O investigație internă este un set special de activități care au ca scop colectarea, verificarea și analizarea materialelor despre o anumită abatere în activitatea unei organizații care a dus sau ar putea duce la daune materiale sau la deteriorarea reputației acesteia. Ne vom da seama care este procedura de desfășurare a unei investigații interne și vom furniza mostre de documente care vor fi necesare în fiecare etapă a unui astfel de audit.
Conceptul de „investigație oficială” nu este definit de legiuitor, dar este adoptat în practica de afaceriși se regăsește, deși nu sub formă directă, în acte legislative. De exemplu, articolul 247 din Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatorul să efectueze o inspecție dacă i s-a cauzat un prejudiciu pentru a stabili amploarea și cauzele acestuia.
Când se efectuează o anchetă internă?
În cazul oricărei abateri de la ordinea normală, atunci când este necesar să înțelegem ce s-a întâmplat, identificați cauzele, vinovații și determinați consecințele.
De regulă, o astfel de verificare se efectuează în următoarele cazuri:
- lipsa de stocuri;
- reclamații de la clienți sau personal;
- încălcări ale regulilor interne reglementările muncii, contract de munca sau fișa postului;
- încălcări ale reglementărilor locale (regulamente de siguranță, siguranță la incendiu etc.);
- dezvăluiri informatii comerciale;
- cauzarea daunelor materiale organizației sau angajaților;
- primirea și darea de mită;
- alte abuzuri.
Această listă nu este exhaustivă și poate fi completată de orice angajator la discreția sa.
Așadar, iată o mostră de anchetă internă împotriva unui angajat.
Cum să începeți o investigație internă
Angajatorul are dreptul de a crea o comisie cu participarea specialiștilor relevanți. De exemplu, dacă despre care vorbim despre furt, comisia va include probabil un reprezentant al departamentului de contabilitate, al serviciului de securitate si al departamentului unde a fost descoperit furtul. Comisia este adesea condusă fie de un manager, fie de un auditor intern.
Cu toate acestea, nu există cerințe pentru componența comisiei. Poate intra în el orice persoană aleasă de manager, cu excepția celor implicați, direct sau indirect, în încălcare. Mărimea minimă a comisiei este de trei persoane.
În acest caz, managerul trebuie să emită un ordin. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de un eșantion de comandă pentru a efectua o investigație internă, un eșantion este prezentat mai jos.
Ordin privind crearea unei comisii
Ce află comisia?
În timpul inspecției, sunt dezvăluite următoarele circumstanțe:
- esența încălcării;
- valoarea prejudiciului cauzat;
- motivele și condițiile care au condus la comiterea infracțiunii;
- persoana care a comis infracțiunea;
- gradul de vinovăție;
- circumstanțe atenuante și agravante;
- măsuri de aducere a făptuitorilor în fața justiției;
- măsuri preventive pentru prevenirea unor astfel de încălcări.
Când s-a stabilit cercul persoanelor potențial vinovate, iar în unele cazuri poate fi destul de larg, comisia adună explicații scrise. În acest caz, se pot strânge explicații atât de la făptuitori, cât și de la angajați care, într-un fel sau altul, pot explica ce s-a întâmplat.
O notă explicativă se întocmește de către salariat pe baza unei notificări emise de comisie. Anunțul descrie incidentul și poate include o listă de întrebări la care angajatul trebuie să răspundă. În copia avizului care rămâne la dosar la comisie, salariatul trebuie să indice data primirii avizului și să semneze.
Angajatul are dreptul de a refuza să ofere explicații. În acest caz, este necesar să se consemneze acest fapt în actul de refuz de a oferi o explicație. Este compus din membrii comisiei.
Se întocmește o notă explicativă sub orice formă de mână adresată managerului, se indică data și se pune semnătură. Dacă angajatul își recunoaște vinovăția, acesta are dreptul să indice prezența unor circumstanțe atenuante într-o notă explicativă.
Pe lângă nota explicativă, comisia colectează și alte documente care pot face lumină asupra împrejurărilor incidentului: rapoarte și memorii martori oculari ai incidentului, rapoarte de inventar, concluzii ale auditorilor și experților independenți, rapoarte de măsurători ale echipamentelor de control și măsurare.
