Scopul vizitei expoziției este o sarcină de lucru. Care ar putea fi scopul unei călătorii de afaceri pentru un director?

Știți să indicați corect O puteți găsi, desigur, cu ușurință pe tot felul de forumuri profesionale de contabili sau specialiști în munca de personal. Dar copierea experienței altcuiva nu este întotdeauna justificată.

Nu există o listă cu cerințele postului în regulament. Cu toate acestea, merită formulat motivul pentru care un angajat călătorește în așa fel încât cheltuielile de călătorie și zilnice să se reflecte în contabilitate pentru a reduce venitul impozabil.

Pentru a face acest lucru, este important să luați în considerare o serie de puncte.

Care anume?

Contabilii practicanți citează cu ușurință diverse exemple scopurile călătoriei și indicați următoarele:

1. Călătoria de afaceri a unui angajat trebuie să fie în mod clar în interesul companiei. Scopul călătoriei de afaceri este formulat astfel încât să fie clar: „călătoria” este benefică pentru companie, contribuie direct sau indirect la obținerea profitului întreprinderii, la creșterea volumului activităților și la îmbunătățirea calității bunurilor și serviciilor. Un angajat al unei organizații nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri cu sarcina de „odihnă”, „recuperare” sau „recuperare”. În acest scop se acordă concediu - anual sau din motive de sănătate.
2. Scopul călătoriei de afaceri nu trebuie să intre în conflict Descrierea postului angajat. Deci, un contabil nu poate fi trimis la călătorie de afaceri pentru negocieri cu clientii. Și directorul comercial al unei companii nu poate fi trimis în alt oraș în scopul „transportului de angajați”.
3. Motivul unei călătorii de afaceri trebuie să corespundă cu durata „călătoriei” și cu traseul acesteia. Dacă scopul unei călătorii de afaceri este, de exemplu, participarea la o expoziție, un angajat al organizației este obligat să „se miște” în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.
4. Ar trebui să fii extrem de atent când justificați călătoriile de afaceri în weekend. Dacă un angajat al companiei merge în alt oraș, de exemplu, pentru negocieri luni, iar timpul de călătorie este de o zi, atunci el poate pleca nu mai devreme de sâmbătă seara. În caz contrar, costul biletelor sau al combustibilului și al lubrifianților nu pot fi clasificate drept cheltuieli.
5. Este mai bine să evitați limbajul general. Este important să indicați de ce exact un angajat al organizației este trimis să lucreze în afara locului său de serviciu permanent. În caz contrar, controlorii pot avea îndoieli cu privire la legalitatea atribuirii cheltuieli de călătorie la contabilitatea fiscală.
6. Scopul călătoriei trebuie formulat în așa fel încât să se poată trage o concluzie fără ambiguitate dacă sarcina atribuită a fost îndeplinită sau nu. După călătorie, angajatul va trebui să prezinte un raport cu privire la rezultate și să atașeze documente care confirmă finalizarea sarcinii. Apropo, este posibil ca scopul unei călătorii de afaceri să nu fie atins. În acest caz, angajatorul solicită o „expunere de motive” din partea angajatului în care să indice motivele pentru care sarcina oficială nu a putut fi îndeplinită. Dacă aveți acest document, cheltuielile de călătorie pot fi luate în considerare în scopuri fiscale.
7. Dacă scopul unei călătorii de afaceri este extins și constă din mai multe sarcini, este important să scrieți și sarcinile individuale ale călătoriei, finalizarea fiecăreia dintre ele va trebui, de asemenea, confirmată.
8. Dacă munca specialistului este călătoria în natură și mutarea în alta localitate este asociat cu desfășurarea treburilor de zi cu zi, atunci o astfel de „călătorie”, conform Codului Muncii, nu este deloc recunoscută ca o călătorie de afaceri.

Pot fi trimiși angajați în călătorii de afaceri?

Acest lucru este la fel de important ca întrebarea cum să determinați scopul unei călătorii de afaceri. când un angajator a fost amendat pentru că a trimis în alt oraș un angajat care nu ar fi trebuit să fie trimis în călătorie, acestea nu sunt cazuri izolate.

Înainte de a trimite un angajat într-un alt oraș sau țară, este important să țineți cont de următoarele:

1. Este strict interzisă „echiparea” femeilor însărcinate și a lucrătorilor minori (cu excepția personalului angajat în sectorul creativ).
2. Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie relaţiile de muncă cu angajatorul. La momentul plecării trebuie să fie deja încheiat un contract de închiriere, întocmit în conformitate cu legile aplicabile.
3. Există categorii de cetățeni care au dreptul de a refuza călătoriile de afaceri. Este permisă trimiterea lor în alt oraș sau țară din motive oficiale numai cu acordul lor scris.

