1.1. Managerul arhivei răspunde:
1.1.1. Pentru munca arhivei, îndeplinirea în timp util și de înaltă calitate a sarcinilor sale, așa cum este prevăzut.
1.1.2. Pentru performanța și disciplina de muncă a personalului de arhivă.
1.1.3. Pentru siguranța documentelor (informațiilor) care conțin secrete de stat și oficiale.
1.1.4. Pentru asigurarea condițiilor de lucru sigure, menținerea ordinii și respectarea regulilor de securitate la incendiu în incinta biroului.
1.2. Cerințe de calificare: medie învăţământul profesional si minim 2 ani experienta in management de birou.
1.3. ÎN activitati practice ar trebui ghidat de:
1.3.1. Instructiuni pentru suport documentatie pentru managementul intreprinderii (inv. N...).
1.3.2. Reglementări privind arhiva (inv. N...).
1.3.3. Reguli interne reglementările muncii(înv. N...).
1.3.4. Reguli de securitate si sanatate in munca, asigurarea salubritatii industriale si protectia impotriva incendiilor (inv. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Această descriere a postului.
1.4. Trebuie sa stii:
1.4.1. de reglementare acte juridice, alte documente și materiale privind activitățile arhivei.
1.4.2. Procedura de înregistrare a documentelor în depozitare temporară și permanentă.
1.4.3. Structura organizatoricaîntreprinderilor.
1.4.4. Standardele departamentale ale sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD).
1.4.5. Fundamentele organizării științifice a muncii în arhivele departamentale.
1.4.6. Fundamentele legislației muncii a Federației Ruse (în ceea ce privește aceasta).
II. Responsabilitati generale ale postului
2.1. Managerul arhivei este obligat să:
2.1.1. Conduceți activitatea arhivei și gestionați-o eficient.
2.1.2. Asigurați-vă că arhiva își îndeplinește sarcinile zilnice în timp util și de înaltă calitate, în strictă conformitate cu procedurile de lucru aprobate.
2.1.3. Gestionează dezvoltarea și întreținerea documentației de service.
2.1.4. Asigurarea utilizării raționale a mijloacelor materiale, tehnice și de altă natură ale arhivei în interesul îndeplinirii sarcinilor conform intenției.
2.1.5. Asigurați o protecție fiabilă a documentelor și informațiilor care constituie secrete de stat și oficiale.
2.1.6. Gestionați pregătirea subordonaților, creați condiții pentru ca aceștia să-și îmbunătățească abilitățile.
2.1.7. Monitorizează respectarea de către subordonați a reglementărilor interne de muncă și a cerințelor de siguranță.
2.1.8. Folosiți drepturile acordate în relație cu subordonații pentru a-i încuraja (trageți-i la răspundere).
III. Responsabilități speciale ale postului
3.1. Managerul arhivei este obligat să:
3.1.1. Asigură recepția, înregistrarea, sistematizarea, păstrarea și utilizarea documentelor în conformitate cu procedura stabilită.
3.1.2. Conduceți munca de compilare a unui aparat de referință care facilitează înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă.
3.1.3. Oferiți asistență metodologică în găsirea documentelor necesare.
3.1.4. Instruiți angajații diviziilor structurale ale întreprinderii cu privire la procedura de formare, pregătire și depunere a dosarelor la arhivă.
3.1.5. Monitorizați primirea la timp a documentelor completate prin munca de birou în arhivă.
3.1.6. Asigurați-vă că se lucrează pentru a evalua valoarea documentelor de arhivă și pentru a compila documente pentru stocarea permanentă și temporară.
3.1.7. Gestionează lucrările de întocmire a inventarelor de caz pentru transferul documentelor în arhivele statului, întocmind acte privind distrugerea documentelor ale căror perioade de păstrare au expirat.
3.1.8. Monitorizați starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și conformitatea în incinta arhivei cu condițiile necesare pentru a asigura siguranța documentelor.
3.1.9. Organizarea lucrărilor de evidență a fluxului documentelor și a numărului de cazuri, eliberând certificate de arhivă pe baza datelor disponibile în documentele de arhivă.
3.1.10. Participa la elaborarea regulamentelor și instrucțiunilor de organizare a afacerilor de arhivă la întreprindere.
3.2. Managerul arhivei trebuie să prelucreze și să prezinte cu promptitudine și pe deplin raportările și alte documente oficiale oficialilor relevanți.
3.3. Programul de lucru al directorului de arhivă este în conformitate cu normele legislației federale ale muncii. Timpul de muncă și odihnă în timpul zilei de lucru este reglementat de „Regulamentul intern al muncii” al întreprinderii.
În caz de necesitate oficială, șeful arhivei poate fi implicat în îndeplinirea sarcinilor sale suplimentare, în modul prevăzut de prevederile legislației federale a muncii.
IV. Drepturile angajaților
4.1. Managerul arhivei are dreptul:
4.1.1. Luați decizii pentru a asigura activitățile zilnice ale arhivei - pe toate problemele de competența acesteia.
4.1.2. Înaintați șefului instituției de învățământ preșcolar propunerile dumneavoastră de încurajare (tragerea la răspundere) a lucrătorilor de arhivă – în cazurile în care propriile puteri nu sunt suficiente.
