Stocul minim nu ar trebui să fie. Planificarea inventarului

Problema mărimii optime a soldurilor depozitului ar trebui să privească nu doar serviciul de logistică, ci și directorul financiar. Excesul de stoc înseamnă deturnare de fonduri din circulație și costuri pentru întreținerea unor suprafețe mari de depozite, în timp ce inventarul insuficient înseamnă riscul de a pierde clienți și de a reduce veniturile. Cum poate un CFO să optimizeze investițiile în stoc?

Nu este o știre pentru nimeni că bunăstarea financiară a unei companii depinde în mare măsură de gestionarea eficientă a aprovizionării și a stocurilor. „Volumul rezervelor din compania noastră este de aproximativ 70 de milioane de ruble sau mai mult de două mii de articole. În același timp, costurile de întreținere a stocurilor se ridică la până la 30% din costul acestora.

Prin urmare, acordăm o atenție deosebită organizării gestiunii stocurilor, inclusiv calculării dimensiunii optime a comenzii și formării unui portofoliu de sortimente eficient”, spune Inga Rodionova, director financiar al grupului de companii MOND. Lipsa unui control atent asupra proviziilor și a soldurilor depozitelor afectează inevitabil rezultatele financiare ale companiei.

„În 2005, compania noastră a descoperit un suprastoc al unor categorii de produse ca urmare a planificării incorecte a achizițiilor. Potrivit altora, dimpotrivă, era un neajuns care nu permitea implementarea integrală a planului de vânzări. Acest lucru a fost relevat prin compararea stocurilor reale pe categorii cu planurile de vânzări pentru perioada corespunzătoare. În majoritatea cazurilor, acest lucru a fost influențat de situația din țara de origine.

În China, unde compania are majoritatea fabricilor, au apărut probleme de muncă și energie, astfel încât furnizorii au prelungit ciclurile de producție și uneori chiar au întrerupt livrările. Din acest motiv, managerii noștri au comandat adesea din ce în ce mai des decât era necesar, sau, dimpotrivă, au făcut o comandă destul de târziu, ceea ce a dus și la lipsa mărfurilor în stoc”, își amintește Elena Ageeva, director financiar al Golder Electronics.

Cu toate acestea, în practică, încercările de a îmbunătăți situația se reduc adesea la determinarea standardului pentru un astfel de indicator precum cifra de afaceri a stocurilor (raportul dintre venituri și volumul mediu al stocurilor).

Cu alte cuvinte, după ce a studiat statisticile vânzărilor și stocurilor, departamentul financiar pentru perioada următoare stabilește un standard pentru rulajul stocurilor pentru diviziile comerciale. Dar această soluție are dezavantaje semnificative și anume: sunt luate în considerare doar mărfurile care se află în depozit. La stabilirea standardului de cifra de afaceri nu sunt luate in considerare bunurile si banii in tranzit, precum si creantele. Prin reducerea stocurilor, compania afectează doar o mică parte din suma totală a fondurilor investite în menținerea stocurilor;

După ce a stabilit un standard strict de rotație a stocurilor pentru diviziile comerciale, departamentul financiar le obligă să acționeze conform unuia dintre următoarele scenarii. Pentru a reduce stocul și a îndeplini standardul, în primul rând, puteți reduce volumul de loturi achiziționate și, în al doilea rând, numărul de livrări.

Dacă reduceți volumul achizițiilor, costurile de transport vor crește, deoarece mărfurile vor fi livrate mult mai des. Și livrările mai rare vor duce la o reducere a stocului de siguranță. Ca urmare, nivelul cererii de ofertă va scădea, iar mai des vor apărea situații când mărfurile cerute de clienți nu sunt în stoc.

Pentru a rezolva problema gestionării stocurilor o dată pentru totdeauna și pentru a optimiza investițiile în mărfuri din depozit, este necesară o abordare cuprinzătoare a soluționării problemei.

Matricea de analiză QRS și ABC

Stocurile sunt diferite de stocuri

Înainte de a începe să optimizați inventarul, trebuie să separați inventarul principal de stocurile forțate și temporare. De exemplu, conform sistemului de contabilitate, 100 de bunuri ale furnizorului X sunt stocate în depozit în valoare de 100 de mii de ruble, volumul vânzărilor furnizorului este de 200 de mii de ruble. Folosind aceste date, am stabilit ca cifra de afaceri a stocurilor să fie de două ori. Cu toate acestea, dacă în aceste 100 de mii de ruble. Dacă mărfurile defecte și nelichide sunt primite în valoare de 20 de mii, respectiv 30 de mii de ruble, atunci cifra de afaceri reală a mărfurilor va fi de cel puțin două ori mai mare.

Stocul principal servește la asigurarea vânzărilor în conformitate cu planul. Constă din două părți principale:

stoc de lucru - inventar pentru îndeplinirea planului. Mărimea acestuia depinde de loturile în care se primește mărfurile de la furnizor;
stocul de siguranță este creat pentru a compensa incertitudinile asociate cu o posibilă creștere a vânzărilor reale peste plan sau cu întârzieri de livrare.

