Tabel de personal pentru fiecare departament. Programul de personal: ce este și cum să îl întocmești

Tabelul de personal documentează componența, numărul de angajați ai organizației și structura acesteia. Un exemplu de întocmire a unui tabel de personal, procedura de aprobare a acestuia și înregistrarea modificărilor. Este necesar să compilați masa de personal.

Tabelul de personal este un document intern al întreprinderii, care documentează personalul, numărul de angajați ai organizației și structura acesteia.

În acest articol, vom analiza un exemplu de întocmire a unui tabel de personal, procedura de aprobare a acestuia și vă vom spune cum să oficializați o modificare a tabelului de personal.

Nu există nicio indicație directă în legislația muncii din Rusia că este obligatorie întocmirea unui tabel de personal. Din acest motiv, unii angajatori nu doresc să elibereze un document suplimentar de personal.

Practica arată că este necesar să existe un tablou de personal în plus, absența acestuia poate duce la consecințe foarte neplăcute pentru angajator însuși sub formă de amenzi.

Este necesar să se țină seama de faptul că articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse definește unul dintre conditii obligatorii contract de muncă - funcția de muncă a salariatului, ca „muncă conform funcției în conformitate cu tabloul de personal”. Fără un tablou de personal aprobat, este imposibil să se reducă numărul de angajați și să-i concedieze, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 81 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În plus, tabloul de personal, sau extrase din acesta, pot fi solicitate în cadrul unui audit de către organele fiscale, autoritățile teritoriale Fondul de pensii, Fondul de Asigurări Sociale și Inspectoratul Muncii.

Întocmim un program de personal

Tabelul de personal nu reflectă informații despre angajații cu care s-au încheiat contracte civile. Aceștia sunt așa-numiții angajați „independenți” care nu sunt supuși legislației muncii (Articolul 11 ​​din Codul Muncii al Federației Ruse).

La întocmirea graficelor de personal, atât organizațiile cât și antreprenori individuali, puteți utiliza formularul unificat nr. T-3 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1). Acest formular nu este obligatoriu pentru utilizare și are un caracter consultativ, dar conține tot ce este necesar pentru documentele de personal detalii.

Când utilizați formularul nr. T-3, trebuie să respectați anumite reguli pentru completarea acestuia. Să le analizăm mai detaliat folosind exemplul tabelului de personal al LLC.

Detalii necesare

„Numele organizației” este indicat așa cum este indicat în actele constitutive: dacă, pe lângă Numele complet Dacă există o versiune prescurtată, aceasta este indicată după cea completă (în paranteză), sau un rând dedesubt.

„Cod OKPO” este cod de identificareîntreprinderi conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor, care este indicat în scrisoare de informare organismul de statistică de stat.

„Număr document”: dacă tabelul de personal este întocmit pentru prima dată, atunci i se atribuie numărul 1, iar ulterior numerele merg în ordine.

„Data întocmirii” este data curentă la care a fost întocmit documentul.

„Aprobat” - numărul și data ordinului prin care a fost aprobat acest tabel de personal sunt indicate aici.

„Pentru perioada” - acest rând reflectă perioada de valabilitate a documentului și data de la care acesta intră în vigoare.

„Personal în număr de ____ unități” - indică numărul total de unități de personal ale întreprinderii, reflectat în tabelul de personal.

Partea principală

După ce am completat detaliile solicitate, vom introduce informații despre departamente, posturi și salariile.

Coloana 1 „Numele unității structurale”. LA diviziuni structuraleîntreprinderile includ departamente, sucursale, reprezentanțe etc.

De regulă, această coloană se completează începând cu departamentele care desfășoară gestiunea generală („Administrare”), urmate de contabilitate, resurse umane, departamentul economic etc., apoi unități de producție (ateliere, zone) și unități de servicii (depozit, unități de afaceri etc.).

Uneori, numele departamentului poate influența furnizarea anumitor beneficii angajatului (de exemplu, dacă există producție nocivă) – în acest caz ar trebui preluat din clasificatorii industriali corespunzători.

Coloana 2 „Codul diviziunii structurale” este destinată numerotării în ordine a diviziunilor, care poate fi utilizată pentru a determina locul și subordonarea acestora în structura de ansamblu a întreprinderii. Pe afaceri mici Cu o structură centralizată, codul poate fi omis.

Coloana 3 „Poziția (specialitate, profesie), rang, clasa (categoria) de calificări ale angajatului.” Angajatorul poate atribui nume posturilor în mod independent sau puteți folosi „ Clasificator integral rusesc profesiile lucrătorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare(OK 016-94)" (aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367), "Clasificatorul de ocupații în întregime rusă (OK 010-93)" (aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federația Rusă din 30 decembrie 1993 nr. 298) și „Cartea de referință de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați” (aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37).

Dacă în relaţie un anumit tip lucrări, posturi, specialități, există restricții sau beneficii și sunt prevăzute compensații, atunci denumirea acestora trebuie să respecte cu strictețe clasificatoarele de mai sus. Titlul postului trebuie scris integral, fără abrevieri (de exemplu: contabil șef adjunct, șef departament resurse umane).

Vă rugăm să rețineți: dacă denumirea postului specificat în contractul de muncă nu corespunde denumirii acestei posturi din tabelul de personal, sau lipsește complet din aceasta, contradicțiile se soluționează în favoarea contractului de muncă (art. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Coloana 4 „Numărul de unități de personal”. Aici indicăm numărul de posturi de personal prevăzute în organizație pentru postul (specialitatea) corespunzător.

Dacă se oferă muncă cu fracțiune de normă, atunci trebuie să indicați numărul de unități incomplete în cotele corespunzătoare (de exemplu: 0,5; 0,75). Are sens să includă și posturi vacante, neocupată la momentul aprobării tabloului de personal, pentru a nu face modificări la acesta la angajarea fiecărui nou angajat.

Coloana 5 „Rata tarifară (salariu) etc.” Completarea acestei coloane depinde de sistemul de remunerare adoptat în organizație. Este indicat un salariu sau un tarif fix, care nu include compensații, plăți sociale și stimulente.

Vă rugăm să rețineți: uneori un angajator, pentru a instala mai mulți angajați care ocupă aceleași posturi, dimensiune diferită salariu, indică în tabelul de personal limitele minime și maxime ale salariului sau tarifului - așa-numita „furcă” (de exemplu: 15.000-18.000 de ruble).

Aceasta contrazice art. 22 din Codul Muncii al Federației Ruse, care prevede salariu egal pentru muncă și artă egale. 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia salariul și tariful sunt fixe. Se înțelege că, dacă angajații ocupă aceleași posturi, atunci volumul și complexitatea muncii lor sunt, de asemenea, aceleași, ceea ce înseamnă că salariile lor ar trebui să fie egale. Stabiliți salariile la dimensiune mai mareÎn acest caz, oricare dintre angajați poate primi indemnizații sau alte plăți suplimentare.

Coloanele 6-8 „Alocații”. Indemnizațiile, plățile suplimentare și alte plăți de stimulare sunt stabilite de legislația în vigoare (de exemplu: pentru munca în Nordul Îndepărtat și zone echivalente), sau de către angajator însuși (pentru vechimea în muncă, pentru cunoștințe). limba straina etc.). Cuantumul bonusului poate fi stabilit ca sumă fixă ​​sau ca procent din salariu.

Coloana 9 „Total” este completată prin adăugarea coloanelor de la 5 la 8, dar numai dacă toate datele din acestea sunt introduse în echivalent ruble. Dacă salariul este stabilit în ruble, iar indemnizațiile sunt în procente, atunci este plasată o liniuță în coloana 9, iar notele ar trebui să indice documentele pe baza cărora se aplică aceste indemnizații și plăți suplimentare.