Astfel de persoane includ:

• Mamele copiilor sub 3 ani.
• Părinții sau tutorii persoanelor cu dizabilități sub 18 ani.
• Cetăţeni care îngrijesc membrii familiei bolnavi, în conformitate cu raportul medical.
• Mame și tați care cresc copii sub 5 ani fără soți.

Ce documente conțin scopul călătoriei?

Până în 2015, călătoria unui angajat era aranjată:

1. Prin ordin.
2. Atribuirea serviciului.
3. Certificat de călătorie.
4. Un raport.

În prezent, toate caracteristicile „călătorii” sunt indicate în comandă. Formele unificate de „desemnare oficială”, „certificat de călătorie” și „raport” au fost anulate.

Pentru confirmarea faptului deplasării și a executării comenzii se folosesc: bilete, verificări pentru rapoarte, note explicative, procese-verbale de negocieri, certificate de pregătire, contracte încheiate, inventare.

Din compoziția și conținutul acestor documente ar trebui să fie clar dacă scopul desemnat al călătoriei a fost atins.

Să vedem cum sunt determinate sarcinile de călătorie de afaceri pentru diferite categorii de angajați.

Director

Munca înalților oficiali ai întreprinderilor este adesea asociată cu „călătoriile”.

O călătorie de afaceri pentru directorul unei companii, de regulă, este oficializată nu printr-un ordin, ci printr-un ordin care conține sintagma: „Plec într-o călătorie de afaceri în scopul de a...”.

Șeful companiei poate pleca într-o călătorie de afaceri, în special pentru a cuceri noi piețe, a căuta clienți și a încheia contracte de furnizare de produse. Cum ar suna scopul călătoriei de afaceri a directorului în acest caz? Exemple:

• derularea negocierilor și încheierea unui contract cu Firma SRL;
• desfășurarea de negocieri cu participanții la conferința „Produsele viitorului” din Nsk „___”________ 20__;
• demonstrație de mostre ale produsului „Item-1” de la compania „Large Customer” LLC;
• pentru societatea SA „Client bun”.

Persoana de top a companiei poate călători și în alt oraș sau țară pentru a se întâlni cu clienții existenți ai companiei. Pentru acest caz, specialiștii HR și-au dat deja seama cum să scrie scopul călătoriei pe certificatul de călătorie. Exemple:

• discutarea termenilor contractului de furnizare echipamente de productie Prietenul nostru LLC;
• acord cu Concern SA privind planul de achiziții pentru a doua jumătate a anului ____.

Directorii companiei sunt trimiși din când în când în alte orașe sau țări pentru a „deschide o nouă sucursală a companiei”. Această formulare a rezultatului dorit este, de asemenea, acceptabilă în documente. Cu toate acestea, în acest caz, merită să desemnați călătorii de afaceri. Exemplu:

„Plec la Nsk pentru a organiza munca unui nou unitate structurală.

• Studierea pietei tinta.
• Testarea si angajarea unui angajat pentru postul de director de sucursala.
• Coordonarea cu șeful filialei planuri de lucru pe ___ an.”

De asemenea, capitolul firma mica, la fel cum un specialist poate merge într-un alt oraș sau țară pentru a achiziționa echipamente noi, a încheia contracte pentru furnizarea de materii prime, materiale, componente și pentru a negocia condițiile de cooperare cu furnizorii. În acest caz, documentele ar trebui să indice corect și scopul călătoriei de afaceri a directorului. Exemple:

• desfășurarea negocierilor cu Partner LLC cu privire la achiziționarea unui lot de bunuri „Thing”;
• încheierea unui acord pentru achiziționarea de produse de la Pomoschnik LLC;
• achiziționarea de echipamente „Mașină”;
• studiul mostrelor de produs „Stuka” de la Manufacturer LLC.

Cum altfel poate fi formulat scopul unei călătorii de afaceri a directorului executiv al companiei? Exemple:

• instruirea personalului;
• participarea la o expoziție, seminar, conferință” (participarea la evenimente legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii);
• dezvoltare profesionala;
• dezvoltarea de noi tehnologii;
• verificarea calitatii activitatii departamentului.

Director de vânzări

În departamentele implicate în vânzarea de bunuri și servicii, scopurile călătoriilor de afaceri sunt de obicei specificate în detaliu. Angajații primesc instrucțiuni detaliate V în scris, indicând ce sarcini trebuie îndeplinite și care indicatori cantitativi realizat.

În primul rând, este stabilit scopul principal al călătoriei de afaceri a managerului de vânzări. Exemple:

• creșterea volumelor de vânzări în regiune;
• cercetare de piata;
• negocieri cu potentialii clienti.