Inventarul temporar este creat pentru o anumită perioadă și este format din trei tipuri principale:

stoc sezonier. În perioada de creștere sezonieră a consumului pe piață, furnizorii se confruntă cu întreruperi în disponibilitatea mărfurilor. Pentru a evita lipsa de mărfuri în stoc, trebuie să creați stoc în exces de bunuri cele mai critice și să le vindeți în timpul sezonului;
stoc de marketing. În perioada campaniilor de marketing pentru un produs, este nevoie să se asigure disponibilitatea acestuia în cantități în exces. În timpul procesului de promovare, aceste rezerve sunt vândute;
rezerva de piata. Furnizorii închid adesea producția pentru întreținere, cresc prețurile etc. Puteți obține un profit semnificativ dacă aveți în stoc mărfuri la prețuri vechi în momentul în care concurenții au rămas fără ele.

Stocul forțat apare indiferent de dorința companiei și a angajaților săi. Aceasta include mărfurile nelichide (bunuri de calitate normală, dar într-un volum dificil de vândut relativ repede), mărfurile defecte.

Evident, nivelul cerut de vânzări este asigurat doar de stocul principal. Așadar, contabilitatea mărfurilor în sistemul informațional trebuie să fie structurată astfel încât stocul principal să poată fi identificat. În plus, sistemul trebuie să reflecte cantitatea de bunuri nelichide și defecte, precum și banii cheltuiți pentru achiziționarea acestora. Pentru a reduce numărul de astfel de bunuri în structura inventarului, este necesar să se organizeze lucrări regulate privind vânzarea stocurilor ilichide și a defectelor. Ar trebui efectuat lunar, nu ocazional. În acest proces este necesar să se implice nu doar departamentul de achiziții, ci și cel de vânzări.

Structura inventarului

Unde sunt banii

Deci, după ce s-au ocupat de toate tipurile posibile de rezerve, trebuie să determinați clar cum le finanțează compania. Cu alte cuvinte, trebuie să înțelegeți cât de mult din fondurile proprii și împrumutate (de exemplu, împrumuturi bancare) (Resurse de investiții, IR) investește compania în menținerea inventarului.

În teorie, totul este simplu, formula resurselor de investiții este următoarea:

IR = TP + TZ + DZ + DP - KZ,

unde TP - mărfuri în tranzit. Compania a plătit furnizorului pentru expedierea mărfurilor, dar acestea nu au fost încă primite în depozit și, prin urmare, nu sunt incluse în inventar;

TK - stoc de mărfuri. Marfa primita la depozit dar neexpediata clientilor;

DZ - conturi de încasat de la clienți. Mărfuri expediate clienților, dar neplătite de aceștia;

DP - bani pe drum.

Bani pe care clientul i-a platit pentru marfa, dar firma nu i-a platit furnizorului; KZ - conturi de plătit.

Bani pe care furnizorul îi oferă sub forma unui împrumut de mărfuri pentru întreținerea unei resurse de mărfuri. În mod ideal, fiecare companie se străduiește să se asigure că IR = 0. Acest lucru va permite ca conținutul resursei de mărfuri să fie transferat furnizorului. De exemplu, lanțurile de vânzare cu amănuntul cheltuiesc mult mai puțini bani pentru menținerea inventarului decât conturile de plătit primite de la furnizor. În consecință, ei eliberează fonduri pentru dezvoltarea propriei rețele.

Rețineți că directorul financiar trebuie să ia toți indicatorii implicați în calcularea resursei investiționale sub control zilnic strict. Acest lucru ne va permite să stabilim unde sunt concentrate fondurile companiei și să dezvoltăm măsurile necesare pentru eliberarea fondurilor proprii.

Și pentru a le evalua eficacitatea, puteți utiliza raportul dintre venituri și cantitatea de resurse investiționale. Este clar că cu cât este mai mare, cu atât compania își gestionează mai eficient banii.

În mod ideal, fiecare companie ar trebui să se străduiască să se asigure că resursele de investiții sunt egale cu zero.

Analiza inventarului

Pentru a identifica rezervele interne ale companiei, merită să folosiți analiza QRS. Esența sa este de a împărți bunurile și furnizorii acestora în trei grupuri, ghidate de volumul investiției necesare. Pentru a împărți în grupuri, puteți utiliza criteriul de semnificație, care este calculat folosind următoarea formulă:

Criteriul de semnificație (Kz) = (Resursa de investiție/Volumul vânzărilor) 100%.

Kz< - 10%. Группа Q. Сюда относятся товары и их поставщики, которые вкладывают в оборот заказчика более 10% от своего месячного объема продаж. Отсрочка на погашение товарного кредита такова, что приобретенный товар компания успевает продать и направить вырученные средства на финансирование других закупок.

10% < Кз < +10%. Группа R. Кредитных средств этих поставщиков, как правило, достаточно, чтобы обеспечить содержание товарного ресурса по поставляемым ими товарам, но не более.

Scurtcircuit > +10%. Grupa S. Pentru a achiziționa bunuri din această categorie de furnizori, trebuie să investiți propriile fonduri.

Analiza QRS în sine nu oferă o imagine completă a ceea ce se întâmplă. Cu alte cuvinte, nu vă permite să urmăriți cât de interesată este compania să achiziționeze un anumit produs. Pentru a corecta această omisiune, puteți efectua o analiză ABC, împărțind toate produsele în trei categorii pe baza indicatorului de profit. De exemplu, A va include toate produsele care aduc 50% din profitul total pentru toți clienții, B - 30% din profit și, respectiv, C - 20% din profit. „La planificarea vânzărilor, gama de produse a companiei noastre (mai mult de 600 de articole) este împărțită în trei grupuri folosind analiza ABC”, spune Elena Ageeva. - Includem in grupa A bunurile care genereaza cel mai mare venit si asigura mentinerea majoritatii stocurilor. Pentru aceste produse, volumul și timpul comenzii sunt determinate cât mai precis posibil, deoarece este necesar să se asigure disponibilitatea lor constantă în depozit. Produsele din grupa B ocupă o poziție medie în formarea stocurilor. Produsele din grupa C reprezintă cel mai mare grup de produse, dar ponderea lor în vânzările totale este mică.