4.1.3. Pregătiți și transmiteți șefului instituției de învățământ preșcolar propunerile dumneavoastră de îmbunătățire a activității arhivei (finanțarea suplimentară a acesteia, logistica etc.).
4.1.4. Participați la lucrările organelor de conducere colegiale atunci când iau în considerare probleme legate de activitatea arhivei.
V. Responsabilitate. Procedura de evaluare a muncii unui angajat
5.1. Responsabilul arhivei este responsabil pentru administrarea, disciplina si răspundere financiară pentru:
5.1.1. Încălcarea prevederilor documente de orientare pe probleme de organizare a muncii arhivei.
5.1.2. Nerespectarea instrucțiunilor oficiale din partea conducătorului instituției de învățământ preșcolar.
5.1.3. Nepăstrarea secretelor de stat și oficiale.
5.1.4. Utilizarea ilegală a puterilor oficiale acordate, precum și utilizarea lor în scopuri personale.
5.2. Principalul criteriu de evaluare a muncii managerului de arhivă este completitatea, promptitudinea și calitatea performanței sale responsabilități de serviciuîn conformitate cu aceste instrucțiuni.
Şeful serviciului instituţie de învăţământ preşcolar este împuternicit să evalueze activitatea directorului de arhivă. Atribuțiile șefului serviciului instituției de învățământ preșcolar de a aplica stimulente și penalități în raport cu șeful arhivei sunt determinate de fișa postului relevantă și de Regulamentul privind stimulentele materiale pentru angajații întreprinderii (inv. NN ..., ...).
31,2 KB
descărcare
119-r din 27.04.2017
ADMINISTRARE
districtul municipal „cartierul Meshchovsky”
Regiunea Kaluga
COMANDA
La aprobarea fișei postului
„Cartierul Meshchovsky”
- Aprobați fișa postului șefului compartimentului arhivă
administrarea districtului municipal „sectorul Meshchovsky” (anexat).
- Ordinul administrației nr. 785 din 10 decembrie 2013, „Cu privire la fișa postului șefului departamentului de arhive al administrației raionului Meshchovsky MR”, va fi declarat invalid.
- Controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin este încredințat managerului de administrație, S.V. Lovakov.
Şef Administraţie V.G. Poliakov
Aplicație
la dispoziția administrației
districtul municipal
„Cartierul Meshchovsky”
DESCRIEREA POSTULUI
şeful departamentului de arhivă
administrația districtuală municipală
„Districtul Meshchovsky” din regiunea Kaluga
- Dispoziții generale
1.1. Poziția de șef al departamentului de arhivă al administrației districtului municipal „Districtul Meshchovsky” este o funcție de serviciu municipal.
1.2. Funcția de șef al compartimentului arhivă aparține grupului de funcții de conducere (clauza 1.3., subsecțiunea grupului de funcții de conducere, secțiunea de posturi din categoria „specialiști” din Registrul funcțiilor municipale, funcții municipale ale serviciului municipal din regiunea Kaluga (Legea Regiunii Kaluga din 26 aprilie 2012 Nr. 272- OZ).
1.3. Domeniul de activitate profesională oficială (denumită în continuare domeniul de activitate), în conformitate cu care un angajat municipal îndeplinește atribuții oficiale: management în domeniul afacerilor de arhivă municipalitate.
1.4. Tipul de activitate profesională oficială (denumită în continuare tipul de activitate), în conformitate cu care un angajat municipal îndeplinește atribuții oficiale: formarea și întreținerea fondurilor de arhivă ale municipalității (clauza 16, partea 1, articolul 15). Legea federală Nr 131-FZ din 26 aprilie 2012; Clauza 3, Clauza 4, Articolul 4, Clauza 1, Art. 13 din Legea federală nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004).
1.5. Scopul îndeplinirii atribuțiilor de serviciu ale unui angajat municipal care ocupă funcția de șef al departamentului arhivă: organizarea și întreținerea compartimentului arhivistic; asigurarea păstrării, achiziționării, evidenței și utilizării documentelor de arhivă constituite și în curs de formare în activitățile organizațiilor clasificate drept proprietate municipală, precum și a fondurilor de arhivă și a documentelor de arhivă ale persoanelor juridice și persoanelor fizice trecute legal în proprietatea municipală.
1.6. Principalele sarcini pe care se concentrează îndeplinirea atribuțiilor oficiale ale șefului compartimentului arhivă: asigurarea securității și evidenței documentelor de arhivă supuse păstrării permanente; furnizarea de acreditări în modul prescris către Departamentul de Arhive al Regiunii Kaluga; realizarea masurilor pentru crearea conditiilor optime pentru pastrarea documentelor si asigurarea securitatii fizice a acestora; pregătirea, furnizarea către Administrație și implementarea propunerilor de asigurare a siguranței documentelor stocate în Compartiment; organizatoric-
managementul metodologic al activităților arhivelor departamentale; suport informațional pentru organele administrației publice locale; organizarea utilizării documentelor de arhivă; satisfacerea drepturilor cetățenilor la informații de arhivă.
1.7. Șeful departamentului de arhivă este numit și demis de șeful administrației districtului municipal „Districtul Meshchovsky”, în acord cu Departamentul de arhive al regiunii Kaluga.
