Ce ar trebui să știe un manager de resurse umane începător. Un ghid de personal pentru munca curentă: ce trebuie să știți, ce să faceți și cum să dezvoltați

Departamentul HR este o structură dintr-o organizație care se ocupă de managementul personalului.

Departamentul HR nu este doar o unitate funcțională, este și chipul companiei, deoarece în cadrul departamentului HR orice solicitant începe să se familiarizeze cu organizația.

Scopul departamentului HR

Scopul departamentului HR este de a contribui la realizarea obiectivelor întreprinderii (organizației) prin asigurarea întreprinderii cu personalul necesar și utilizarea eficientă a potențialului angajaților.

Selecția lucrătorilor se realizează folosind strategii special dezvoltate: transmiterea informațiilor despre posturile vacante către mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă, utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și formare avansată ulterioară.

Sarcinile Departamentului HR

Sarcina principală a departamentului de resurse umane este să ia în considerare corect munca angajaților, să determine numărul de zile lucrătoare, zile libere și zile de boală pentru calcularea salariilor, concediile și transmiterea informațiilor către departamentul de contabilitate al organizației.

De asemenea, principalele sarcini ale departamentului HR sunt:

organizarea selectiei, recrutarii si angajarii de personal cu calificarea ceruta si in volumul necesar. Selecția lucrătorilor se realizează folosind strategii special dezvoltate: de la transmiterea de informații despre posturile vacante în mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă până la utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și pregătire avansată ulterioară;

Creare sistem eficient angajați cu normă întreagă;

dezvoltarea planurilor de carieră a angajaților;

dezvoltarea tehnologiilor de personal.

În plus, departamentul de resurse umane trebuie să trimită informații despre angajați la Fondul de pensii al Federației Ruse, companiile de asigurări, serviciile fiscale și de migrație.

Funcții HR

Funcția principală a departamentului de resurse umane la o întreprindere este selecția personalului.

Principalele funcții ale departamentului de resurse umane la o întreprindere includ:

determinarea nevoilor de personal ale organizației și recrutarea personalului împreună cu șefii de departament;

analiza fluctuației de personal, căutarea metodelor de combatere a nivelurilor ridicate de rotație;

introducerea sistemelor de motivare a muncii;

întocmirea tabloului de personal al companiei;

înregistrarea dosarelor personale ale angajaților, eliberarea certificatelor și a copiilor documentelor la cererea angajaților;

efectuarea de operațiuni cu carnete de muncă (primire, eliberare, completare și păstrare documente);

ținerea evidenței concediilor, întocmirea programelor și procesarea concediilor în conformitate cu curentul legislatia muncii;

organizarea certificărilor angajaților;

pregătirea planurilor de formare a angajaților.

Structura departamentului HR

Structura departamentului HR al intreprinderii si numarul acestuia este determinata de directorul fiecarei companii, in functie de numarul total de personal si de caracteristicile activitatii.

ÎN firme mici(până la 100 de angajați) unul sau doi angajați ai serviciului de personal sunt suficienți.

În același timp, în întreprinderile mici este posibil să nu existe un angajat separat, iar apoi o astfel de muncă este efectuată de contabilul șef sau de directorul general.

În organizațiile mijlocii (de la 100 de angajați la 500 de persoane), este recomandabil să se creeze un serviciu de personal de trei până la patru specialiști de personal.

Pe mari intreprinderi, unde lucrează 500 sau mai multe persoane, departamentul HR poate avea de la 7 până la 10 angajați.

Relațiile dintre departamentul de HR și alte departamente

Pentru a-și îndeplini în mod eficient funcțiile, departamentul de HR trebuie să interacționeze constant și strâns cu alte departamente ale întreprinderii:

Interacțiunea cu departamentul de contabilitate al organizației

Departamentul HR interacționează cu departamentul de contabilitate al organizației pentru a rezolva problemele legate de salarii.

Astfel, departamentul de HR transmite departamentului de contabilitate al organizației documente și copii ale comenzilor de concediere, angajare, călătorii de afaceri, vacanțe, stimulente sau penalități pentru angajați.

Interacțiunea cu departamentul juridic

Departamentul Juridic oferă angajaților HR informații despre ultimele modificariîn legislația actuală, oferă suport juridic cuprinzător.

Interacțiunea cu alte departamente ale companiei

Pe probleme de personal, departamentul HR interacționează constant cu toate diviziile structurale ale companiei.

Mai aveți întrebări despre contabilitate și taxe? Întrebați-i pe forumul „Salarii și Personal”.

Departamentul HR: detalii pentru un contabil

• Concedierea pentru absenteism: probleme controversate

  Colegii) nu a dat rezultate. Șef Departament HR Ivanova S.N. Fiabilitate... L. Comanda a fost revizuită de: – Șef Departament HR Ivanova S.N.; – șef de terapie... absență. Vă rugăm să furnizați o notă explicativă șefului departamentului de resurse umane, S.N Ivanova, dacă este în scris... pentru a efectua un audit intern. Întocmit de: șefa departamentului HR, Ivanova S.N., în prezența... angajata a refuzat și el. Șef departament HR Ivanova S. N. Fiabilitate...

• Fișă de lucru: aplicare practică

  El nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În acest sens... nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În ce măsură este această... datorie pe cărți nepredate; în departamentul HR despre depunerea unei politici VHI; în... să includă departamente precum contabilitate, resurse umane, depozit etc. De regulă... cereri de concediere a unui funcționar public, departamentul de personal emite persoanei concediate o fișă de trecere (Anexa...

• S-a răzgândit angajatul să lucreze într-un loc nou? Cum să anulezi un contract de muncă și un raport de muncă

  00 minute. Noi, subsemnatul, șeful Departamentului HR Volkova O.N., contabil șef... 06.2019 Nr 24-k. Pentru a trimite o notificare către specialistul departamentului de resurse umane M.V Gordeeva... pentru a fi atribuit șefului departamentului de resurse umane O.N. Ilyin Comanda a fost familiarizată cu: Șeful Departamentului HR Volkova, O. N. Volkova 26 ... necesitatea obținerii unui carnet de muncă de la Departamentul HR al MKU Gorvodokanal. Tu la fel...

• Cum să transformi un lucrător cu normă parțială în principalul angajat?

  Postul Potrivit informațiilor disponibile în departamentul de resurse umane, ați renunțat la locul de muncă principal... Cod nr. 20 Federația Rusă. Specialist departament HR Koneva Companie cu răspundere limitată... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist departament HR Koneva Companie cu răspundere limitată... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist în resurse umane Koneva Limited Liability Company...

09.06.2018 furnizați un certificat către departamentul de resurse umane institutie medicala, confirmând faptul... executarea ordinului se încredințează șefului compartimentului personal, V. D. Egorova Motiv: personal... .) (semnătură) (F. I. O.) șef departament personal, V. D. Egorova __________ /________________________. .. . dona sânge și a contactat departamentul de resurse umane cu o întrebare despre...

• Ce să faci dacă un angajat dispare?

  2019 Noi, subsemnatii: inspector departament HR Elena Dmitrievna Petrova, secretar Mishina... . Semnăturile persoanelor care au întocmit actul: Inspector Departament HR E. D. Secretar Petrova...

• Indexarea tabelului de personal în „1C: Salariile și managementul resurselor umane 8”

  În vigoare masa de personal un angajat al departamentului de resurse umane trebuie să facă modificări din cauza... un angajat al departamentului de resurse umane trebuie să facă modificări la tabelul actual de personal din cauza...