O sarcină „mare” este împărțită în etape, iar pe baza rezultatelor fiecărei etape, angajatul întocmește un raport scris. Un manager de vânzări primește adesea următoarele „subobiective”:

• efectuarea de vizite la clientii existenti conform programului de vizitare;
• vizitați potențialii clienți în conformitate cu planul de întâlnire;
• colectează informații despre noua piață pentru departamentul de marketing;
• vizita puncte de vânzare cu amănuntul concurenți, efectuați o analiză comparativă.

Ingineri, personal de producție

Deplasările de afaceri ale acestor categorii de angajați sunt de natură lungă, deoarece sunt de obicei asociate cu asigurarea munca eficienta masini-unelte, linii automate, roboți.

De asemenea, este foarte important ca inginerii și muncitorii să formuleze corect scopul călătoriei în certificatul de călătorie. Exemple:

• instalarea, reglarea echipamentelor;
• instruirea angajaților responsabili pentru a lucra cu linia de producție;
• verificarea, testarea funcționării mașinilor;
• reparatie in garantie, serviciu dispozitivele furnizate conform Contractului nr.___ din data de „___”__________;
• întreținere de rutină, întreținere echipamente.

Mulți ingineri merg în călătorii de afaceri pentru a comunica cu colegii și pentru a obține noi cunoștințe practice. Acesta este un scop foarte comun pentru călătoriile de afaceri. Exemplu:

• schimb de experiență cu dezvoltatorii de dispozitive „puternice”.

Contabil

Contabilii șefi călătoresc în alte orașe pentru a verifica calitatea muncii specialiștilor contabili, pentru a instrui angajații, pentru a colecta informații și pentru a rezuma activitățile financiare și economice ale companiei.

Un contabil obișnuit poate pleca într-o călătorie pentru a-și îmbunătăți abilitățile, pentru a face schimb de experiență cu colegii,

Cum poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri a unui contabil? Exemplu:

• Realizarea corectitudinii interne a reflectarii in evidenta contabila a operatiunilor financiare si economice ale filialei.

Orice alt scop al călătoriei care corespunde fișei postului contabilului este, de asemenea, acceptabil. Exemplu:

• vizita pentru a accepta cazuri.

Muncitori agricoli

Fermierii, agronomii, operatorii de mașini, crescătorii de animale și crescătorii de păsări se confruntă cu nevoia de a călători în călătorii de afaceri, poate mult mai des decât specialiștii „urbani”. Lucrând în zonele rurale, ei sunt obligați să fie în permanență în contact cu „civilizația”: cumpără semințe, hrană pentru animale, participă la expoziții de realizări economie nationala, faceți cunoștință cu noile tehnologii și, în sfârșit, vindeți produse întreprinderilor și persoanelor fizice din oraș și vizitatorilor pieței.

În conformitate cu obiectivele unei deplasări specifice, se formulează scopul deplasării muncitorilor agricoli. Exemple:

• achiziționarea de îngrășăminte;
• obținerea permiselor;
• performanţă proiect de investitii la o expoziție de specialitate;
• participarea la o conferință a fermierilor, schimbul de experiență;
• achiziționarea de echipamente speciale;
• vânzări de produse la târgul orașului;
• livrarea unui lot de mărfuri către uzina SA „Client”.

Șofer

Cum să scrieți scopul călătoriei în ordine depinde de sarcina specifică. Exemple pentru șofer:

• livrarea mărfurilor către compania Our Client LLC (adresa);
• transportul unui director comercial;
• livrarea bunurilor si materialelor, primirea facturilor.

Cu ce ​​altceva ar putea „arăta” scopul călătoriei de afaceri a unui șofer? Exemple:

• achiziționarea de piese de schimb pentru reparații auto;
• diagnosticarea de rutină a vehiculelor;
• livrarea documentației originale a tranzacției.

Cercetător

Oameni de știință, cercetători, experți, teoreticieni din diverse domenii, profesori din învățământul secundar și superior institutii de invatamant mergeți în călătorii de afaceri pentru a participa la conferințe și competiții, pentru a face schimb de experiență, pentru a studia surse unice, pentru a vizita expoziții și muzee specializate și pentru a participa la săpături arheologice.

Cum poate fi formulat scopul unei călătorii de afaceri? Exemplu:

• Colectarea de informatii pentru munca stiintifica pe tema (titlu).

• Studierea documentației originale.

Concluzie

Nu este deloc necesar să folosiți „termeni” standard în care este de obicei descris scopul unei călătorii de afaceri. Exemplele fac doar alegerea mai ușoară a cuvintelor „potrivite”. Experiența multor angajați demonstrează că formularea sarcinii poate fi gratuită.

