Integrarea sistemelor ERP în întreprindere. Integrare cu sistemul ERP

Toți clienții corporativi mari au propriile lor sisteme ERP, în care modulul de management al achizițiilor are un domeniu funcțional diferit. În cele mai multe cazuri, sarcinile de achiziții sunt reduse la funcții de contabilitate și se limitează la revizuirea și automatizarea proceselor interne de afaceri.

Astăzi, piața necesită gestionarea nu numai a resurselor întreprinderii, ci și a relațiilor cu clienții și furnizorii. Cu toate acestea, interacțiunile cu sistemele furnizorilor pentru sisteme ERP nu sunt funcționalități de bază. Pentru a organiza un sistem cu drepturi depline bazat pe ERP control electronic afacerea trebuie să combine aplicațiile CRM, SRM într-un singur sistem informațional și să ofere oportunitatea de a utiliza potențialul extern al sistemelor b2b în sistemul intern al întreprinderii e-commerce.

Capacitatea întreprinderilor de a lucra folosind un sistem familiar este asigurată de integrarea sistemelor ERP cu sistemele b2b ale platformelor electronice de tranzacționare. Această abordare vă permite să integrați datele (prețuri, furnizori, evaluări) în procesele generale de afaceri corporative și, în consecință, să le utilizați în planificare și managementul resurselor, oferind o bază de încredere pentru deciziile luate.

Integrarea rapidă, sigură, convenabilă și eficientă a sistemelor ERP cu ETP pt afaceri mari a devenit o nevoie urgentă. ETP este o tehnologie IT cu o infrastructură complexă. Funcționarea deplină a site-ului este asigurată nu doar de specialiști IT, ci și de serviciu asistență pentru clienți, specialiști în date de cercetare, analiști și alte departamente de servicii. Acest întreg sistem prin integrare, fiind integrat în procesele interneîntreprinderilor, lucrează la eficiența procesului de afaceri de achiziții.

Pentru a asigura procesul de integrare, sistemul Tender.Pro dispune de o soluție care asigură schimbul de date între platformele de tranzacționare corporative sau sistemele ERP (1C, SAP, Oracle) și sistemul platformei de comerț electronic b2b prin API. Serviciul de integrare funcționează pentru a crește numărul de participanți la procedurile de tranzacționare și elimină necesitatea de a duplica informații în mai multe sisteme. Se atinge astfel gradul maxim de automatizare si eficienta achizitiilor.

Integrarea există în mai multe opțiuni: integrare simplă: organizatorii deschid procedura pe ETP, iar informațiile ajung automat pe site-ul corporativ al companiei. Integrarea cu CIS: vă permite să efectuați procedura de achiziție folosind interfața unui sistem de contabilitate corporativă familiar.

Prin organizarea unui singur câmp de informații care acoperă procesele de achiziție de la identificarea nevoilor până la recepția mărfurilor la depozit, utilizatorii site-ului au posibilitatea de a economisi semnificativ timp și resurse.

În combinație cu ERP+ETP locul de munca angajatul de aprovizionare/vânzări este conectat atât la zona internă, pentru rezolvarea sarcinilor locale de gestionare a resurselor, cât și la zona externă - la cea electronică. platforma de tranzactionare, prin care interactioneaza cu contrapartide - furnizori si consumatori.

Implementarea soluțiilor de integrare cu ETP necesită analiza proceselor de afaceri corporative. Pe baza constatărilor, se ia o decizie în ce măsură vor fi utilizate funcționalitatea și infrastructura site-ului.

În etapa de analiză a proceselor de afaceri corporative, este indicat să se ia în considerare varianta externalizării, atunci când angajații ETP pot, la instrucțiunile clientului, să își asume funcțiile de susținere a procedurilor și de asigurare a concurenței. Prin această abordare, ETP organizează procesul de aprovizionare cu materiale și tehnică (parțial sau complet), folosindu-și resursele IT, munca specialiștilor săi și bazele de date. Mai simplu spus, ETP oferă o soluție front-end cuprinzătoare sarcini interne client.

Integrarea cu ETP duce la pozitiv efect economic prin introducerea de aplicații care vor permite întreprinderii să lucreze cu date globale și, pe această bază, să interacționeze cu piața ca parte a comerțului comun, creând o întreprindere virtuală în economia globală.

De-a lungul timpului, sistemele OLAP au devenit o amenințare reală pentru piața ERP. Clientul a preferat deseori să cumpere aplicații analitice ca instrument de integrare pentru automatizarea lor „mozaică”. Simțind această tendință periculoasă, majoritatea furnizorilor de ERP de astăzi fie și-au dezvoltat propriile aplicații OLAP, fie s-au integrat îndeaproape cu furnizorii OLAP consacrați. Apropo, încercările primului de a reinventa independent roata nu au dus la succesul așteptat. Orice OLAP „asamblat în grabă” era încă inferior ca funcționalitate sisteme industriale analiză și a fost slab în a trata datele multidimensionale pe care sistemele ERP de vârf sunt capabile să le genereze.

