Diurne pentru călătorii de afaceri în 2018 trebuie să fie plătite de către angajator (articolul 168 din Codul fiscal al Federației Ruse). Citiți despre raționalizarea, sumele și condițiile plăților diurne în articol.
Procedura de plată a diurnei
Indemnizațiile zilnice sunt rambursate salariatului pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători(Clauza 11 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749, denumit în continuare Decretul nr. 749).
Durata efectivă a călătoriei de afaceri este confirmată prin documente de călătorie, iar în cazul pierderii acestora - prin documente de rezidență. De asemenea, este adesea recomandabil să întocmești un memoriu pentru o călătorie de afaceri. Vă va ajuta să confirmați perioada de ședere într-o călătorie de afaceri dacă, din anumite motive, este imposibil să prezentați documente de rezidență. În acest caz, partea gazdă trebuie să noteze datele de sosire și de plecare în memoriu (clauza 7 din Rezoluția nr. 749).
Când călătoriți la locul de efectuare a unei misiuni oficiale într-o mașină (personală sau oficială), documentele care confirmă datele călătoriei sunt atașate la nota oficială: borderouri și/sau foi de traseu, chitanțe și cecuri de la benzinării etc.
Pentru mai multe informații despre cheltuirea indemnizațiilor zilnice, consultați materialul .
O călătorie de afaceri de o zi are propriile sale particularități: dacă călătoria de afaceri nu depășește Rusia, diurnele nu sunt plătite, iar pentru o călătorie de afaceri în străinătate, valoarea acestora va fi de 50% din suma lor obișnuită (paragrafele 11, 20 din Rezoluţia nr. 749). O călătorie de afaceri de o zi a devenit o piatră de poticnire în ceea ce privește plata: practica judiciara are o solutie Curtea Supremă de Justiție Rusia din 11 septembrie 2012 Nr. 4357/12, care precizează că această plată poate fi efectuată, dar cu avertismentul că aceasta este compensarea altor cheltuieli ale angajatului. În cazul îmbolnăvirii unui salariat în timpul unei călătorii de afaceri, conform paragrafului 25 din Hotărârea nr. 749, diurnele se plătesc pentru toate zilele de boală, chiar dacă aceasta a prelungit durata călătoriei de afaceri. Această regulă se aplică și în cazul în care un angajat este întârziat într-o călătorie de afaceri cu permisiunea (sau la cererea) conducerii.
Diurnă pentru călătorii de afaceri în 2018
Apropo, cuantumul diurnei nu este limitat prin lege, la art. 217 din Codul fiscal al Federației Ruse prevede doar normele acestora în scopul impozitării impozitului pe venitul personal și a contribuțiilor de asigurări, care reprezintă un minim neimpozabil. Ratele indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri - 2018: pentru călătoriile de afaceri din Rusia - 700 de ruble, iar pentru cele străine - 2.500 de ruble, acestea au fost, de asemenea, în vigoare în 2017. Sumele emise unui angajat în conformitate cu standardele corporative care depășesc limita sunt supuse impozitului pe venitul personal și contribuțiilor de asigurare (clauza 2 a articolului 422 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Cum să plătească prime de asigurare din diurna citiți materialul.
- Calculul diurnelor pentru călătoriile de afaceri în străinătate se face conform mărcilor serviciului vamal din pașaportul străin al angajatului detașat. De regula generala ziua trecerii frontierei pentru a părăsi Federația Rusă este considerată ca o zi în străinătate, ziua trecerii frontierei pentru a intra în Federația Rusă este deja considerată o zi în Federația Rusă (clauza 18 din Decretul Guvernului Rusiei Federaţia din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Dacă diurna pentru călătorie se eliberează în valuta straina, în scopul impozitului pe venitul personal, acestea sunt recalculate în ruble la rata Băncii Rusiei, care a aprobat raportul în avans după ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri sau dacă angajatul renunță după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Însă în scopul calculării primelor de asigurare din excesul de diurnă se folosește (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 29 mai 2017 Nr. 03-15-06/32796).