1.8. Șeful departamentului de arhivă este direct subordonat managerului administrației districtului municipal „districtul Meshchovsky”.
- Cerințe de calificare
- Pentru ocuparea postului de șef al compartimentului arhivă se stabilesc următoarele: cerințe de calificare, inclusiv cerințele de calificare de bază și funcționale.
2.1. Cerințe de bază de calificare:
2.1.1. Un angajat municipal care ocupă postul de șef al departamentului de arhivă trebuie să aibă studii profesionale superioare – diplomă de licență.
2.1.2. Pentru a ocupa postul de șef al departamentului de arhivă, a fost stabilită o cerință pentru cel puțin doi ani de experiență în serviciul municipal sau cel puțin patru ani de experiență de muncă în specialitatea sau zona de pregătire.
2.1.3. Șeful departamentului arhivă trebuie să aibă următoarele cunoștințe de bază:
1) cunoașterea limbii de stat Federația Rusă(limba rusă);
2) cunoștințe juridice despre elementele de bază:
a) Constituția Federației Ruse;
b) Legea federală din 6 octombrie 2003 nr. 131-FZ „Cu privire la principii generale organizații de autoguvernare locală din Federația Rusă”;
c) Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ „On serviciu municipalîn Federația Rusă”;
d) legislaţia anticorupţie.
2.1.4. Șeful departamentului arhivă trebuie să aibă următoarele abilități de bază:
Management eficient al personalului;
Planificarea lucrărilor și monitorizarea implementării acesteia;
Adoptarea și implementarea promptă a deciziilor de management și a altor decizii; prezicerea consecințelor deciziilor luate;
Conducere negocieri de afaceri cu reprezentanti agentii guvernamentale, administrații locale, organizații;
Pregătirea și conducerea corespondenței de afaceri;
Respectarea eticii comunicare de afaceri atunci când interacționează cu cetățenii;
Cunoștințe în calculatoare și alte echipamente de birou, software-ul necesar
dispoziţie;
Lucru pe internet și sisteme informatice și juridice.
2.2. Un angajat municipal care ocupă funcția de șef al departamentului arhivă trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de calificare funcțională.
2.2.1. Șeful departamentului arhivă trebuie să aibă:
a) studii superioare profesionale în specialitatea, direcția de pregătire „Documentare și studii arhivistice”, „Studii istorice și arhivistice”.
2.2.2. Șeful departamentului de arhivă trebuie să aibă următoarele cunoștințe în domeniul legislației Federației Ruse, cunoștințe ale actelor juridice municipale și alte cunoștințe necesare pentru îndeplinirea sarcinilor oficiale în domeniul de activitate relevant și tipul de activitate:
Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”;
Ordinul Ministerului Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor standard de arhivă generate în domeniul științific, tehnic și activitati de productie organizații care indică perioadele de păstrare”;
Ordinul Ministerului Federației Ruse din 06.03.2011 nr. 635 „Cu privire la aprobarea Procedurii de utilizare a documentelor de arhivă în arhivele de stat și municipale”;
Ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 18 ianuarie 2007 nr. 19 „Cu privire la aprobarea Regulilor de organizare a stocării, achiziționării, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor arhive. documente din arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe”;
Carta districtului municipal „districtul Meshchovsky” din regiunea Kaluga a fost aprobată prin decizia Adunării districtuale a districtului municipal „districtul Meshchovsky” din 26 mai 2011 nr. 131;
Reglementări privind administrarea districtului municipal „sectorul Meshchovsky”;
Reglementări privind departamentul de arhive al administrației districtului municipal „sectorul Meshchovsky”;
Metode de desfășurare a negocierilor de afaceri, metode de gestionare a aparatului unui organism guvernamental local, un organism municipal;
Reguli de etichetă în afaceri;
Reguli și reglementări de protecție a muncii, siguranță și apărare împotriva incendiilor, regulamente interne de muncă ale unui organism administrativ local, organ municipal, procedură de lucru cu informații oficiale;
Conceptul, esența, scopurile arhivării;
Organizarea muncii instituţiilor arhivistice;
Procedura de primire, înregistrare, sistematizare, păstrare și utilizare a documentelor de arhivă;
Procedura de constituire și întreținere a arhivei municipale.
2.2.3. Șeful compartimentului arhivă trebuie să aibă următoarele
aptitudinile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale în domeniul de activitate și tipul de activitate relevant:
Efectuează o examinare a valorii documentelor, efectuează măsuri organizatorice și metodologice pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente în arhivele statului;
Întocmește rapoarte stabilite pe probleme de arhivă.
- Responsabilitățile postului
Pe baza sarcinilor și funcțiilor definite de Regulamentul cu privire la departamentul de arhive al administrației districtului municipal „sectorul Meshchovsky”, șefului departamentului îi sunt atribuite următoarele responsabilități:
3.1. Respectați restricțiile, nu încălcați interdicțiile stabilite de Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă” și alte legi federale.
3.2. Îndepliniți principalele responsabilități prevăzute de Legea federală nr. 25-FZ din 2 martie 2007 „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”.
3.3. Efectuați instrucțiunile de la managerul dumneavoastră cu acuratețe și la timp.
3.4. Respectați regulile muncii de birou, inclusiv înregistrarea și păstrarea în mod corespunzător a documentelor și materialelor primite pentru execuție, predarea acestora în timp util persoanei responsabile cu munca de birou, inclusiv la plecarea în vacanță, plecarea într-o călătorie de afaceri, în cazul boală sau părăsirea unui post.