Coloana 10 „Notă” este prevăzută pentru introducere Informații suplimentare, clarificând și explicând datele de pe tabelul de personal.

Formularul nr. T-3 necesită semnăturile managerului serviciul de personalși contabil șef, dar dacă lipsește unul dintre posturile din organizație, puteți lăsa linia corespunzătoare goală, sau completați formularul cu semnăturile altor angajați. Nu este prevăzută plasarea unui sigiliu pe masa de personal aprobat.

Procedura de aprobare a tabloului de personal

Tabloul de personal se aprobă prin ordin semnat de manager sau altcineva persoana autorizata. Detaliile comenzii trebuie introduse în rândul „Aprobat”.

Deoarece salariile sunt calculate lunar, este mai convenabil să introduceți un nou tabel de personal din prima zi. Merită luat în considerare faptul că datele de pregătire, aprobare și intrare în vigoare a tabloului de personal pot să nu coincidă.

Momentul de aprobare a tabelului de personal este stabilit de angajator în mod independent. Poate fi aprobat anual, deși adoptat o singură dată, poate fi valabil mai mulți ani. În cazul în care s-au făcut completări la tabloul de personal, se recomandă aprobarea unui nou program la începutul anului calendaristic, ținând cont de toate modificările efectuate.

Programele de personal trebuie stocate la locul de elaborare și aprobare, perioada de păstrare fiind permanentă.

Efectuarea de modificări la tabelul de personal

Desigur, informațiile odată introduse în tabelul de personal se pot schimba în timp. Motivele pentru schimbarea tabelului de personal pot fi:

• introducerea de noi unități de personal;
• modificari salariale;
• eliminarea posturilor vacante;
• reducerea numărului sau a personalului;
• redenumirea posturilor, departamentelor etc.

Angajatorul, indiferent de motivele schimbării tabloului de personal, va trebui să decidă singur cum să facă aceste modificări:

• întocmește și aprobă un nou tabel de personal, sau
• emite un ordin de modificare a programului existent.

În primul caz, este complet dezvoltat și aprobat document nou(am analizat mai devreme un exemplu de tabel de personal al unei organizații și procedura de pregătire a acestuia).

În al doilea caz, procedura de schimbare a tabelului de personal include următorii pași:

1. Întocmirea și semnarea unui ordin de modificare a tabloului de personal (o mostră din acesta este prezentată mai sus), în care trebuie să indicați motivele modificărilor și data la care acestea intră în vigoare (de la data emiterii ordinului). sau ulterior), denumirea noilor unități aflate în introducere (sau excluse cele vacante), numărul de noi posturi de personal, nou salariu, sporuri sau alte plăți suplimentare etc.;
2. Ajustarea efectivului actual în conformitate cu ordinul emis;
3. Aducerea modificărilor aduse în atenția anumitor angajați pe care i-au afectat și efectuarea completărilor și modificărilor corespunzătoare la contractele de muncă și carnetele de muncă ale acestora.

Vă rugăm să rețineți procedura ușor diferită pentru schimbarea tabelului de personal atunci când reduceți numărul sau personalul. Potrivit art. 180 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie avertizați cu privire la concedierea viitoare cu cel puțin două luni înainte de aceasta.

În acest caz, noul cadru de personal poate intra în vigoare nu mai devreme de două luni de la întocmirea lui.

Pe lângă actele legislative ale țării noastre, care sunt menite să reglementeze sfera muncii, fiecare companie are reglementări interne.

Unele dintre ele sunt obligatorii, altele sunt dezvoltate în funcție de nevoile organizației.

Acestea ar putea fi:

• instructiuni de protectia muncii;
• Descrierea postului;
• reguli reglementările muncii;
• etc.

Aceste documente se disting de alte acte prin mai multe reguli specifice:

• sunt aprobate de conducătorul societății;
• efectul acestora se aplică numai angajaților întreprinderii;
• conținutul acestora nu trebuie să contravină legii, înrăutățind situația angajaților;
• efectul lor durează anumit timp.

Tabelul de personal este unul dintre aceste documente interne ale companiei.

Legislație

Conceptul de „masa de personal” se regăsește doar în partea a doua a articolului 57 din Codul penal. Federația Rusă.

Este vorba despre puncte obligatorii. De asemenea, descifrează simultan o serie de concepte, cum ar fi postul, specialitatea și calificările.

Potrivit acestui articol, tabelul de personal este „un document organizatoric și administrativ care stabilește componența oficială și numerică a organizației și indică și fondul de salarii.

Este întocmit în forma stabilită de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei și include o listă de posturi, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și fondul lunar.

Conform legii, daca in contractul incheiat de un salariat cu angajatorul se mentioneaza doar o functie sau o specialitate, atunci tabloul de personal este un document obligatoriu care trebuie intocmit in conformitate cu toate regulile.

Dacă contractul oferă o descriere completă a responsabilităților de muncă ale persoanei angajate, atunci nu este necesar să se întocmească un program.

Potrivit articolului din lege, acest document nu este necesar pentru întreprinzătorii individuali, este furnizat doar pentru organizații.

Dar, de fapt, în timpul unei inspecții, inspectoratul federal va amenda un astfel de angajator pentru încălcarea Codului Muncii (50 de mii de ruble).

Concept

Tabelul de personal este un document intern al întreprinderii care reflectă structura acesteia, cu o listă obligatorie de profesii, posturi, specialități, precum și număr total angajaților, cuantumul salariului lor și componentele acestuia.

Nu există un consens cu privire la necesitatea sau nu de personal într-o întreprindere.

Un fapt incontestabil - un document bine întocmit poate ajuta o companie să câștige un litigiu în instanță, de exemplu, cu un angajat concediat fost angajat sau evita amenzile de la autoritățile de control.

Datele cuprinse in document:

• o listă a tuturor diviziilor structurale ale companiei, conform ierarhiei;
• informații cu privire la numărul tuturor unităților de personal ale întreprinderii;
• valoarea salariilor acumulate pentru fiecare post;
• lista tuturor posturilor;
• listarea cu ordinea calculului lor.

Pentru a întocmi un tabel de personal, organizația trebuie să aibă o structură deja formată și stabilită.

În conformitate cu acesta, toate posturile și unitățile de personal sunt indicate în document.

Pentru ce este?

Un tabel de personal bine conceput ajută la rezolvarea rapidă și eficientă a unui număr de probleme, și anume:

• ajută managerul și angajații să aibă o înțelegere clară a structurii întreprinderii cu toate diviziile acesteia;
• înregistrează numărul întregului personal al companiei;
• analizează și controlează caracteristicile cantitative și calitative ale angajaților;
• controlează și monitorizează sistemul de remunerare din organizație, precum și cuantumul indemnizațiilor;
• să întocmească corect un contract de muncă;
• atunci când apar locuri vacante, simplifică selecția lucrătorilor.

Pe lângă sarcinile curente, tabelul de personal îl va ajuta pe angajator:

• a câștiga un proces împotriva unui fost angajat din cauza disponibilizării;
• explica .

La verificarea unei companii autoritatile fiscale sau Fondul de Asigurări Sociale, acest document este de asemenea necesar.

Deși prezența acestuia nu este considerată obligatorie, auditorii îi vor cere în orice caz să verifice corectitudinea diferitelor angajări de numerar.

Cine compune?

Legea nu menționează cine trebuie să întocmească tabloul de personal.

