elektronických systémov správy dokumentov
Hodnotili sme elektronické systémy správy dokumentov so zameraním na porovnanie piatich parametrov, ktoré sú rozhodujúce pri výbere EDMS pre automatizáciu správy dokumentov v podniku. Stupnica je desaťbodová.
| Miesto | Program/služba | cena | Jednoduchosť učenia | Funkčnosť | Účtovanie podľa ruskej legislatívy | Technická podpora |
Celkové skóre |
| 1 | Prípad | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Archív | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logika | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | Eufrat | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Poznámka: Záverečné hodnotenie systému v tabuľke si nenárokuje 100% objektívnosť a odráža názor autora na základe hĺbkovej analýzy tejto témy. Tento prehľad systémov elektronickej správy dokumentov sa robí len medzi kvalitnými softvérovými produktmi, ktoré je možné bezpečne vybrať na použitie v rôznych typoch podnikania.
CASE
Tento systém elektronickej správy dokumentov je uznávaným lídrom vo svojom segmente v celom postsovietskom priestore. Obeh dokumentov a kancelárske práce v ňom úspešne vykonávajú najväčšie holdingy, korporácie a malé podniky. Vo vzťahu k tomuto systému je vhodné uplatniť tautológiu: „DELO“ pozná svoj biznis. Tento softvér je skutočne ideálny na hlbokú automatizáciu kancelárskej práce a pracovného toku.
klady
- Schopnosť sledovať všetky fázy pohybu akéhokoľvek elektronického dokumentu.
- Jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní dokumentačných projektov.
- Všeobecné ladenie a funkčnosť systému.
Mínusy
- Medzi „natiahnuté“ mínusy patrí trochu archaické rozhranie a určitá náročnosť na zvládnutie.
Aká je cena?
Cena licencie na používanie systému "DELO" v rámci jedného pracoviska (DBMS - Oracle) závisí od plánovaného celkového počtu týchto miest a pohybuje sa od 11 000 rubľov (201-500 r / m) do 13 400 rubľov (1-5 r /m). Ak organizácia používa Microsoft SQL Server DBMS, licencia na jedno pracovisko bude stáť od 7200 do 9500 rubľov.
Logika
Program EDMS Logic sa do roku 2012 nazýval Boss-Referent a bol jedným z najpopulárnejších ruských systémov správy elektronických dokumentov, vážnym konkurentom Delo EDMS. Zmena názvu neovplyvnila kvalitu tohto softvérového produktu a stále ide o spoľahlivý a funkčný systém pre správu kancelárie v podnikoch akéhokoľvek typu a veľkosti.
klady
- Schopnosť vytvárať zložité viacúrovňové trasy na schvaľovanie dokumentov.
- Vysoký stupeň ochrany užívateľských údajov.
- Relatívna jednoduchosť zvládnutia hlavných komponentov systému.
- Flexibilné a prispôsobiteľné procesy spracovania dokumentov.
Mínusy
- Nepohodlná diferenciácia prístupových práv pri vážnej fluktuácii zamestnancov.
- Nie najsvedomitejšia práca technickej podpory.
- Archaické rozhranie.
Aká je cena?
Cena jednej licencie na používanie tohto programu závisí od počtu zamestnancov, ktorí sú k nemu pripojení. Ak ich počet nepresiahne 49 osôb, potom bude cena 5 900 za každé pracovisko; od 50 do 199 pripojených pracovníkov - 5 200 rubľov; a ak existuje viac ako 200 pracovných miest, cena jednej licencie bude minimálna - 4900 rubľov.
Eufrat
Tento elektronický systém správy dokumentov bol vyvinutý v plnom súlade s požiadavkami normy kvality ISO 9000 a ruských GOST v oblasti kancelárskych prác. Od svojich „kolegov“ sa „EUFRATS“ líši prítomnosťou mnohých vlastných unikátnych softvérových vývojov, ktoré nemožno nájsť v konkurenčnom EDMS. Čisto technologicky je tento systém jedným z „najpokročilejších“ na modernom ruskom trhu EDMS.
klady
- Súčasťou dodávky tohto systému je vstavaný Nika DBMS, ktorý automaticky oslobodzuje užívateľskú organizáciu od nákupu ďalšieho softvéru.
- Priateľské rozhranie s pekným nezabudnuteľným dizajnom.
- Vstavaný mechanizmus rolí na správu prístupových práv.
Mínusy
- Dosť nízka rýchlosť, najmä na slabých počítačoch.
- Pravidelné zlyhania v práci a pomalá technická podpora.
Aká je cena?