S-ar părea că răspunsul la întrebarea „Din ce componente ar trebui să constea un sistem informatic de management al întreprinderii cu drepturi depline?” destul de evident. ERP și OLAP. Cu toate acestea, există un „dar” și aici. După cum știți, cele trei faze clasice ale managementului - Planificare, Contabilitate și Control - în unele sarcini se intersectează atât de strâns încât devine dificil să se separe una de cealaltă. În consecință, automatizarea completă a unor astfel de sarcini folosind doar instrumente contabile sau numai instrumente de analiză este imposibilă. Să luăm ca exemplu funcția de planificare financiară. Pentru a implementa această sarcină, sunt necesare cel puțin următoarele date despre conturile de plătit:

Creanţe

Poziții deschise (datorii de către furnizori)

Contracte de aprovizionare

Comenzi de cumpărare

Plăți (actuale și planificate)

Elemente bugetare

În plus, se cere același lucru, dar din partea debitorilor. Toate aceste tabele conțin în mod necesar termene de plată, din care este necesar să se construiască un program de plăți așteptate și plăți încasate. Sarcina este după cum urmează. Este necesar să construiți un program de mișcare din toate aceste tabele numerar pentru un sfert, sau chiar o lună înainte, defalcat pe săptămâni sau chiar zile. „Cuburi” îmi vin imediat în minte. Ce se întâmplă dacă încercăm să luăm în considerare acordurile care sunt în curs de negociere sau urmează să evaluăm consecințele modificării termenilor unuia dintre contractele existente? Cu ajutorul ce fel de „combinație” de sisteme eterogene putem modela viitorul? starea financiara compania noastra? Cel mai probabil, un fel de raport cub interactiv ar ajuta aici. Dorim să introducem datele noastre, dar nu în sistemul ERP, ci direct în „formularul-raport cub”. Acest lucru ne va oferi oportunitatea de a emula cutare sau cutare dezvoltare a evenimentelor și comportamentului indicatori financiari de la o anumită dată a perioadei de prognoză.

Multe analiștii financiari Pentru a rezolva astfel de probleme, se folosește binecunoscutul Excel. Cu toate acestea, acest program popular este potrivit pentru un singur utilizator. Și numai dacă acest utilizator are suficientă experiență în comunicarea Excel cu aplicații externe. În cazul nostru despre care vorbim despre interacțiunea coordonată a unui întreg grup de angajați servicii financiare, fiecare dintre acestea având propria autoritate de a lucra cu programul de plată. Să adăugăm și manageri - controlori financiari și membri ai comisiei de buget care controlează activitatea subordonaților lor. Se pare că pentru a automatiza funcții similare cu planificarea financiară, trebuie să utilizați o aplicație care are ergonomia populară. foi de calcul, „natura tranzacțională” a sistemelor ERP și puterea analitică a OLAP.

Cu excepţia planificare financiară, există mult mai multe funcții care „găzduiesc” mai multe faze de control. Bugetarea, ca proces de stabilire, detaliere și convenire asupra obiectivelor de afaceri ale unei întreprinderi, are nevoie și de un mecanism care să unească eforturile. cantitate mare utilizatorii într-un singur spațiu de informare. Într-adevăr, în timpul pregătirii bugetului, fazele de planificare (publicarea centralizată a planurilor bugetare), de contabilitate (introducerea informațiilor detaliate despre bugetele locale) și de control (analiza implementării efective a reglementărilor bugetare) se intersectează inevitabil unele cu altele datorită naturii iterative a bugetului. procesul de bugetare în sine. În același timp, bugetarea în ansamblu face parte dintr-o fază a managementului - planificare.

Mulți furnizori OLAP, realizând nevoia unor aplicații de acest gen, au început să creeze versiuni specializate pentru automatizarea sarcinilor de management de bugetare, planificare financiară, analiză și control. În această cursă, pozițiile de frunte au fost atinse în principal de cei care au început să dezvolte și să promoveze aplicații complet specializată pentru rezolvarea problemelor de management.

Companie internațională IDC, care este specializată în monitorizarea independentă a pieței de software, a combinat astfel de aplicații într-o nouă familie - BPM (BusinessPerformanceManagement, adică Managementul performanței în afaceri).

Sistemele BPM vă permit să legați împreună concepte precum misiunea companiei, strategia de dezvoltare, obiectivele, planurile pe termen lung, perspectivele pe termen mediu și bugetele specifice pentru viitorul apropiat. În acest mediu de colaborare, managerii superiori pot publica proiecte de buget pentru managerii de linie(șefii de departamente). Aceștia din urmă încep să completeze aceste cifre cu propria lor idee: dacă pot atinge aceste obiective, ce resurse au nevoie pentru aceasta. Sistemul le permite să vadă și să utilizeze raportarea departamentelor aferente în activitatea lor: pe baza planurilor de aprovizionare cu materii prime, să le evalueze capacitățile în ceea ce privește volumele de producție etc. În plus, cifrele ajustate și completate la nivelul inferior sunt agregate din nou la nivelul corporativ. Întregul proces de bugetare „bidirecțională” se repetă iterativ până la întocmirea bugetului cel mai „realist”.