Exemplu
Directorul comercial al Smolensk Breweries LLC a părăsit Smolensk într-o călătorie de afaceri pe 03.01.2018. În perioada 03.02.2018 - 03.03.2018, a lucrat la Moscova. Pe 4 martie 2018 am plecat cu trenul spre Praga. Trenul a plecat la ora 7:45 pe 03.04.2018, a trecut granița cu Rusia la 3.01 pe 03.05.2018 și a ajuns la destinație la ora 9.50 pe 03.05.2018. Regizorul s-a întors cu avionul la Moscova pe 03.09.2018 și a ajuns la Smolensk pe 03.10.2018.
Conform standardelor corporative, direcția a stabilit rate crescute ale indemnizației zilnice: 1.000 de ruble. pentru Rusia, 50 de euro pentru țările europene.
Conform programului călătoriei de afaceri, directorului i s-a dat:
- Ruble pentru 03/01/2018, 03/02/2018, 03/03/2018, 03/04/2018, 03/09/2018 și 03/10/2018 = 6 zile. Total: 6.000 de ruble. diurnă în Rusia.
- Euro pentru 03.05.2018, 03.06.2018, 03.07.2018, 03.08.2018 = 4 zile. Total: 200 euro.
Directorul a depus raportul de avans la 13 martie 2018. Raportul prealabil a fost aprobat în aceeași zi.
Cursul de schimb al euro stabilit de Banca Rusiei a fost de 69,7972 ruble la 13.03.2018, 70,5618 ruble la 31.03.2018.
Calculul diurnelor pentru călătoriile de afaceri acceptate ca cheltuieli:
6.000 + 200 × 69,7972 = 19.959,44 ruble.
Standarde:
700 × 6 + 2500 × 4 = 14200 rub.
Suma supusă impozitului pe venitul personal este: 6.000 + 200 × 70,5618 - 14.200 = 5.912,36 ruble.
Contabilul Smolensk Breweries LLC a calculat prime de asigurare în valoare de: 19.959,44 - 14.200 = 5.759,44 ruble.
- Codul Muncii al Federației Ruse nu stabilește obligația angajatorului de a plăti aceeași diurnă tuturor angajaților organizației: aceștia pot fi împărțiți în categorii, atribuindu-le fiecăruia în politica contabila suma corespunzătoare. Acest lucru este menționat în scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei din 14.02.2013 nr. 14-2-291 și scrisoarea lui Rostrud din data de 03.04.2013 nr. 164-6-1.
De asemenea, cuantumul indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în 2018 poate fi dependent de mai mulți factori, de exemplu, costul hranei și călătoria cu transportul de pasageri la locul călătoriei de afaceri sau postul ocupat. Principalul lucru este de a consolida schimbările în politicile contabile și reglementările privind călătoriile de afaceri.
- După cum a devenit deja clar, diurnele sunt scutite de la reținerea impozitului pe venitul personal în limitele specificate în Codul Fiscal al Federației Ruse, adică atunci când diurnele sunt plătite într-o sumă mai mare decât această normă, impozitul se percepe pe excedent. cantitate. În scopul impozitului pe venitul persoanelor fizice, data încasării venitului sub formă de diurnă în exces este recunoscută ca ultima zi a lunii în care se aprobă raportul în avans (subclauza 6, clauza 1, articolul 223 din Codul fiscal al Federația Rusă). În acest caz, deducerea ar trebui făcută de la următoarea plată salariile angajat și transferați impozitul la buget cel târziu în ziua următoare după această plată (acest lucru este menționat în clauza 6 a articolului 226 din Codul fiscal al Federației Ruse).
- Ministerul Finanțelor al Federației Ruse în scrisoarea din 1 octombrie 2015 nr. 03-04-06/56259 indică faptul că numerar, plătite unui salariat în schimbul diurnelor pentru călătoriile de o zi de afaceri, nu sunt supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice în sumele prevăzute la alin.3 al art. 217 Codul Fiscal al Federației Ruse.
- Contabilitatea fiscală a indemnizațiilor zilnice în scopul impozitului pe venit nu implică standardizare, adică sunt recunoscute în suma stabilită de întreprindere. Artă. 272 din Codul fiscal al Federației Ruse prevede că cheltuielile de călătorie sunt recunoscute în contabilitate la data aprobării raportului de avans: această regulă se aplică și diurnelor.