EVALUARE EXPERT A MĂRIMII STOCULUI DE ASIGURARE

În compania noastră, bunurile din aceste trei grupe, conform datelor statistice, sunt distribuite astfel:

10% din articolele de sortiment asigură 75% din costul stocurilor (grupa A);
25% din articolele sortimentale reprezintă 20% din costul inventarului (grupa B);
65% din sortiment contine 5% din costul inventarului (grupa C).

Analiza este efectuată de departamentul de marketing.

Combinând rezultatele analizei QRS și ABC (vezi Fig. 1) și identificând nouă grupuri de produse, puteți determina o strategie de lucru cu furnizorii, precum și o strategie de vânzări. Produsele și furnizorii care se încadrează în grupul AQ sunt cei mai rentabili și nu necesită finanțare pentru întreținerea proprie. Este necesar să se construiască parteneriate pe termen lung cu furnizorii de astfel de bunuri, să se monitorizeze momentul rambursării conturilor de plătit către aceștia etc. Și bunurile grupului CS sunt cele mai puțin profitabile și, în același timp, necesită fonduri suplimentare pentru menținerea inventarului, prin urmare, dacă este posibil, sunt mai bine îndepărtați din gamă.

LIMITELE CHEIE DE STOC

Stoc optim

Odată ce o companie a determinat în ce produs va investi și cu ce furnizori va lucra, trebuie să planifice cantitatea de stoc pentru fiecare tip de produs. Pentru a face acest lucru, pe baza datelor reale (volumul vânzărilor, timpul de răspuns etc.), trebuie să calculați stocul mediu pentru fiecare tip de produs. Adunând datele despre bunurile unui anumit furnizor, obținem stocul mediu pentru furnizor. Stocul mediu de mărfuri (AS) dintr-un depozit constă dintr-un stoc de asigurare (STZ) și un stoc mediu de lucru (WSR) (vezi Fig. 2 la pagina 33). Mai mult, acesta din urmă depinde de câte ori compania cumpără mărfuri în timpul perioadei și de volumul vânzărilor:

Există două abordări pentru estimarea stocului de siguranță.

Primul pe baza judecăților experților cu privire la creșterea probabilă a vânzărilor și a întârzierilor de produs (vezi Figura 3). Pentru calcul se folosește următoarea formulă:

STZ = PDsr SRsr (% PD + % SR),

unde PDsr este volumul mediu de vânzări pe zi, buc.; SRav - timpul mediu de răspuns (perioada dintre momentul în care apare nevoia unui produs și livrarea acestuia la depozit), zile; % PD - procentul de creștere probabilă a vânzărilor (câte vânzări pe zi pot crește în raport cu vânzările medii), procent; % CP - procentul de întârziere probabilă a livrării (cate zile poate fi întârziată livrarea în raport cu timpul mediu de răspuns), procent.

Doilea Abordarea calculării stocului de siguranță se bazează pe statisticile acumulate privind fluctuațiile vânzărilor și încălcările termenelor de livrare.

Calculat pe baza unei probabilități date folosind tabele statistice ale funcției Laplace. De exemplu, dacă este necesar cu o probabilitate de 95% să avem un produs în stoc, atunci această valoare va corespunde unei valori a coeficientului de 1,64.

Cu toate acestea, deși a doua abordare poate oferi rezultate mai precise, este rar folosită în practică. Cert este că de multe ori companiile nu au statistici privind întârzierile de livrare.

Odată ce dimensiunea stocului de siguranță a fost determinată, trebuie să comparați rezultatele obținute cu soldurile reale ale depozitului care depășesc necesarul planificat și să lichidați surplusurile existente.

Control strâns

Am început articolul cu faptul că folosirea ca standard a indicatorului cifrei de afaceri a mărfurilor este nejustificată.

Opțiunea corectă este dacă controlul stocurilor este efectuat zilnic pe baza abaterilor de la următoarele standarde:

stocul maxim (MaxTZ), care se calculează ca suma stocului de siguranță și a volumului mediu de aprovizionare;
punct de comandă/recomandă (ORP) - cantitatea de mărfuri din depozit, la atingerea căreia este necesară plasarea unei noi comenzi către furnizor (suma stocului de siguranță și numărul de mărfuri care vor fi vândute în timpul necesar să livreze următorul lot de la furnizor);
punct de „ultima dorință” (LW) - numărul de bunuri care vor fi vândute în timpul necesar pentru livrarea următoarei expedieri de la furnizor și până la sosirea următoarei livrări compania va rămâne fără mărfuri.

Prin stabilirea standardelor și monitorizarea lor rapidă, o companie își poate gestiona investiția în stoc cât mai eficient posibil. Dar nu trebuie să uităm că nu este suficient să dezvoltam metodologia necesară, este important să îi interesăm pe angajații companiei.