Inutil să spun că datorită unui mediu unificat de cooperare, fiecare angajat începe să-și înțeleagă mai clar rolul în procesul de conducere a organizației. Fiabilitatea bugetului crește datorită implicării interpreților obișnuiți în procesul de pregătire a acestuia.

Desigur, construirea unui astfel de sistem nu este posibilă fără un mecanism puternic de consolidare a datelor financiare și cantitative. Un mecanism care permite oricărei divizii să-și folosească propria monedă și, în același timp, să convertească soldul agregat în monedă corporativă. În plus, mecanismul real de consolidare presupune prezența unei funcții de „excludere” a cifrei de afaceri intracorporate. Consolidarea într-o structură ramificată uriașă este un proces foarte dificil de controlat. Adesea, datele agregate ale bilanțului necesită o analiză inversă. Atunci când este nevoie de a urmări întregul proces de „naștere” a unei anumite figuri, un „protocol de audit” ajută.

Ce mai oferă aplicațiile BPM utilizatorilor lor? Respect de sine manager financiar nu va trece prin următoarea perioadă bugetară fără a lua, pe lângă cea principală, câteva bugete „în rezervă”: în cazul unor evoluții negative sau „pozitive” care nu sunt planificate. Într-un moment de criză, este necesar să se transfere imediat organizația la un „buget de urgență”. În același timp, desigur, nu există timp pentru a revizui, a conveni și a publica toate articolele bugetare în contextul tuturor centrelor de cost. Sistemele informatice specializate din clasa BPM vă permit să mențineți mai multe versiuni ale bugetului sau plan financiar organizare și, dacă este necesar, schimbați rapid toate diviziuni structurale pentru noua versiune.

Aplicațiile BPM și-au întors fața către managementul companiei. Managerii de top care lucrează cu BPM ar putea acum să personalizeze independent sistemul pentru a se potrivi nevoilor lor, fără a apela la specialiștii departamentului de automatizare. La urma urmei, nu toți managerii de top vor dori să le permită altora planuri strategice, structura veniturilor etc.

Funcționalitatea analitică a aplicațiilor BPM oferă posibilitatea de a genera rapoarte „din mers”: orice element al măsurătorilor existente poate fi plasat în fereastra analitică folosind mouse-ul și a creat propriul „cub” de date direct pe ecran. Așa-numiții „agenți de control” ai BPM detectează în timp util abaterile indicatorilor efectivi de la valorile planificate și notifică acest lucru. Visul oricărui director devine realitate - când poți veni dimineața la muncă, pornește computerul și vezi imediat toate zonele cu probleme ale întreprinderii acolo și concentrează-ți atenția asupra acelor locuri în care au apărut abateri. Și dacă managerul a lucrat deja bine cu sistemul, atunci chiar îi va putea oferi câteva opțiuni posibile rezolvarea problemelor apărute.

La începutul anilor 90. Compania analitică Gartner Group a introdus un nou concept. Sistemele de clasă MRPII în integrare cu modulul de planificare financiară FRP (Finance Requirements Planning) se numesc sisteme de planificare a resurselor Enterprise ERP (EîntreprindereRsursaPlanning). Acesta este un sistem de planificare a resurselor întreprinderii care implică:

• prognoza;
• management de proiecte și programe;
• menținerea informațiilor despre produse și tehnologie;
• managementul costurilor, finanțelor, personalului etc.

Un proiect de sistem ERP este un proiect de reorganizare a unei intregi afaceri.

Sistemele ERP se bazează pe principiul creării unui singur depozit de date (repozitiv) care să conțină toate informațiile de afaceri corporative:

• informatii financiare;
• date de producție;
• datele de personal
• etc.

sistem ERP este un set de aplicații integrate care vă permit să creați un spațiu de informații integrat pentru a automatiza planificarea, contabilitatea, controlul și analiza tuturor operațiunilor majore de afaceri ale unei întreprinderi.

Sistemele ERP implementează următoarele blocuri funcționale principale.