Contabilii practicanți oferă cu ușurință diverse exemple de scopuri de călătorie de afaceri și subliniază următoarele:

1. Călătoria de afaceri a unui angajat trebuie să fie în mod clar în interesul companiei. Scopul călătoriei de afaceri este formulat astfel încât să fie clar: „călătoria” este benefică pentru companie, contribuie direct sau indirect la obținerea profitului întreprinderii, la creșterea volumului activităților și la îmbunătățirea calității bunurilor și serviciilor. Un angajat al unei organizații nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri cu sarcina de „odihnă”, „recuperare” sau „recuperare”. În acest scop se acordă concediu - anual sau din motive de sănătate.
2. Scopul călătoriei de afaceri nu trebuie să contrazică fișa postului angajatului. Astfel, un contabil nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri pentru a negocia cu clienții. Și directorul comercial al unei companii nu poate fi trimis în alt oraș în scopul „transportului de angajați”.
3. Motivul unei călătorii de afaceri trebuie să corespundă cu durata „călătoriei” și cu traseul acesteia. Dacă scopul unei călătorii de afaceri este, de exemplu, participarea la o expoziție, un angajat al organizației este obligat să „se miște” în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.
4. Ar trebui să fii extrem de atent când justificați călătoriile de afaceri în weekend. Dacă un angajat al companiei merge în alt oraș, de exemplu, pentru negocieri luni, iar timpul de călătorie este de o zi, atunci el poate pleca nu mai devreme de sâmbătă seara. În caz contrar, costul biletelor sau al combustibilului și al lubrifianților nu pot fi clasificate drept cheltuieli.
5. Este mai bine să evitați limbajul general. Este important să indicați de ce exact un angajat al organizației este trimis să lucreze în afara locului său de serviciu permanent. În caz contrar, controlorii pot avea îndoieli cu privire la legalitatea atribuirii cheltuielilor de călătorie contabilității fiscale.
6. Scopul călătoriei trebuie formulat în așa fel încât să se poată trage o concluzie fără ambiguitate dacă sarcina atribuită a fost îndeplinită sau nu. După călătorie, angajatul va trebui să prezinte un raport cu privire la rezultate și să atașeze documente care confirmă finalizarea sarcinii. Apropo, este posibil ca scopul unei călătorii de afaceri să nu fie atins. În acest caz, angajatorul solicită o „expunere de motive” din partea angajatului în care să indice motivele pentru care sarcina oficială nu a putut fi îndeplinită. Dacă aveți acest document, cheltuielile de călătorie pot fi luate în considerare în scopuri fiscale.
7. Dacă scopul unei călătorii de afaceri este extins și constă din mai multe sarcini, este important să scrieți și sarcinile individuale ale călătoriei, finalizarea fiecăreia dintre ele va trebui, de asemenea, confirmată.
8. Dacă munca unui specialist este de natură călătorie și mutarea într-o altă localitate este asociată cu îndeplinirea treburilor de zi cu zi, atunci o astfel de „călătorie”, conform Codului Muncii, nu este deloc recunoscută ca o călătorie de afaceri.

În scopuri de călătorie

Doar o persoană care a semnat un acord cu firma și are obligații de muncă cu aceasta poate fi trimisă în deplasare de muncă. Acest lucru se datorează faptului că o persoană, chiar și într-o călătorie de afaceri, trebuie să o primească pe a lui salariile, aceasta este responsabilitatea companiei. Adică, orice angajat care face parte din personalul companiei poate fi trimis într-o călătorie de afaceri dacă este necesar.

Un angajator ar trebui să-și amintească întotdeauna că unii angajați nu pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri conform codului muncii:

• femei gravide;
• Acei angajați care au semnat un contract de ucenicie cu societatea;
• Persoane care nu au împlinit încă 18 ani;
• Angajații care participă la alegeri și candidează pentru o anumită funcție.

Unii angajați au dreptul de a refuza o călătorie. Acest drept se aplică următoarelor categorii de cetățeni:

• Mame care au copii sub 3 ani;
• Cetăţenii care cresc singuri copii sub cinci ani;
• Angajații care au copii cu dizabilități sau rude care necesită îngrijire;
• Lucrători cu handicap sau persoane care lucrează în condiții speciale.

Călătoriile de misiune corporativă pot fi clasificate în funcție de diferite caracteristici. Astfel, pe o bază teritorială, se disting călătoriile în interiorul teritoriului Federația Rusăși către țări străine. După durata călătoriilor de afaceri, se disting călătoriile pe termen scurt și pe termen lung. După componența călătorilor - grup și singur. Pot exista, de asemenea, călătorii de afaceri planificate și neprogramate.