În acest caz, ar trebui utilizate diferite scheme de remunerare pentru fiecare departament, de exemplu:

Departamentul de vânzări este concentrat pe îndeplinirea 100% a planului de vânzări;
departamentul de achizitii - pentru respectarea standardelor de inventariere;
compartiment transport - să îndeplinească termenele stabilite pentru livrarea mărfurilor.

O organizare eficientă a planificării inventarului ar trebui să prevadă o creștere sau o scădere a volumului stocurilor disponibile, lăsând neschimbat programul bugetar general.

La planificarea inventarului se stabilesc două niveluri de disponibilitate a stocurilor în depozit: un nivel limită (minim), sub care stocul nu scade și un nivel maxim.

Daca se cunoaste durata comenzii, se poate determina cu mare precizie momentul reinnoirii comenzii (punctul de comanda). Durata de onorare a comenzii se referă la timpul necesar furnizorului pentru a produce produsul solicitat și a-l expedia distribuitorului angro. Atunci când alegeți momentul reînnoirii unei comenzi, trebuie să porniți de la cantitatea de stoc disponibil și volumul comenzilor de consumator. În cazul fluctuațiilor cererii de mărfuri și livrărilor neregulate, devine necesară determinarea stocului de siguranță (rezervă) pentru perioada anterioară livrării mărfurilor. Mărimea rezervelor de rezervă este stabilită, de regulă, empiric pe baza rezultatelor activităților anterioare.

Nivelul maxim de inventar este stabilit în timpul planificării inițiale a listei de sortimente obligatorii și se poate modifica în procesul de lucru cu mărfurile. Volumul maxim este stabilit pentru fiecare articol de produs și reprezintă cantitatea totală de mărfuri în stoc și comandată (dar neprimită încă) de mărfuri.

Nivelul minim de stoc se referă la cantitatea minimă de mărfuri depozitată într-un depozit. Articolele comandate pentru a completa stocul disponibil trebuie să ajungă la sau înainte de momentul în care nivelurile de stoc ating minimum. Punctul de comandă trebuie selectat astfel încât nivelul stocului disponibil în perioada anterioară livrării preconizate să nu scadă sub nivelul minim și să nu conducă la o lipsă de mărfuri. Este important să cunoașteți durata comenzii și timpul necesar pentru livrarea acesteia. Nu este întotdeauna posibil să preziceți timpul de livrare exact pentru ziua respectivă. În cazul în care livrările sunt neregulate, trebuie stabilit un factor de corecție temporală pentru întreaga durată de onorare a comenzii. De exemplu, dacă livrările de mărfuri au loc de obicei în două săptămâni, dar întârzierile în livrări necesită o săptămână suplimentară, puteți considera că timpul estimat de livrare a mărfurilor este între 14 și 21.

Inventarul disponibil este cantitatea reală a tuturor mărfurilor depozitate într-un depozit. Aceasta include toate bunurile deținute pentru vânzare, inclusiv bunurile neprofitabile și substandard returnate de consumatori. Dacă produsul nu este adecvat pentru utilizare ulterioară, acesta este trimis furnizorului sau anulat ca defect de fabricație.

Un articol aflat în comandă reprezintă cantitatea necesară care este necesară pentru a reumple articolele deja vândute sau care așteaptă vânzarea.

Să ne uităm la un exemplu de determinare a mărimii comenzii. Dacă nivelul maxim al unui articol este de 1000 de unități și consumul acestuia în timpul săptămânii este de 100 cu un termen de livrare de trei săptămâni, cantitatea suplimentară necesară la momentul recomenzii va fi de 400 de unități. Dacă includeți 600 de unități într-o comandă și îndepliniți comanda în aceeași zi, stocul disponibil va atinge nivelul maxim.

În termen de trei săptămâni, 300 de unități din produs vor fi vândute. Până în acest moment, stocurile disponibile vor ajunge la 700 de unități și vor fi apoi completate cu alte 600 de unități comandate ulterior. Apoi, dacă este necesar să se atingă nivelul maxim de stoc după livrarea mărfurilor, vor trebui incluse în comandă 900 de unități de mărfuri (600 de unități este sub cantitatea minimă, iar 300 de unități vor fi vândute în 3 săptămâni).

La calcularea mărimii comenzii se iau în considerare atât capacitățile producătorului-furnizor de a produce aceste produse, cât și capacitățile angrosului de a primi și plasa produsele comandate în depozit.

Calculul mărimii comenzii numai pe baza acestor factori, fără a ține cont de cererea consumatorilor, se realizează, de regulă, conform standardului maxim.

Capacitatea de producție a furnizorului, costurile asociate cu ambalarea, transportul și depozitarea mărfurilor afectează dimensiunea comenzii. La achiziționarea unor cantități mici de mărfuri, prețul lor de vânzare poate fi extrem de ridicat. Pentru fiecare produs se stabilește o dimensiune minimă admisă a lotului, sub care achiziționarea acestui produs devine infezabilă din punct de vedere economic. În unele cazuri, distribuitorul poate achiziționa bunuri sub dimensiunea minimă permisă a lotului.

Pentru a gestiona inventarul, este necesar să se stabilească un nivel maxim și minim de comandă pentru fiecare articol de produs.

Deși cu o cantitate minimă de achiziție furnizorul nu solicită distribuitorului să plătească taxe suplimentare pentru bunurile vândute, totuși, nu trebuie să uităm că efectuarea cantităților minime de achiziție este uneori mai costisitoare decât achiziționarea de cantități medii și mari și poate depăși suma profitului planificat a fi primit din vânzarea de mărfuri în cantități mici.