Orice ofițer de personal care aplică pentru un loc de muncă în noua organizare, se va confrunta inevitabil cu nevoia de a stabili rapid evidența personalului. Este bine dacă specialistul anterior își lasă documentele în ordine. Dar există și cazuri când munca personalului trebuie să înceapă practic de la zero. Ce documente reglementează principalele probleme munca de personal? Cum se verifică dacă există suficiente reglementări locale în companie? De ce este mai bine să luați mostre pentru întocmirea deciziilor de personal din Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1?

Ce reglementări ar trebui să cunoască un ofițer de personal?

În majoritatea organizațiilor, munca unui angajat HR nu se limitează la necesitatea de a efectua evidențe de personal (înregistrarea admiterii, transferului, concedierii, vacanțe, călătorii de afaceri etc.). Adesea, ofițerii de personal trebuie să participe direct la elaborarea reglementărilor locale care reglementează relațiile de muncă dintre angajat și angajator. În plus, ofițerului de cadre i se încredințează adesea responsabilitatea pregătirii inspecțiilor de către diverse organisme (inspecția de stat a muncii, parchetul, biroul de înregistrare și înrolare militară, Roskomnadzor, Fondul de pensii etc.). În acest sens, el trebuie să știe nu numai Codul Muncii, dar și o serie întreagă de reglementări care se referă direct sau indirect la munca personalului.

Toate aceste acte pot fi împărțite în anumite grupuri (tabel de la pagina 60). Cele mai multe dintre ele sunt obligatorii pentru toate organizațiile, indiferent de forma lor juridică sau forma de proprietate. Pentru încălcarea acestora, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă.

Ce acte locale ar trebui să aibă o organizație Pe lângă actele la nivel federal, activitățile serviciului de personal al oricărei companii sunt reglementate de documente de reglementare locale (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Legea nu conține o listă de acte locale privind evidențele de personal, care trebuie să fie în vigoare într-o anumită organizație. Unele dintre ele sunt însă menționate în Codul Muncii, ceea ce le conferă statutul de obligatorii.

– reglementările interne ale muncii (paragraful 3, partea a doua, articolul 21, alineatul 5, partea întâi, articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse);

– tabloul de personal (articolul 15, alineatul 3, partea a doua a articolului 57 din Codul muncii al Federației Ruse, alineatul 1 din scrisoarea lui Rostrud din 22 martie 2012 nr. 428-6-1, alineatul 11 ​​din scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4414-6);

– programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În plus, legea prevede în mod direct că este obligatoriu ca angajatorul să elaboreze acte locale cu privire la chestiuni de remunerare (partea a doua a articolului 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), să prelucreze datele cu caracter personal ale angajaților (articolul 87 din Codul Muncii). al Federației Ruse) și aprobă instrucțiunile privind protecția muncii (paragraful 23 din Codul Muncii al Federației Ruse) al doilea articol 212 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă este necesar, compania trebuie să aibă acte care să stabilească lista angajaților cu program neregulat (Articolul 101 din Codul Muncii al Federației Ruse), procedura pentru ca angajații să partajeze suplimentar învăţământul profesional(Partea a doua a articolului 196 din Codul Muncii al Federației Ruse).

O listă specifică de local documente de reglementare Fiecare companie o determină independent (diagrama de la pagina 63). Lista actelor prezentate în diagramă nu este exhaustivă. Specificul organizației poate necesita prezența altor documente locale. De regulă, lista actelor este aprobată prin ordin (exemplu la pagina 62).

Documente conexe

Lista reglementărilor pe care se bazează munca personalului

Actele locale pot fi numite diferit: regulamente, instrucțiuni, reguli, regulamente etc. Principalul lucru este că normele acestor acte nu contravin legislației actuale a muncii și nu agravează situația lucrătorilor. În plus, este important să urmați procedura de adoptare a acestora (părțile a doua, trei ale articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). În caz contrar, astfel de documente nu sunt supuse aplicării (partea a patra a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Modificări la local act normativ sunt introduse în aceeași ordine în care a fost aprobată.

Este mai bine să încredințați dezvoltarea actelor locale nu unui singur angajat, ci grup de lucru. Compoziția grupului și puterile acestuia trebuie specificate în ordine (exemplu la pagina 64). Angajații trebuie să fie familiarizați cu documentul contra semnăturii (paragraful 10, partea a doua, articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

De unde să începeți să auditați actele locale ale companiei

În primul rând, trebuie să verificați dacă toate documentele necesare sunt disponibile și să faceți o listă a acestora. Dacă compania nici măcar nu are reglementări locale obligatorii, atunci acestea trebuie dezvoltate mai întâi.

În al doilea rând, este important să se acorde atenție corectitudinii întocmirii documentelor din punct de vedere al muncii de birou și respectării legislației în vigoare.

În al treilea rând, este necesar să se verifice dacă a fost urmată procedura de adoptare a unui act local. Deci, dacă compania are o organizație sindicală, atunci documentul trebuie să aibă o marcă de acord (ținând cont de opiniile) cu sindicatul (articolul 372 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În al patrulea rând, trebuie să aflați ce documente lipsesc. Este foarte simplu să determinați astfel de acte dacă mai întâi întocmiți și aprobați prin ordin o listă de documente necesare unei anumite organizații.

Nu doar reglementările, instrucțiunile și comenzile sunt supuse verificării, ci și toate documentele privind evidența personalului și managementul personalului. Se evaluează disponibilitatea și respectarea legii contractelor de muncă, corectitudinea menținerii dosarelor personale ale angajaților, completarea cărților de muncă și a inserțiilor în acestea, reviste. înregistrarea comenzilor de personal etc.

Nu ar trebui să încercați să acoperiți întregul domeniu de activitate deodată. Trebuie să stabiliți priorități și să acționați progresiv. Pentru comoditate, se recomandă gruparea documente standardîn mape electronice și de hârtie.

Amintește-ți principalul lucru

Rețineți experții care au luat parte la pregătirea materialului:

Alexander TIMOSHENKO, șeful departamentului de resurse umane, consultant juridic al Aral Plus CJSC (Odintsovo, regiunea Moscova):

– Documentul fundamental în activitatea oricărui serviciu de personal este Codul Muncii al Federației Ruse. Ținând cont de specificul activităților organizației, ofițerului de personal i se poate cere să aibă cunoștințe despre alte legi și reglementări, capacitatea de a monitoriza și ține cont practica judiciaraŞi schimbările curente legislatia muncii.

Maria MASYUTINA, avocat senior în practica de drept al muncii a exploatației de personal ANKOR (Moscova):

– Ofițerul de personal trebuie să se familiarizeze cu Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Acesta conține șabloane pentru formularele majorității documentelor de personal primare, care sunt utile pentru emiterea de comenzi, programe de personal etc. .

Natalya RYZHKOVA, manager de resurse umane și documentatia personalului BDO Unicon Outsourcing (Moscova):

- Deci acte locale, precum Regulamentul Intern de Muncă, programul de personal, programul de concediu, Reglementările privind datele personale, Reglementările privind sporurile (în cazurile în care organizația are un sistem de motivare), toate caracteristicile actelor juridice de reglementare sunt inerente. Prezența lor în organizație și cunoștințele sunt obligatorii.