3.5. Respectați procedurile oficiale stabilite, Modelul Codului Etic și comportament oficial funcționarii publici ai Federației Ruse și angajații municipali, reguli de întreținere spații de birouriși reglementări de securitate la incendiu.
3.6. Aveți grijă și utilizați în mod rațional bunurile puse la dispoziție pentru îndeplinirea îndatoririlor oficiale și, de asemenea, nu utilizați această proprietate în scopul generării de venituri sau alte câștiguri personale.
3.7. Informați reprezentantul angajatorului (angajatorului) despre interesele personale în îndeplinirea atribuțiilor oficiale, care pot duce la un conflict de interese și luați măsuri pentru a preveni un astfel de conflict.
3.8. Anunțați reprezentantul angajatorului (angajatorului), al parchetului sau al altor organe guvernamentale despre toate cazurile de orice persoane care îl contactează pentru a-l determina să comită infracțiuni de corupție.
3.9. În conformitate cu funcțiile și sarcinile atribuite departamentului, șeful departamentului arhivă îndeplinește atribuțiile de:
Managementul general al activitatilor departamentului;
Asigurarea creșterii nivelului de dezvoltare a științei arhivistice în raza municipiului;
Planificarea lucrărilor, întocmirea rapoartelor privind activitatea departamentului;
Dezvoltare și supunere spre aprobare Șefului Administrației
districtul municipal „cartierul Meshchovsky” Regulamente privind departamentul;
Asigurarea conformitatii cu reglementarile interne de munca si fisele postului din departament;
Elaborarea unui nomenclator al dosarelor de departament, asigurarea depozitării dosarelor și documentelor de departament, pregătirea și trimiterea dosarelor de depozitare permanentă la arhivă;
Pregătirea referințelor, informațiilor, analitice, materiale didactice pe probleme de competența departamentului;
Elaborarea și transmiterea spre examinare în modul prescris a proiectelor de acte normative de reglementare ale administrației municipiului de competența departamentului;
Asigurarea implementarii actelor juridice de reglementare in limita atributiilor acestora;
Elaborarea și clarificarea sistematică a listelor întreprinderilor, organizațiilor, instituțiilor și altor entități economice ale căror documente sunt supuse transferului în arhiva municipală;
Asigurarea securitatii si securitatii la incendiu in arhiva;
Organizarea selectării și recepționării documentelor de la întreprinderi, organizații, instituții, alte entități economice - surse de achiziție ale arhivei municipale;
Verificarea disponibilitatii documentelor pe fonduri;
Efectuarea unei examinări a valorii documentelor:
Organizarea controlului asupra executării documentelor primite;
Luarea în considerare a apelurilor cetăţenilor şi persoane juridiceîn modul prescris.
- Drepturi
Alături de drepturile de bază care sunt definite de articolul 11 din Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”, șeful departamentului de arhivă are dreptul:
4.1. Solicitare din partea oficialilor federali puterea de stat si ei organelor teritoriale, organisme guvernamentale ale unei entități constitutive a Federației Ruse, alte organisme guvernamentale, organisme guvernamentale locale, organizații și primesc, în modul prescris, documentele și informațiile necesare pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale.
4.2. Implicați, în modul prescris, pentru pregătirea proiectelor de documente, elaborarea și implementarea activităților desfășurate de departamentul de arhivă, angajați ai diviziilor structurale ale administrației districtului municipal „sectorul Meshchovsky”.
4.3. Participați la evenimente (întâlniri, conferințe, seminarii) în conformitate cu procedura stabilită, al căror conținut corespunde domeniului de activitate și tipului de activitate.
4.4. Primește, în modul prescris, informații și materiale necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale, precum și face propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului.
4.5. Îmbunătățiți-vă abilitățile utilizând fonduri de la bugetul local.
- Responsabilitate
Șeful compartimentului arhivă poartă responsabilitatea stabilită de lege:
5.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale în limitele specificate legislatia muncii Federația Rusă, legislația privind serviciul municipal.
5.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
5.3. Pentru a provoca daune materialeîn limitele determinate de legislația muncii și civilă a Federației Ruse.
- Lista problemelor asupra cărora un angajat municipal are dreptul sau obligația de a lua în mod independent decizii de management și alte decizii
6.1. Șeful departamentului de arhivă, în conformitate cu competența sa, are dreptul sau obligația de a lua în mod independent decizii sub forma unor documente precum:
planul de lucru al departamentului;
Raport asupra activității departamentului;
Indicatori ai principalelor direcții și rezultate ale activităților departamentului;
Notă oficială (oficială).
6.2. Lista problemelor asupra cărora șeful departamentului de arhivă are dreptul sau obligația de a lua în mod independent decizii de management sau alte decizii:
Verificarea documentelor depuse pentru conformitatea cu cerințele legale, corectitudinea acestora și caracterul complet al informațiilor specificate în documente;
Eliberarea de copii ale documentelor de arhivă, furnizarea de informații a utilizatorilor cu documente de arhivă în conformitate cu solicitările acestora;
Alegerea unei metode de finalizare a sarcinilor atribuite.