• Planificarea vanzarilor si productiei. Rezultatul blocului este elaborarea unui plan de producție pentru principalele tipuri de produse.
• Managementul cererii. Acest bloc este conceput pentru a prognoza cererea viitoare de produse, a determina volumul comenzilor care pot fi oferite clientului la un moment dat, a determina cererea distribuitorilor, cererea în cadrul întreprinderii etc.
• Planificarea integrată a capacității. Folosit pentru a specifica planurile de producție și pentru a determina gradul de fezabilitate a acestora.
• Plan de producție de bază (program de lansare a produsului). Produsele se determină în unități (produse) finale cu timpii și cantitățile de producție.
• Planificarea necesarului de materiale. Se determină tipurile de resurse materiale (unități prefabricate, unități finite, produse achiziționate, materii prime, semifabricate etc.) și termenele specifice de livrare a acestora pentru îndeplinirea planului.
• Specificatiile produsului. Determină compoziția produsului final, resurse materiale necesare pentru fabricarea acestuia etc. De fapt, caietul de sarcini este legătura dintre planul principal de producție și planul pentru cerințele materiale.
• Planificarea cerințelor de capacitate. Pe în această etapă sunt determinate planificarea mai detaliată decât la nivelurile anterioare capacitatea de producție.
• Rutare/centre de lucru. Cu ajutorul acestui bloc se precizează capacități de producție ca diferite niveluri, și rutele după care sunt produse produsele.
• Verificarea și ajustarea planurilor de capacitate a atelierului.
• Achizitii, inventariere, management vanzari.
• Gestiunea financiară (întreținerea Registrului general, decontări cu debitorii și creditorii, contabilitatea mijloacelor fixe, gestionarea numerarului, planificarea activitati financiare etc.).
• Managementul costurilor (contabilitatea tuturor costurilor întreprinderii și calculul costurilor produse finite sau servicii).
• Management de proiect/program.

Cele mai comune sisteme de clasă ERP din Rusia:

• SAP R/3
• Aplicații Oracle
• Galaxie
• Naviga
• 1C: Enterprise 8
• Dinamica Ax
• Cognos
• Navision Attain și Navision Axapta

• Sprijin diverse tipuri producția (asamblare, prelucrare etc.) și tipurile de activități ale întreprinderilor și organizațiilor (de exemplu, sistemele ERP pot fi instalate nu numai pe întreprinderile industriale, dar și în organizațiile de servicii - bănci, asigurări și societăţi comerciale etc.).
• Sprijin pentru planificarea resurselor diverse direcții activitățile întreprinderii (și nu doar producția).
• Sistemele ERP sunt axate pe gestionarea unei „întreprinderi virtuale” (care reflectă interacțiunea producției, furnizorilor, partenerilor și consumatorilor) în cadrul antreprenorilor individuali.
• În sistemele ERP, se acordă mai multă atenție subsistemelor financiare.
• Au fost adăugate mecanisme de gestionare a corporațiilor transnaționale.
• Cerințe crescute pentru infrastructură (Internet/intranet), scalabilitate (până la câteva mii de utilizatori), flexibilitate, fiabilitate și performanță software și diverse platforme.
• Cerințe crescute pentru integrabilitatea sistemelor ERP cu aplicații deja utilizate de întreprindere
• Se acordă mai multă atenție software-ului de sprijinire a deciziilor și instrumentelor de integrare a depozitelor de date (uneori incluse în sistemul ERP ca un nou modul).
• O serie de sisteme ERP au dezvoltat instrumente avansate de personalizare (configurare), integrare cu alte aplicații și adaptare (inclusiv cele utilizate dinamic în timpul funcționării sistemelor).

• Integrarea diferitelor activități ale companiei
• Procesele de planificare a resurselor întreprinderii sunt transversale, forțând firma să treacă dincolo de granițele tradiționale, funcționale și locale.
• Datele stocate anterior pe diferite sisteme eterogene sunt acum integrate într-un singur sistem .

Până în 2010, țările UE ar trebui să devină regiunea cu cea mai dinamică dezvoltare și cea mai competitivă, parte a comunității informaționale globale. Acesta este obiectivul strategic al programului Electronic Europe (e-Europe), care ar trebui să asigure:

• Internet ieftin, sigur și rapid;
• investiții suficiente în formarea IT pentru populație;
• utilizarea masivă a internetului în toate sferele vieții umane.

Integrarea sistemelor ERP și a sistemelor de comerț electronic vă permite să implementați conceptul B4B:

Oportunitatea cumpărătorului de a completa produsele de care are nevoie prin sistemul de comerț electronic.

Aceste. Problema nu este în organizarea producției în sine - poate fi rezolvată cu ușurință cu ajutorul sistemelor ERP.

Sub sisteme de clasăERPII este înțeleasă ca o aplicație WEB integrată cu principala aplicație ERP a întreprinderii și implementează un fel de front-office la sistemul ERP tradițional.

Sistemul poate aparține clasei ERPII dacă front-office-ul și back-office-ul sunt o singură unitate.

ERP-2 = ERP + CRM + SCM + PLM

Sisteme de clasa CRM:

Decodificarea abrevierii CRM (gestionarea relațiilor cu clienții) vorbește de la sine, managementul relațiilor cu clienții este o sarcină pe care o rezolvă un sistem CRM.

• funcționalitate de vânzări (managementul contactelor, managementul clienților);
• funcționalitate de management al vânzărilor (prognoză, analiză ciclului, raportare fixă ​​și gratuită);
• funcționalitate de vânzări telefonice;
• managementul timpului (individual\grup);
• asistență pentru clienți (HelpDesk);
• (managementul companiilor de marketing);
• rapoarte pentru conducerea superioară;
• integrare cu ERP;
• sincronizare cu diverse dispozitive și sisteme;
• funcționalitate de comerț electronic;
• vânzări mobile (lucrare cu sistemul în afara biroului).