Alena SHEVCHENKO, avocat, expert al revistei „Afaceri cu personal”:

– La auditarea reglementărilor locale, acordați atenție conformității prevederilor acestora cu legislația muncii în vigoare. Standardele locale ale organizației nu se aplică dacă încalcă drepturile angajaților în comparație cu Codul Muncii. Mijloace, inspectia muncii are dreptul de a cere printr-un ordin ca societatea să excludă astfel de norme din documentul angajatorului.

Evidențele de personal ale companiei sunt gestionate de un inspector al departamentului de personal, cu alte cuvinte, un inspector de personal sau ofițer de personal. O rezoluție a Ministerului Muncii din 21 august 1998 a subliniat în detaliu sarcinile sale zilnice. În același timp, specializat director unic după calificare indică aproximativ 15 profesii, ghidate de fișa postului unui ofițer de personal. Acesta definește clar limitele interacțiunii cu personalul, principalele responsabilități, cerințe și funcții, precum și regulile și procedurile de păstrare a documentației. În ciuda faptului că aceasta este sarcina sa principală și fundamentală, el poate participa și la rezolvarea altor sarcini în managementul angajaților. Totul depinde de cerințele pe care organizația particulară în care își desfășoară activitățile profesionale le propune specialistului.

Cerințele postului pentru un ofițer de personal

Un specialist HR poate fi numit specialist în departamentul HR, inspector HR, șeful departamentului HR și, de asemenea, într-o măsură sau alta, asociază alte duzini de profesii cu acest nume. Dar, în ciuda concentrării generale în lucrul cu documentele de personal, există diferențe semnificative. Să ne uităm la ele.

Cerințe pentru personalul specialist fătare

Fișa postului unui specialist HR este elaborată de șeful departamentului HR. Și este aprobat de conducerea de vârf a organizației. Ea precizează clar responsabilitățile postului, puterile, funcțiile specialistului și indică regulamentele interne ale organizației. O persoană care are suficiente cunoștințe poate deveni specialist formare profesională, un an de experienta in munca si studiile necesare.

Deoarece această specialitate oferă acces la informații confidențiale, angajatul este responsabil pentru acțiunile sale. Iar dacă faptele sale au cauzat prejudicii companiei, acesta va fi tras la răspundere în conformitate cu legislația în vigoare.

Specialistul HR rezolvă următoarele sarcini:

• Intocmirea documentatiei la angajarea sau concedierea personalului, transferarea acestora catre alte unitati de personal in conformitate cu codul muncii si ordinele conducatorilor.
• Înregistrarea muncii și modificarea oricăror date ale angajaților la toate nivelurile în conformitate cu standardele documentare și introducerea acestor modificări în bazele de date de personal.
• Colectarea datelor pentru certificare sau pentru îmbunătățirea nivelului de calificări.
• Managementul mecanismului de recompensă și pedeapsă.
• Mentinerea fisierelor personale ale angajatilor, colectarea informatiilor personale.
• Intocmirea carnetelor de munca si a contractelor.
• Elaborarea unui calendar și monitorizarea implementării acestuia.
• Determinarea perioadelor de vacanță și monitorizarea implementării acestora.
• Mentinerea documentatiei pentru arhiva.

Cerințe pentru un inspector de resurse umane

Responsabilitățile postului includ:

• Mentinerea documentatiilor privind angajarea si concedierea angajatilor, schimbari de posturi.
• Mentinerea fisierelor personale ale personalului, efectuarea de modificari si date suplimentare.
• Înregistrarea cărților de muncă și păstrarea acestora.
• Lucrați cu concedii medicale, concedii și plăți de beneficii. Monitorizarea conformității acestora.
• Prelucrarea documentației pentru calcularea pensiilor, a indemnizațiilor de muncă și a compensațiilor.
• Efectuarea de modificări la datele de personal din baza de date.
• Dezvăluind posibile problemeîn echipă şi motivele fluctuaţiei personalului.
• Lucrul cu arhiva.

La prima vedere, există puține diferențe între profesia de „inspector HR” și profesia de „specialist HR”. Dar ele există: o persoană cu studii medii poate fi angajată pentru acest post. Experiența de muncă nu este una dintre cerințele principale și poate să nu fie luată în considerare deloc.

Responsabilitățile inspectorului includ selectarea personalului pentru posturile vacante, în conformitate cu cerințele profesionale stabilite.

Cerințe pentru șeful departamentului HR

Este posibil să ocupi un post de conducere doar dacă ai studii superioare și experiență de minim trei ani într-o poziție similară. O persoană este numită în funcția de șef prin ordinul unui lider senior. După care rămâne răspunzător direct doar în fața șefului companiei. Activitățile sale se desfășoară strict în cadrul cartei interne a organizației, codului muncii, drept civil si altele documente de reglementare, pe baza fișei postului.

Responsabilitatile postului:

• Dezvoltarea și monitorizarea conformității politica de personal organizatii.
• Monitorizarea necesității de actualizare a personalului de lucru.
• Managementul unităților de personal conform autorităților disponibile.
• Efectuarea certificării și analizei rezultatelor acesteia.
• Îmbunătățirea mecanismelor existente de concediere, angajare sau transfer de personal pe alte posturi.
• Îmbunătățirea sistemului de interacțiune între personal.
• Monitorizarea performanței angajaților departamentului de resurse umane a sarcinilor lor.
• Monitorizarea implementării premiilor și stimulentelor.
• Implementarea măsurilor de stabilire a disciplinei muncii și de creștere a nivelului de motivare a salariaților pentru activitățile lor directe de muncă.

Șeful departamentului HR pregătește și revizuiește informațiile de proprietate care sunt destinate conducerii superioare. De asemenea, este de competența sa să conducă consultări în conformitate cu direcția funcției sale. DESPRE Nivel înalt Pregătirea șefului departamentului de resurse umane este evidențiată de cunoștințele sale cu privire la documentele de reglementare ale Federației Ruse, diferite metode de evaluare a muncii personalului, înțelegerea structurii organizației, cunoașterea cerințelor pentru completarea și procesarea documentației. , standardele de muncă existente. Instrucțiunile, care precizează toate responsabilitățile postului ale șefului departamentului de personal, inspectorului și specialistului în lucrul cu personalul, sunt întocmite după modelul pentru fiecare categorie. Și semnat în timpul procesului de cerere de angajare.

Pentru a aplica pentru un post de HR, trebuie să:

• Furnizați toate documentele necesare, în funcție de postul ales, inclusiv: o diplomă de studii necesare, documente care confirmă experiența de muncă etc.
• Cerere completată conform eșantionului.

Conform model general fișa postului, ofițerul de cadre este încadrat ca specialist. Numirea sau demiterea acestuia din funcția sa are loc pe baza unui ordin al directorului general al organizației la recomandarea superiorului său imediat.

Mai devreme în articol, am analizat cerințele pentru candidați pentru fiecare poziție posibilă. În funcție de categorie (inspector, specialist sau supervizor), la angajare, supervizorul imediat urmărește respectarea acestora.

În cazul în care un ofițer de personal se află în imposibilitatea temporară de a-și îndeplini atribuțiile, acestea vor fi îndeplinite de înlocuitorul său.

Persoana de HR trebuie să cunoască următoarele:

• Legal și documentele legislative, în orice fel legat procesul muncii, proces de întreținere și gestionare chestiuni personale angajaților, înregistrarea pensiilor, ținerea evidenței muncii și încheierea contractelor de muncă.
• Structura companiei și modurile în care personalul interacționează în cadrul acesteia.
• Legislația muncii în vigoare.
• Reguli pentru lucrul cu personalul și întocmirea rapoartelor.
• Reguli de păstrare a datelor personale ale angajaților.
• Procedura de mentinere a pensiilor, concediilor de odihna, acumularii beneficiilor, compensarii etc.