- Lista problemelor asupra cărora un angajat municipal are dreptul sau obligația de a participa la pregătirea proiectelor de acte normative de reglementare și (sau) a proiectelor de management și a altor decizii
Șeful compartimentului arhivă, în limitele atribuțiilor postului stabilite prin prezenta fișă a postului, și în caz de necesitate oficială, participă la pregătirea:
7.1. Acte normative de reglementare și (sau) proiecte de acte normative de reglementare, management și alte decizii privind problemele de activitate din domeniul afacerilor arhivistice a municipiului.
- Perioadele de timp și procedurile de pregătire și revizuire a proiectelor de management și a altor decizii, procedura de acordare și luare a acestor decizii
Condițiile de pregătire, examinare, procedura de execuție, aprobarea proiectelor de documente, adoptarea proiectelor de management și a altor decizii, executarea documentelor și instrucțiunilor sunt stabilite în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse, actele juridice de reglementare ale Regiunii Kaluga, și administrarea districtului municipal „Districtul Meshchovsky”.
- Procedura de interacțiune oficială a unui angajat municipal în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale cu angajații municipali, funcționarii publici, cetățenii, precum și organizațiile
Șeful compartimentului arhivă, în vederea îndeplinirii atribuțiilor sale de serviciu și exercitării drepturilor acordate în modul stabilit prin actele normative de reglementare în vigoare și alte acte organizatorice și administrative, interacționează cu:
9.1. Angajații, diviziile structurale și oficiali agentii guvernamentale.
9.2. Angajații, unitățile structurale și funcționarii organelor administrației publice locale;
9.3. Organizații și cetățeni.
- Lista serviciilor municipale oferite cetățenilor și organizațiilor
În conformitate cu funcția șefului compartimentului arhive și în limitele responsabilităților postului stabilite prin prezenta fișă a postului, șeful compartimentului arhive asigură servicii municipale cetățeni și organizații:
10.1. Eliberarea de copii după documentele de arhivă care confirmă dreptul de proprietate asupra terenului într-o localitate.
10.2. Suport informațional utilizatorii documentelor de arhivă în conformitate cu solicitările acestora.
- Indicatori de eficiență și eficacitate
activitati de servicii profesionale
Eficacitatea și eficiența activităților profesionale de muncă ale șefului departamentului arhivă este determinată în funcție de nivelul de realizare a următorilor indicatori:
11.1. Calitatea activității (conformitatea documentelor pregătite cu cerințele, completitudine și consecvență în prezentarea materialului, acuratețe etc.).
11.2. Executarea la timp a sarcinilor atribuite.
11.3. Organizarea muncii (productivitate, eficacitate, disciplina)
11.4. Motivația (interesul pentru munca depusă, utilizarea cea mai mare abordări raționale la rezolvarea problemelor atribuite).
11.5.Profesionalism (respectarea cerințelor postului, utilizare abordare sistematică la serviciu, posesie tehnologii moderne, latitudine cunoștințe profesionale).
Manager al administrației municipale
districtul „cartierul Meshchovsky”
Şeful Departamentului Muncii Organizatorice şi Control
________________ _______________ ______________________
Data Semnătura personală Descrierea semnăturii
Şeful Departamentului Juridic
________________ _______________ ______________________
Data Semnătura personală Descrierea semnăturii
Din oficial
Am citit instrucțiunile ________________ _____________________
(semnătură) (decriptare semnătură)
Secțiunea „Fișele postului” conține informațiile necesare despre modul în care este întocmită fișa postului. Aici puteți găsi fișe tipice de post pentru diferite specialități. Banca noastră de fișe de post include peste 2.500 de documente diferite. Aceste fișe de post au fost compilate și editate în 2015, ceea ce înseamnă că sunt relevante astăzi.
Din acest articol veți învăța:
- ce responsabilități, puteri și drepturi sunt reflectate în fișa postului a custodelui șef al arhivelor;
- ce prevederi sunt cuprinse în fișa tip de post a depozitarului șef al fondurilor de arhivă;
- Pentru ce domenii de activitate conform acestei fișe a postului este responsabil acest specialist în organizația dumneavoastră.
Închis societate pe actiuni"Alfa"
AM APROBAT
Director general
A.V. Lviv
13.02.2012
Descrierea postului Nr. 224 director arhiva (centru de stocare documente)
Moscova 13.02.2012
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle, drepturile și responsabilitățile directorului de arhive.
1.2. Decizia privind numirea și eliberarea din funcție se ia director general corpul în subordinea directă căruia se află arhiva.
1.3. Persoană cu studii profesionale superioare în domeniul pregătirii (specialitatea) „studii istorice și arhivistice”, „management documentar și suport documentar pentru management”, „management documentar și știință arhivistică”, „istorie” și experiență de lucru în posturi de conducere in directie activitate profesională cu o calificare (diplomă) de „maestru” și „specialist” - cel puțin cinci ani, cu o calificare (diplomă) de „licență” - cel puțin șase ani, cu o diplomă academică - cel puțin trei ani sau studii profesionale superioare, educație profesională suplimentară în direcția pregătirii (specialitatea) „studii istorice și arhivistice”, „management documentar și suport documentar pentru management”, „știința documentului și știința arhivistică”, „istorie” și experiență de muncă în funcții de conducere din domeniul activității profesionale cu calificări (grade) „master” și „specialist” – cel puțin șase ani, cu calificare (grad) „licență” – cel puțin șapte ani.