- Începând cu anul 2017, diurnele peste normele stabilite prin clauza 3 al art. 217, primele de asigurare sunt percepute pentru VNIM, OPS și asigurarea medicală obligatorie (clauza 2 a articolului 422 din Codul fiscal al Federației Ruse). Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 16 martie 2017 nr. 03-15-06/15230 a clarificat că pentru diurnele în valută străină, conversia în ruble ar trebui să fie efectuată la cursul oficial. Banca Centrală Federația Rusă, stabilită la data acumulării diurnei în favoarea angajatului.
- Ziua calculării diurnei în scopul calculării primelor de asigurare este ziua aprobării raportului anticipat (a se vedea scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 mai 2017 nr. 03-15-06/32796). Contribuțiile pentru vătămări la diurne, atât în cadrul normelor, cât și peste norme, nu se acumulează (clauza 2 din articolul 20.2 din Legea nr. 125-FZ, scrisoarea Fondului Federal de Asigurări Sociale al Federației Ruse din 17 noiembrie 2011 Nr. 14-03-11/08-13985).
Citiți despre reflectarea alocațiilor zilnice în 6-NDLF în articol
Perioada de facturare este de 12 luni calendaristice premergătoare lunii în care a început călătoria de afaceri sau mai puțin dacă angajatul a lucrat pentru companie mai puțin de un an.
Pentru calcularea indemnizațiilor de călătorie se iau în calcul doar zilele lucrătoare, și nu zilele calendaristice, ca la calculul indemnizației de concediu.
Concediile medicale, concediile, inclusiv fără plată, călătoriile de afaceri, perioadele de întrerupere etc. sunt excluse din perioada de facturare (a se vedea art. Codul Muncii al Federației Ruse și clauza 5 din Regulamentul privind specificul procedurii de calculare a mediei). salariul Guvernului Permanent al Federației Ruse).
Exemplu:
Petrova A.A lucreaza din 10.02.2006, pe 25.02.2014 a fost trimisa in calatorie de afaceri de 5 zile.
Există un total de 247 de zile lucrătoare în perioada de facturare (din februarie 2013 până în ianuarie 2014). Au fost perioade excluse: în august perioada concediului medical a fost de 8 zile lucrătoare, iar în septembrie perioada concediului anual plătit a fost de 14 zile lucrătoare.
Apoi 247 - 8 - 14 = 225 de zile lucrate efectiv.
2. Determinați câștigurile pentru perioada de facturare
Calculul câștigului mediu include toate plățile prevăzute de sistemul de remunerare, cu excepția concediilor medicale, plăților de concediu, asistență financiarăși alte plăți sociale (a se vedea 2 și 3 din Regulamentul privind specificul procedurii de calculare a salariului mediu al Guvernului Permanent al Federației Ruse). Pentru detalii despre caracteristicile contabile ale diferitelor bonusuri, vezi paragraful 15 de acolo.
Dacă înainte sau în timpul călătoriei de afaceri a angajatului a existat o creștere a salariului la întreprindere ( ratele tarifare) în general pentru organizație (diviziune) trebuie indexate castigurile medii pentru calcularea indemnizațiilor de călătorie (a se vedea clauza 16 din Regulamentul privind specificul procedurii de calculare a salariului mediu al Guvernului Permanent al Federației Ruse).
Exemplu:
Acumularea lui Popova A.A. pentru toate lunile, cu excepția lunii august și septembrie, este de 40.000, în august - 26.086,96 ruble, în septembrie - 12.000 de ruble. Total pentru perioada de facturare: (40.000 de ruble × 10 luni) + 26.086,96 ruble + 12.000 de ruble = 438.086,96 ruble.
3. Calculați câștigul mediu zilnic și valoarea indemnizațiilor de călătorie
Împărțim câștigurile pentru perioada de facturare la numărul de zile lucrate efectiv în perioada de facturare. Apoi înmulțim numărul rezultat cu numărul de zile petrecute într-o călătorie de afaceri. Călătoriile de afaceri sunt supuse impozitului pe venitul personal.
Exemplu:
(438.086,96 / 225) × 5 = 9.735,27 ruble indemnizație de călătorie trebuie plătită către A.A Popova.
Plata suplimentara inainte de salariu
În cazul în care plata indemnizațiilor de călătorie pe baza câștigului mediu este semnificativ mai mică decât salariul pe care angajatul l-ar fi primit dacă nu ar fi fost trimis într-o călătorie de afaceri, se poate face o plată suplimentară până la câștigul efectiv.