În conformitate cu legislația, Regulamentul privind departamentul de personal al organizației imediate în sine, statutul acesteia, regulamente interne, prin ordine de conducere și fișe de post se desfășoară activitățile ofițerului de personal.

În conformitate cu responsabilitățile și drepturile de bază existente și stabilite, prevăzute în Rezoluția Ministerului Muncii din 21 august 1998, organizația întocmește fișele posturilor pentru funcțiile ocupate. Poate conține clauze suplimentare privind condițiile de procesare sau vacanță, program, cerințe suplimentare și alte condiții importante.

Elaborarea instrucțiunilor este efectuată de conducerea de vârf a organizației, adjuncții acestora sau șefii imediati ai ofițerilor de personal. Pe parcursul procesului, acesta este convenit cu avocații, semnat și intră în vigoare.

Iată un exemplu de exemplu de fișă a postului, pe baza căruia o organizație își poate elabora propria versiune:

După cum se poate vedea din instrucțiuni, un specialist în personal nu trebuie să se angajeze numai în selecția și plasarea lucrătorilor, ci și în alte tipuri de activități.

Un punct la fel de important care trebuie indicat în instrucțiuni îl reprezintă drepturile angajatului.

Și o secțiune la fel de importantă este responsabilitatea specialistului, deoarece lucrează mediocru cu treburile personale și are informații confidențiale.

Drepturile unui specialist HR

Atunci când redactați instrucțiuni, acesta este un punct important care nu poate fi omis în mod absolut. În ciuda faptului că coordonarea fișei postului compilate cu organismele reprezentative pentru protecția personalului nu este prevăzută de legislația Federației Ruse, aprobarea are loc de obicei cu departament juridic pentru a evita încălcarea drepturilor angajaților.

Ofițerul de personal are următoarele drepturi:

• Familiarizați-vă cu documentația existentă și deciziile managerilor companiei legate direct de activitățile acesteia.
• Să aibă acces la informațiile necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
• Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii și a condițiilor legate direct de desfășurarea activităților sale.
• Primiți organizarea de înaltă calitate a condițiilor tehnice și informaționale pentru îndeplinirea sarcinilor.

Responsabilitatile specialistului HR

Ofițerul de personal este responsabil, în conformitate cu legislația rusă, pentru încălcarea îndatoririlor sale directe:

• În caz de neîndeplinire sau calitate slabă a îndeplinirii sarcinilor lor imediate.
• În caz de încălcare a instrucțiunilor și ordinelor organizației, a reglementărilor muncii și a disciplinei cuvenite.
• În cazul încălcării secretelor comerciale sau dezvăluirii datelor personale ale personalului.

Șeful societății sau șeful departamentului de resurse umane, a cărui sarcină este de a reglementa activitățile departamentului de resurse umane, poate fi tras la răspundere pentru:

• Lipsa contractelor formalizate cu angajatii.
• Lipsa de chestiuni personale.
• Lipsa unui program scris de vacanță.
• Lipsa documentației de securitate activitatea muncii.

Particularități ale profesiei pe care le întâlnește un ofițer de personal

Un ofițer de personal, în ciuda listei extinse a responsabilităților sale, este implicat în primul rând în menținerea documentației într-o anumită organizație. Acestea sunt ordinele, contractele de muncă, regulamentele, declarațiile angajaților, menținerea evidențelor militare, pensiile, beneficiile etc.

Cu ce ​​particularități se confruntă un specialist care ocupă această poziție?

Cele pozitive includ:

• Program de lucru. În cazuri rare, pot apărea ore suplimentare. Practic, acesta este un program standard cu zile libere obișnuite fixe (sâmbătă și duminică), precum și zile nelucrătoare de sărbătorile legale. Cel mai adesea munca este de la 9:00 la 18:00, inclusiv o pauză de masă.
• Un pachet social stabil care include toate plățile necesare.

În organizațiile mici, drepturile angajaților pot fi încălcate, este posibil să nu existe pachet social sau înregistrare oficială. Prin urmare, atunci când aplici pentru un loc de muncă, ar trebui să dai prioritate doar companiilor de încredere cărora le pasă de angajații lor.

• Hârtii fără prea multă mobilitate.
• Oportunitate de creștere a carierei și salarii mari.
• Munca de birou.

Cele negative includ următoarele:

• Pe lângă responsabilitățile directe, există o cantitate mare de responsabilități suplimentare, nu întotdeauna legate direct de specialitate.
• Fiind între angajați și conducere. Acest lucru poate fi un dezavantaj atunci când trebuie să rezolvați situații negative.
• Pentru unii, documentele de la birou vor părea un minus.
• Monoton.
• Posibila apariție a dezacordurilor în lucrul cu contabilitatea.
• Raspunderea in caz de necinste a angajatului angajat.

Un angajat HR intalneste constant oameni noi si trebuie sa aiba abilitati de comunicare, sa fie capabil sa organizeze oamenii si munca sa, sa fie prietenos si in acelasi timp sa posede în moduri moderne evaluări ale personalului. El trebuie să aibă abilitățile de înțelegere reciprocă și să își bazeze munca pe cooperare reciprocă. În plus, în activitățile sale, managerul HR întâmpină constant interacțiuni cu organizații terțe. Ca Fondul de pensii, Inspecția de stat munca si altele).

Competența unui specialist în acest domeniu depinde și de capacitatea sa de a utiliza tehnologia și instrumentele de automatizare.

Concluzie

Pentru a rezuma, putem spune că profesia de ofițer de cadre este semnificativă și importantă în prezent lumea modernă. Se ocupă nu doar de selecția personalului pentru companie, ci și de o mare cantitate de documentație. Practic, această lucrare este legată de ea: menținerea unei arhive, fișiere personale, documentare angajarea, concedierea si mutarea salariatilor in alte functii, inregistrarea militara, inregistrarea pensiilor, concediilor si orarelor. Această profesie este potrivită pentru cei cărora le place munca inactivă într-un birou confortabil.

În ciuda acestui fapt, postul de specialist în departamentul HR presupune următoarele abilități: abilități de comunicare, bunăvoință, abilități organizatorice, bună cunoaștere a legislației, care într-o măsură sau alta ține de managementul evidenței muncii.

Departamentul de HR are, de asemenea, o gamă de posturi vacante: inspector, specialist și șef. Fiecare își asumă propriul nivel de anumite abilități și calități. De exemplu, doar un solicitant care are studii superioareși au experiență într-o poziție similară. Fără experiență, poți deveni inspector și apoi poți urca pe scara carierei.

Ca și pentru orice altă specialitate, pentru un ofițer de personal există un exemplu de fișă a postului stabilit, pe baza căruia diverse organizații le aprobă pe ale lor. În același timp, ele indică condiții suplimentare în funcție de detaliile companiei, cerințele pentru profesie și obligații. De asemenea, ele descriu toate drepturile, responsabilitățile și termenii de cooperare ale angajatului.

În acest videoclip vă puteți familiariza cu caracteristicile profesiei specialist HR, și poate învățați ceva nou pentru dvs., care nu a fost discutat în articol:

Necesar pentru orice intreprindere, indiferent de forma de proprietate, activitate si numarul de angajati. Pentru a o desfășura în mod competent și profesional, trebuie să fiți bine versați în dreptul muncii, să monitorizați modificările legislației și să aveți abilități în domeniul managementului evidenței personalului.