• creșterea volumului vânzărilor;
• creșterea procentului de tranzacții „reușite”;
• creșterea marjei;
• creșterea satisfacției clienților;
• reducerea costurilor administrative pentru vânzări și marketing.

Alte avantaje ale utilizării sistemelor din această clasă:

• Cerințele clientului nu sunt uitate.
• Datele despre clienți eșuați și foști și motivele refuzurilor nu se pierd.

Exemplu: acum 3 luni un client a refuzat un credit din cauza unei rate ridicate. Dar acum o săptămână tariful a fost redus. Acum i se pot potrivi condițiile.

• Este exclusă duplicarea acțiunilor celuilalt de către angajați

Exemplu: astăzi nu există niciun manager care să aibă de-a face cu clientul. Altcineva ridică telefonul. Nu este nevoie să spui totul de la început.

• Datele despre conexiunile clientului sunt salvate.

Exemplu: un client este membru al unei asociații... Dacă serviciul i se potrivește, de ce să nu îl oferi altor membri ai asociației.

• Planul de vânzări poate fi întocmit și ajustat cu ușurință de către conducere pe baza datelor din rapoartele managerilor.
• Un plan de lucru individual pentru manageri poate fi elaborat „pe baza a ceea ce s-a realizat”.
• Rapoartele de monitorizare vă permit să analizați munca managerilor, eliminând problema „cutiei negre” și să evaluați eficacitatea muncii lor (cantitatea de contracte încheiate pentru perioada)
• Blocajele sunt reduse

Sisteme de clasă SCM:

SCM (livralanţmanagement) — sisteme automatizate managementul lanțului de aprovizionare.

Sarcina principală este creșterea eficienței logisticii. Ea permite

• estimarea costurilor de aprovizionare,
• gestionează eficient transportul mărfurilor și alege ruta cea mai optimă și contractantul cel mai potrivit pentru executarea comenzii.
• evaluează necesitatea prognozării costurilor pentru fiecare livrare de mărfuri și în sistem pentru îndeplinirea acesteia.
• optimiza procesele de aprovizionare, deoarece De obicei, există multe puncte de expediere și sortare (depozite, sucursale) și sunt răspândite în spațiu.
• asigura calitatea livrarii, viteza si predictibilitatea.

Alte sarcini rezolvate de sistemele de clasă SCM:

• Cel mai selectat parteneri profitabiliși condiții, care oferă în general economiile necesare.
• Posibilitățile de abuz sunt reduse datorită transparenței mai mari a relațiilor cu clientul.
• Calitatea garantată atrage noi dealeri.
• Cifra de afaceri a stocurilor crește, în timp ce în același timp și nevoia de fonduri proprii, credite comerciale furnizor și împrumuturi în numerar borcan.

Sistemul de clasă SCM poate fi utilizat:

• pentru producție;
• pentru companiile de distributie;
• pentru magazin;
• pentru organizațiile de logistică;
• pentru organizațiile de transport.

Cu ajutorul SCM, puteți schimba situația când o analiză a tuturor costurilor de livrare de către orice antreprenor sau de-a lungul oricărei rute arată că este neprofitabilă, dar compania continuă să o folosească.

Alte clase de sisteme de susținere a ciclului de producție și comercial:

• PLM (Product Lifecycle Management) - management ciclu de viață produse;
• PDM (Product Data Management) - sisteme de management al datelor de producție.
• APS (Advanced Planning/Scheduling) - dezvoltarea sistemului de planificare; planificarea avansată a sarcinilor de producție.

Volumul total de vânzări de software grele (sisteme ERP și ERP) și consultanță aferentă în etapa de implementare a depășit 90 milioane USD-100 milioane USD (conform diferitelor estimări). 1/3 din acest volum provine din vânzarea licențelor

Revista „Logistică” Nr.3/2013

Afacerile moderne se concentrează din ce în ce mai mult pe reducerea impactului erorilor de personal asupra oricăror postări în sistemele de contabilitate informațională ale companiilor. Dacă vorbim despre WMS, ne străduim în mod constant să ne asigurăm că toate procesele din depozit sunt automatizate și controlate cât mai mult posibil de sistemul însuși.

O problemă serioasă pentru multe companii este lipsa datelor actualizate cu privire la inventarul mărfurilor din depozit la un moment dat. De remarcat faptul că marea majoritate a companiilor care organizează munca în depozitele lor folosind , au un sistem informatic contabil corporativ numit. Rolul sistemului EPR este jucat de următoarele: software, cum ar fi 1C, SAP și altele.

ERP este baza principală pentru activitatea diverselor departamente: departamentul de contabilitate consolidează soldurile și întocmește rapoarte, serviciul de achiziții generează comenzi de cumpărare, departamentul de vânzări primește și procesează comenzile clienților etc. Într-un fel sau altul, toate aceste operațiuni sunt strâns legate de activitati de depozit. De obicei, e-mailul este folosit pentru a transmite informații între biroul de conducere și depozit. diverse tipuri documente foaie de calcul, care sunt adesea compilate manual sau semi-automat: descărcare din ERP sau urmată de procesare manuală.