Dacă o astfel de plată suplimentară este prevăzută într-un contract de muncă sau un contract colectiv sau local act normativ, baza de impozitare a impozitului pe venit poate fi redusă prin aceasta (a se vedea paragraful 25 al articolului 25 din Codul fiscal al Federației Ruse și scrisorile Ministerului Finanțelor și).
Cu toate acestea, ar trebui să calculați întotdeauna indemnizațiile de călătorie pe baza câștigurilor medii, apoi să le comparați cu salariul, pentru a nu înrăutăți situația angajatului dacă este mai profitabil pentru el să primească un câștig mediu.
Călătorie de afaceri de weekend
Dacă zilele unei călătorii de afaceri coincid cu zile în care angajatul are un weekend programat și nu a lucrat în aceste zile, plata se face nu în funcție de câștigul mediu, ci conform regulilor de plată în ziua liberă. Dacă angajatul nu a fost implicat în muncă în aceste zile, atunci nu este plătit. Și dacă un angajat a fost implicat în muncă într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă sau a fost pe drum, câștigurile medii pentru astfel de zile nu sunt salvate. Weekend-urile sunt plătite cel puțin dublu sau single, dar cu dreptul de a „decolare” ziua liberă mai târziu (a se vedea articolul și Codul Muncii al Federației Ruse).
Atunci când calculați plata dublă, trebuie să vă concentrați pe sistemul de remunerare al angajatului utilizat (a se vedea scrisorile Ministerului Finanțelor și).
Calculul diurnelor
Pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekenduri și sărbători nelucrătoare, precum și pentru zilele de călătorie, inclusiv în timpul opririlor forțate pe parcurs, salariatului i se plătesc diurne (clauza 1. Reglementări privind specificul trimiterii). angajații în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse
Ca parte a atribuțiilor lor, toți angajații trebuie să le respecte cu strictețe fișele postuluiși îndeplinesc sarcinile care le sunt atribuite. La multe întreprinderi din vasta noastră patrie, acestea responsabilități de serviciu De regulă, acestea sunt efectuate la un loc de muncă staționar, dar se întâmplă ca unii specialiști să plece în călătorii de afaceri.
Pentru aceste deplasări de afaceri, angajatului i se alocă o anumită sumă pentru cheltuielile zilnice. Când călătoriți în scop de afaceri în 2017, rata acestor cheltuieli va fi stabilită de guvernul Federației Ruse.
De regulă, salariul angajaților „călător” este puțin mai mare decât cel al celor care se află în mod constant la un loc de muncă staționar. Acest lucru se explică prin faptul că o persoană se află într-un mediu necunoscut, este separată de familia sa și de cei dragi și petrece mult timp pe drum. Valoarea indemnizației de călătorie depinde de sarcinile angajatului, precum și de complexitatea acestora.
În 2017, conducerea țării nu va modifica valoarea plăților zilnice pentru călătoriile de afaceri, chiar și având în vedere că bate toate recordurile.
Procedura de plata
La fiecare întreprindere, standardele zilnice de plată sunt stabilite individual. Conducerea, în baza legislației în vigoare, poate modifica suma plăților în fiecare an în funcție de starea financiara companiilor.
Aceste sume trebuie specificate în ordinul sau nota întreprinderii. În funcție de statutul angajatului și de regiunea de călătorie, la calcularea plăților poate fi aplicată o abordare diferențiată.
Diurnele din anul 2017, precum și din perioadele anterioare, sunt luate în considerare în cheltuielile instituției. Dacă există o creștere vizibilă a acestor plăți, atunci conducerea poate deveni interesată de acest fapt, așa că ar trebui să existe întotdeauna argumente la îndemână care să confirme toate cheltuielile efectuate. Deși dovada documentară a banilor cheltuiți nu este prevăzută în legislația actuală.
Caracteristici ale calculării diurnei în 2017:
- La determinarea sumei plăților zilnice pentru călătoriile de afaceri, se iau în considerare toate zilele în care angajatul a fost plecat. Data de începere este ziua plecării imediate vehicul la locul de muncă propus.