1.4. Directorul arhivei în activitățile sale este îndrumat de:
acte normative actuale privind munca efectuata;
statutul organizației, local reglementărilor organizații;
această fișă a postului.
1.5. Directorul arhivei trebuie să știe:
– legi și altele reglementărilor Rusia, reglementarea relațiilor în domeniul afacerilor arhivistice;
– documente normative și metodologice referitoare la activitățile arhivei;
– compoziția și conținutul unui set de documente stocate în arhivă;
– sisteme de stocare și clasificare a documentelor de arhivă;
– standarde pentru condițiile și modurile de stocare a documentelor;
– tipuri de instrumente de referință și căutare în arhivă;
– bazele managementului economic și financiar;
– procedura de încheiere şi executare a contractelor şi contracte guvernamentale;
– bazele legislației muncii;
– sisteme și forme de remunerare stimulente financiare;
– bazele organizării și managementului muncii;
– procedura de întocmire a documentației de planificare și raportare;
– perspective de dezvoltare a industriei arhivistice;
– casnic și experiență străinăîn domeniul afacerilor arhivistice;
– bazele suportului de documentare pentru management;
– modernă tehnologia de informație;
– Reglementari de munca;
– reguli si reglementari de protectia muncii, siguranta si protectia impotriva incendiilor.
1.6. Directorul arhivei raportează directorului general.
1.7. În absența directorului de arhivă (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris.
2. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI
Directorul arhivei este obligat:
2.1. Ghid:
– activitati de arhivare;
– elaborarea programelor de dezvoltare și a planurilor de lucru pentru arhivă;
– munca pentru îmbunătățirea structurii arhivei și organizarea muncii angajaților.
2.2. Organiza:
– implementarea programelor de dezvoltare și a planurilor de lucru pentru arhivă;
– pregătirea și prezentarea documentației de planificare și raportare;
– mobilizare pregătirea arhivei, elaborarea și implementarea măsurilor de adăpostire și evacuare a documentelor în perioade speciale, salvare documente în situații de urgență;
– certificarea angajaților, efectuarea de numiri, plasarea personalului;
– introducerea tehnologiilor de arhivă automatizate în activitatea arhivei;
– munca coordonată a diviziilor structurale și grupuri de producție arhiva pentru a crea cele mai favorabile conditii de pastrare, inregistrare si utilizare a documentelor.
2.3. Aruncați resurse financiare arhivare, asigurând economii la cheltuirea fondurilor, utilizarea eficientă și direcționată a acestora.
2.4. Reprezintă interesele arhivei în relațiile cu juridicul rus și străin și indivizii, încheie acorduri și contracte guvernamentale.
2.5. Implementarea măsurilor pentru utilizarea eficientă a sistemelor de remunerare stabilite și utilizarea rațională a fondului salariile si decontari la timp cu angajatii arhivei.
2.6. Luați măsuri:
– asigurarea arhivei cu personal calificat, utilizare raționalăși dezvoltarea cunoștințelor și experienței lor profesionale, îmbunătățirea sistematică a calificărilor angajaților, crearea condițiilor de muncă favorabile, respectarea cerințelor legislației muncii, producției și disciplinei muncii;
– privind implementarea în practică forme raţionaleși metodele de lucru, dezvoltarea bazei materiale și tehnice a arhivei.
2.7. Asigurați-vă corect operare tehnică cladiri si incinte de arhiva, respectarea regimului de securitate a arhivei, normelor de protectie a muncii si de securitate la incendiu.
2.8. Participă la lucrările comisiilor de experți (expert-verificare, expert-metodologic), conducă consiliul științific (științific și tehnic), direcția și alte organe colegiale ale arhivei.
3. DREPTURI
Directorul arhivei are dreptul:
3.1. Familiarizați-vă cu deciziile de proiectare ale managementului legate de activitățile sale.
3.2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.
3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre deficiențele identificate în îndeplinirea atribuțiilor oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.
3.4. Solicită conducerii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.
3.5. Solicitați personal sau prin supervizorul dvs. imediat informațiile și documentele necesare pentru a vă îndeplini sarcinile de serviciu.
3.6. Implicați angajații tuturor diviziilor (individuale) structurale în rezolvarea sarcinilor care le sunt atribuite.
3.7. Distribuiți responsabilitățile între angajații din arhivă, întocmește fișele postului și monitorizează implementarea acestora.