Štandardná licencia s inštaláciou systému na vlastný server organizácie stojí od 5200 do 7300 rubľov na pracovnú stanicu, viac používateľov - cena je nižšia. Existuje však aj možnosť umiestnenia serverového komponentu na zariadenie výrobcu. V tomto prípade sa uplatňuje systém poplatkov za predplatné - štyri tarify, ktoré stoja od 10 000 do 95 000 rubľov mesačne.
1C: Archív
Toto je jeden z najlepších a určite najuniverzálnejších programov pre správu podnikových dokumentov. 1C:Archive poskytuje spoľahlivé a hlavne centralizované ukladanie obchodnej dokumentácie rôznych formátov, s prístupom k nej oprávneným pracovníkom, ktorí môžu upravovať súbory.
klady
- Odladený algoritmus na rýchle nájdenie potrebných údajov.
- Možnosť ukladať dokumenty akéhokoľvek typu – od textu a grafiky až po audio a video súbory.
- Najširšia škálovateľnosť, ktorá vám umožňuje úspešne používať tento softvér vo veľkých aj malých podnikoch.
- Hlavnou výhodou 1C:Archive, ktorá odlišuje tento program od konkurencie, je optimálna kombinácia ceny produktu a možností jeho funkčnosti.
- Podpora integrácie s externými aplikáciami.
Mínusy
- Spotreba veľkého množstva systémových prostriedkov.
- Zvýšená náročnosť ovládania aj pre skúsených používateľov.
Aká je cena?
Cena „zostavy“ tohto programu sa pohybuje od 12 000 do 57 000 rubľov a prvá suma sa bude musieť zaplatiť výlučne za aktualizáciu predchádzajúcej verzie 1C: Archive.
DIRECTUM
Jednoduché a funkčné EDMS DIRECTUM bude výborným riešením pre malé a stredné podniky. Vďaka tomuto systému je možné elektronickú správu dokumentov úspešne skombinovať s tradičným papierovým workflow a následne „bezbolestne“ úplne previesť organizáciu na prácu v DIRECTUM. Pokročilá technológia Workflow poskytuje efektívnu automatizáciu kancelárskych pracovných procesov.
klady
- Dostupnosť špecializovaných softvérových nástrojov, ktoré čo najviac zjednodušujú vyhľadávanie a identifikáciu dokumentácie.
- Široké možnosti pre samostatnú úpravu systému pre špecifické úlohy.
- Rozšírené možnosti integrácie s inými programami.
Mínusy
- Orientácia systému na riadenie podniku - pre bežných úradníkov je práca v ňom náročnejšia.
- Trochu neprehľadná a neprehľadná cenová politika.
Aká je cena?
Licencie na používanie tohto EDMS sa kupujú jednotlivo aj ako súčasť balíkových ponúk. Najlacnejšia základná klientska licencia stojí 7 800 rubľov. Náklady na licenčné balíčky začínajú od 148 200 rubľov (základné pre 20 zamestnancov) a dosahujú až 2 010 000 rubľov (pre 200 zamestnancov).
OPTIMA-WorkFlow
Tento systém elektronickej správy dokumentov je vo svojom segmente silným stredným roľníkom. Je v neustálom vývoji a zatiaľ nemôže za rovnakých podmienok konkurovať uznávaným mastodontom na trhu. OPTIMA-WorkFlow má však v rukáve množstvo „trikov“ – jedinečné technológie, vďaka ktorým vyčnieva z davu.
klady
- Implementácia funkcie sériového zadávania rovnakých typov dokumentov a ich evidenčných informácií.
- Skenovanie pomocou antivírusového programu.
- Indexovanie bežných a šifrovaných dokumentov podľa vášho výberu.
- Viacjazyčné používateľské rozhranie.
Mínusy
- Nevýhody typickej funkcionality, ktoré sú trvalo eliminované odchádzajúcimi aktualizáciami.
Aká je cena?
Typické riešenia založené na tejto platforme stoja od 55 000 do 75 000 rubľov.
EMC Documentum
Táto platforma na automatizáciu procesov pracovného toku bola vyvinutá svetovým lídrom v IT priemysle, spoločnosťou EMC. Výkonná funkcionalita spojená s flexibilným prispôsobením jednotlivých nástrojov robí z EMC Documentum najlepší zahraničný EDMS dostupný na ruskom trhu.
klady
- Vysoký stupeň pohodlia pri správe návrhových dokumentov.
- Implementácia mechanizmu check-in/check-out, ktorý umožňuje spravovať rozdelenie prístupových práv.
- Prítomnosť funkcie, ktorá vám umožňuje implementovať schvaľovací postup na niekoľkých úrovniach.