Ce este contabilitatea personalului și de ce este necesară?

O parte integrantă a activităților fiecărei companii este evidența personalului. Reprezintă munca reglementată de legea privind înregistrarea, contabilitatea și monitorizarea mișcării angajaților organizației.

Activitățile de personal implică înregistrarea:

• primirea angajaților;
• concedieri;
• orizontală (transfer între departamente) și verticală (de exemplu, creșterea carierei) mișcări;
• călătorii de afaceri;
• concediu medical;
• foaia de pontaj;
• concedii (de orice tip - anuale, fără plată, pentru sarcină etc.);
• carduri personale pentru fiecare angajat etc.

Contabilitatea resurselor umane mai include:

• menținerea evidențelor militare;
• regulament relaţiile de muncă;
• crearea și înregistrarea diverselor (de exemplu, despre angajare, încurajarea unui angajat etc.);
• organizarea muncii și alte probleme.

Toată documentația este întocmită numai în conformitate cu normele și regulile cerute. Unele formulare sunt unificate, altele sunt instalate chiar la întreprindere.

Organizație competentă evidența personalului rezolvă multe probleme și sarcini ale companiei. Desigur, există mii de nuanțe, dar există puncte de bază care se aplică fiecărei întreprinderi.

Cum să organizezi și cui să încredințezi menținerea evidenței personalului?

Există mai multe moduri de organizare a contabilității. Totul depinde doar de caracteristicile întreprinderii și de ce alegere face managerul. Cele mai comune opțiuni:

Creați un întreg departament de resurse umane dacă compania angajează mulți oameni

Și când personalul este mic, poți angaja un specialist. Avantajele acestei metode sunt că munca este organizată de manager așa cum îi place lui și este reglementată și controlată după propriile principii.

Există și dezavantaje: este dificil de verificat profesionalismul specialistului angajat, deci există riscul ca un ofițer de personal necompetent să fie angajat.

Va trebui să cheltuiți timp și bani pe formare sau să căutați un alt angajat.

Avantajele acestei opțiuni de organizare a contabilității sunt că, dacă o persoană este recomandată, atunci (poate) chiar își face treaba, adică a fost testată în caz. Desigur, condițiile de muncă trebuie discutate cu un astfel de ofițer de personal, astfel încât să se potrivească ambelor părți.

Încredințați chestiunile de HR unui contabil sau unei secretare bune

Pro: Economisește timp și bani. Adică, nu este nevoie să selectați un ofițer de personal și nu există costuri pentru menținerea înregistrărilor.

Dezavantaje: principala problema atunci când alegeți această metodă, asta fac angajații muncă suplimentară după cea principală, care duce la erori, rateuri, lacune și absență de bază documentele necesare. Și, desigur, important aici cunoştinţe pe tema registrelor de personal. Și dacă aceeași secretară le are, atunci riscul de complicații în acest caz este minimizat. Și invers.

Încredințați înregistrările de resurse umane unei organizații de externalizare

Bine: toate activitati de personal cade pe umerii firmei de outsourcing, care își asumă această responsabilitate în baza contractului. Pe lângă faptul că se acordă asistență constantă, continuă în probleme de personal, alegerea acestei metode reduce semnificativ costurile.

Contra: trebuie să alegi un bine dovedit firma serioasa, și este, de asemenea, necesară stabilirea interacțiunii și crearea unui concept de lucru cu specialiști care vor lucra în afara biroului.
Managerul trebuie doar să aleagă modalitatea cea mai convenabilă și potrivită pentru el de a menține evidența personalului, cântărind avantajele și dezavantajele fiecărei metode.

Funcțiile postului de angajat al personalului

Ofiţerul de cadre se impune în conformitate cu instrucţiunile şi contract de munca urmatoarele responsabilitati:

Aceasta este o listă incompletă a responsabilităților unui angajat al personalului; cerințele sunt aproximative. Pot fi mai multe decât cele de mai sus (sau mai puțin), dar în total acestea sunt abilitățile și abilitățile pe care trebuie să le aibă un specialist în resurse umane.

Evidența personalului: ce documente sunt necesare?

În mod normal, fiecare întreprindere trebuie să aibă următoarele tipuri de documente referitoare la personal:

• administrative (comenzi personale și de producție);
• confirmarea activitatii de munca;
• informare și calcul;
• corespondență internă;
• jurnalele de control și înregistrare.

Unele documentele de personal V obligatoriu trebuie să fie la întreprindere. Acestea includ:
PVTR (regulamentul intern al muncii);

Toate documentele sunt stocate pentru un anumit număr de ani. Reglementat:

• articol sau secțiune din Codul Muncii;
• Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică;
• Legea federală și alte reglementări.

Dacă ceva (instrucțiuni, comenzi etc.) nu este disponibil, atunci acest fapt va trebui corectat. În general, unul dintre principiile muncii managerului de resurse umane este promptitudinea. Ușurează mult munca de zi cu zi și chiar dă forță legală unor acte. De fapt, este foarte important să nu neglijăm actualitatea. În caz contrar, au tendința de a crește ca un bulgăre de zăpadă.

Organizarea evidenței personalului: cum să o păstrăm, de unde să începem?

După ce v-ați stabilit într-o nouă poziție de ofițer de personal, mai întâi trebuie să efectuați un audit al documentației obligatorii. Dacă se dovedește (și se întâmplă acest lucru) că unele documente importante din listă lipsesc, atunci acestea trebuie restaurate. Desigur, nu va fi posibilă efectuarea unei astfel de lucrări într-o singură zi.

Prin urmare, ar trebui să evidențiați cele mai importante poziții și să începeți cu ele. Verificați prezența și corectitudinea designului (și dacă aveți nevoie să corectați sau să întocmiți un nou document): program de personal, program de vacanță, contracte de muncă, comenzi, înregistrări în evidența muncii.

Păstrați jurnalele contractelor de muncă și comenzilor de personal. Creați . Înțelegeți cardurile personale (T-2). Lucrați cu reglementările locale.
Principalul lucru este să completați toate documentele curente la timp. Munca in baza Codului Muncii si a regulilor de munca de birou. Și nu distrugeți înregistrările personalului. Timpul de stocare a acestora este aprobat de Arhiva Federală („Lista…” din 10/06/2000).

Toate documentele contabile sunt necesare pentru transparența relațiilor de muncă. Sistemul de personal stabilește norme și principii care asigură stabilitate angajaților organizației, iar administrațiile creează condiții convenabile pentru.

Automatizare contabilă - 1C: avantajele lucrului cu programul

Păstrați evidența personalului, în special în companie mare- aceasta este o muncă incredibil de responsabilă și uriașă. Dar aici nu sunt permise greșeli! Dar astăzi există o modalitate de a automatiza activitățile ofițerilor de personal, care poate facilita și simplifica semnificativ activitatea departamentului, eficientiza activitățile, reducând semnificativ riscul de erori.

Folosind programul 1C, puteți păstra înregistrări în conformitate cu cerințele legale. Baza de date oferă stocare securizată informatiile necesare de către angajați. Pe măsură ce se acumulează, devine posibil să se construiască diverse rapoarte, care poate ajuta la analizarea muncii și la dezvoltarea de noi direcții. De exemplu, rapoartele ar putea fi astfel:

• rata de rotație a personalului;
• statistica personalului;
• circulația lucrătorilor etc.