Ca exemplu, putem lua în considerare procesul de prelucrare a datelor despre o comandă plasată pentru expediere dintr-un depozit. Când un manager primește o comandă de la un client, o formează în sistemul ERP, după care trebuie să transfere informațiile necesare în depozit pentru a începe pregătirea comenzii. Atunci când o comandă este urgentă și foarte importantă, viteza de transfer a datelor către depozit este unul dintre factorii cheie pentru procesarea de succes. Dacă integrarea perfectă nu este configurată între ERP și WMS, purtătorul de informații, în cel mai bun caz, este un fișier Excel care este trimis prin poștă. În continuare, operatorul fie transferă manual datele în sistem, fie încarcă fișierul (dacă o astfel de funcționalitate este furnizată de WMS), după ce l-a convertit anterior în formatul necesar. Este evident că procesul nu este optim, iar cea mai mică greșeală poate duce la consecințe grave: eșecul expedierii, refuzul acceptării, acceptarea mărfurilor nedeclarate, operare incorectă unele procese de depozit din cauza informațiilor despre produs introduse incorect etc. Și acesta este doar un exemplu.

Munca unei părți semnificative a departamentelor întreprinderii depinde de accesul prompt la soldurile depozitului, deci este nevoie ca procesul online de actualizare a inventarului în sistemul ERP să fie automat. În absența integrării, o astfel de actualizare are loc o dată pe zi sau mai rar și din nou folosind resurse umane. O astfel de decizie cu greu poate fi numită rațională.

Când vorbim de integrare, ne referim la schimb de date în ambele direcții: de la ERP la WMS, de la la ERP. Sistemele fac schimb de directoare, informații despre primirea și consumul de mărfuri, date despre soldurile produselor, modificările stării produsului etc. Deci, ce este necesar pentru ca schimbul de date între două sisteme să aibă loc automat? De regulă, problema integrării se rezumă la rezolvarea următoarelor serii de probleme:

1. Determinați principalele obiecte care urmează să fie transferate de la ERP la WMS. Acestea ar putea fi:

• date director: bunuri, contractori, proprietari, utilizatori etc.;
• datele comenzii de achiziție;
• date despre comenzile pentru expediere.

2. Determinați principalele elemente pentru transferul de la WMS la ERP. De exemplu:

• date privind bunurile schimbate (în cazul corectării datelor din fișa produsului);
• date despre livrările acceptate (despre mărfurile efectiv acceptate);
• date despre comenzile expediate (mărfuri expediate fizic);
• date privind mișcările de stoc (înregistrări de inventar pentru ajustarea soldurilor, modificări ale atributelor loturilor de produse: termene de expirare, categorii de stoc etc.);
• informatii generale despre solduri (poza de stoc pentru reconcilierea stocurilor pe categorii: stocuri disponibile si blocate, stocuri in carantină, control de calitate, defecte etc.).

3. Pentru fiecare obiect de schimb, definiți un set de parametri (câmpuri) specifici pentru transferul între sisteme. De exemplu, pentru o comandă de expediere, aceasta ar putea fi:

• câmpuri de antet;

Data expedierii planificate etc.;

• câmpuri pentru articole de comandă;

Cantitate;

Condiții de valabilitate rămasă etc.

Pentru ca sistemul de recepție să prelucreze corect datele importate, este foarte important să configurați corect procesorul care transmite aceste date. De regulă, pe lângă transferul de date în sine, procesorul trebuie să selecteze parametrii necesari pentru funcționarea corectă a sistemului de recepție. De exemplu, la transferul unei comenzi de expediere de la ERP la WMS, procesatorul trebuie să selecteze „strategia” corespunzătoare de selecție a mărfurilor în acest caz, pe baza datelor importate (în funcție de tipul mărfurilor, tipul de destinatar etc.).

4. Pentru fiecare parametru, setați setul caracteristici tehnice, ca:

• lungimea câmpului;
• tipul de date (caracter, alfabetic);
• lista de valori de câmp valide.

Setul de date necesare este determinat în funcție de principiile de funcționare și sistemele ERP.

Pentru directoare, trebuie să determinați suplimentar sistemul în care va fi completat (de regulă, datele directorului sunt introduse inițial într-un sistem, apoi transferate în altul în timpul procesului de schimb). Pentru a evita confuzia și duplicarea înregistrărilor, ERP este cel mai adesea ales ca sistem principal, iar WMS devine sclav. Aceasta înseamnă că o înregistrare în sistemul WMS poate fi completată cu date specifice depozitului, dar nu pot fi create înregistrări noi care sunt conținute în directoarele ERP.