Rezultatele anchetei interne
La finalul anchetei, comisia întocmește un document final - un act, care este semnat de toți membrii comisiei. Veți găsi mai jos un exemplu de raport al unei investigații interne la o întreprindere.
De asemenea, făptuitorii trebuie să fie informați despre faptă. În cazul în care angajatul refuză să confirme prin semnătură faptul familiarizării, aceasta trebuie să fie certificată prin semnăturile persoanelor independente.
Angajatul sau reprezentantul său are dreptul de a se familiariza cu toate materialele de inspecție și de a le contesta dacă nu este de acord cu rezultatele.
Pe baza rezultatelor inspecției pot fi aplicate măsuri disciplinare. Acestea trebuie incluse în eșantionul de concluzie al anchetei interne.
În baza art. 248 din Codul Muncii al Federației Ruse, recuperarea de la angajatul vinovat a sumei prejudiciului cauzat, care nu depășește câștigul mediu lunar, se realizează prin ordin al angajatorului. Comanda se poate face în cel mult o lună de la data determinării definitive de către instituție a cuantumului prejudiciului cauzat de salariat. În cazul în care perioada lunară a expirat sau salariatul nu este de acord să compenseze voluntar prejudiciul cauzat angajatorului, iar suma de recuperat de la salariat depășește câștigul său mediu lunar, recuperarea poate fi efectuată numai de instanță.
Exemplu de act privind efectuarea unei investigații interne
Care este intervalul de timp pentru efectuarea unei investigații interne?
Perioada de desfășurare a unei anchete interne conform Codului Muncii trebuie să fie în concordanță cu perioada de limitare a aplicării unei sancțiuni disciplinare. Potrivit părții 3 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, sancțiunea disciplinară se aplică în cel mult o lună de la data descoperirii abaterii, fără a lua în considerare timpul de îmbolnăvire a salariatului, șederea acestuia în concediu, precum și timpul necesar pentru ia în considerare opinia organului reprezentativ al salariaţilor. Ziua în care a fost descoperită abaterea, de la care începe să conteze perioada de lună, se consideră ziua în care persoana căreia îi este subordonat salariatul la locul de muncă a luat cunoștință de săvârșirea infracțiunii, indiferent dacă este învestită cu dreptul de a impune sancțiuni disciplinare (subparagraful „b”, paragraful 34 al Plenului de rezoluție al forțelor armate ale Federației Ruse din 17 martie 2004 nr. 2 „Cu privire la cererea instanțelor de judecată Federația Rusă Codul Muncii al Federației Ruse").
Pune întrebări și vom completa articolul cu răspunsuri și explicații!
1. Un audit intern se efectuează prin decizie a șefului organismului federal ramura executivaîn domeniul afacerilor interne sau unui director autorizat, dacă este necesar să se identifice motivele, natura și circumstanțele unei abateri disciplinare săvârșite de un angajat al organelor de afaceri interne, să confirme prezența sau absența împrejurărilor prevăzute la articolul 14 din prezentul regulament. Legea federală, precum si la cererea salariatului.
2. În efectuarea audit intern Un ofițer de afaceri interne care este direct sau indirect interesat de rezultatele sale nu poate participa. În acest caz, el este obligat să prezinte șefului organului executiv federal în domeniul afacerilor interne sau șefului autorizat care a luat decizia de a efectua un audit intern, un raport privind eliberarea sa de la participarea la acest audit. În caz de nerespectare cerinta specificata rezultatele inspecției interne sunt considerate nevalide, iar perioada de inspecție stabilită de partea 4 a prezentului articol se prelungește cu zece zile.
3. La efectuarea unui audit intern al unui angajat al organelor de afaceri interne, trebuie luate măsuri pentru a stabili în mod obiectiv și cuprinzător:
1) faptele și împrejurările în care salariatul a săvârșit o abatere disciplinară;
2) vinovăția salariatului;
3) motivele și condițiile care au contribuit la comiterea unei abateri disciplinare de către salariat;
4) natura și amploarea prejudiciului cauzat de salariat ca urmare a săvârșirii unei abateri disciplinare;
5) prezența sau absența unor împrejurări care împiedică salariatul să lucreze în organele de afaceri interne.