Programul ajută la rezolvarea aproape tuturor problemelor și sarcinilor contabilității personalului. Șeful unei întreprinderi, datorită 1C, are posibilitatea de a obține informații despre starea lucrurilor într-un anumit departament, de a efectua analize și de a lua deciziile corecte. decizii de management. De asemenea, automatizarea vă permite să sincronizați activitățile mai multor servicii ale companiei (contabilitate, resurse umane, departamentul de salarizare), ceea ce îmbunătățește eficiența muncii și, de asemenea, creează toate condițiile pentru plata la timp a salariilor.

Concluzie

Deci, pentru a rezuma, putem observa următoarele:

• Registrele de personal sunt cea mai importantă parte a oricărei întreprinderi.
• Există mai multe moduri de organizare a contabilității. Alegerea este la latitudinea liderului.
• Responsabilitățile de serviciu ale unui angajat al personalului sunt determinate de instrucțiuni și contractul de muncă.
• Există o listă de documente legate de munca personalului care trebuie să fie prezentă în fiecare companie. Și ar trebui să-ți începi cariera în departamentul de resurse umane verificând aceste documente.
• Păstrarea înregistrărilor este mult mai ușoară dacă este automatizată.

Contabilitatea personalului este nucleul pentru normal și munca eficienta orice întreprindere. Prin urmare, managementul acestuia trebuie abordat cu deplină responsabilitate.

Stimați colegi, vă rog să scrieți ce ar trebui să facă un ofițer de personal într-o organizație de la A la Z, ce documente obligatorii să păstreze?

Răspuns

Raspuns la intrebare:

Cerințe pentru responsabilități de serviciu sunt asigurați ofițeri de personal Ghid de calificare funcții de manageri, specialiști și alți angajați, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 nr. 37 ( vezi mai jos în text ).

Responsabilitățile unui angajat HR pot varia în funcție de organizație. Undeva, funcționalitatea unui ofițer de personal poate fi extinsă la discreția conducerii.

De obicei, responsabilitățile unui angajat HR includ:

• Menținerea și evidența personalului întreprinderii și al diviziilor acesteia în conformitate cu forme unificate de documentație contabilă primară.
• Înregistrarea admiterii, transferului și concedierii salariaților în conformitate cu legislația muncii, regulamentele și ordinele conducătorului întreprinderii, precum și alte documente de personal stabilite.
• Formarea si intretinerea dosarelor personale ale angajatilor, efectuarea modificarilor acestora legate de activitatile de munca.
• Pregătirea materialele necesare pentru calificare, certificare, comisii de concurs și nominalizarea angajaților pentru stimulente și premii.
• Completarea, înregistrarea și stocarea cărților de muncă, calcularea vechimii în muncă, eliberarea certificatelor de activitate curentă și trecută a angajaților.
• Înregistrează în cărțile de muncă despre stimulente și premii pentru angajați.
• Introducerea informațiilor privind cantitative, compoziție de calitate angajații și trecerea acestora în banca de date a personalului întreprinderii, monitorizează actualizarea și completarea în timp util a acesteia.
• Păstrează evidența acordării concediilor de odihnă angajaților, monitorizează pregătirea și respectarea programelor regulate de vacanță.
• Înregistrarea unui card de asigurare de pensie, alte documente necesare pentru atribuirea pensiilor angajaților întreprinderii și familiilor acestora, stabilirea beneficiilor și compensațiilor.
• Studierea cauzelor fluctuației de personal, participarea la elaborarea măsurilor de reducere a acesteia.
• Întocmirea documentelor după expirarea perioadelor stabilite de păstrare curentă pentru depozitare în arhivă.
• Efectuați lucrări de cules organizatii personalul cu profesiile solicitate,
  specialități și calificări.
• Participa la recrutarea, selectia si plasarea personalului.
• Efectuați un studiu și o analiză a postului și a calificărilor profesionale
  structurile de personal organizatiiși diviziile sale, au stabilit documentația privind
  evidențele de personal legate de recrutare, transfer, angajare și concediere
  angajaților, rezultatele certificării și evaluării angajaților calitati de afaceriîn acest scop
  determinarea nevoilor de personal actuale si viitoare, pregatirea propunerilor pentru
  înlocuire posturi vacanteși crearea unei rezerve pentru promovare.
• Participați la cercetarea pieței muncii pentru a identifica sursele de satisfacție
  nevoi de personal, stabilirea și menținerea legăturilor directe cu instituțiile de învățământ,
  contacte cu organizatii profil similar.
• Informați angajații organizatii despre posturile disponibile.
• Ia parte la dezvoltarea promițătoare și planurile curente prin muncă.
• Monitorizează plasarea și plasarea tinerilor specialiști și
  tineri muncitori în conformitate cu primit instituție de învățământ profesie și
  specialitate, efectuând stagiile de practică, participând la lucrări de adaptare
  din nou muncitori angajati la activitatile de productie.
• Participa la pregatirea propunerilor de dezvoltare a personalului, planificarea afacerii
  cariera, pregătirea și dezvoltarea personalului, precum și în evaluarea performanței
  antrenament.
• Participați la organizarea muncii, metodologice și informaționale
  asigurarea de calificare, certificare, comisii de concurs, înregistrarea acestora
  deciziilor.
• Analizați starea disciplinei muncii și a performanței angajaților
  organizatii Reglementările muncii, circulația personalului, participă la dezvoltare
  măsuri pentru reducerea cifrei de afaceri și îmbunătățirea disciplinei muncii.
• Monitorizează procesarea la timp a admiterii, transferului și concedierii
  angajaților, eliberând certificate despre activitățile lor curente și anterioare,
  respectarea regulilor de pastrare si completare a carnetelor de munca, intocmirea documentelor pt
  stabilirea beneficiilor și compensațiilor, înregistrarea pensiilor pentru salariați și altele stabilite
  documentația personalului, precum și introducerea informațiilor relevante în banca de date privind
  personal organizatii.
• Întocmește rapoarte prescrise.

Referitor la a doua întrebare:

Nu există o listă unică de documente care ar trebui să fie în departamentul de HR: fiecare organizație are propria sa. Totuși, Codul Muncii denumește documente care sunt obligatorii pentru departamentul de resurse umane (de exemplu, un contract de muncă, un program de concediu, reglementări locale).

Prin urmare, documentele obligatorii ale departamentului de resurse umane includ:

1. Contract de munca.În baza art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă este considerat a fi un acord între un angajator și un angajat, conform căruia angajatorul se obligă să furnizeze angajatului muncă pentru o anumită funcție de muncă, să plătească în timp util și integral. salariile, iar angajatul se obligă să îndeplinească personal cerințele specificate în prezentul acord functia munciiși să respecte reglementările interne ale muncii.

2. Înregistrări de lucru.În virtutea art. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, acestea sunt documentul principal privind activitatea de muncă a angajatului și vechimea în muncă. Toți angajatorii (cu excepția angajatorilor - indivizii care nu sunt întreprinzători individuali) sunt obligaţi să întreţină cărți de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru ei mai mult de cinci zile, dacă această lucrare este cea principală pentru angajat. Vă reamintim că procedura de păstrare și păstrare a cărților de muncă este aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”. În același timp, corectitudinea înregistrării în cărți este determinată de Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

3. Carnetul de chitanță și cheltuieli privind contabilizarea formularelor de carte de muncă și a inserărilor în acesta, precum și carnetul de evidență al mișcării muncii cărți și inserturi în ele. Aceste cărți trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației și, de asemenea, sigilate cu sigiliu de ceară sau sigilate (clauza 41 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă).