5. Determinați metoda de livrare a datelor de la un sistem la altul. Multe sisteme vă permit să faceți schimb de date nu prin fișiere, ci direct, atât folosind procesoare încorporate (de exemplu, interfața de integrare în SAP), cât și folosind procesoare create de compania integratoare, dacă aveți acces la tabele și procedurile interne. a ambelor sisteme (mai des acest lucru se întâmplă atunci când WMS-ul este creat de diferiți dezvoltatori).

Alte metode includ e-mail, FTP și copiere directă pe un canal de comunicare criptat (de exemplu, VPN).

6. Determinați formatul și structura fișierelor de schimb(dacă se ia decizia de a integra folosind fișiere încărcate dintr-un sistem și capturate automat de altul). Acestea pot fi .xml, .txt, .csv și alte formate care sunt cele mai convenabile pentru generare și procesare. Din nou, alegerea formatului poate fi determinată de specificul sistemelor WMS și ERP. Fiecare sistem trebuie să fie capabil să genereze și să primească fișiere cu formatul selectat.

7. Determinați frecvența și inițiatorii schimbului de date între sisteme. Transferul de informații trebuie să aibă loc pe baza unui anumit eveniment la un interval de timp dat.

Cu alte cuvinte, la acest pas trebuie să se determine acele evenimente, documente, stări și intervale de timp pentru prelucrarea lor care să determine în mod unic momentul în care ar trebui să aibă loc schimbul de date. Există două moduri de a iniția procesul de schimb:

• Manual. Inițiatorul este o persoană, de exemplu, un operator de depozit, care efectuează o anumită acțiune, de exemplu, confirmând finalizarea acceptării unei livrări, începerea procesului de transfer de date de la WMS la ERP despre produsul acceptat.
• Auto. Procesul de schimb de date este inițiat de un declanșator al sistemului însuși sau de un declanșator de handler, care monitorizează modificările în câmpuri speciale din baza de date a sistemului și, dacă este declanșat, începe procedura de transfer de date.

8. Determinați modalități de monitorizare a performanței procesului de schimb de date.

Un sistem de semnale despre finalizarea cu succes a unui schimb, despre pierderea conexiunii și mecanismele de înregistrare a evenimentelor vor ajuta la analiza cauzelor problemelor apărute - într-un cuvânt, este necesar să ne gândim la un sistem de gestionare a defecțiunilor.

Și, desigur, etapa finală în crearea integrării este implementarea soluției în conformitate cu regulile definite mai sus. Cu un design adecvat de integrare și o procedură de schimb de date configurată corect, mecanismul funcționează fără erori 24x7. Participarea unui specialist IT este necesară numai în cazuri de urgență.

În concluzie, observăm că mecanismul de integrare are o serie de avantaje incontestabile.

1. Datorită faptului că de fiecare dată când imaginea stocului se modifică, datele sunt transferate din sistemul ERP, devine posibil să aveți întotdeauna cele mai recente informații despre stoc în depozit în . Aceasta garantează identitatea sistemelor din punct de vedere al soldurilor.

2. Integrarea vă permite să extindeți, să modificați și să sincronizați datele din directoarele ambelor sisteme în timp real.

3. Datorită faptului că datele despre comenzile planificate pentru aprovizionare sau expediere sunt transferate în depozit aproape imediat după ce sunt create în sistemul ERP, planificarea resurselor depozitului, pregătirea mărfurilor sau a zonelor de depozit începe cât mai repede posibil.

4. Desigur, o sarcină de integrare finalizată corect vă permite să reduceți costurile cu forța de muncă pentru duplicarea informațiilor, precum și să creșteți viteza de procesare a fluxului de date și să evitați erorile în timpul transmiterii acestora.

Întrebarea cititorului: În cazul utilizării unei soluții integrate EDMS+ERP, există într-adevăr riscul ca un sistem să nu poată fi modificat din cauza capacităților limitate ale celuilalt? Atunci care este rostul implementării și integrării dacă nu puteți utiliza întreaga funcționalitate?

La integrarea mai multor sisteme, scopul nu este de a gestiona obiecte sau date dintr-un sistem din altul. În mod obișnuit, sistemele sunt integrate pentru a utiliza date comune, a elimina introducerea dublă a datelor, a câștiga oportunitatea de a privi o operațiune „din punctul de vedere” al mai multor sisteme etc.

De exemplu, din sistemul ERP se va putea accesa imagini ale documentelor stocate în ECM. Sau, atunci când executați un proces de afaceri, obțineți date care sunt stocate în sistemul ERP.

Integrarea poate fi stabilită între sisteme separate, iar dacă mai mult de două sisteme sunt integrate în acest fel, pot exista mai multe gateway-uri. O altă opțiune este să utilizați o magistrală de date și servicii de întreprindere generică (ESB). Dacă sistemul nu acceptă extensii, este imposibil să modificați, să încărcați, să încărcați sau să accesați direct datele - integrarea cu acestea va fi imposibilă. De obicei, acestea sunt sisteme moștenite (literalmente „moștenite”) - produse care ajung la sfârșitul vieții, care nu mai sunt dezvoltate, ci doar utilizate. Cel mai adesea, aplicația poate fi modificată sau datele pot fi accesate: astfel este posibilă integrarea. Desigur, atunci când se evaluează posibilitatea integrării sistemelor, este necesar să se evalueze și să se compare toate beneficiile și costurile.