4. O inspecție internă se efectuează în termen de treizeci de zile de la data deciziei de efectuare a acesteia. Perioada pentru efectuarea unui audit intern poate fi prelungită prin decizie a șefului organului executiv federal în domeniul afacerilor interne sau a unui șef autorizat, dar nu mai mult de treizeci de zile. Perioada de efectuare a auditului afacerilor interne nu include perioadele de incapacitate temporară de muncă a unui angajat al organelor de afaceri interne pentru care se efectuează un audit al afacerilor interne, în timp ce acesta se află în vacanță sau într-o călătorie de afaceri, deoarece precum și timpul în care salariatul lipsește de la serviciu din alte motive întemeiate.
(vezi textul din ediția anterioară)
5. Rezultatele auditului intern sunt prezentate șefului organului executiv federal în domeniul afacerilor interne sau managerului autorizat care a luat decizia de a efectua auditul intern, în în scris sub forma unei încheieri în cel mult trei zile de la data încheierii inspecției. Concluzia menționată este aprobată de șeful organului executiv federal în domeniul afacerilor interne sau șeful autorizat care a luat decizia de a efectua un audit intern, în cel mult cinci zile de la data depunerii încheierii.
6. Un ofițer cu afaceri interne supus unui audit intern:
1) este obligat să dea explicații scrise cu privire la circumstanțele auditului intern, cu excepția cazului în care acesta este legat de autoincriminare;
2) are dreptul:
a) depune declarații, petiții și alte documente;
b) contestă deciziile și acțiunile (inacțiunea) angajaților care efectuează un audit intern la șeful organului executiv federal în domeniul afacerilor interne sau la managerul autorizat care a luat decizia de a efectua un audit intern;
c) ia cunoștință de concluzia bazată pe rezultatele auditului intern, dacă aceasta nu contravine cerințelor de nedezvăluire a informațiilor constitutive de stat și altele protejate de lege;
Forma ordinului este arbitrară și nu există o formă aprobată normativ. Elaborați un astfel de ordin dacă trebuie să efectuați o investigație internă suplimentară pentru a afla motivele abaterii angajatului. În ordin, indicați: informații despre salariatul care a săvârșit infracțiunea, momentul și locul săvârșirii infracțiunii, ce atribuții au fost încălcate, componența comisiei, durata cercetării și documentele aflate în curs de examinare. Familiarizați ordinul cu toți membrii comisiei împotriva semnării.
Societatea cu răspundere limitată
«_______________»
COMANDA
16 aprilie 2019 N 284
Moscova
La efectuarea unei anchete interne
Din lipsa casieriei, nume complet, in data de 13.04.2019 la locul de munca pe toata perioada tura de lucru, in baza procesului-verbal din data de 13.04.2019 N 12 privind faptul identificarii unei abateri disciplinare, in vederea stabilirii imprejurarilor abaterii si a respectarii cerintelor legislatiei in vigoare.
COMAND:
1. Formați o comisie care să efectueze o anchetă internă cu următoarea componență:
Președintele comisiei - adjunct director executiv Numele complet
Membrii comisiei:
contabil șef Numele complet
numele complet al casierului senior
numele complet al șefului departamentului de personal
2. Pentru a stabili împrejurările și motivele săvârșirii unei abateri disciplinare:
contabilul-șef să solicite o explicație scrisă de la casierie în conformitate cu partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse și apoi să îl prezinte spre examinare de către comisie cel târziu în următoarea zi lucrătoare de la primire;
șeful departamentului de personal, nume complet, întocmește și depune copii ale următoarelor documente spre examinare de către comisie: contract de muncă cu nume complet, Descrierea postului casier, regulamentul intern al muncii SRL „_________”, program ture pentru casierii, pontaj pentru 13.04.2019.