- Dacă ai cheltuit niște bani în drum spre gară/aeroport fonduri suplimentare, acestea pot fi și rambursate. Sfârșitul unei călătorii de afaceri este ziua în care o persoană ajunge la locul său principal de muncă.
- Calculul ține cont și de weekenduri și sărbători dacă angajatul se afla într-o călătorie de afaceri în acel moment. Mersul la muncă în zilele nelucrătoare este plătit dublu. Chiar dacă în această zi liberă persoana a fost pe drum și nu la un loc de muncă „călătorie de afaceri”, costul călătoriei se dublează. Acest lucru se explică prin faptul că angajatul detașat își petrece timpul personal.
- Valoarea medie a plăților de călătorie se calculează pe baza sumei plății pentru numărul de zile petrecute într-o călătorie de afaceri, plata pentru cazare și acumularea diurnei.
Cheltuieli zilnice maxime
Înainte de a începe să calculați cheltuielile zilnice maxime de călătorie în 2017, trebuie mai întâi să înțelegeți cine poate fi trimis în călătorii de muncă plătite.
Doar angajatul care a încheiat un contract trebuie trimis în țară sau în străinătate. contract de munca cu firma. Aceasta înseamnă că persoana trebuie să fie înregistrată oficial la locul său de muncă. Dacă această condiție nu este îndeplinită, atunci călătoriile guvernamentale cu greu pot fi considerate o călătorie de afaceri, iar cheltuielile pentru acestea nu vor fi returnate angajatului.
Este de remarcat faptul că călătoriile de afaceri nu includ călătoriile angajaților dacă munca lor implică deplasări frecvente și sunt specificate în fișa postului.
Cheltuielile de călătorie de afaceri includ:
- Plata salariilor - în ciuda faptului că angajatul se află într-o călătorie forțată de afaceri, acesta este încă plătit cu un salariu.
- Plata pentru călătoria dus-întors se face pe cheltuiala conducerii companiei. La întoarcerea din călătorie, angajatului i se vor rambursa toate cheltuielile pentru transport public cu excepția taxiurilor.
- Plata pentru cazare (la hotel sau intr-un apartament inchiriat). Această sumă poate include plata pentru alimente.
- Plăți zilnice. În cazul în care călătoria de afaceri nu este de o zi, angajatului trebuie să i se asigure o anumită sumă de bani pentru fiecare zi. În cazul în care fondurile prevăzute de buget sunt depășite, acestea nu vor fi rambursate.
- Rambursarea sumelor cheltuite pentru procesarea documentelor de călătorie în străinătate - vize, permise, pașapoarte.
- Plata cheltuielilor suplimentare. În unele călătorii de afaceri, angajatul participă la diferite expoziții, conferințe și alte evenimente plătite. Astfel de călătorii trebuie, de asemenea, plătite integral.
Toate aceste cheltuieli ar trebui deduse din coloana „Venituri” în mod oficial, dar trebuie să se țină cont de faptul că, conform legii prescrise Federația Rusă, suma cheltuielilor zilnice în țară nu depășește 700 de ruble, iar în străinătate - nu mai mult de două mii și jumătate de ruble. Dacă un angajat a cheltuit sume mari, acesta va fi supus impozitării conform Codului Fiscal al Federației Ruse.
Documente necesare pentru plata unei călătorii de lucru
Imediat ce călătoria de afaceri se încheie, angajatul care a fost plecat trebuie să furnizeze conducerii toate chitanțele care confirmă faptul că a cheltuit banii guvernamentali.
Dacă se face publică dovezile documentare ale deșeurilor investite în călătorie, atunci toate sumele vor fi rambursate integral. Este recomandabil să păstrați toate chitanțele pentru a evita întrebări suplimentare despre unde a fost cheltuită cutare sau cutare sumă.
Principalele documente care sunt necesare după „călătoria” oficială includ:
- un bilet dus-întors, unde costul este clar precizat;
- bonuri de cheltuieli zilnice;
- costul de cazare de călătorie;
- chitanțe de la toate vehiculele publice;
Dacă în timpul unei călătorii de afaceri un angajat face cheltuieli personale și, de asemenea, depășește limita zilnică stabilită de întreprindere, atunci astfel de cheltuieli nu sunt plătite de conducere.