Sarcina de integrare a sistemelor ERP și ECM nu apare de nicăieri - este necesară în acest proces automatizarea anumitor procese de afaceri ale companiei.

De obicei, aceste procese de afaceri includ documente - de exemplu, procesul de aprobare a unei facturi, cereri sau contract, procesul de aprobare a unei cereri de împrumut etc.

Există multe opțiuni de interacțiune între sisteme. Voi da exemple doar pentru două dintre ele.

Majoritatea sistemelor ERP pot funcționa doar cu date, nu cu documente, în timp ce sistemele ECM sunt concepute în primul rând pentru a stoca documente. Prin urmare, primul scenariu este accesul din sistemul ERP pentru a documenta imaginile care sunt stocate în sistemul ECM.

De exemplu, atunci când procesați o factură într-un sistem ERP, este necesar accesul la imaginea scanată a acesteia, care poate conține editări și mărci scrise de mână. Distribuitorii care organizează distribuția în masă a mărfurilor în întreaga lume se confruntă în mod constant cu această provocare. puncte de vânzare cu amănuntul. În cazurile de depistare a defectelor, lipsurilor sau decalării greșite, pe factura pe hârtie se fac notele corespunzătoare. Dacă procesarea facturilor este centralizată și se desfășoară geografic într-o altă locație, o modalitate de a ieși din situație poate fi transmiterea în flux a scanării facturilor în sistemul ECM. Integrarea sistemelor vă va permite să legați datele din sistemul ERP cu o imagine a documentului stocată în sistemul ECM. Contabilul care procesează facturile va avea acces la informațiile necesare (marcaje și corecții) și va putea corecta datele în sistemul ERP.

Un alt scenariu de integrare a sistemului este, într-un fel, o oglindă a primului - acesta este organizarea accesului la datele sistemului ERP dintr-o aplicație ECM.

De exemplu, în procesul de acordare a unui contract, luarea deciziilor poate necesita informații despre rezultatele acordurilor anterioare, informații despre tranzacțiile dintre contrapărți, starea stocurilor din depozit etc. Integrarea sistemelor vă va permite să includeți în procesul de afaceri legături către obiecte din sistemul ERP (carduri, rapoarte, registre etc.), ceea ce va simplifica semnificativ munca angajaților care aprobă documentul. Există o altă versiune a acestui scenariu, când, la aprobarea unei facturi, controlorul financiar apelează la sistemul de bugetare pentru a determina dacă bugetul planificat permite plata cererii sau, dimpotrivă, toate limitele au fost selectate. După cum puteți vedea, sunt multe exemple pe care le puteți da.

În scenariile de mai sus, sistemul ECM poate acționa și ca un instrument tehnic pentru gestionarea proceselor de afaceri, adică să preia funcțiile BPM (Business Process Management).

Are deja un motor BPM, sau un mecanism de orchestrare a proceselor de afaceri: va fi necesar să se dezvolte conectori (mecanisme de integrare) la alte sisteme. De exemplu, un conector la sistemul ERP selectat.

O altă opțiune este Sistemul ECM acționează ca un serviciu.În cazul nostru, acesta este primul scenariu dat, când un utilizator dintr-un sistem ERP obține acces la o imagine de document. Sistemul ECM oferă acces la documente, adică acționează ca un depozit de documente. Acest scenariu devine foarte popular, iar producătorii de sisteme ECM au dezvoltat un standard pentru o interfață pentru accesarea unui depozit de documente online - CMIS.

CMIS oferă un mecanism standard și universal pentru accesarea documentelor și a claselor întregi de documente prin intermediul serviciilor web, adică prin Internet. Astfel, dacă ai drepturi, poți accesa documente aflate fizic în alt oraș sau chiar în altă țară. Ceea ce, totuși, este o practică destul de comună pentru companiile multinaționale.

Desigur, fuga de gândire a automatizatorilor de procese de afaceri este limitată de capacitățile de integrare ale sistemelor. Există din ce în ce mai puține sisteme cu care nu este posibilă integrarea - de obicei acestea sunt sistemele moștenite pe care le-am menționat deja mai sus

Dacă aplicația acceptă o extensie, aceasta poate fi modificată pentru a accesa date externe, a importa sau, dimpotrivă, a exporta date. Multe aplicații moderne au o interfață de acces la program (API) care vă permite să accesați obiecte de sistem. Dacă acest lucru nu este posibil, dar există cunoștințe despre modul în care stocarea datelor este organizată în sistem, se creează o aplicație externă care accesează direct datele sistemului.

Astfel, nu are rost să vorbim despre lipsa de sens a integrării. În fiecare caz, este necesar să se determine ce integrare este necesară, ce se poate face și care vor fi costurile. Iar integrarea sistemelor poate aduce multe avantaje, iar exemplele date dovedesc clar acest lucru.