Cantitatea minima de livrare poate fi stabilita atat de furnizor, cat si de distribuitor. Pentru fiecare unitate de producție, distribuitorul stabilește dimensiunea lotului de achiziție care este cel mai profitabil din punct de vedere financiar pentru el. Achizitiile sub cantitatea minima stabilita il vor costa mai mult. La efectuarea unor achiziții speciale unice, această regulă poate fi încălcată dacă consumatorul este de acord să plătească comanda sa la prețuri mai mari.

Mărimea comenzii ar trebui stabilită din punct de vedere al fezabilității economice pe baza unei analize a planurilor anuale de vânzări, a zonelor de depozitare și a alocărilor bugetare pentru finanțarea activităților de achiziții. Dimensiunea maximă a comenzii este setată pentru a satisface cererea crescută fără a crește frecvența comenzilor. La stabilirea mărimii maxime a comenzii trebuie luați în considerare mulți factori, dintre care principalul este o analiză a spațiului de depozitare disponibil pentru a găzdui produsele comandate și capacitatea de a respecta condițiile de depozitare de înaltă calitate. Cantitatea maximă de comandă nu trebuie confundată cu cantitatea maximă de stoc permisă. Cantitatea maximă de comandă este numărul maxim de articole incluse într-o comandă de cumpărare a unui produs. Nivelul maxim al stocului disponibil este cantitatea combinată de articole aflate la îndemână și articole pe comandă pentru o anumită perioadă de timp.

De obicei, reînnoirea comenzii se realizează în momentul în care cantitatea de mărfuri din depozit atinge un punct critic. Unele produse sunt achiziționate doar ca set, într-un lot de serie. Momentul reluării comenzii unor astfel de bunuri este selectat în perioada de timp în care una dintre bunurile incluse în serie atinge nivelul minim. În acest caz, dimensiunea comenzii pentru un anumit tip de produs dintr-o serie poate fi mai mică decât nivelul stabilit pentru acest produs. De obicei, firmele producătoare preferă să primească comenzi pentru furnizarea unei serii complete de produse. În cazul livrării în serie, producătorul este de acord cu angrosismul asupra datei de livrare, limitând totodată acceptarea altor comenzi.

Momentul reînnoirii comenzii este de obicei asociat cu o anumită cantitate de stoc disponibil. Cu toate acestea, atunci când reînnoiți o comandă, nu este întotdeauna necesar să vă bazați exact pe o anumită cantitate. De exemplu, este posibilă reînnoirea unei comenzi cu un inventar de produse de 29 de unități, deși standardul de reînnoire a comenzii este stabilit pentru o cantitate de produs de 25 de unități.

Producția ritmică, bine organizată, este de mare importanță nu numai direct pentru producător (furnizor), ci și pentru distribuitor, deoarece totul

Greșelile de calcul în producție se reflectă într-o măsură sau alta în costul produsului. Ciclul de producție este un proces complex care necesită resurse umane, vehicule, echipamente, facilități pentru depozitarea mărfurilor în timpul ciclului de producție, materiale pentru producerea produselor și ambalarea acestora. Costul mărfurilor fabricate trebuie să acopere costurile de organizare și implementare a ciclului de producție. Pentru fiecare denumire de produs, producătorul stabilește un ciclu de producție corespunzător. Producătorul are dreptul de a întârzia producția anumitor produse până când este economic și profitabil să producă cantitatea comandată.

Mulți distribuitori consideră că este benefic din punct de vedere financiar să comande cantități mari de produs. Achiziționarea unor cantități mari de bunuri, deși necesită cheltuieli de capital mari, permite totuși deservirea ritmică a consumatorilor și asigură generarea uniformă a profitului. La achiziționarea unor cantități mici, costul mărfurilor crește, iar această circumstanță creează anumite dificultăți în vânzarea mărfurilor. Echipamentul trebuie utilizat în mod economic și la capacitate maximă de către producător. Dacă echipamentul nu este încărcat complet, producătorul poate crește costul comenzii sau poate solicita o creștere a dimensiunii comenzii până la volume care acoperă costurile de producție. Distribuitorul face același lucru atunci când vinde bunuri către consumatorii săi, incluzând în prețul mărfurilor costurile de transport, depozitare, ambalare și deplasare.

Acest articol va fi util celor care își încep activitățile în domeniul comerțului. Pornirea unei afaceri este de obicei asociată cu fonduri limitate, așa că cunoașterea stocului minim de mărfuri din depozitul unui magazin va fi extrem de utilă. Acest lucru vă va economisi capitalul de lucru și va permite afacerii dvs. mici să se dezvolte mai rapid.

Când am început să lucrez în comerțul cu amănuntul al materialelor de construcție, am întâmpinat o serie de probleme legate de inventarierea mărfurilor din depozitul magazinului. De exemplu:
Produsele pentru care a existat o cerere scăzută au ocupat mult spațiu liber și au „mâncat” spațiu util în magazin sau pe afișaj, dar ar fi fost util pentru articole mai populare. În plus, în ele au fost deja investite fonduri care, din păcate, nu sunt nelimitate.

După ceva timp, după ce am tras concluzii și am colectat statistici de vânzări, am dezvoltat pentru mine o soluție la această problemă sub forma calculului stocului minim de mărfuri din depozit. Cum să faci asta, ca să spunem așa, acasă.