Nota:
Aici, în special, indicați documentele care indică faptul că angajatului i-au fost atribuite sarcini pentru încălcarea cărora ar putea fi supus acțiunii disciplinare și el a fost familiarizat cu aceste îndatoriri sub semnătură.
3. Comisia, până la data de 23 aprilie 2019, efectuează o anchetă internă și își oficializează rezultatele într-un act semnat de toți membrii comisiei.
Nota:
Perioada de desfășurare a unei investigații interne nu este stabilită prin lege, așa că aveți dreptul să o stabiliți la propria discreție. Vă rugăm să rețineți că în acest timp trebuie să aveți timp să solicitați o explicație de la angajat, ținând cont de termenul limită specificat în Partea 1 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, precum și să studieze materialele obținute în timpul anchetei. În plus, o astfel de perioadă nu trebuie să depășească termenele limită de aplicare a sancțiunii.
4. Președintele comisiei, nume complet, raportează directorului general rezultatele cercetării.
5. Îmi încredințez controlul asupra executării acestui ordin.
Ordin privind ancheta internă- un document executiv prin care conducerea întreprinderii autorizează funcționarii să verifice încălcările. Acesta este singurul temei legal pentru investigarea incidentelor dintr-o organizație.
Angajații desemnați din ordinul managerului efectuează o anchetă, identifică făptuitorii și calculează valoarea prejudiciului. Pe baza rezultatelor inspecției, se atribuie o pedeapsă.
La întocmirea unui contract de muncă cu un nou angajat, administrația întreprinderii include o secțiune în contractul cu responsabilități de serviciu persoane, precum și o listă a încălcărilor pentru care poate apărea răspunderea legală și disciplinară. Lista completă circumstantele se stabilesc in functie de caracteristici procesul de productie.
Cel mai adesea, o investigație internă împotriva unui angajat este efectuată în legătură cu:
- daune aduse bunurilor companiei, care sunt asociate cu daune materiale;
- încălcarea integrității sau calității mărfurilor și a altor bunuri ale întreprinderii utilizate pentru activitati comercialeși obținerea de profit;
- nerespectarea programului de lucru sau sustragerea de la sarcinile de serviciu;
- nerespectarea regimului de secretizare.
O listă cu posibile încălcări este întocmită în funcție de poziție. De exemplu, directorii întreprinderilor pot fi, de asemenea, responsabili pentru rezultatele negative ale procesului de producție sau o scădere a profiturilor, care este asociată cu incapacitatea de a organiza lucrătorii în întreprindere.
Un ordin de efectuare a unui audit intern (un eșantion poate fi descărcat mai jos) este pregătit în timp limitat. Termenul maxim de aducere a făptuitorilor în fața justiției este de patru luni. Concedierea unui angajat nu este motiv de anulare a unei penalități.
Urmărirea penală pentru daune aduse proprietății corporative sau alte încălcări este asociată cu restrângerea drepturilor contravenientului, prin urmare atenție deosebită ar trebui acordată procedurii de organizare a unui audit intern.
Pregătirea unui ordin de organizare a unei anchete oficiale este un drept, nu o obligație. Prin urmare, managerul decide în mod independent dacă este recomandabil să pedepsească o anumită persoană pentru infracțiunea identificată.
Legea muncii prevede următoarea procedură:
- Identificarea încălcării. Orice funcționar al întreprinderii care întocmește un memoriu către șefului societății poate stabili fapta abaterii. Odată cu raportul, se depune un Act privind abaterile identificate, care este semnat de cel puțin trei angajați ai organizației.
- Pe baza mesajului primit, șeful pregătește și emite un Ordin de desfășurare a unei anchete interne. Documentul conține persoanele responsabile, momentul inspecției și o listă de activități.
- În termen de 24 de ore, se formează o comisie specială care analizează circumstanțele infracțiunii și consecințele acesteia asupra procesului.
- Obținerea unei explicații de la angajat. Angajatul poate refuza să ofere explicații. În acest caz, se întocmește un Act, care prevede că salariatul nu dorește să-și justifice acțiunile în scris sau verbal.