Până în prezent, în legislație nu există linii directoare clare cu privire la momentul călătoriei. Nu există restricții minime sau maxime. Conducerea organizației determină în mod independent complexitatea sarcinii și timpul necesar pentru a o îndeplini. Anterior, existau restricții. Se credea că durata maximă a unei călătorii de afaceri nu poate depăși patruzeci de zile. În construcții, pragul maxim pentru o călătorie de afaceri a atins un an.

Garanțiile pentru un angajat nu depind de scopul călătoriei de afaceri pot exista multe exemple. Dar cu oricare dintre ele, angajatorul poartă niște obligații față de angajat. Un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri are următoarele garanții:

• păstrarea postului, locului de muncă, salariului mediu zilnic;
• plata zilelor libere petrecute într-o călătorie de afaceri la tarif dublu;
• rambursarea cheltuielilor care pot apărea în timpul unei călătorii de afaceri în Rusia și în străinătate, inclusiv obținerea unui pașaport străin, obținerea unei vize, taxe vamale si alte taxe.

Toate aceste garanții sunt menționate în legislatia munciiși sunt supuse conformării obligatorii de către angajator.

Scopurile oficiale sunt reflectate în actualul Decret al Guvernului Federației Ruse nr. 749.

Baza documentară pentru călătorie este ordinul managerului sub forma unei note oficiale.

Exemple de scopuri ale călătoriei de afaceri a unui director în străinătate și în țară pot include:

• demararea unui nou proiect, derularea negocierilor cu contractanții și alte contrapărți, încheierea de acorduri de cooperare pe termen lung cu aceștia;
• efectuarea unui audit al unei sucursale atunci când în timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de supraveghere sunt identificate încălcări grave agentii guvernamentale din divizii ale întreprinderii situate în alt oraș sau regiune. Acest lucru necesită prezența unui manager care să rezolve toate problemele controversate;
• căutarea de noi oportunități de dezvoltare a afacerii, organizarea de întâlniri cu potențiali parteneri ai întreprinderii, crearea și implementarea de noi proiecte de afaceri;
• deschiderea de noi unități structurale, sucursale sau sucursale în alte orașe și țări.

Scopurile călătoriilor de afaceri nu sunt înregistrate în reglementări sau documentele de personal. Acestea trebuie întotdeauna indicate fie într-un memoriu de la manager, fie într-un ordin de călătorie de afaceri.

Dacă documentul nr. T-10a este utilizat ca formular pentru un raport de călătorie de afaceri, atunci trebuie să știți că informațiile de raportare (care reflectă rezultatul muncii efectuate) sunt indicate în el în raport cu obiectivele stabilite inițial ale călătoriei. .

Dacă se folosește o altă formă de raport, este totuși recomandabil să se indice în acesta scopurile călătoriei de afaceri, deoarece conținutul acestora poate fi important în alegerea înregistrărilor corecte la menținerea procedurilor contabile care caracterizează călătoria de afaceri.

Acest lucru este la fel de important ca întrebarea cum să determinați scopul unei călătorii de afaceri. Exemplele de cazuri în care un angajator a fost amendat pentru că a trimis în alt oraș un angajat care nu ar fi trebuit să fie trimis într-o călătorie nu sunt izolate.

Înainte de a trimite un angajat într-un alt oraș sau țară, este important să țineți cont de următoarele:

1. Este strict interzisă „echiparea” femeilor însărcinate și a lucrătorilor minori (cu excepția personalului angajat în sectorul creativ).
2. Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să aibă o relație de muncă cu angajatorul. La momentul plecării trebuie să fie deja încheiat un contract de închiriere, întocmit în conformitate cu legile aplicabile.
3. Există categorii de cetățeni care au dreptul de a refuza călătoriile de afaceri. Este permisă trimiterea lor în alt oraș sau țară din motive oficiale numai cu acordul lor scris.

Astfel de persoane includ:

• Mamele copiilor sub 3 ani.
• Părinții sau tutorii persoanelor cu dizabilități sub 18 ani.
• Cetăţeni care îngrijesc membrii familiei bolnavi, în conformitate cu raportul medical.
• Mame și tați care cresc copii sub 5 ani fără soți.

Oameni de știință, cercetători, experți, teoreticieni din diverse domenii, profesori din instituțiile de învățământ secundar și superior merg în călătorii de afaceri pentru a participa la conferințe și concursuri, pentru a face schimb de experiență, a studia surse unice, a vizita expoziții și muzee specializate și pentru a participa la săpături arheologice.

Cum poate fi formulat scopul unei călătorii de afaceri? Exemplu:

• Colectarea de informații pentru lucrări științifice pe tema (titlu).

• Studierea documentației originale.