3.8. Pregateste propuneri:
– privind încurajarea angajaților din arhivă care s-au distins în rezolvarea problemelor din competența lor;
ECSD 2018. Revizie din 9 aprilie 2018 (inclusiv cele cu modificări care au intrat în vigoare la 1 iulie 2018)
Pentru a căuta standarde profesionale aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse, utilizați directorul standardelor profesionale
Șeful arhivei (șeful departamentului arhivă) al unui municipiu, departament, organizație
Responsabilitățile postului. Gestionează activitatea arhivei (departamentul de arhivă) a unui municipiu, departament, organizație (denumită în continuare arhivă). Elaborează programe de dezvoltare și planuri de lucru pentru arhivă. Gestionează întocmirea proiectelor de documente normative care reglementează activitățile arhivei. Organizează elaborarea documentelor metodologice în vederea îmbunătățirii activității arhivei, monitorizează implementarea lor în practică. Menține înregistrările de bază ale arhivei. Organizează și coordonează activitatea specialiștilor pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă și amplasarea rațională a acestora. Monitorizează conformitatea conditii de reglementareși modurile de stocare a documentelor. Efectuează lucrări de verificare a disponibilității și stării fizice a documentelor, le selectează pentru restaurare, dezinfecție, dezinfecție, copiere de asigurare și lucrări de legare și controlează calitatea implementării acestora. Efectuează înregistrarea și căutarea fișierelor de arhivă nedetectate, identificarea și înregistrarea documentelor deosebit de valoroase. Compilează liste cu persoane juridice și persoane fizice care sunt surse de achiziție a arhivei. Conduce negocieri cu organizatii neguvernamentaleși indivizi - surse potențiale de recrutare. Oferă metodologice și ajutor practic in munca de birou catre unitati structurale ale administratiei municipale, departamentului, organizatiei sau organizatiilor - surse de achizitie a arhivei. Primește documente pentru depozitare permanentă, temporară și depozitară. Organizează munca comisie de experti. Organizează selecția și transferul documentelor pentru depozitare permanentă. Menține evidența documentelor stocate temporar în organizații care sunt surse de achiziție de arhive. Exercită controlul asupra documentelor stocate în diviziile structurale ale administrației unei municipalități, departament sau organizații. Participă la încheierea și implementarea acordurilor cu organizațiile privind organizarea documentelor și furnizarea altor documente servicii cu plată. Participă la pregătirea acordurilor de cooperare și coordonare a activităților administrației municipale și organism autorizat ramura executiva subiect al Federației Ruse în domeniul afacerilor de arhivă. Asigură încheierea de acorduri de cooperare între administrația municipală și organizațiile de proprietate federală, proprietatea unei entități constitutive a Federației Ruse și proprietate privată în problemele de competența arhivei. Organizează și desfășoară lucrări privind descrierea științifică a documentelor de arhivă, îmbunătățirea și prelucrarea inventarelor, realizarea și întreținerea cataloagelor și bazelor de date. Realizează dezvoltarea tematică a documentelor din colecțiile de arhivă. Organizează și realizează pregătirea publicațiilor de referință și de informare privind compoziția și conținutul documentelor de arhivă. Promovează introducerea tehnologiilor de arhivă automatizate în activitatea arhivei. Analizează, înregistrează starea și eficiența utilizării instrumentelor de referință la arhivă și de căutare. Oferă acces la consumatorii de informații despre documente la instrumentele de referință și căutare ale arhivei. Asigură utilizarea documentelor de arhivă, inclusiv îndeplinirea solicitărilor primite de arhivă de natură variată. Organizează expoziții de documente. Pregătește materiale pentru alcătuirea colecțiilor de documente, utilizându-le în periodice și mass-media mass-media. Organizează activitatea sălii de lectură de arhivă. Interacționează cu muzeele raionului municipal (cartierul urban) în desfășurarea de evenimente de informare cu caracter de istorie locală. Participă la pregătirea mobilizării arhiva, implementarea masurilor de adapostire si evacuare a documentelor in perioade speciale, salvare a documentelor in situatii de urgenta. Promovează introducerea dezvoltărilor științifice și metodologice moderne în practica muncii.
Trebuie sa stii: legile și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse care reglementează relațiile în domeniul afacerilor de arhivă, documentele normative și metodologice referitoare la activitățile arhivei, compoziția și conținutul unui set de documente stocate în arhivă, standardele pentru condițiile și moduri de stocare a documentelor, tipuri de instrumente de referință și căutare în arhivă, fundamentele legislației muncii, bazele organizării și managementului muncii, procedura de întocmire a documentației de planificare și raportare, experiență națională și străină în domeniul arhivistic și al managementului documentelor, elementele de bază ale suportului de documentare pentru management, elementele de bază ale aplicării echipamente informatice, reglementările interne ale muncii, normele de protecție a muncii și de securitate la incendiu.
Cerințe de calificare.Învățământ profesional superior în domeniul pregătirii (specialitatea) „Științe istorice și arhivistice”, „Gestiunea documentelor și suport documentar pentru management”, „Știința documentului și arhivistică”, „Istorie” și experiență de lucru în domeniul activității profesionale cu calificare (grade) „master” și „specialist” „- minim 2 ani, cu calificare (grad) „Licență” - minim 3 ani sau studii profesionale superioare, studii profesionale suplimentare în domeniul pregătirii (specialitatea) „Istoric și arhivistic Știință”, „Managementul documentelor și suport documentar al managementului”, „Managementul documentelor și știința arhivistică”, „Istorie” și experiență de lucru în domeniul activității profesionale pentru calificări (grade) „master” și „specialist” - minim 3 ani , pentru calificări (grade) „licență” - minim 4 ani.
Locuri vacante pentru funcția de manager de arhivă (șef al departamentului de arhivă) al unui municipiu, departament, organizație conform bazei de date a posturilor vacante din toată Rusia
Compilat în _____ exemplare. " __"___________ ____ oraș "__"___________ ____ oraș N _______ M.P.