- Organizarea unei ședințe a comisiei la care se ia decizia finală privind urmărirea penală. Este obligatoriu să se țină cont de opiniile tuturor participanților.
Decizia completată este trimisă managerului pentru revizuire și primire a unei rezoluții de implementare a sancțiunii.
Reguli pentru formarea unei comisii
În total, trebuie să existe cel puțin trei membri ai comisiei care nu sunt interesați să ia o decizie anume asupra litigiului. Include:
- avocat de firma;
- reprezentant al Consiliului de Securitate;
- contabil;
- doi angajați obișnuiți.
Șeful poate fi și membru, dar aceasta nu este o condiție obligatorie.
Înregistrarea rezultatelor
Decizia se formalizează în două documente. Anume:
- Încheierea ședinței comisiei (conține descriere detaliată circumstanțele identificate, cuantumul prejudiciului cauzat, făptuitorii, consecințele infracțiunii pentru întreprindere);
- Ordin privind aplicarea măsurilor disciplinare.
Primul document este întocmit de comisia convocată și semnat de toți participanții acesteia. Al doilea este pregătit de secretarul șefului companiei în numele șefului. Managerul semnează Ordinul și îl depune originalul pentru înregistrare într-un Jurnal special. După aceasta, hârtia este trimisă la departamentul de personal pentru a introduce informații în dosarul personal.
Dacă pedeapsa este asociată cu sarcini monetare, atunci un alt ordin original este trimis departamentului de contabilitate al companiei.
Aplicarea standardelor de răspundere disciplinară nu exclude aplicarea suplimentară a sancțiunilor administrative, penale sau civile.
După cum s-a menționat mai sus, este posibil ca persoana vinovată să fie adusă în fața justiției doar pentru o perioadă limitată de timp. Astfel, angajatorul este autorizat să emită astfel de ordine în cel mult patru luni de la săvârșirea infracțiunii.
Interesant este că angajatul însuși poate depune o plângere împotriva acțiunilor ilegale ale conducerii doar în termen de 30 de zile.
Această diferență se datorează faptului că încălcările angajaților nu pot fi întotdeauna identificate în timp util și, prin urmare, este posibil să tragem la răspundere chiar și acele persoane al căror contract a fost reziliat de mult timp.
Termenele pot fi prelungite dacă în această perioadă persoana potențial vinovată a fost în concediu sau concediu medical. Nu este permisă inspecția în lipsă.
Cerințe pentru plasarea unei comenzi
Legislația nu prevede o singură formă de Ordin, prin urmare, la fiecare întreprindere, comenzile de la manageri sunt întocmite pe baza specificului afacerii lor. activitatea muncii. Documentul trebuie să includă următoarele detalii obligatorii:
- adresa juridică și denumirea companiei în care se desfășoară ancheta internă;
- data întocmirii;
- locul de înregistrare;
- data și semnăturile persoanelor responsabile.
Documentul trebuie să cuprindă următoarele categorii de informații:
- motive pentru efectuarea unei inspecții (memorandumul unui anumit oficial);
- necesitatea convocării unei comisii și componența acesteia;
- o listă de activități care trebuie desfășurate pentru un studiu cuprinzător al circumstanțelor infracțiunii;
- reguli de înregistrare a rezultatelor;
- termenele limită pentru efectuarea anchetei;
- persoană responsabilă căreia îi sunt delegate funcții de supraveghere.
Ordinul este supus executării obligatorii de către toți participanții. Însuși cetățeanul vinovat trebuie să citească conținutul Ordinului împotriva semnăturii sale, ceea ce indică faptul că este familiarizat cu prin decizieși confirmă acordul cu acesta. În această etapă, angajatul poate refuza semnarea, despre care se întocmește și un proces-verbal.
În cazul în care Ordinul este emis cu încălcarea procedurii stabilite sau pedeapsa este impusă ilegal, atunci angajatul căruia i-au fost încălcate drepturi se poate adresa comisiei pentru litigii de munca să anuleze pedeapsa și să organizeze o nouă anchetă. Dacă conflictul nu a fost rezolvat în decurs de o săptămână, atunci va trebui să te descurci declarație de revendicare la tribunal.