Ar putea fi:

• managementul întreprinderii;
• un grup special creat de persoane responsabile;
• angajații departamentului HR;
• personalul departamentului juridic;
• angajații departamentului economic;
• angajații departamentului de salarizare și organizare a muncii.

Trebuie menționat că cel puțin un economist ar trebui obligatoriu participa la completarea documentului.

Cum să completezi și să întocmești un tabel de personal în 2016?

Cum să elaborezi și să întocmești corect un program de personal?

Pentru a face acest lucru, trebuie să cunoașteți mai multe reguli pentru completarea acestuia, folosind formularul oficial.

Formă și secțiuni

Pentru angajare se utilizează Formularul Unificat Nr. T-3.

A fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse în 2004 privind documentele primare pentru contabilitatea muncii. Nu este necesar să utilizați acest formular special, dar este recomandat.

Secțiuni de document:

• Denumirea oficială a organizației.
• Cod departament.
• Poziția în conformitate cu Clasificarea profesiilor din toată Rusia și Directorul de calificări al managerilor și specialiștilor.
• Numărul de personal din organizație.
• Rata tarifară.
• Alocații
• Salariu total, inclusiv bonusuri.
• Note

Algoritm de umplere pas cu pas

Algoritmul pentru completarea tabelului de personal este următorul:

1. Denumirea firmei se completează conform actelor constitutive. Dacă compania are un nume complet și prescurtat, atunci puteți alege orice opțiune. Dar pentru a evita situații controversate, este recomandabil să remediați opțiunea selectată în orice instrucțiuni pentru completarea detaliilor companiei.
2. Completați numărul și data documentului. Trebuie avut în vedere faptul că tabelul de personal nu poate intra imediat în vigoare, deci data este stabilită în consecință. De exemplu, dacă documentul intră în vigoare la 1 ianuarie 2018, atunci se indică această dată.
3. Se completează denumirea unității structurale a companiei.În organizațiile comerciale poate fi orice, dar nu de origine străină. Pentru întreprinderile de stat, respectarea standardelor este obligatorie. Deoarece unele unități sunt folosite ca indicator pentru calcularea beneficiilor la pensionare ( lucrătorii medicali, lucrătorii din educație, lucrătorii din industriile periculoase).
4. Codul departamentului se completează conform ierarhiei companiei. De exemplu, departament - 01, management - 01.01, departament - 01.01.01, grup - 01.01.01.01.
5. Coloana „poziție” este completată. Acest lucru se face în strictă conformitate cu contractul de muncă și cartea de muncă. În același timp, pentru a denumi categoria, specialitatea și categoria de lucrători, se utilizează Clasificatorul de profesii din întreaga Rusie și Directorul de calificare al managerilor și specialiștilor. În primul rând, sunt ocupate posturile de șefi de departament, apoi adjuncții acestora, apoi specialiști și angajați obișnuiți.
6. Completați numărul de unități de personal. Trebuie amintit că aceasta nu înseamnă numărul real de angajați ai întreprinderii, ci cel necesar. Prin urmare, datele din această coloană pot fi fracționale (valoarea de 0,25 este luată ca pas). Pentru organizatii comerciale fiecare valoare este aleasă în funcție de nevoile lor. Pentru întreprinderile bugetare numărul de angajați este calculat într-un anumit mod.
7. Coloana „cota tarifară” este completată. Valoarea acestuia nu poate fi mai mică decât salariul minim. Nu puteți completa această coloană, de exemplu, 10-15.000 de ruble. Trebuie să indicați un anumit salariu în ruble. Dacă se modifică în funcție de anumite condiții, atunci următoarele coloane ale formularului sunt folosite pentru a reflecta acest lucru.
8. Următoarele 3 coloane „taxă suplimentară” sunt completate in functie de normele prevazute de lege, scheme de bonusuri pt întreprindere specifică, programul de lucru sau prezența unor condiții de muncă dăunătoare, este permisă indicarea sumelor în ruble sau procente.
9. Se completează salariul total, obținut prin însumarea valorilor coloanelor 5,6,7,8.
10. Notele sunt completate, dacă ele există.
11. Coloanele „total” sunt completate. Acest lucru se realizează prin însumarea pe verticală a valorilor formularului (unități de personal, salarii, indemnizații și salarii).

Exemplu de completare (exemplu) a formularului T-3 în 2016:

În exemplul dat, este completat pentru NEXT LLC.

Pe baza numărului documentului (nr. 5), acesta este al 5-lea tabel de personal aprobat din organizație. Data finalizării și aprobării sunt aceleași - 23 decembrie 2015. Iar momentul intrării în vigoare a tabloului de personal a venit abia la 1 ianuarie 2016, ceea ce este indicat separat.

Conform documentului, NEKST LLC are doar 3 divizii structurale:

• Administrație (01). Divizia cuprinde urmatoarele posturi: Director General, director comercial, deputat director general conform ACh, secretar-referent.
• Contabilitate (02). Divizia include următoarele posturi: contabil șef, contabil principal, contabil-casier.
• Departamentul Logistica (03). Unitatea este formată dintr-un șef de departament și un logistician.

În coloana nr. 5 Sunt indicate salariile tuturor posturilor. Coloanele 6 și 7 conțin bonusuri „pentru intensitatea muncii” și „bonusuri pentru tinerii specialiști”.

În coloana nr.9 valorile coloanelor 5,6,7 sunt însumate (coloana nr. 8 nu este completată).

În coloana „total”. numărul de angajați este de 10, salariul total este de 376.000 de ruble, iar fondul total de salarii la întreprindere este de 477.650 de ruble.

Declaraţie

Tabelul de personal se aprobă prin ordin special, care trebuie indicat (în ultima coloană a documentului).

Puteți descărca mostra aici:

Textul ordinului poate fi următorul: „Aprobați tabelul de personal din 15 iulie 2016 nr. 15 cu un personal de 10 unități de personal cu un salariu lunar de 250.000 de ruble”.

Semnături și sigilii

Tabelul de personal trebuie semnat de șeful firmei și de contabilul șef.

Dacă un document este format din mai multe file, este permisă semnarea fiecărei foi în câmpurile special prevăzute pentru aceasta. Acest lucru poate fi necesar, de exemplu, într-o organizație în care un document este mai întâi aprobat în sucursale și apoi la sediul central.

Puteți pune ștampilă pe programul aprobat, dar nu este necesar.

Documentul este de obicei valabil 1 an.

Modificările se fac după cum urmează:

• întocmește un nou tablou de personal;
• modifică documentul deja aprobat, notând în el în conformitate cu noul ordin.

Perioada de valabilitate

Conform Ordinului Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558 La aprobarea Listei documentelor standard de arhivă de management, perioadele de stocare pentru tabelul de personal sunt determinate după cum urmează:

• la locul aprobării și dezvoltării - în mod constant;
• într-o altă organizație - 3 ani;
• Numărul de angajați este de 75 de ani.

Contractorii pot lucra conform programului lor de personal?

Tabelul de personal se aplică numai acelor angajați care lucrează în baza unui contract de muncă.

Lucrătorii cu contract nu sunt incluși în tabelul de personal, deoarece relația lor cu angajatorul este reglementată Cod civil RF, în care nu este menționată acest document.

Pentru a rezuma, putem spune că personalul nu este obligatoriu, dar documentul solicitat pentru a sistematiza informatiile de personal din companie si pentru functionarea eficienta a acesteia, fara a mai vorbi de faptul ca prezenta acestuia este o garantie a finalizarii cu succes a oricaror audituri.