Călătorie de afaceri în străinătate și plăți
Dacă o călătorie de afaceri implică trecerea graniței, la principalele cheltuieli de călătorie, mâncare și cazare se pot adăuga cheltuieli suplimentare: pentru obținerea unui pașaport străin, viză și alte documente. De asemenea, la cererea șefului, angajatului i se poate asigura o asigurare. Toate taxele asociate schimbului valutar și transportului bagajelor trebuie luate în considerare și plătite de conducere.
Lista indemnizațiilor de călătorie poate include cheltuieli pentru convorbiri telefonice sau pentru utilizarea internetului. Rambursarea fondurilor către angajat are loc în moneda țării în care a călătorit sau în ruble.
Fiecare persoană poate calcula suma pe care o poate cheltui în timpul unei călătorii de afaceri. Pentru a face acest lucru, ar trebui să cunoașteți costul biletului, costul cazării și să adăugați cheltuielile zilnice aproximative, ținând cont de cheltuielile neprevăzute.
Zvonuri despre anularea plăților zilnice
În 2016, conducerea Rusiei a încercat să anuleze plățile zilnice la întreprinderi. Au asociat această decizie cu deteriorarea indicatori economici stări și furioase. Cu toate acestea, diurna nu a fost încă eliminată, ceea ce înseamnă că în 2017 puteți conta în siguranță pe sprijin în numerar în fiecare zi în timpul călătoriilor legate de muncă.
O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat al unei organizații în afara locației loc de muncă permanent, în scopul îndeplinirii unei sarcini oficiale, pe o anumită perioadă. Un angajat pleacă în deplasare numai pe baza unui ordin scris de la șeful instituției.
Procedura și regulile sunt stabilite prin lege. Astfel, HG nr. 749 din 13 octombrie 2008 reglementează lista cheltuielilor de deplasare (diurne în anul 2019), pe care angajatorul este obligat să le ramburseze:
- costurile de închiriere a spațiilor rezidențiale;
- cheltuieli de călătorie;
- câștigul mediu pentru zilele de călătorie;
- alte cheltuieli agreate (permise) de angajator;
- cheltuieli suplimentare legate de cazare.
Rata cheltuielilor zilnice de călătorie în 2019 (cheltuieli suplimentare legate de cazare) este fixată în Cod fiscal(Articolul 217 și paragraful 2 al articolului 422 din Codul Fiscal al Federației Ruse) și este egal cu 700 de ruble pentru călătoriile în Rusia și 2.500 de ruble pentru călătoriile de afaceri în străinătate pe zi. Totuși, organizația are dreptul să-și stabilească propria limită pentru cheltuielile suplimentare legate de cazare, mai mult sau mai puțin decât norma legală.
Dacă norma stabilită în organizație depășește limita reglementată în Codul Fiscal al Federației Ruse, atunci primele de asigurare ar trebui să fie percepute pe diferență și impozitul pe venitul personal ar trebui reținut.
Ce trebuie să plătiți?
Începând din acest an, angajații sunt trimiși în călătorii de afaceri conform noilor reguli 2019, iar celelalte cheltuieli sunt rambursate ușor diferit.
Angajatul trebuie să documenteze costurile de călătorie, închirierea de cazare și cheltuielile permise. În caz contrar, nu se va efectua nicio plată. Nu există o limită maximă a diurnei, dar instituția are dreptul de a aproba în mod independent normele. În ceea ce privește câștigul mediu, contabilul face calcule în funcție de foaia de lucru și ordinea managerului.
Cu diurna, lucrurile stau altfel. Acest tip costurile nu necesită confirmare documentară prin cecuri și chitanțe. Cu toate acestea, anterior, pentru a confirma și acumula astfel de plăți, contabilii au folosit certificat de călătorie. Documentul indica datele de plecare pentru călătorie și de întoarcere din aceasta (data sosirii). Dar în ianuarie 2015 formularul a fost anulat. Acum, datele de plecare și de întoarcere ale angajatului trebuie să fie confirmate pe baza biletelor, a contractelor de închiriere rezidențială sau a bonurilor de combustibil. Este o metodă complicată, motiv pentru care multe organizații continuă să elibereze certificate de călătorie angajaților lor.