Un exemplu de stabilire a scopului călătoriei de afaceri a unui director: participarea la negocierile privind încheierea unui contract de furnizare de produse cu un reprezentant al companiei Vector la Moscova la 10.01.2018.

Stabilirea greșită a obiectivului este încheierea unui acord cu un reprezentant al partenerilor. În acest caz, scopul nu are indicații specifice cu privire la data și locul negocierilor. În plus, presupune încheierea obligatorie a unui acord, când în practică negocierile se pot încheia cu refuzul semnării acestuia.

Un exemplu al scopului călătoriei de afaceri a unui șofer: de la 10.00 la 20.00, asigurați circulația cetățeanului Ivanov în orașul Sankt Petersburg în perioada 01.11.19 - 01.25.19 masina de firma VAZ-2114, numerele E1913SN.

În același timp, destinația finală a raportului ar trebui să fie arhiva organizației. Cert este că astfel de documente trebuie păstrate în companie timp de 5 ani. Și dacă călătoria de afaceri a fost străină - 10 ani (ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).

Să menționăm că perioadele de păstrare a documentelor stabilite prin Ordinul 558 sunt obligatorii nu numai pentru structurile de stat și municipale, ci și pentru companiile private (decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 6 septembrie 2011 nr. 7889/11) .

Scopul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri este indicat într-o decizie (ordin) scrisă a angajatorului, în baza căreia angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri și care trebuie să conțină o misiune oficială care urmează să fie îndeplinită de angajat. într-o călătorie de afaceri (Partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 3 din Regulamente). Scopul călătoriei de afaceri (mai jos sunt date exemple de scopuri) se formulează în funcție de natura sarcinii oficiale încredințate salariatului.

Exemple de scopuri de călătorie de afaceri includ următoarele:

• participarea la negocieri cu ____ (indicați contrapartea) pe problema ____ (indicați subiectul negocierilor);
• participarea la o ședință de judecată instanța de arbitraj ___ (indicarea denumirii instanței) în cauza ___ (indicarea numărului cauzei);
• efectuarea unei inspecții a activității unei sucursale (oficiu de reprezentanță) în ____ (este indicată locația sucursalei (oficiul de reprezentanță) a organizației);
• participarea la conferința internațională ___ (numele conferinței), etc.

Scopul călătoriei și certificatul de călătorie

De la 01.08.2015, întocmirea unui certificat de călătorie nu este obligatorie (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 29.12.2014 N 1595), dar poate fi asigurată de către local reglementărilor angajator. În acest caz, scopul călătoriei de afaceri este indicat în certificatul de călătorie (exemplele de scopuri sunt enumerate mai sus) numai dacă reglementările locale ale angajatorului prevăd obligația de a emite un card de călătorie care să indice scopul călătoriei de afaceri.

Întocmirea unui plan de călătorie de afaceri

Un plan de călătorie de afaceri este întocmit în cazurile în care pregătirea unui astfel de plan este prevăzută de reglementările locale ale angajatorului (articolele 8, 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). În unele cazuri, necesitatea întocmirii unui plan de călătorie de afaceri este prevăzută de reglementări intradepartamentale (a se vedea ordinul Agenției Federale de Administrare a Proprietății din 2 martie 2009 N 51, ordinul Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 15 noiembrie , 2011 N 1150, ordin al Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse din 5 decembrie 2007 N 152).

Planul de călătorie (din care un eșantion este de obicei indicat în reglementările locale) este semnat de șeful organizației sau altcineva oficial, cărora le este acordat un astfel de drept prin reglementările locale ale angajatorului. Angajatul trimis în călătorie de afaceri trebuie să fie familiarizat cu planul călătoriei de afaceri.

Planul de călătorie de afaceri conține informații despre angajații trimiși într-o călătorie de afaceri, indică scopul călătoriei de afaceri, locul (organizația) unde este trimis angajatul, activitățile (problemele) care urmează să fie desfășurate (decise) în călătoria de afaceri, și durata călătoriei de afaceri.

Modificările regulilor introduse în acest an nu impun companiilor să raporteze aceste probleme într-o formă anume. Cu toate acestea, în practică, este convenabil să folosiți planul și scopul călătoriei. Exemple și recomandări de la experți sunt date în acest articol.

Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1595, aprobat la 29 decembrie. În 2014 au fost aduse modificări legislației actuale. Au abolit cerințele pentru întocmirea certificatelor speciale și a altor documente la efectuarea deplasărilor de afaceri. În special, sarcinile oficiale, care descriau anterior esența călătoriei relevante, au devenit inutile.