- un document, desi nu este obligatoriu, prezenta lui ajuta in managementul personalului. Este adesea cerut de autoritățile de reglementare în timpul inspecțiilor. Acest document poate fi necesar și într-o situație de conflict, când conducerea companiei trebuie să justifice deciziile de reducere a unei părți a personalului angajat sau de lichidare (reorganizare) divizii structurale.

Programul de personal: când este întocmit și aprobat?

Atunci când creează orice companie sau întreprindere, proprietarul sau managerul dezvoltă inițial structura de personal prevăzută. Odată ce volumele aproximative de muncă efectuate de fiecare unitate de personal angajat devin cunoscute, puteți începe să întocmiți un tabel de personal.

Acest document este elaborat sub formă de tabel și include informații despre:

• diviziuni structurale;
• numărul de posturi similare;
• remunerație, inclusiv diverse indemnizații.

Tabelul de personal include nu numai acele posturi care sunt deja ocupate de muncitorii angajați, ci și posturile așteptate.

De exemplu, la crearea unei companii, se știe deja cine va îndeplini atribuțiile de contabil șef, director și marketer. Dar pentru funcționarea normală a companiei este necesar termene scurte angajeaza mai multi manageri, o secretara si un administrator. Este necesar să se includă toate aceste posturi în tabelul de personal în curs de întocmire, iar în notă să se precizeze care dintre ele sunt vacante și data aproximativă de angajare a unui specialist.

Nu există un singur document exemplu, dar îl puteți lua ca bază forma T-Z, care a fost elaborat de agenția de statistică. Poate include coloane și secțiuni suplimentare necesare pentru o descriere completă a personalului companiei și a nuanțelor formării fondului de salarii.

Elaborarea și finalizarea programului poate fi efectuată de orice angajat care este repartizat munca de personalîn companie.

Documentul poate fi intocmit de:

• serviciul de personal;
• contabilitate;
• specialist HR;
• avocat;
• seful companiei.

Înainte de aprobarea programului de personal, acesta este verificat și semnat de șefii departamentelor de personal și contabilitate. Dacă nu au comentarii și documentul corespunde realității, atunci este necesar să se pregătească un ordin de aprobare a tabloului de personal.

Cum să aprobi în mod corespunzător tabelul de personal

Procedura de aprobare a tabloului de personal este destul de simplă. Împreună cu documentul semnat, se întocmește un ordin sau o instrucțiune pentru aprobarea și intrarea în vigoare a acestuia. Când documentul este creat pentru prima dată, textul ordinului aprobă programul și oferă instrucțiuni serviciilor relevante cu privire la utilizarea acestuia în muncă. Programul în sine este o anexă la comandă.

Este imposibil să se aprobe tabelul de personal fără a emite un ordin corespunzător din partea conducerii.

După semnarea ordinului de aprobare și înregistrarea acestuia, partea de titlu a programului este completată cu informații despre când și prin ce document a fost pus în aplicare.

Atunci când o întreprindere trebuie să elaboreze un nou tabel de personal, ordinul de aprobare trebuie să includă suplimentar informații că documentul anterior nu mai este valabil. Ordinul de aprobare este stocat în serviciul de personal al companiei împreună cu graficul de personal.

Cine aprobă tabelul de personal

Un astfel de ordin (instrucțiune) este semnat de șeful companiei sau adjunctul acestuia, ale cărui funcții includ gestionarea personalului organizației.

Desemnează specific oficial, care prin ordinul său poate aproba acest document în:

• reglementări privind remunerarea sau managementul personalului;
• contracte de munca cu conducerea societatii;
• fișele de post ale directorului sau adjuncților acestuia.

Documentul poate fi aprobat nu numai de șeful organizației, ci și de angajatul care îndeplinește atribuțiile directorului în timpul absenței acestuia.

Această situație este posibilă atunci când este necesară punerea în vigoare a unui nou document într-un timp scurt și nu există timp de așteptat pentru revenirea directorului sau proprietarului. De exemplu, dacă o inspecție a autorităților de reglementare a scos la iveală abateri semnificative în structura efectivă a personalului angajat și a documentului aprobat, iar inspectorii au acordat câteva zile pentru a pune în ordine documentele care reglementează numărul.

Cât de des și când este aprobat programul de personal?

Tabelul de personal nu este un document static pus în vigoare o singură dată. După cum este necesar, se fac modificări sau se elaborează un nou program. ÎN companii mari, unde se produc periodic modificări în structura personalului, graficul este elaborat și aprobat anual.

Perioada de valabilitate este de obicei indicată în partea de titlu, de exemplu, un an sau cinci ani.

Dacă este necesar, puteți înlocui tabelul de personal înainte de data expirării acestuia.

Această situație este posibilă cu o schimbare majoră a structurii de personal, extinderea sferei de activitate sau reducerea unor departamente, din cauza unor probleme financiare.

De exemplu, în en-gros societate comercială tabelul de personal a fost aprobat pentru o perioadă de doi ani, dar după un an a apărut oportunitatea de a vă extinde și de a ocupa o nișă pe piața din regiunea dvs. servicii de vânzare cu amănuntul. Acest pas implică crearea unei divizii separate dedicată retailului și angajării de personal la punctul de vânzare cu amănuntul.

Totodată, structura personalului se va modifica semnificativ și se vor adăuga un număr semnificativ de noi angajați. Tabelul de personal trebuie schimbat cu unul nou.

În același timp, dacă în perioada de valabilitate a programului este nevoie de modificări minore, de exemplu, creșterea numărului de angajați într-unul dintre departamente cu câteva persoane sau modificarea salariului de bază (oficial) al unuia. a specialiștilor, atunci nu este nevoie de eliberarea și aprobarea unui nou document.

Într-o astfel de situație, este suficient un ordin din partea managerului de a face modificări la tabelul de personal actual.

Când se aprobă programul de personal pentru anul următor?

În principiu, aprobați noul cadru de personal pentru calendar sau an universitar poate cu câteva zile înainte de a începe. Uneori, acest document este întocmit și acceptat în avans, de exemplu, în noiembrie sau începutul lunii decembrie. În acest caz, ar trebui luate în considerare o serie de nuanțe.

În primul rând, mărimea salariilor de bază (oficiale). Dacă pentru unele categorii de lucrători această parte a câștigurilor este legată de salariul minim, atunci trebuie să așteptați documentul oficial care reglementează salariul minimîn regiune. Situația este similară cu indexarea salariilor în funcție de nivelul inflației.

În al doilea rând, propunerea de modificări în legislația care reglementează condițiile de muncă, titlurile postului și alte modificări în sfera muncii. Pentru a nu reface tabelul de personal în ultimul moment, trebuie să îl întocmiți și pentru unul nou an calendaristicținând cont de inovațiile de la legislatori.

În al treilea rând, documentul este întocmit numai după aprobarea planurilor pentru indicatorii financiari și de producție pentru anul următor. De exemplu, în instituție de învățământ nu are rost să se întocmească un grafic de personal pentru anul universitar în luna mai dacă documentele de formare sunt acceptate până la sfârșitul lunii iulie. La urma urmei, sarcina exactă a personalului didactic și numărul de profesori la fiecare disciplină pot fi calculate numai după primirea cererilor de la viitorii studenți.

Tabelul de personal se întocmește și se aprobă pentru prima dată la înființarea firmei. Frecvența modificărilor acestuia poate fi stabilită în documentele interne care reglementează managementul personalului. Se fac modificări sau se creează un nou program după cum este necesar. În procedura de aprobare a acestui document, este necesar să se emită un ordin sau un ordin corespunzător din partea șefului (unul dintre adjuncții săi).