În primul rând, veți avea nevoie de statistici sau, dacă doriți, de un raport de vânzări pentru o perioadă de timp mai mult sau mai puțin serioasă. A trecut un an pentru mine. Pentru tine poate fi o lună, un sfert sau jumătate de an. Un astfel de raport de vânzări poate fi generat într-un program special de contabilitate (de exemplu, 1C) sau realizat singur dintr-un registru de vânzări (ți ții vreo evidență?).

În al doilea rând, va trebui să determinați singur timpul mediu de livrare a mărfurilor. Poate că aceasta este o zi, dacă furnizorul este în apropiere, sau poate este o lună, dacă, de exemplu, producția furnizorului funcționează la comandă și termenul limită este atât de impresionant. Am acest termen limită pentru aproape toți furnizorii, de obicei 10 zile.

Să începem să calculăm stocul minim de mărfuri din depozit. De exemplu, voi lua una dintre categoriile de magazine - „Coșuri de fum din oțel inoxidabil” și voi face un raport de vânzări pentru acesta timp de 1 an (în cazul dvs. poate fi o lună, un sfert, o jumătate de an). Acest lucru este ușor de făcut în baza de date 1C, cei care nu o au, vor trebui să lucreze din greu manual. Iată ce s-a întâmplat (click pentru a mări):

Numărul de vânzări într-o zi
Numărul de vânzări între livrări (timpul dumneavoastră de livrare)
Stoc minim de marfa in depozit

Iată ce am primit:

Mulți probabil au ghicit deja că în continuare trebuie să calculăm numărul de vânzări într-o zi. Pentru a face acest lucru, scrieți formula în celula C2 „=B2/365” și copiați-o pentru întreaga coloană C. Excel va schimba automat valoarea (B) din formula pentru fiecare rând în B3, B4, B5 etc.

Coloana următoare ne va arăta numărul mediu de vânzări de produse între livrări (eu am această valoare pentru 10 zile). Să scriem formula pentru coloana D în celula D2 „=C2*10”. Să-l copiem în toate celulele din coloana D. Să vedem ce se întâmplă:

După cum se poate vedea din figură, valorile s-au dovedit a fi fracționate. Acest lucru nu se poate întâmpla cu bunuri reale, decât dacă, desigur, ați tăiat sau cântărit bunuri. În plus, unele poziții au valori apropiate de zero. Dar, în mod logic, aceasta este toată gama necesară de produse și, din când în când, chiar și mărfurile cu cerere redusă își găsesc cumpărătorul. Investind în ele, creăm o alegere largă pentru cumpărător. Cu toate acestea, după cum arată valorile obținute în coloana D, nu are sens să cheltuiți capitalul de lucru și să stocați întregul sortiment în aceeași cantitate. Prin urmare, vom menține sortimentul complet și vom umple depozitul cu mărfuri mai populare dacă rotunjim valorile rezultate la cel mai apropiat număr întreg. Puteți face acest lucru într-un tabel folosind funcția Roundup. Să scriem formula cu această funcție în coloana E. Scrieți „=Roundup(D2)” în celula E2 și copiați-o în celulele rămase ale coloanei.

În general, valorile din coloana E reprezintă stocul minim de mărfuri din depozitul magazinului. Desigur, depozitarea unei cantități atât de mici de mărfuri este relevantă doar în etapa inițială a activității, când magazinul trebuie să prezinte o gamă completă cu investiții minime. Nu veți putea lucra normal cu toți clienții cu un astfel de stoc de depozit. De exemplu, pentru nevoile echipelor și organizațiilor de instalare, o astfel de rezervă clar nu este suficientă. În timp, când capitalul de lucru al magazinului crește în volum, va fi necesar să ne gândim la extinderea stocurilor din depozit sau la stocul optim de mărfuri în depozit.

În teorie, ar trebui să fie ușor de determinat când este timpul să comandați livrare suplimentară a unui articol. Dacă știți că clienții vor comanda zece unități în fiecare zi de la , și știți că următoarea expediere va fi livrată la 17 zile de la plasarea comenzii, trebuie să comandați următoarea expediere când au mai rămas 170 de unități pe raft.

Această cantitate este de obicei numită „punctul de comandă”. Totuși, mai există un element în formula punctului de comandă - stocul de siguranță (punctul de comandă = stocul de siguranță + consumul așteptat în timpul de livrare). Stocul de siguranță vă protejează de epuizarea stocului în perioada necesară pentru a vă completa stocul. De ce este nevoie de o astfel de protecție?

Cererea este o prognoză bazată pe istoricul vânzărilor trecute, factorul(i) de tendință și/sau informațiile despre consumul viitor. Consumul real al produsului este probabil să fie mai mare sau mai mic decât această valoare. Este necesar un stoc de rezervă în cazurile în care consumul real este mai mare decât cererea prognozată. Aceasta este „asigurare” pentru a vă ajuta să completați comenzile clienților în timpul necesar pentru a completa inventarul.
Timpul estimat de livrare a comenzii este, de asemenea, o valoare proiectată, de obicei bazată pe cât timp a trecut între trimiterea comenzii și livrarea ultimelor câteva ori. Uneori, timpul real de onorare a comenzii va fi mai lung decât cel prevăzut. Stocul de siguranță vă protejează de epuizarea stocului dacă timpul necesar pentru a completa stocul depășește așteptările.
Nivelul de serviciu - stabilit de dezvoltatorul sistemului de management al stocurilor, aceasta este probabilitatea unei penurii. De exemplu, dacă setăm nivelul de serviciu la 90% (adică refuzul unui client de a cumpăra este posibil în 10% din cazuri), atunci va exista un stoc de siguranță; iar dacă setați nivelul de serviciu la 97% (adică refuzul de a cumpăra un client este posibil doar în 3% din cazuri), atunci stocul de siguranță, toate celelalte lucruri fiind egale, va crește de aproximativ 1,5 ori.