Simplificarea procedurilor obligatorii nu înseamnă că acestea nu pot fi utilizate în practică. Regulile anterioare prevedeau că scopul călătoriei era indicat într-un formular special T-10a. A fost întocmit pe baza planurilor diviziilor și a întreprinderii. A avea un program de evenimente simplifică optimizarea activităților, motiv pentru care acum companiile moderne utilizați tehnologii adecvate.

Dar precisă și plan detaliat călătoriile de afaceri îndeplinesc mai multe funcții simultan:

• Vă permite să formulați cu exactitate sarcina.
• Îl puteți folosi pentru a verifica cantitatea de muncă finalizată.
• Conține informații despre angajat, explicând corespondența calificărilor sale cu sarcina primită.

Ultimul punct ar trebui luat în considerare mai detaliat. În ciuda abolirii oficiale a anumitor tipuri de documente, inspectorii guvernamentali au dreptul de a verifica mai detaliat călătoriile de afaceri. În special, vor apărea îndoieli dacă un angajat contabil a vizitat o stațiune însorită de pe litoral pentru reparații echipamente frigorifice. Formularul menționat mai sus conține informațiile relevante. Este semnat de persoanele responsabile. Este mai ușor pentru persoana de inspecție să o studieze decât să afle dacă activitatea este conformă cu prevederile statutului companiei sau să ghicească despre scopul real al călătoriei de la comanda scurta, care doar indică scop comun si durata calatoriei.

De ce să indicați scopul unei călătorii de afaceri pe un certificat de călătorie: exemple și eșantion

Exemplu de plan

Explicații

Întrebarea discutată mai sus este de ce este necesar un plan de călătorie de afaceri. Vom studia eșantionul completând formularul T-10a mai detaliat. Mai jos sunt explicații ale paragrafelor individuale ale documentului:

• În coloana „Data” indicați data reală. Dacă trenul pleacă la 23:59, atunci este înregistrat pe 11 august (din exemplu).
• În coloana „Organizație de plată”, înregistrați compania care finanțează călătoria de afaceri. Aceasta poate fi nu numai o companie de servicii sau un client, ci și o companie de producție.
• Conținutul unei sarcini specifice este descris pe deplin. Aici puteți indica anumite blocuri care trebuie reparate.
• În partea de raportare se fac completări care sunt identificate în timpul diagnosticului. Prin acord, sfera de activitate poate fi mărită. Dacă este necesară o prelungire a perioadei, compania de servicii emite o nouă comandă.
• Misiunea inițială se formează pe baza unei cereri scrise din partea șefului unității structurale. În exemplul nostru, acesta este memoriu Nr. 24СО, din 08.09.2016 Vă rugăm să rețineți că un astfel de document este util pentru a verifica viteza de răspuns a personalului la solicitarea unui client.

Fiecare întreprindere are dreptul de a înființa propriile reguli, care va ajuta la controlul planurilor și al scopului călătoriei de afaceri. Exemplele din acest articol explică doar oportunitatea utilizării formularului T-10a. Se pot face modificări pentru a se conforma cu standardele de contabilitate corporativă și flux de documente.

Angajatorul este obligat să ofere suport procedural pentru majoritatea situațiilor care apar în timpul activităților de muncă, inclusiv indicarea scopului călătoriei de afaceri în documentație. În acest caz, scopul călătoriei de afaceri a șoferului va diferi în mod clar de obiectivele stabilite pentru contabil sau director. Exemplele specifice pot ajuta la indicarea corectă a scopului unei călătorii de afaceri, iar atât angajații trimiși într-o călătorie de afaceri, cât și angajatorii lor trebuie să se asigure că obiectivul este stabilit corect.

Scopul călătoriei de afaceri - ce este, reglementare legală

Din punctul de vedere al legislației ruse, problemele trimiterii angajaților la muncă sunt luate în considerare în mod cuprinzător și, în multe aspecte, reglementează în mod clar drepturile și obligațiile lucrătorilor și angajatorilor în relație unul cu celălalt. Practic, în contextul justificării legale a necesității de a indica scopul unei călătorii de afaceri, este necesar să se acorde atenție prevederilor următoarelor documente de reglementare:

• Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest articol definește legal elementele fundamentale reglementare legală probleme legate de călătoriile de afaceri.
• Decretul Guvernului nr. 749 din 13 octombrie 2008. Acest decret guvernamental reglementează mai detaliat procedura prin care angajații sunt trimiși în călătorii de afaceri și îi definește ca fiind îndeplinirea anumitor sarcini în afara locului lor permanent de muncă.

În ciuda faptului că în legislație nu este nevoie directă de stabilire precisă și specifică a obiectivelor călătoriei de afaceri, actualul practica judiciara iar cerințele autorităților de reglementare indică în continuare necesitatea unei înregistrări fiabile a acestora în documentație.