De obicei, structura de personal a oricărei organizații conține următoarele coloane:

Datele despre tarife, salarii și bonusuri din partea de jos a programului sunt însumate, formând totalul de salarii (fondul de salarii) aprobat în organizație.

Important!În unele cazuri, sunt necesare informații suplimentare pentru anumite poziții. În acest scop, programul poate include o coloană „Note” în care Informații suplimentare.

Cum este reglementat?

În același timp, în momentul prezent structura organizatorica Programul de personal nu a fost aprobat oficial nicăieri. Până în 2013 era obligatorie, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr.1 din 01/05/2004.

Cu toate acestea, odată cu intrarea în vigoare a Legii federale „Cu privire la contabilitate”, întreprinderilor li sa acordat dreptul de a dezvolta în mod independent formulare documentatie primara, cu excepția cazului în care sunt aprobate în mod expres organism autorizat. Nu a existat o astfel de aprobare în ceea ce privește tabloul de personal - și, prin urmare, în organizații formularul pentru acesta poate fi aprobat separat.

Cu toate acestea, forma T-3 este încă utilizată pe scară largă. Este convenabil pentru păstrarea înregistrărilor, conține toate informațiile necesare, iar ofițerii de personal cu experiență au putut să le completeze corect. Prin urmare, în viitor, este logic să luați în considerare mai întâi utilizarea acestui formular.

Pot face modificări?

Există două moduri de a înregistra astfel de angajați în tabelul de personal:

1. În timpul sezonului când este nevoie de suplimentar forta de munca, unitățile corespunzătoare sunt incluse în tabelul de personal. După încheierea sezonului, când le-au expirat contractele, pariurile sunt eliminate din program.
2. În coloana „Notă” există un indiciu că munca este sezonieră. Această metodă este convenabilă acolo unde se utilizează forma T-3.

În cazul în care posturile vacante sunt indicate în mod constant în program, acestea vor trebui raportate lunar la serviciul de ocupare a forței de muncă, chiar dacă se deschid abia anul viitor (clauza 3 din articolul 25 din Legea Federației Ruse din 19 aprilie 1991 nr. 1032-1). Nerespectarea acestei reguli poate duce la răspunderea angajatorului conform art. 19.7 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Rang

Informatiile reflectate in tabelul de personal includ si categoriile de angajati. Cert este că pentru multe posturi standarde profesionale iar ETKS definește nivelul necesar de cunoștințe și aptitudini care corespunde anumitor categorii. Prin includerea acestora în tabelul de personal, angajatorul stabilește astfel, în conformitate cu art. 57 Codul Muncii al Federației Ruse, cerințe pentru calificările angajaților.
Dacă în grafic sunt indicate categorii, atunci acestea trebuie să coincidă cu cele care apar în ordinele de angajare. Dacă pe viitor angajatul trece examenul la un superior categoria de calificare, atunci atât contractul de muncă, cât și tabloul de personal pot fi ajustate.

Număr

Informațiile suplimentare reflectate în tabelul de personal includ numerotarea. Poate viza:

• numărul de diviziuni structurale;
• numărul de pariuri;
• numărul documentului în sine.

În orice caz, numerotarea va fi indicată ca fiind aprobată de regulile de afaceri actuale ale întreprinderii.

Grup

Unele întreprinderi folosesc o structură organizațională „matrice”., atunci când, atunci când se lucrează la un proiect, grupurile de lucru temporare sunt reunite din rândul angajaților departamentului. În același timp, în grup este numit un lider, care, după terminarea lucrărilor la proiect, poate deveni un specialist obișnuit - iar într-un alt grup intră sub supravegherea unui alt lider. Cum să reflectăm specificul acestei forme de muncă în tabelul de personal?

Sunt posibile următoarele abordări:

1. Efectuarea de modificări în program în timpul lucrului la proiect. În acest caz, liderul și grupul său vor fi mai întâi separați și apoi, după desființare, transferați înapoi în pozițiile ocupate anterior.
2. Întocmește un contract de muncă pe durată determinată cu jumătate de normă pentru liderul grupului (?). În acest caz, acest post va fi de obicei vacant, iar persoana respectivă o va ocupa doar pentru o perioadă.
3. Concluzie contracte civile furnizarea de servicii sau contracte (Capitolul 37, 39 din Codul civil al Federației Ruse). Cu toate acestea, în acest caz, pot apărea dificultăți la calcularea impozitelor în conformitate cu Codul Fiscal al Federației Ruse. În plus, prin această abordare, lucrătorii pot încerca prin instanță să recunoască astfel de contracte ca contracte de muncă.

AUP

Ce este AUP? AUP este personal administrativ și de conducere. Numărul și standardele sale privind plata nu sunt reglementate de lege, prin urmare, în tabelul de personal, angajații din această categorie sunt afișați de conducerea întreprinderii în mod independent, bazându-se exclusiv pe nevoile și capacitățile economice ale companiei. În practică, numărul de AUP care depășește 10-15% din personalul total al întreprinderii este considerat ineficient.

Suma de plată către angajații AUP poate fi efectuată folosind un singur program tarifar inter-industrial, dar poate fi stabilită de întreprindere independent, în funcție de nevoile și capacitățile companiei.

De obicei, AUP constă din următoarele poziții:

• Şeful organizaţiei.
• contabil șef. În conformitate cu Legea federală „Cu privire la contabilitate” și Codul civil al Federației Ruse, atribuțiile sale pot fi îndeplinite și de un director. În acest caz, indiferent de prezența sau absența altor contabili sau economiști la întreprindere, responsabilitatea personală pentru respectarea regulilor contabile va fi suportată direct de șeful organizației.
• Șefi de divizii, divizii, secții, echipe sau alte unități structurale ale companiei.
• Angajații departamentelor legate de managementul întreprinderii - financiar, personal, planificare economică etc.

Important! Structura AUP nu este reglementată nicăieri. Lista posturilor depinde numai de voința conducerii organizației.

Detalii

In sfarsit, Tabelul de personal trebuie să reflecte detaliile următoarelor documente:

1. Ordinul prin care a fost aprobat.
2. Ordinul care a pus în aplicare formularul (dacă nu se folosește T-3, ci un formular auto-dezvoltat).

În plus, programul în sine poate avea detalii - un număr conform regulilor de lucru de birou, data introducerii și perioada de valabilitate.

Concluzie

Tabelul de personal ar trebui considerat un document obligatoriu pentru întreprindere. Structura programului ar trebui să reflecte componenţa personaluluiîntreprinderea în sine - divizii interne, tarife, titluri de post, etc. În plus, acest document trebuie să conțină detalii contabile.

Angajații departamentului de personal întocmesc o mulțime de documente - tot felul de comenzi, acorduri cu angajații, orare, reglementări locale etc. Unul dintre documentele care afectează foarte mult activitățile instituției este tabelul de personal. În conformitate cu acesta este planificat fondul de salarii (orarul se referă la documentele de stabilire a sistemului de salarizare), poate deveni și dovada unei reduceri a numărului sau personalului de angajați ai instituției și cu siguranță va fi solicitat pe parcursul activități de control și supraveghere și în cazul unui conflict de muncă. Vom vorbi azi despre personal.