Trebuie remarcat faptul că pentru diferite produse este mai profitabil să se stabilească diferite niveluri de serviciu. Acest lucru depinde direct de categoria în care se încadrează produsul în timpul analizei ABC-XYZ. Această analiză presupune împărțirea sortimentului în grupe în funcție de ponderea fiecărui produs în rezultatul general (de exemplu, cifra de afaceri sau profitul), precum și stabilitatea consumului. În plus, există bunuri dependente care sunt consumate de cumpărător doar împreună. Dacă aveți doar unul dintre aceste produse în stoc, cumpărătorul va fi în continuare nemulțumit.

Această diagramă arată cum este utilizat stocul de siguranță:

Linia punctată arată cantitatea disponibilă a produsului (În stoc - Pentru expediere). O comandă de reaprovizionare este plasată în prima zi a lunii, când cantitatea disponibilă de mărfuri la îndemână ajunge la punctul de comandă (punctul A din grafic). În exemplul nostru, nu a fost comandată nicio completare a niciunui articol. Prin urmare, la punctul A, cantitatea disponibilă de mărfuri este egală cu nivelul de reaprovizionare.

Pe de altă parte, nu uitați care este scopul gestionării eficiente a stocurilor:

„Gestionarea lanțului de aprovizionare permite unei afaceri să îndeplinească și să depășească așteptările clienților, oferind cantitatea fiecărui produs care maximizează profitul net sau minimizează costurile.”

Stocul de siguranță este de fapt un cost al afacerilor. Cu toate acestea, acestea sunt necesare pentru a oferi clienților un nivel ridicat de servicii. Pentru a maximiza profiturile, trebuie să monitorizați cu atenție toate costurile, inclusiv stocul de siguranță. Prin urmare, dorim să oferim nivelul dorit de serviciu cu un stoc minim de siguranță.

Metode tradiționale de determinare a mărimii stocului de siguranță

Există două metode tradiționale pentru a determina dimensiunea stocului de siguranță al unui produs:

Procentul cererii în timpul de livrare
Numărul de zile pentru care este disponibil stoc

Când discutăm despre metodele de determinare a mărimii stocului de siguranță, vom menționa două variabile: cererea prognozată și consumul. Cererea estimată este o estimare a cât de mult dintr-un articol va fi vândut sau utilizat într-o anumită lună, în timp ce consumul este cantitatea unui articol vândută sau utilizată efectiv.

Procentul cererii în timpul de livrare

Consultantul pensionat Gordon Graham a susținut că pentru multe produse este suficient un stoc de siguranță de 50% din cererea de timp. Să ne uităm la un exemplu:

Treisprezece unități pe zi înmulțite cu timpul estimat al comenzii, opt zile, și obținem cerere în timpul de livrare, 104 unități. Stocul de siguranță este jumătate din această sumă, sau 52 de unități. Această cantitate reprezintă aprovizionarea pentru patru zile (4 zile x 13 unități/zi).

Această metodă este de înțeles, dar determină că stocul de siguranță este fie prea mare, fie prea mic pentru multe articole. De exemplu:

Produse cu termene lungi, dar de încredere și cerere relativ constantă. Dacă aplicăm această metodă unui produs care are un termen de livrare de 12 săptămâni, vom deține un stoc de siguranță care va dura șase săptămâni. Dacă de obicei primim reaprovizionarea la timp și cererea nu se modifică în fiecare lună, stocul de siguranță va fi prea mare, cu alte cuvinte, prea mulți bani vor fi investiți într-un produs neprofitabil.

Produse cu termene de livrare foarte scurte și variații semnificative ale cererii în fiecare lună. Dacă termenul de livrare pentru un articol este de o săptămână, vom deține un stoc de siguranță de trei zile al articolului conform acestei metode. Dacă cererea fluctuează semnificativ în fiecare lună, probabil că nu vom avea suficient stoc de siguranță pentru a satisface cererea clienților.

Numărul de zile pentru care este disponibil stoc

Această metodă permite cumpărătorului să determine manual numărul de zile pentru care este necesar stocul de siguranță al unui produs. Deoarece cumpărătorul nu are de obicei timp să revizuiască parametrii stocului de siguranță în fiecare lună, cel mai probabil va seta numărul de zile astfel încât să existe un stoc de siguranță mai mult decât suficient. În cele din urmă, în ochii majorității cumpărătorilor, a avea un stoc în exces este mai bine decât a avea un deficit. Ca urmare, această metodă deseori duce la acumularea de stocuri neprofitabile.

O modalitate bună de a determina dimensiunea stocului de siguranță

Amintiți-vă că scopul stocului de siguranță este de a proteja nivelurile de servicii de creșteri neobișnuite ale cererii în timpul perioadelor de livrare sau întârzierilor de livrare. De ce să nu bazezi deciziile cu privire la cantitatea de stoc de siguranță pentru fiecare articol pe modificări ale cererii și ale timpului de livrare? Cu cât variază mai mult cererea și/sau orele de comandă, cu atât stocul de siguranță al produsului va fi mai mare. Aceasta se numește „metoda abaterii medii”.