4. Personal și program de vacanță. Obligația de a întocmi un program de vacanță este fără îndoială aceasta este menționată în mod direct la art. 123 Codul Muncii al Federației Ruse. Dar Codul Muncii nu prevede menținerea obligatorie a unui tabel de personal, deși formularul său nr. T-3 a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

La 01.01.2013 a intrat în vigoare noua lege federală 06.12.2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” și fiecare organizație are dreptul să dezvolte propriile forme de documente contabile primare. Obligatoriu forme unificate va rămâne doar pentru organizaţiile bugetare.

Cu toate acestea, autoritățile de reglementare și chiar instanțele, atunci când iau în considerare litigii de munca Acest document este aproape întotdeauna solicitat. Prezența unui tablou de personal și modificările acestuia ne oferă o justificare pentru concedierea lucrătorilor pentru a reduce numărul sau personalul lucrătorilor. Tabelul de personal va permite angajatorului să-și bugeteze costurile pentru plata personalului.

5. Foaia de pontaj. O fișă de pontaj trebuie păstrată în fiecare organizație în baza art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, obligând angajatorul să înregistreze cu exactitate timpul de lucru lucrat de fiecare angajat.

6. Carduri personale și comenzi pentru personal. Formularele acestor documente sunt stabilite prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Este necesar un card personal (formularul T-2) din cauza cerințelor Regulilor pentru menținerea și stocarea cărților de muncă, întrucât angajatorul dublează înregistrările din carnetul de muncă din acesta și este obligat să familiarizeze salariatul cu fiecare astfel de înscriere (clauza 12). În plus, în acest document conține datele personale ale angajatului, deci trebuie stocate într-un seif pentru ca persoanele neautorizate să nu aibă acces la ele.

Comenzile (la angajare (formulare T-1, T-1a), la transfer (formulare T-5, T-5a), la promovare (formulare T-11, T-11a) etc.) sunt de asemenea obligatorii, deoarece pe baza acestora, angajatului i se acordă concediu, este trimis într-o călătorie de afaceri, departamentul de contabilitate calculează și efectuează plăți etc.

7. Comenzi privind principalele activități.În primul rând, astfel de comenzi trebuie păstrate separat de comenzile pentru personal, iar în al doilea rând, trebuie să aibă semnătura managerului și, în unele cazuri, vize de aprobare.

8. Fișele postului angajaților. Codul Muncii nu conține nicio mențiune despre fișele postului, deși acestea reprezintă un instrument integral pentru reglementarea relațiilor de muncă. Rostrud în Scrisoarea nr. 3042-6-0 din 08/09/2007 a remarcat că acesta nu este doar un document formal, ci un document care definește sarcini, cerințe de calificare, funcțiile, drepturile, îndatoririle, responsabilitățile angajatului. Mai mult, acest departament a recomandat dezvoltarea acestora pentru fiecare post (inclusiv pentru cele vacante) disponibile în tabelul de personal, menționând că fișa postului poate fi fie o anexă la contractul de muncă, fie un document separat.

9. Jurnal de audit. Obligația de a păstra acest jurnal este stabilită de art. 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 nr. 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale întreprinzătorilor individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal”. Într-un astfel de jurnal, autoritățile de reglementare înregistrează inspecția efectuată. Forma standard revista este aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Rusiei din 30 aprilie 2009 nr. 141. Amintiți-vă că revista trebuie să fie cusată, numerotată și certificată printr-un sigiliu. persoană juridică sau antreprenor individual.

10. Jurnal de bord pentru angajații care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere (cererea nr.2). Jurnal de bord pentru angajații care sosesc la organizația la care sunt detașați(Anexa nr. 3). Obligația de a menține aceste registre este stabilită prin Procedura de înregistrare a angajaților care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere și sosesc la organizația la care sunt trimiși, aprobată prin Ordin al Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 septembrie, 2009 Nr. 739n.

11. Reglementări locale. Acesta este un bloc de documente destul de mare, pentru că tocmai cu aceste acte angajatorul își reglementează activitățile și anumite procese din cadrul companiei. Cu toate acestea, reglementările locale pot exista sau nu în organizație. Cu toate acestea, există acte pe care angajatorul este obligat să le dezvolte și să le pună în aplicare în orice organizație:

- Reglementări interne ale muncii- primul și cel mai important act de reglementare local care reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile de bază, îndatoririle și responsabilitățile părților contract de munca, programul de lucru, timpul de odihnă, măsurile de stimulare și penalizare aplicate angajaților, precum și alte probleme de reglementare a relațiilor de muncă al acestui angajator(Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este solicitat în aproape orice tip de conflict de muncă.

- Reglementări privind remunerarea(în plus, este posibil să se întocmească o prevedere separată privind sporurile dacă nu există o secțiune privind sporurile, indemnizațiile și plățile suplimentare în reglementările privind remunerarea sau regulamentele interne de muncă). Este necesar în temeiul art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia sistemele de salarizare, inclusiv dimensiunile ratele tarifare, salariile (salariile de serviciu), plățile suplimentare și indemnizațiile cu caracter compensatoriu, inclusiv pentru munca în condiții abate de la normal, sistemele de plăți suplimentare și indemnizațiile de stimulare și sistemele de bonusuri sunt stabilite prin contracte colective, acorduri și reglementări locale.

- Reglementări privind stocarea și protecția datelor cu caracter personal. În virtutea art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să aibă un act local care stabilește procedura de stocare și utilizare a datelor cu caracter personal ale angajaților.

Astfel, mai sus am enumerat toate documentele care ar trebui să fie în orice departament HR. Există însă și cele care sunt dezvoltate și aprobate doar într-o anumită organizație, în funcție de specificul activității. Deci, pe lângă local reglementărilor pot fi elaborate dispoziții privind secretele comerciale, ancheta interna, efectuarea certificării, trecerea perioada de probă etc. În plus, în funcție de condițiile de muncă, poate apărea un program de schimburi, o listă de posturi pentru lucrătorii cu program de lucru neregulat, contracte colective sau individuale. răspundere financiară etc.

1. formulare ale jurnalelor de înregistrare a documentelor;

În cursul activităților sale, organizațiile mențin diverse registre de contabilitate și înregistrare, inclusiv direct în serviciul de personal.

Păstrarea jurnalelor ajută, dacă este necesar, la facilitarea căutării informațiilor necesare sau la efectuarea unei selecții pentru orice analiză.

Pentru mai multe informații despre jurnale, scopul lor, întreținerea obligatorie și perioadele de păstrare, consultați tabelul de mai jos.

Exemple de design de reviste pot fi vizualizate urmând link-urile:

Necesar

Detalii în materialele Sistemului de Personal:

1. Răspuns:Cum se creează o listă de cazuri în serviciul de personal

Scopul nomenclatorului cazurilor

De obicei, lista de cazuri este compilată ca un singur document pentru întreaga organizație. Mai mult, include nomenclaturi ale diviziunilor individuale. De exemplu, birou, secretariat, departamentul financiar, departament administrativ, serviciu personal.

Tipuri de liste de cazuri

Există trei tipuri de nomenclatură de caz: standard, aproximativă și individuală.

Nomenclatorul standard de cazuri oferă o listă obligatorie a dosarelor care sunt deschise în organizații similare. De regulă, nomenclatura standard este elaborată în instituțiile care au o rețea largă de organizații subordonate.