Personal obligatoriu

În conformitate cu Instrucțiunile de utilizare și completarea formularelor primare documentatia contabila pentru evidența muncii și plata acesteia (denumite în continuare Instrucțiuni), aprobate prin Rezoluția nr. 1, tabelul de personal este utilizat pentru oficializarea structurii, personalului și nivelurilor de personal ale organizației în conformitate cu statutul acesteia (regulamente privind aceasta) . Conține o listă de unități structurale, denumiri de posturi, specialități, profesii care indică calificări, informații despre numărul de unități de personal.
Să spunem imediat că nu există o regulă care să oblige angajatorul să elaboreze și să aprobe un tablou de personal în Codul Muncii, dar mai există o mențiune. În special, potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, o condiție obligatorie pentru includerea într-un contract de muncă este, printre altele: functia muncii- lucreaza conform postului in conformitate cu tabloul de personal, profesie, specialitate, cu indicarea calificarilor; tip specific de muncă încredințată angajatului... Dacă, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, altele legi federale Deoarece prestarea muncii în anumite funcții, profesii, specialități este asociată cu acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci denumirea acestor posturi, profesii sau specialități și cerințe de calificare acestea trebuie să respecte denumirile și cerințele specificate în cărți de referință pentru calificare, aprobat în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse.
Pe lângă Codul Muncii, tabloul de personal este menționat în altele reglementărilor. În special, punctul 91 Orientări privind procedura de numire, efectuarea de inspecții documentare la fața locului a asiguraților pentru asigurările sociale obligatorii și luarea de măsuri pe baza rezultatelor acestora, aprobată prin Rezoluția Serviciului Federal de Asigurări al Federației Ruse din data de 04.07.2008 N 81, se prevede că Fondul de asigurări sociale, pentru a confirma corectitudinea calculului primelor de asigurare pentru asigurări sociale va solicita angajatorului documente constitutive și organizatorice și administrative, inclusiv tabloul de personal. FSS o va solicita și la verificarea corectitudinii calculului primelor de asigurare pentru asigurările sociale obligatorii împotriva accidentelor de muncă și bolilor profesionale.
Prezența unui tablou de personal este necesară și pentru Fondul de pensii, care, atunci când colectează informații despre vechimea în muncă a lucrătorilor asigurați, se adresează acest document să stabilească denumirile diviziilor structurale ale instituţiei şi corespondenţa titlurilor posturilor.
Tabelul de personal este menționat și în Instrucțiunile de completare înregistrările de lucru, aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 N 69. În special, paragraful 3.1 al instrucțiunilor notează că se fac înscrieri cu privire la numele unui post (post), specialitate, profesie care indică calificările, de regulă, în conformitate cu tabelul de personal al organizației.
Pe baza reglementărilor de mai sus, este pur și simplu necesar să existe un tablou de personal într-o instituție. Rețineți că pentru unele instituții tabloul de personal obligatoriu este stabilit direct prin reglementări:
— Ordinul Ministerului Situațiilor de Urgență al Federației Ruse din 24 septembrie 2008 N 563 a aprobat regulile și condițiile pentru pregătirea, coordonarea, aprobarea și înregistrarea graficelor de personal pentru angajații instituțiilor bugetare și de stat ale Ministerului Situațiilor de Urgență și personalul civil de salvare formațiuni militare Ministerul Situațiilor de Urgență;
— Ordinul Spetsstroy al Federației Ruse din 3 decembrie 2010 N 540 definește procedura și termenele pentru întocmirea, revizuirea, aprobarea și înregistrarea graficelor de personal pentru personalul civil al formațiunilor și organizațiilor militare sub Spetsstroy, menținute pe cheltuiala alocărilor bugetare.

Formular de angajare și reguli de întocmire

Tabelul de personal formularul T-3 este aprobat prin Rezoluția nr. 1. Acest formular conține 10 coloane și în temeiul Rezoluției Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea Procedurii pentru folosind forme unificate de documentație contabilă primară”, pot fi adăugate altele noi, dar cele existente nu pot fi șterse.
Notă: deși formularele aprobate prin prezenta rezoluție se aplică organizațiilor indiferent de forma lor de proprietate, unele instituții bugetare și guvernamentale le întocmesc în forma aprobată prin reglementări departamentale. De exemplu, instituțiile bugetare și de stat ale Ministerului Situațiilor de Urgență trebuie să întocmească un tabel de personal în conformitate cu forma din Anexa 2 la Ordinul Ministerului Situațiilor de Urgență al Federației Ruse din 24 septembrie 2008 N 563.
În orice caz, este puțin probabil să apară dificultăți la completarea antetului documentului, așa că să trecem direct la partea tabelară a formularului.
Coloanele 1 „Nume” și 2 „Cod” determină diviziunea structurală a organizației. Majoritatea organizațiilor finanțate de diferite niveluri bugetele, de regulă, denumirile diviziilor structurale sunt alese independent, ghidate de concepte general acceptate. De regulă, sunt indicate mai întâi diviziile structurale ale administrației (direcție, contabilitate, departamentul de personal, departamentul organizatoric și juridic etc.), apoi diviziile de producție, iar în final diviziile de servicii și auxiliare (departamentul administrativ, serviciile de reparații etc.) . Fiecărei divizii i se atribuie un cod care va ajuta la determinarea locului acestui departament sau grup în structura generală a organizației (înscris în coloana 2).
În coloana 3 „Funcția (specialitate, profesie), rang, clasa (categoria) de calificări” trebuie să introduceți numele postului (specialitate, profesie). Reținem că în baza art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, dacă prestarea muncii în anumite funcții, profesii, specialități este asociată cu acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci numele acestor posturi, profesii sau specialități și calificarea cerințele pentru acestea trebuie să corespundă denumirilor și cerințelor specificate în cărțile de referință pentru calificare. În special, în prezent, ei încă folosesc Clasificatorul de muncitori, funcții de funcționari și clase tarifare OK 016-94 și Lista de producție, magazine, profesii și poziții aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat al Muncii al URSS și Prezidiul Consiliului Central al Sindicatelor din Rusia din 25 octombrie 1974 N 298/P-22, angajare în care dă dreptul la pensie pentru limită de vârstă în condiții preferențiale.

FYI. Dacă, de exemplu, tabelul de personal prevede funcția de „șofer”, iar angajatul îndeplinește funcțiile de controlor de trafic, atunci își pierde dreptul la pensie pentru limită de vârstă în condiții preferențiale.

În plus, ar trebui luate în considerare și alte reglementări care conțin reguli pentru stabilirea denumirilor de funcții, specialități și profesii. De exemplu, pe baza Ordinului Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 28 martie 2012 N 278n, titlul postului de șef (manager) al centrului de plasmă poate fi completat cu titlul de postul medical „transfuziolog”, ținând cont de profilul unității structurale și de specialitatea prevăzută de nomenclatorul specialităților specialiștilor cu studii superioare și postuniversitare medicale și farmaceutice din domeniul sănătății.
La intocmirea si aprobarea tabloului de personal al organismului administrația locală, personalul comisiei electorale municipalitate trebuie să utilizați numele posturilor de serviciu municipal prevăzute de registrul posturilor de serviciu municipal din entitatea constitutivă a Federației Ruse (clauza 3 a articolului 6 din Legea federală din 2 martie 2007 N 25-FZ „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”).

Fiţi atenți! În cazul în care instituția trebuie să angajeze un angajat pentru o anumită perioadă de timp, funcția acestuia este de asemenea fixată în tabelul de personal. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți modificări în tabelul actual de personal, indicând informații despre perioada pentru care postul este introdus în coloana 10 „Notă” din formularul T-3.