Să ne uităm la un exemplu. Vom considera ca variație sau abatere a cererii diferența dintre cererea prognozată pentru un produs pentru o lună și consumul real al produsului în ultimele trei luni (cel mai des se folosește istoricul vânzărilor pe trei luni). Luați în considerare un produs cu următorul istoric de prognoză a cererii și a vânzărilor:

În ianuarie, cererea pentru 50 de unități din produs a fost prevăzută, dar 60 de unități au fost vândute efectiv. Abaterea sau diferența este de 10 unități. În februarie, cererea a fost prognozată pentru 76 de unități, dar au fost vândute 80 de unități, rezultând o variație de patru unități. Abaterea medie este:

Rețineți că variația din martie, când cererea estimată a depășit vânzările reale, nu este inclusă în calculul stocului de siguranță. De ce? Pentru că dacă prognoza noastră privind ceea ce își dorește clientul a depășit vânzările reale, cu siguranță nu dorim să creștem dimensiunea stocului nostru de siguranță. Probabil că avem deja mai mult decât suficiente bunuri în depozitul nostru.

În continuare, trebuie să determinăm abaterea medie a timpului de livrare al produsului. Când calculăm această cifră, ne uităm pur și simplu la cele mai recente trei livrări de la furnizorul principal. De ce atât de puțin? Ei bine, multe se pot întâmpla pe o perioadă lungă de timp și pot afecta timpul de livrare. De exemplu:

Furnizorul poate porni sau opri linii de producție.
Transportatorii pot schimba ruta.
Materiile prime necesare pentru realizarea unui produs pot deveni mai mult sau mai puțin disponibile.

Iată datele cu privire la ultimele trei livrări ale produsului, precum și timpul estimat de livrare pentru produs la momentul plasării comenzii:

Ca și în cazul analizei cererii prognozate și efective, nu luăm în considerare livrările în care timpul real de livrare a fost mai mic decât cel așteptat, cu alte cuvinte, livrările în care am primit produsul mai devreme. Abaterea medie a timpului de livrare pentru celelalte două livrări este de șase zile:

Înmulțim șase zile cu cererea actuală estimată pe zi și obținem consumul așteptat al produsului în șase zile. Cererea pe zi este determinată prin împărțirea cererii lunare curente la numărul de zile lucrătoare din lună. De exemplu, cererea lunară curentă este de 90 de unități și există 18 zile lucrătoare în luna curentă. Cererea pe zi este de 5 unități. Înmulțim această cifră cu abaterea egală cu 6 zile și obținem 30 de unități. Adăugăm abaterea cererii la 30 de unități și obținem volumul total al stocului de rezervă al produsului:

În etapa finală a determinării cantității de stoc de siguranță, vom înmulți abaterea medie cu factorul de abatere. Rata de respingere depinde de nivelul de serviciu pe care dorim să le oferim clienților. Nivelul de servicii este definit ca procentul de bunuri livrate clienților până la data convenită. Cu cât raportul este mai mare, cu atât stocul de rezervă este mai mare și nivelul de serviciu este mai ridicat. Discutăm despre nivelul de serviciu în celelalte articole ale noastre.

Am constatat că, în general, următoarele rapoarte corespund următoarelor niveluri de serviciu:

Dacă ne propunem să atingem un nivel de serviciu de 95%, vom înmulți abaterea standard cu un factor de doi (37 x 2 = 74 de unități). Atenție! Cu cât coeficientul de abatere este mai mare, cu atât este mai mult stoc pe rafturi. În exemplul nostru, când folosiți coeficienții 2 și 3, diferența în volumul stocului de rezervă va fi de 37 de unități!

Da, această metodă de determinare a cantității de stoc de siguranță este mai complexă decât metodele tradiționale descrise mai sus. Cu toate acestea, reflectă schimbările de pe piață și, prin urmare, este mai bine să prezice dacă veți avea nevoie de mai mult sau mai puțin stoc de siguranță pentru un anumit articol. În plus, dacă programul tău de calculator calculează parametrii de reaprovizionare, nu trebuie să faci singur calculele.

Trebuie să aveți întotdeauna în stoc produsul pe care cumpărătorul îl dorește și se așteaptă să îl vadă. Dacă acest produs nu este în stoc, îți vei dezamăgi clientul, iar el va merge să caute produsul către concurent. Crezi că acest client va reveni la tine?

Cu toate acestea, există unele produse pe care cumpărătorul mediu nu se așteaptă să le vadă în stoc tot timpul. Este dispus să aștepte puțin. Vă puteți permite să aveți un stoc mai mic de astfel de bunuri și chiar să furnizați unele dintre ele dintr-un depozit de distribuție sau la comandă. Astfel, vei crește cifra de afaceri a stocurilor, și, în consecință, profitabilitatea banilor investiți în acestea. În plus, poți oferi cumpărătorului tău un preț mai interesant decât concurenții tăi. Cumpărătorul vă va fi recunoscător!

Soluție „Asistent de achiziții” pentru 1C

Reaprovizionarea automată a stocurilor. Produsul este întotdeauna în cantitatea și locul potrivit. Economisirea bugetului dvs. Controlați absența mărfurilor în exces Comandați automat bunuri de la furnizori cu un singur clic

Site-ul web

Companie

Primul sistem. Centrul de automatizare a comerțului