Nomenclatura aproximativă a cazurilor este similară ca scop cu nomenclatura standard. De asemenea, este dezvoltat pentru organizații de același tip, dar are doar un caracter consultativ. Aceasta înseamnă că întreprinderile din subordine au dreptul de a decide singure dacă acceptă documentul ca eșantion sau își dezvoltă propria schemă de flux de lucru.

Fiecare organizație elaborează o nomenclatură individuală de cazuri. În acest caz, titlurile de caz și perioadele de stocare a documentelor sunt transferate complet către acesta din nomenclatura standard sau aproximativă. Dacă o organizație nu are o nomenclatură standard sau aproximativă a cazurilor, ea dezvoltă independent o nomenclatură individuală.

Aceste tipuri de nomenclaturi de cazuri sunt prevăzute în Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat, aprobată de Duma de Stat.

Termenele limită pentru aprobarea listei de cazuri

Nomenclatorul de cazuri trebuie elaborat și aprobat în organizație la finalul fiecăruia an calendaristic, și a intrat în vigoare din ianuarie a anului următor. De regulă, serviciul de gestionare a evidențelor organizației (oficiu, secretariat) este responsabil de elaborarea nomenclaturii. Sarcina principală oficial, conducând această unitate structurală, colectează părți din viitorul nomenclator unificat de la toate departamentele organizației, le rezumă, efectuează modificările necesare și dau documentului forma stabilită. Apoi, documentul trebuie convenit cu comisia de experți a companiei și cu serviciul de arhivă ( comisie de experti creat într-o organizație pentru a determina valoarea unui document și este format, de regulă, din angajați cu normă întreagă). După ce proiectul de nomenclator de cauze primește avizul specialiștilor, șeful serviciului management birou trebuie să-și pună semnătura pe acesta. În versiunea finală, documentul trebuie să fie aprobat de șeful organizației, punând pe el o ștampilă de aprobare.

Nomenclatorul afacerilor serviciului personal

Completarea listei de cazuri

Completați coloanele în următoarea secvență - Nr. 1, Nr. 2, Nr. 4, Nr. 5. Introduceți datele în coloana nr. 3 ultima, și anume la sfârșitul anului calendaristic, când numărul exact de stocare unități (volume, mape, cărți, reviste) devine cunoscute).

Coloana nr. 1 a listei de cazuri

În coloana nr. 1 a nomenclatorului se înscrie indicii fiecărui caz. Indexul este format din două părți: număr (cod) unitate structuralăîn conformitate cu tabelul de personal al organizației și cu numărul de ordine al cazului generat în serviciul de personal. Sunt desemnați indici de caz cifre arabe. De exemplu, 05-07, unde 05 este codul serviciului de personal conform tabelului de personal, 07 este numărul de ordine al cazului (dosarului) conform nomenclatorului cazurilor. Separați grupurile de numere index cu o cratimă. Ulterior, transferați indexurile cazurilor din nomenclatură pe cotoarele mapelor (legatoare), iar la depunerea cazurilor la arhivă, pe coperta carcasei. Cazurile care conțin probleme care nu au fost rezolvate în decurs de un an ar trebui incluse în lista anului următor cu același indice. Astfel de cazuri includ, de exemplu, carduri personale, cărți de muncă și jurnale contabile.

Coloana nr. 2 a listei de cazuri

În coloana nr. 2 a nomenclatorului, indicați rubricile fișierelor (dosarele) tuturor documentelor cu care lucrați (intrare, ieșire, interne), precum și materiale de referință și înregistrare (fișiere, jurnale (cărți) pentru contabilitate și emitere. documente). Nu includeți titluri în nomenclatură. publicații tipărite(buletine, tarife și alte materiale de referință).

Aranjați titlurile cazurilor într-o anumită secvență. Această secvență depinde de importanța documentelor incluse în caz. Mai întâi, enumerați titlurile cazurilor care conțin documentație organizatorică - Reglementări privind departamentul de resurse umane și fișele postului angajați, . În continuare, introduceți rubricile dosarelor care conțin documentație administrativă - ordine privind angajarea, transferul și concedierea angajaților, penalități, stimulente, călătorii de afaceri. Indicați apoi rubricile cazurilor cu documentație contabilă și de referință - grafice de personal, carduri personale, programe de vacanță, jurnalele de bord pentru angajații trimiși în călătorii de afaceri etc. Completați lista cu corespondența internă oficială (rapoarte, note explicative, reprezentări).

Sfatul editorului : dupa ce enumerati titlurile tuturor cazurilor existente in nomenclator, in coloana nr.1 mai puneti cativa indici ca numere de rezerva, iar in coloana nr.2 lasati spatiu liber. Acest lucru este necesar pentru a se lua în considerare cazuri noi, neprevăzute anterior, care pot apărea în serviciul de personal pe parcursul anului.

Coloana nr. 4 din nomenclatorul cauzelor

În coloana nr. 4 a nomenclatorului, indicați perioada de păstrare pentru fiecare dosar și numerele articolelor corespunzătoare, așa cum au fost aprobate. La completarea acestei rubrici, rețineți că nomenclatorul trebuie să conțină rubricile tuturor dosarelor deschise în cursul anului. În același timp, introduceți în nomenclator dosarele personale ale angajaților, indiferent de numărul acestora, ca un singur fișier sau ca două fișiere, de exemplu, „Fișele personale ale angajaților din conducere” și „Fișierele personale ale angajaților”. La baza acestei diviziuni se află diferite perioade de stocare: dosarele personale ale managerilor sunt stocate permanent, iar dosarele personale ale angajaților au perioadă limitată- 75 de ani (lista aprobată). Ca un lucru, includeți cardurile personale ale angajaților, precum și cărțile de muncă, în nomenclator. O materie independentă în nomenclatură va fi fiecare jurnal sau carte contabilă ținută în serviciul de personal.

Coloana nr. 5 a listei de cazuri

În coloana nr. 5 a nomenclatorului, faceți notițe despre înființarea cazurilor, despre transferul cazurilor, despre repartizarea dosarelor pentru distrugere, despre persoanele responsabile cu formarea dosarelor, despre transferul cazurilor către o altă organizație, etc. De exemplu, o notă poate arăta astfel: „Cazul a fost deschis la 13.01.06”, „Documentele originale sunt stocate în departamentul general„, etc. Astfel de mărci pot fi plasate pe toată perioada de valabilitate a articolului.

Înregistrare sumară a numărului de cazuri

La sfârșitul anului calendaristic, serviciul de gestionare a evidențelor organizației (un alt serviciu responsabil cu întocmirea nomenclatorului dosarelor) trebuie să întocmească o evidență finală a numărului de dosare deschise (volume, părți) de stocare permanentă și temporară (GSDOU, aprobat). ).

Nina Kovyazina,
Director adjunct al Departamentului de Educație și Resurse Umane al Ministerului Sănătății din Rusia

2. Răspuns:Ce registre contabile și de înregistrare trebuie păstrate în serviciul de personal

Tipuri de reviste

În cursul activităților sale, organizațiile țin diverse registre de contabilitate și înregistrare, inclusiv direct în departamentul de personal. În general, toate jurnalele au ca scop păstrarea înregistrărilor și structurarea oricăreia dintre următoarele:

Păstrarea jurnalelor ajută, dacă este necesar, la facilitarea căutării informațiilor necesare sau la efectuarea unei selecții pentru orice analiză. De exemplu, puteți determina rapid când a venit ultima dată un inspector de la Rostrud.

Toate jurnalele de contabilitate și de înregistrare care sunt utilizate serviciul de personal, poate fi împărțit:

• obligatoriu pentru intretinere;
• la recomandat.