Secvența de completare a coloanei 3 pentru fiecare unitate structurală este individuală, ținând cont de specificul unei anumite organizații. Considerăm însă că este mai convenabil să îl completam într-o ordine ierarhică: șef de unitate structurală, adjuncți, specialiști șefi, specialiști de frunte etc.
Numărul de unități de personal pe funcție, profesie sau specialitate este indicat în coloana 4. Această coloană poate conține atât numere întregi - 1 (pentru angajații cu normă întreagă), cât și numere cu fracțiune de normă - 0,25, 0,5 etc. (pentru lucrătorii cu fracțiune de normă). Vă recomandăm ca această coloană să reflecte nu numai posturile existente, ci și posturile vacante, deoarece noii angajați pot fi angajați doar pentru posturile deschise specificate în tabelul de personal.
Să remarcăm că numărul de posturi de personal în organizațiile finanțate din diferite niveluri de buget este determinat de organizațiile de nivel superior. Astfel, standardele de personal:
- personalul instituțiilor care execută pedepse penale sub formă de închisoare (cu excepția penitenciarelor), și instituții care execută pedepse penale sub formă de închisoare, cu condiții speciale activitate economică ca procent din numărul mediu anual de condamnați deținuți acolo - aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 august 1994 N 922;
- angajaţii guvernamentali şi instituţiile municipale biblioteci de tip cultural și de agrement - aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 1 septembrie 2011 N 906;
— personalul medical și de altă natură al echipei de anestezie și resuscitare, secția anestezie-reanimare organizatie medicala- sunt date în Anexele 2 și 5 la Procedura de acordare a îngrijirilor anestezice și de resuscitare a populației adulte, aprobată prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 13 aprilie 2011 N 315n;
- un dispensar psihoneurologic (departamentul de dispensar al unui spital de psihiatrie), un cabinet al unui psihiatru local, un birou de observare activă a dispensarului și tratament obligatoriu în ambulatoriu - aprobat prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 17 mai; 2012 N 566n.
Unele departamente aprobă metode de calculare a nivelurilor de personal. De exemplu, așa a făcut Serviciul Federal de Arhivă, care, prin Ordinul din 14 ianuarie 2004 nr. 9, a aprobat metodologia corespunzătoare pentru instituțiile arhivistice de stat.
Unele instituții, atunci când determină atât denumirile posturilor, cât și numărul acestora, trebuie să fie ghidate de grafice standard de personal aprobate prin reglementările departamentale. În special, Anexa 2 la Ordinul Serviciului Federal de Penitenciare al Federației Ruse din 23 ianuarie 2012 N 24 a aprobat programul standard de personal pentru inspecția penală (menținut prin estimarea sistemului penal), în conformitate cu care organele teritoriale ale FSIN trebuie să aducă graficele de personal ale inspecţiilor penale subordonate .
În coloana 5 „Rata tarifară (salariu) etc.” salariul lunar este indicat în ruble în funcție de tariful (salariul), graficul tarifar, procentul din venit, cota sau procentul din profit, coeficientul de participare a forței de muncă (KTU), coeficientul de distribuție etc., în funcție de sistemul de remunerare adoptat în organizarea în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse, contractele colective, contracte de munca, acordurile și reglementările locale ale organizației (Secțiunea 1 din Ghid).
Cea mai frecventă greșeală la completarea acestei coloane este stabilirea unui interval de salariu, adică salarii diferite pentru angajații cu aceeași calificare. Acest lucru este incorect: fiecare post ar trebui să aibă un singur salariu. Singura excepție este situația când posturile sunt în diviziuni structurale diferite. Stabilirea unui salariu mai mare pentru unul dintre angajați se poate realiza prin stabilirea de sporuri sau alte plăți suplimentare pentru acesta (Scrisoarea Rostrud din 27.04.2011 N 1111-6-1).
Să remarcăm că atunci când stabilim cuantumul remunerației, trebuie să ținem cont de actele de reglementare și departamentale. De exemplu, salariile pe profesii ale lucrătorilor și salariile oficiale pe poziții ale angajaților organelor teritorialeși organizațiile subordonate ale serviciului de curierat de stat sunt înființate prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat al Federației Ruse din 29 august 2008 N 262.
Coloanele 6-8 reflectă bonusuri care stimulează și plăți compensatorii: plăți suplimentare și indemnizații cu caracter compensatoriu, bonusuri și alte plăți de stimulare. Adică dacă angajații își desfășoară munca în condiții dăunătoare forță de muncă, una dintre aceste coloane trebuie denumită „Indemnizație pentru muncă în condiții de muncă periculoase”, iar mai jos se indică cuantumul specific al acestei indemnizații.

FYI. În baza Decretului Guvernului Federației Ruse din 20 noiembrie 2008 N 870 „Cu privire la stabilirea orelor de muncă reduse, concedii anuale plătite suplimentare, salarii majorate pentru lucrătorii care desfășoară activități grele, muncă cu efecte dăunătoare și (sau) periculoase și alte conditii speciale de munca” persoanelor care presteaza munca in astfel de conditii in baza rezultatelor atestarii la locul de munca li se garanteaza o majorare a salariului cu cel putin 4% din tariful (salariul) stabilit pentru diverse tipuri munca in conditii normale de munca.

Indemnizațiile din tabelul de personal pot fi stabilite în ruble, procente sau coeficienți. Dacă dimensiunea acestuia din urmă se modifică, puteți pune liniuțe în coloanele corespunzătoare, iar în coloana 10 „Notă” faceți un link către documentul care guvernează această modificare. De exemplu, bonusul procentual pentru lucrătorii din nordul îndepărtat variază în funcție de durata experienței lor „nordice”. Prin urmare, la completarea tabelului de personal, puteți pune o liniuță în coloana „Plăți suplimentare” (dacă nu există alte indemnizații), iar în coloana 10 puteți face o trimitere la actul juridic de reglementare relevant care reglementează instituirea creșteri procentuale ale salariilor pentru angajații din Nordul Îndepărtat. Acest lucru vă va permite să nu modificați programul de personal de fiecare dată când acesta se schimbă.
Coloana 9 indică cuantumul salariului oficial și a indemnizațiilor pentru fiecare post. Și coloana 10 „Notă” va rămâne goală în majoritatea cazurilor, dar există cazuri când va trebui completată. Acest lucru se aplică lucrătorilor care nu au un salariu fix ca atare - lucrători la bucată, lucrători cu timp etc.
Cum să indicați dimensiunea corectă plata orară munca angajatului in masa de personal? Condiția privind mărimea sa este indicată în coloana 5 „Cu tarif (salariu) etc.”, care reflectă tariful orar (___ rub./oră). În același timp, în coloana cu o notă este indicat: „Sistem salarial bazat pe timp”, iar în coloana „Total pe lună, frecați”. trebuie să indicați numărul care se obține prin înmulțirea ratei stabilite de angajator (___ rub./oră) cu numărul mediu lunar de ore de lucru.
Dacă angajatul are salarii la bucată, presupunem că în coloana 5 „Tarif (salariu) etc., frecați”. trebuie să puneți o liniuță, iar în coloana 10 „Note” indicați „Salariu la bucată/Salariu la bucată-bonus” (în funcție de schema de salarizare în care lucrează angajatul) și dați un link către documentul intern care reglementează suma a salariilor (de exemplu, reglementări privind remunerarea sau reglementări privind remunerarea și stimulentele materiale).
În partea de jos a tabelului există o linie „Total”. Se completează conform coloanei 4 „Număr de unități de personal” și coloanei 9 „Total pe lună, frec.” Numărul total de unități de personal trebuie să fie indicat în partea de sus a tabelului de personal în rândul „Personal în cantitate”. Totalul din coloana 9 este fondul de salarii din organizație și se poate modifica în sus (în cazul lucrului în weekend sau ore suplimentare) sau în scădere (când angajații sunt în concediu medical, în concediu pe cheltuială proprie etc.).
Tabelul de personal poate fi format din mai multe foi. Persoanele care semnează semnează numai pe ultima foaie din rândul corespunzător. Dacă este necesară semnarea fiecărei foi, formularul este completat cu rânduri pentru semnătură. Această procedură se poate aplica și în cazul semnării tabelului de personal al unei sucursale înainte de aprobarea acesteia separat de organizația-mamă.