FIȘA POSTULUI pentru managerul (șeful) arhivei tehnice
Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată pe baza contract de munca cu managerul (şeful) arhivei tehnice şi în conformitate cu prevederile Codul Muncii RF și alte reglementări care reglementează relațiile de muncă.
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această fișă a postului definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile conducătorului (șefului) arhivei tehnice.
1.2. Managerul (șeful) unei arhive tehnice aparține categoriei de manageri.
1.3. Directorul (șeful) arhivei tehnice este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al conducătorului organizației.
1.4. Managerul (șeful) arhivei tehnice raportează direct la _______________.
1.5. În funcția de director (șef) al arhivei tehnice este numită o persoană cu studii profesionale superioare și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 3 ani sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de minim 5 ani.
1.6. Managerul (șeful) unei arhive tehnice trebuie să cunoască:
Materiale directoare ale organelor arhivistice care reglementează activitatea arhivelor instituțiilor (organizațiilor);
Sistemul actual de clasificare a materialelor și documentatia tehnica;
Standarde de stat pentru documentația tehnică;
Reglementări, instrucțiuni și altele documente de reglementareîn știința arhivistică;
Procedura de înregistrare și metode de recuperare documente tehnice;
Bazele muncii de birou;
Fundamentele economiei, organizarea muncii și organizarea producției;
Fundamentele legislației muncii;
Reguli și reglementări privind protecția muncii.
1.7. În activitățile sale, managerul (șeful) unei arhive tehnice este ghidat de:
Reglementări interne de muncă;
Ordine și instrucțiuni de la șeful organizației și supervizorul imediat;
Această fișă a postului;
Norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și securitatea la incendiu.
1.8. În perioada de absență temporară a conducătorului (șefului) arhivei tehnice, atribuțiile acestuia sunt atribuite _______________.
2. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI
Manager (șef) arhive tehnice:
2.1. Organizează activitatea arhivei tehnice, asigură recepția, înregistrarea, sistematizarea și păstrarea desenelor, proiectelor, rapoartelor științifice și tehnice, microfilmelor și altor materiale documentare și documentației tehnice legate de desfășurarea cercetărilor alocate organizației, implementarea dezvoltărilor; , precum și utilizarea rezultatelor acestora în producție.
2.2. Efectuează controlul sistematic asupra predării la timp a documentelor tehnice către arhivă de către unitățile organizatorice și asupra corectitudinii executării acestora.
2.3. Asigură efectuarea evaluarea de specialitateși selectarea materialelor care nu sunt supuse depozitării în conformitate cu reglementările în vigoare.
2.4. Gestionează lucrările de întocmire a unui nomenclator de dosare, cataloage, fișe și alte aparate de referință care facilitează contabilizarea, selecția și studiul materialelor aflate în arhiva tehnică.
2.5. Oferă asistență metodologică unităților organizatorice în formarea și înregistrarea corectă a dosarelor, precum și monitorizarea sistematică a depunerii lor la timp la arhivă.
2.6. Organizează selecția și eliberarea documentelor către angajați, întocmirea certificatelor necesare pe baza datelor disponibile în materialele de arhivă, precum și distribuirea copiilor în conformitate cu procedura stabilită la solicitările primite.
2.7. Monitorizează starea documentelor, siguranța acestora, restaurarea și înlocuirea la timp.
2.8. Gestionează angajații arhivei tehnice.
3. DREPTURI
Managerul (șeful) arhivei tehnice are dreptul:
3.1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului organizației privind activitățile departamentului condus.
3.2. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite de acesta.
3.3. Trimite propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului condus spre examinare de către șeful organizației.
3.4. Interacționează cu șefii altor divizii structurale ale organizației.
3.5. Semnează (avizează) documente din competența ta.
3.6. Faceți propuneri conducerii organizației pentru a recompensa angajații distinși și a impune sancțiuni celor care încalcă producția și disciplina muncii.
3.7. Solicitați șefului organizației să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.
4. RESPONSABILITATE
Managerul (șeful) arhivei tehnice este responsabil pentru:
4.1. Pentru neexecutarea sau indeplinirea necorespunzatoare a atributiilor de serviciu prevazute in prezenta fisa a postului - in conformitate cu legislatia muncii in vigoare.
4.2. Pentru infracțiunile comise în perioada activităților sale - în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală actuală a Federației Ruse.
4.3. Pentru cauzarea daunelor materiale - în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.
5. CONDIȚII DE MUNCĂ
5.1. Programul de lucru al directorului (șefului) arhivei tehnice se stabilește în conformitate cu reglementările interne de muncă stabilite în organizație.
5.2. Datorită necesitatea de productie managerul (șeful) arhivei tehnice poate pleca în călătorii de afaceri (inclusiv locale).
5.3. Pentru rezolvarea problemelor operaționale legate de asigurarea activităților de producție, conducătorului (șeful) arhivei tehnice i se pot aloca vehicule oficiale.
Fișa postului a fost elaborată pe baza _______________________ ___________________________________________________________________________. (numele, numărul și data documentului) Șeful unității structurale _____________________________ _____________________ (inițiale, prenume) (semnătura) „____”___________ ____ De acord: serviciul juridic