Cum se stabilesc diurna
Organizația bugetară trebuie să aprobe Regulamentul privind călătoriile de afaceri ale angajaților. Ar trebui să detalieze regulile, procedura și valoarea cheltuielilor de călătorie în 2019, precum și indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri. Dacă nu există un astfel de document, atunci acesta trebuie elaborat și aprobat. Sau emite un ordin care să indice normele de cheltuieli de deplasare pentru exercițiul financiar în curs.
Ordin privind aprobarea standardelor de cheltuieli de călătorie
Reglementări privind călătoriile de afaceri (anexă la Politica contabilă)
Acumularea și plata costurilor călătoriei de afaceri se efectuează în sumele stabilite în actul de reglementare local al organizației. Dacă documentul nu este disponibil la întreprindere, autoritățile de reglementare pot avea multe întrebări. În plus, autoritățile fiscale pot recunoaște astfel de plăți ca fiind folosirea abuzivă a fondurilor.
Plata cheltuielilor zilnice de călătorie în 2019
- toate zilele călătoriei, inclusiv sărbători și weekenduri;
- zile petrecute pe drum, inclusiv zilele de plecare și de sosire;
- zile de oprire forțată sau întârziere.
De obicei, o comandă de călătorie de afaceri conține o comandă pentru plata unui avans. Acesta poate fi transferat pe cardul angajatului sau eliberat în numerar prin casieria instituției. La întoarcere, angajatul este obligat să prezinte un raport prealabil către departamentul de contabilitate.
În cazul în care un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri de o zi, nu se plătește indemnizația de subzistență, în conformitate cu paragraful 11 din Hotărârea Guvernului nr. 749. Dar costurile de transport sunt rambursate.
Călătoriile de afaceri la o întreprindere sunt destul de frecvente. Este important ca un contabil să știe ce documente trebuie să fie solicitate de la un lucrător detașat la întoarcere și cum să înregistreze cu exactitate toate cheltuielile efectuate. În 2017 se va modifica procedura de impozitare a diurnelor. În acest articol vom vorbi despre schimbările viitoare și despre regulile de contabilizare a călătoriilor de afaceri în 2017.
Documente necesare atunci când solicitați o călătorie de afaceri
Din 2015, procedura de înregistrare a călătoriilor de afaceri a devenit mult mai simplă. Acum nu este deloc necesar să eliberezi un certificat de călătorie și repartizarea postului- aceste documente au fost anulate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595. Cu toate acestea, o serie de companii încă folosesc aceste documente pentru control. Acest lucru nu contravine legii, dar utilizarea acestor formulare ar trebui consacrată în documentul intern al întreprinderii.
Tot în 2015, jurnalul de bord pentru lucrătorii detașați a devenit opțional.
Regulile detaliate pentru contabilizarea călătoriilor de afaceri și a cheltuielilor pentru acestea sunt consacrate în Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.
În ce documente trebuie completate obligatoriu când trimiți un angajat într-o călătorie de afaceri? Sunt doar două dintre ele:
1. Decizia scrisă a directorului (de exemplu, un ordin).
2. O notă oficială a angajatului, dar numai atunci când se deplasează într-o călătorie de afaceri cu transport personal, oficial sau închiriat.
Se pare că cel mai important document este ordinul managerului. O notă de service este emisă numai atunci când utilizați o mașină sau alt mijloc de transport oficial (personal sau închiriat).
Un angajat are dreptul de a scrie o notă indiferent de metoda de călătorie către și de la călătoria de afaceri. În notă, el poate indica cheltuielile așteptate și poate precalcula suma necesară. Procedura de întocmire a unor astfel de note este de obicei consemnată și în actele locale ale companiei.
Cheltuieli de călătorie și rapoarte asupra acestora
În primul rând, trebuie menționat că angajatul, în timpul unei călătorii de afaceri, continuă să primească un salariu. Se calculează doar pe baza câștigurilor medii.
Cheltuieli de călătorie de bază (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse):
- diurna;
- costuri de călătorie;
- cazare;
- alte cheltuieli rezonabile.
Diurnă într-un mod nou
De multă vreme, în Rusia nu există o limită de indemnizație zilnică. Societățile comerciale și antreprenorii individuali au dreptul de a stabili orice dimensiune (OSNO - clauza 12 clauza 1 din articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, USN - clauza 13 clauza 1. 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse), consacrând asta in normativ act local sau într-un contract colectiv.