- Podpora zariadení na skenovanie a rozpoznávanie dokumentov.
Mínusy
- Funguje iba s prehliadačom Internet Explorer.
- Nedostatok verejne dostupnej technickej a praktickej dokumentácie o systéme.
- Časté "brzdenie" a oneskorenie pri vysokom zaťažení systému.
Aká je cena?
Neexistujú žiadne pevné ceny za používanie tejto platformy. Náklady na jeho realizáciu sa dohadujú individuálne s každým zákazníkom.
LanDocs
Táto platforma pre automatizáciu správy dokumentov, vyvinutá v roku 1997 domácou spoločnosťou LANIT, je dodnes žiadaná mnohými podnikmi a inštitúciami. LanDocs vám umožňuje vybudovať pohodlný pracovný tok a prostredie pracovného toku a poskytuje všetkým kategóriám používateľov potrebnú sadu nástrojov na ich správu.
klady
- Dostupnosť integrovaných nástrojov kryptografickej ochrany.
- Možnosť zahrnúť zamestnancov zo vzdialených pobočiek do procesu pracovného toku.
- Prítomnosť funkcie dávkového skenovania papierovej dokumentácie.
Mínusy
- Celkom bežné problémy s výkonom.
- Slabé príležitosti na rozšírenie funkčnosti.
- Ťažkosti pri zvládnutí systému od začiatku.
Aká je cena?
Cena serverovej licencie sa pohybuje od 30 000 do 216 000 rubľov. Používateľské licencie je možné zakúpiť za cenu 5 600 až 8 400 rubľov.
CompanyMedia
CompanyMedia je celý súbor softvérových riešení navrhnutých na automatizáciu obchodných procesov, workflow a kancelárskej práce. Tento EDMS sa líši od konkurencie svojou neprekonateľnou flexibilitou nastavení a prítomnosťou nezávislých modulov, ktoré je možné inštalovať samostatne.
klady
- Možnosť úspešnej prevádzky systému v podnikoch so zložitou podnikovou štruktúrou a územnou štruktúrou.
- Bezprecedentná spoľahlivosť systému, ktorá mu umožňuje aktívne pracovať 24 hodín denne, 365 dní v roku.
- Automatizovaná podpora pre prácu s viacerými typmi úloh.
- Diferenciácia prístupových práv, podľa hierarchickej štruktúry organizácie.
Mínusy
- Webové rozhranie má obmedzenú podporu pre niektoré prehliadače, najmä FireFox.
- Zameranie systému je hlavne na stredné a veľké podniky.
Aká je cena?
Konečná cena tohto softvéru pozostáva z mnohých komponentov vrátane zaškolenia personálu, inštalácie doplnkových modulov a prevodu práv na používanie systému. Horná hranica celkovej sumy je 99 000 rubľov. Najlacnejší tematický modul bude stáť 4 000 rubľov.
Lotus Domino.Doc
Tento EDMS je aplikácia pre známu platformu Notes/Domino, ktorá má systém zabezpečenia dát na vysokej úrovni. Lotus Domino.Doc má tiež pokročilý elektronický archív, ktorý vám umožňuje implementovať veľké úložisko podnikovej dokumentácie.
klady
- Dostupnosť unikátnych replikačných systémov určených pre komplexné riešenie úloh riadenia toku dokumentov v distribuovanom prostredí.
- Možnosť vyhľadávania dokumentov v samostatných častiach informačného úložiska.
- Adresáre LDAP sa rozšíria na podnikovú úroveň.
Mínusy
- Nevýhody tohto systému vyplývajú najmä z jeho západného pôvodu – existujú určité otázky týkajúce sa rozhrania a implementácie niektorých funkcií.
Aká je cena?
Cena užívateľských a serverových licencií sa vypočítava individuálne na webovej stránke platformy.
Nakoniec
Ak zhrnieme určitú líniu pod recenziou, rád by som poznamenal dôležitú nuanciu: zavedenie elektronického systému správy dokumentov do vášho podnikania vôbec nezaručuje okamžité zvýšenie jeho ziskovosti a v niektorých prípadoch to môže urobiť. ublížiť. Ak vaša organizácia úspešne funguje a dosahuje zisk, pracuje bez EDMS, potom si tisíckrát premyslite, kým sa rozhodnete ich implementovať. Nie je potrebné prenasledovať "progresívnu módu" a inštalovať tieto systémy bez vážnej potreby. S rozširovaním podnikania a vysokou záťažou zamestnancov sa však elektronický systém správy dokumentov môže stať akýmsi záchranným lanom, ktoré firme pomôže vyplávať z víru papierovania.