În consecință, scopul unei călătorii de afaceri este o descriere precisă și detaliată a sarcinilor care trebuie îndeplinite de un angajat trimis de angajator într-o călătorie de afaceri. Aceste obiective trebuie să fie formalizate corespunzător din punct de vedere legal documente semnificative– o comandă de expediere într-o călătorie de afaceri, un certificat de călătorie sau alte documente prevăzute de reglementările locale ale organizației.

De ce trebuie să indicați scopul călătoriei?

Precizarea scopului unei călătorii de afaceri este un aspect important al relației de muncă care ar trebui să fie luat în considerare atât de angajatori, cât și de angajați. Eșecul de a defini corect un obiectiv poate duce la consecințe negative pentru oricare dintre părți. Un exemplu de astfel de consecințe este:

Cum să scrieți corect scopul unei călătorii de afaceri - înregistrarea procedurală

Din 2015, procedura de trimitere a angajaților într-o călătorie de afaceri a fost simplificată semnificativ, singura dovadă documentară obligatorie în acest caz este ordinul angajatorului și confirmarea primirii acesteia de către angajat. Totuși, de asemenea, dacă este prevăzut de reglementările locale, se pot întocmi documente suplimentare, de exemplu, o misiune de muncă pentru o călătorie de afaceri sau un certificat de călătorie separat pentru un angajat.

Atât misiunea oficială, cât și certificatul de călătorie pot fi întocmite conform forme unificate T-10a și, respectiv, T-9. Cu toate acestea, utilizarea acestor formulare nu este obligatorie pentru angajatori - ei pot dezvolta și propriile exemple documentația personalului desemnat.

Ordinul de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri trebuie să definească clar obiectivul stabilit, precum și calendarul întregii călătorii de afaceri necesare pentru a o finaliza. La stabilirea obiectivelor unei călătorii de afaceri și a unei misiuni oficiale, trebuie luate în considerare anumite nuanțe:

• Scopul trebuie să fie specific. Adică, descrieți cât mai clar sarcina atribuită angajatului. Cu cât obiectivul este mai specific, cu atât mai puține posibile consecinte juridice va avea o călătorie de afaceri atât pentru angajator, cât și pentru angajat.
• Rezultatul unei călătorii de afaceri ar trebui să fie îndeplinirea scopului. Neîndeplinirea scopului unei călătorii va invalida, în cele mai multe cazuri, întreaga călătorie. Astfel, dacă se plănuiește efectuarea anumitor acțiuni cu un rezultat inițial incert, scopul ar trebui să fie nu atingerea acestor rezultate, ci mai degrabă finalizarea sarcinilor specificate.

Exemple de scopul unei călătorii de afaceri pentru un director, șofer, contabil și alți angajați

Pentru a înțelege mai bine cum să întocmești corect scopul unei călătorii de afaceri, cel mai ușor este să luăm în considerare exemple de stabilire a obiectivelor pentru diferite categorii de lucrători. Ele pot arăta astfel:

Un exemplu de stabilire a scopului călătoriei de afaceri a unui director: participa la negocierile privind încheierea unui contract de furnizare de produse cu un reprezentant al companiei Vector la Moscova pe 10.01.2018.

Stabilirea greșită a obiectivului este încheierea unui acord cu un reprezentant al partenerilor. În acest caz, scopul nu are indicații specifice cu privire la data și locul negocierilor. În plus, presupune încheierea obligatorie a unui acord, când în practică negocierile se pot încheia cu refuzul semnării acestuia.

Exemplu de scopul călătoriei de afaceri a unui șofer: asigura de la 10.00 la 20.00 circulatia cetateanului Ivanov in interiorul orasului Sankt Petersburg in perioada 01.11.19 - 01.25.19 intr-un autoturism de serviciu VAZ-2114, numarul E1913SN.

Un exemplu incorect de stabilire a scopului unei călătorii de afaceri: asigurarea mișcării clientului. Ca și în situația anterioară, aici nu există nicio specificitate nici în ceea ce privește identitatea clientului, nici condițiile de muncă ale angajatului și mașina specifică.

Un exemplu al scopului călătoriei de afaceri a unui contabil: asigura auditul financiar al filialei nr. 4 a companiei Vector din orașul Saratov cu executarea formularelor organizației în formularul nr. 14-85.

Exemplu greșit: efectuați un audit financiar în filiala Saratov.

Un exemplu al scopului călătoriei de afaceri a unui avocat: participa în calitate de reprezentant al organizației Vector la ședința de judecată în dosarul nr. 88-12-23 din 1 mai 2019 la Curtea de Arbitraj Saratov.

Exemplu greșit: obțineți o decizie judecătorească pozitivă în favoarea companiei la o ședință de judecată din Saratov.