Întreprinderile mici stabilesc cel mai adesea o indemnizație zilnică pentru călătoriile în jurul Rusiei la 700 de ruble. Acest lucru se datorează faptului că exact această sumă nu este supusă impozitului pe venitul personal (clauza 3 a articolului 217 din Codul fiscal al Federației Ruse). Puteți seta indemnizațiile zilnice dimensiune mai mare, atunci impozitul pe venitul persoanelor fizice trebuie reținut din suma excedentară. Pentru călătoriile de afaceri în străinătate, există o limită de 2.500 de ruble - alocațiile zilnice în aceste limite nu sunt supuse impozitului pe venitul personal.
Pe în acest moment Alocațiile zilnice în orice sumă nu fac obiectul contribuțiilor de asigurare. Adică, nu contează ce sumă se plătește diurna - 700 de ruble sau poate 3.000 de ruble pe zi.
De la 01.01.2017, se fac modificări Codului fiscal al Federației Ruse, conform căruia diurnele vor fi supuse contribuțiilor de asigurare în limitele stabilite (clauza 2, clauza 1, articolul 422 din Codul fiscal al Federația Rusă). Regula aici va fi aceeași ca și atunci când se evaluează impozitul zilnic pe venitul personal. Aceasta înseamnă că indemnizațiile zilnice care depășesc limita (700 de ruble sau 2.500 de ruble) vor fi supuse contribuțiilor de asigurare.
De exemplu, o companie plătește o indemnizație zilnică de 1.000 de ruble pe zi. Angajatul a fost într-o călătorie de afaceri timp de 4 zile. Pentru toate zilele călătoriei de afaceri i se datorează 4.000 de ruble pe zi. Cu toate acestea, conform normei, doar 2.800 de ruble nu sunt impozitate (700 de ruble x 4 zile). Diferența dintre plata efectivă și limită (4.000 - 2.800 = 1.200) este supusă impozitului pe venitul personal și contribuțiilor de asigurări.
Cheltuieli de călătorie
Cheltuielile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur sunt compensate integral angajatului, dar sub rezerva confirmării documentare a acestuia (articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Dacă un angajat călătorește cu trenul, acesta va fi compensat și pentru cheltuielile de deplasare. lenjerie de pat. Iar costul transportului va fi confirmat de biletul de tren.
Pentru călătoriile cu avionul, veți avea nevoie de bilet (chitanță de itinerar) și carte de îmbarcare.
Dacă vă pierdeți documentele, va trebui să solicitați un certificat de la transportator care vă confirmă călătoria.
Dacă angajatul pleacă cu mașina, el sau ea trebuie să atașeze o notă și borderouri. În plus, pentru a confirma costurile cu combustibilul, trebuie să atașați la raport chitanțele de la benzinărie.
Călătorii de afaceri folosesc adesea servicii de taxi. Astfel de cheltuieli pot fi luate în considerare și dacă călătoria a fost de la o gară (aeroport) la un hotel/loc de călătorie de afaceri sau înapoi (scrisori de la Ministerul Finanțelor din 14 iunie 2013 Nr. 03-03-06/1/). 22223 şi din 8 noiembrie 2011 Nr. 03-03- 06/1/720).
Costurile vieții
Cel mai adesea, un angajat locuiește într-un hotel în timpul unei călătorii de afaceri. Pentru a accepta cheltuieli, aveți nevoie de documente care vă confirmă șederea, eliberate de hotel. Dacă plata se face în numerar, aveți nevoie de o chitanță de numerar sau de un formular de raportare strict.
Dacă ați închiriat un apartament pentru a locui, veți avea nevoie de un contract de închiriere și copii ale documentelor de proprietate.
Alte cheltuieli
În timpul unei călătorii de afaceri, un angajat poate suporta cheltuieli suplimentare. De exemplu, pe convorbiri telefonice, cheltuieli de divertisment, cereri de viză, rezervări de camere etc. O condiție importantă pentru acceptarea cheltuielilor suplimentare este lor necesitatea de productieși disponibilitatea obligatorie a documentelor justificative.
La întoarcerea dintr-o călătorie, lucrătorul detașat trebuie să se prezinte în termen de trei zile lucrătoare pentru cheltuielile efectuate (anexează documente, returnează restul banilor) și semnează un proces-verbal.