Procedura pentru aprobarea și efectuarea modificărilor în tabloul de personal

De regula generala Tabloul de personal se aprobă prin ordin (instrucțiune) semnat de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta să facă acest lucru. Acest lucru este menționat în Instrucțiuni. Detaliile comenzii - data si numarul - se trec in antetul documentului in randurile special prevazute pentru aceasta. Rețineți că normativul acte juridice se poate stabili o procedură specială de aprobare a tabloului de personal. Astfel, în baza clauzei 10 din Procedura de aprobare a graficelor de personal pentru angajații instituțiilor bugetare și guvernamentale și personalul civil al unităților militare de salvare ale Ministerului Situațiilor de Urgență al Federației Ruse, graficele de personal elaborate sunt prezentate spre aprobare și înregistrare. :
- instituțiile statului (cu excepția instituțiilor de stat din subordinea centrală, direcțiile teritoriale ale Serviciului de Stat de Pompieri al Ministerului Situațiilor de Urgență și Inspectoratul de Stat pentru navele mici ale Ministerului Situațiilor de Urgență) - șefi de centre regionale de cazuri apărare civilă, situații de urgență și ajutor în caz de dezastre;
- instituții guvernamentale de subordonare centrală - viceministrului corespondent al Federației Ruse pentru Apărare Civilă, Situații de Urgență și Asistență în caz de dezastre, conform subordonării prin Departamentul de Organizare și Mobilizare al Ministerului Situațiilor de Urgență;
- diviziile teritoriale ale Serviciului de Stat de Pompieri al Ministerului Situațiilor de Urgență și Inspectoratul de Stat pentru Nave Mici al Ministerului Situațiilor de Urgență - șefii principalelor departamente ale Ministerului Situațiilor de Urgență din entitățile constitutive ale Federației Ruse.
Mai mult, dacă se constată că în graficele de personal transmise spre aprobare și înregistrare, cele neincluse în lista de personal sau standardele de personal funcții și profesii, salariile oficiale (tarifele) sunt incorect stabilite sau sunt identificate alte neajunsuri, înregistrarea tablourilor de personal se efectuează numai după eliminarea acestor încălcări (clauza 22 din Procedura de aprobare a tablourilor de personal ale angajaților instituțiilor bugetare și guvernamentale). și personalul civil al unităților militare de salvare ale Ministerului Situațiilor de Urgență al Federației Ruse).
Să remarcăm că înregistrarea tabelelor de personal se realizează prin punerea pe acestea în colțul din dreapta sus a informațiilor despre numărul sub care acest program este înregistrat în registrul de personal, despre nivelul de încadrare al posturilor înregistrate și fondul de salarii. După înregistrare și înscriere în registrul de personal, orarele înregistrate (primele exemplare) se returnează conform deținerii acestora.
În ceea ce privește modificările în tabloul de personal, acestea se fac și prin ordin (instrucțiune) șefului organizației sau a unei persoane împuternicite de acesta să facă acest lucru. Atunci când se efectuează modificări, poate apărea întrebarea: trebuie să fie coordonate cu organul sindical? Să ne dăm seama. În baza art. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorii pot adopta reglementări locale care conțin standarde dreptul muncii, în competența sa în conformitate cu legislatia muncii. Cu toate acestea, în anumite cazuri stabilit Codul Muncii, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, contracte colective, acorduri, angajatorul, atunci când adoptă reglementări locale, trebuie să țină cont de opinia corpului reprezentativ al angajaților (dacă există).
Tabelul de personal este un act de reglementare local, care reflectă nu numai unități structurale, denumiri de posturi, specialități, profesii care indică calificări, informații despre numărul de unități de personal, dar și salarii ( ratele tarifare), plăți și indemnizații suplimentare. Și în virtutea art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse, sistemele de remunerare, inclusiv mărimea tarifelor, salariile (salariile oficiale), plățile suplimentare și indemnizațiile sunt stabilite, printre altele, prin reglementările locale. Întrucât tabloul de personal reflectă principalele prevederi ale unui contract colectiv încheiat în modul prescris sau reglementări privind salariile adoptate ținând cont de avizul reprezentativului lucrătorilor, la aprobarea tabloului de personal nu este necesar să se țină seama de avizul sindicatul.
Cu toate acestea, în cazul în care acordul sau acordurile colective prevăd adoptarea de reglementări locale în acord cu organismul reprezentativ al lucrătorilor, atunci coordonarea personalului cu sindicatul este obligatorie (Partea 3 a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). ).
După aprobarea tablourilor de personal pentru unele instituții s-a stabilit necesitatea înregistrării acestora. Înregistrarea se finalizează prin marcarea acesteia în colțul din dreapta sus pagina de titlu inscrieri despre numarul in care se inscrie acest tablou de personal in registrul de personal, nivelul de incadrare al functiilor inregistrate si fondul de salarii (tarife).
Este necesară aplicarea ștampilei instituției pe formularul T-3? Nu, formă unificată nu prevede aplicarea unui sigiliu pe tabloul de personal aprobat.

Personal în sucursale

Să începem cu faptul că ramura nu este persoană juridică, ceea ce înseamnă că nu va fi un angajator pentru muncitori. Deoarece sucursalele, la fel ca departamentele, sectoarele sau alte divizii, sunt părți structurale ale unei instituții, alcătuirea unui tabel de personal pe părți (separat pentru pozițiile organizației-mamă și sucursale) este incorectă, deoarece tabelul de personal formalizează structura întregului organizare.
Cu toate acestea, managerilor de sucursale li se poate acorda în continuare dreptul de a aproba tabelul de personal al sucursalei și apoi vor avea propriul program. Dacă se acordă un astfel de drept, în coloana „Numele organizației” este necesar să se indice nu numele sucursalei, ci al organizației-mamă în conformitate cu actele statutare. Numele ramurii va fi indicat în coloana „Diviziunea structurală”, ceea ce este în esență. Și în reglementările locale se recomandă prescrierea unei proceduri de transfer de informații (de exemplu, prin transferarea unei copii certificate a tabelului de personal al sucursalei sau a unui extras din acesta către organizația-mamă).

Perioada de valabilitate

Perioade de stocare pentru documentele generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organismele administrației publice locale și alte organizații sunt stabilite prin Lista documentelor standard de arhivă de management aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558. Subparagraful „a” al paragrafului 71 din lista menționată stabilește că programele de personal ale organizației și modificările aduse acestora sunt stocate tot timpul la locul dezvoltării și afirmărilor.
Uneori, instituțiile întocmesc proiecte de tabele de personal pentru unitățile structurale, care sunt apoi compilate într-un singur tablou de personal instituțional. Astfel de proiecte trebuie, de asemenea, să fie stocate, dar numai pentru cinci ani (clauza 72 din Lista documentelor standard de arhivă de management).
Pe lângă dezvoltarea proiectelor, este posibil să se efectueze corespondență cu privire la includerea unei anumite poziții în structura unui departament etc. Perioada de stocare pentru o astfel de corespondență este și mai scurtă și este de trei ani - clauza 73 din Lista de management standard. documente de arhivă.