Criterii de evaluare a condiţiilor kpi de lucru conform. Cum să evaluezi practic cu exactitate performanța unei companii, departamente, angajați folosind KPI-uri, principiile dezvoltării și implementării acestora, exemple practice și sfaturi utile

În acest articol vă vom spune ce sunt indicatorii cheie de performanță (KPI) și cum sunt calculati KPI. Oferim detaliat algoritm pas cu pas pentru a implementa KPI-uri. Vă vom spune cum să utilizați acest indicator pentru a motiva personalul. Bonus - un tabel cu exemple de KPI pentru ofițerii de resurse umane.

Din acest articol veți învăța:

★ Motivarea personalului

Ce este KPI

Decodificarea KPI înseamnă în traducere din engleză (Key Performance Indicators) - „key performance indicators”. KPI-urile sunt uneori traduși ca „indicatori cheie de performanță”, dar această variantă este mai puțin comună. Sistemul KPI este utilizat de marile corporații cu o rețea dezvoltată de sucursale și un personal mare.

KPI este un instrument important și eficient pentru un manager de resurse umane care vă va permite să:

1. Evaluați performanța personalului.
2. Monitorizați menținerea eficienței în timpul procesului de lucru.
3. Gestionați fluxul de lucru.
4. Stabiliți obiective specifice pentru personal.

Vă va ajuta să explicați managementului și angajaților ce este KPI în cuvinte simple Alla Piskunova, directorul de resurse umane al companiei de logistică LGK:

Exemplu de indicatori cheie de performanță (kpi)

In stat magazin mare aparate electrocasnice 12 consultanti de vanzari. Managerul de resurse umane al magazinului evaluează performanța vânzătorilor pe baza următoarelor criterii:

Criteriul nr. 1- raportul dintre numărul de cumpărători cu care vânzătorul a comunicat și numărul celor care au efectuat ulterior o achiziție (în procente);

Criteriul nr. 2- factura medie a clientului;

Criteriul nr. 3- procentul de depășire a planului.

Acest set minim de criterii vă permite deja să calculați KPI (indicatorii cheie) ai vânzătorului și să evaluați eficacitatea acestuia. Managerul de resurse umane poate monitoriza implementarea indicatorilor KPI și menținerea eficienței pe parcursul zilei sau lunii. Vă vor spune experții din revista HR Director

Prin definiție, KPI vă permite să gestionați procesul de lucru și să setați sarcini specifice pentru personal. Cum se întâmplă acest lucru în practică:

În exemplul nostru, setul minim de criterii pentru calcularea KPI-urilor. În practică, numărul mediu de criterii KPI este de 5-8.

Exemple de KPI pentru un specialist în managementul documentelor de resurse umane

Tipuri de indicatori cheie de performanță

Indicatorii cheie de performanță sunt simple și derivate.

Exemple de KPI simpli:

• Rezultate KPI (indicatori de rezultat exprimați cantitativ sau calitativ);
• KPI de cost (indicatori de cantitate de cost).

Exemple de derivate Indicatori KPI:

• KPI de performanță - raportul dintre rezultate și timpul petrecut;
• KPI de eficiență - raportul dintre rezultat și resursele cheltuite.

Vă vor spune experții din revista HR Director

și înțelegeți dacă ați făcut o greșeală atunci când setați KPI-uri pentru ei.

3 principii principaleDezvoltare KPI

Principiul nr. 1.Indicatori KPIar trebui să fie simplu și ușor de măsurat.

Acest lucru va permite compararea și va preveni dezinformarea.

Principiul nr. 2. Costul de măsurare trebuie să fie mai mic decât beneficiul de laImplementarea KPI.

O procedură prea complexă și costisitoare pentru măsurarea indicatorilor va anula toate avantajele trecerii la KPI-uri.

Principiul nr. 3. Rezultatele măsurătorilor trebuie utilizate în muncă.

Dacă măsurați indicatorii doar pentru raport și nu mai luați pași, atunci măsurătorile sunt lipsite de sens.

Experții de la Sistema Personnel vă vor învăța cu competență

Avantajele și dezavantajele KPI-urilor

Cumcalcula KPI: algoritm și exemplu

AlgoritmCalcul KPI

Pasul 1. Selectăm de la 3 la 5 indicatori de performanță.

De exemplu, indicatori pentru un vânzător de magazin online:

1. Clienți noi.
2. Cumpărători care au făcut o comandă repetă.
3. Recomandări pozitive.

Pasul 2. Determinăm ponderea fiecărui indicator. Greutatea totală a indicatorilor este de 1 și greutatea cea mai mare- cel mai important.

1. Clienți noi - 0,5.
2. Cumpărători care au făcut o comandă repetă - 0,25.
3. Recomandări pozitive - 0,25.

Pasul 3. Colectăm și analizăm date privind indicatorii selectați pe parcursul lunii.

Pasul 4. Calculăm KPI folosind formula:

Indicele KPI = Greutatea indicatorului*Fapt/Plan

Fapt - rezultat real

Un plan este un rezultat planificat.

Pasul 5. Calculăm salariile ținând cont de indicele KPI.

Exemplu de calcul KPI

Acest sistem de plată motivează vânzătorii să atragă clienți noi și să lucreze cu cei vechi.

Utilizați materialele din sistemul de personal:

Matrice KPI specialist în vânzări

Matricea KPI a driverului de livrare

Implementarea KPI-urilor in companie: 7 etape

Etapa 1. Să aflăm ce indicatori afectează profitul. Determinăm cine din companie influențează acești indicatori.

Etapa 2. Selectăm indicatori cheie, de ex. indicatori care au cel mai mare impact asupra profitului. Numim un angajat responsabil pentru ele. Pentru fiecare departament atribuim 2-3 KPI clari.

Etapa 3. Le explicăm angajaților modul în care atingerea indicatorilor cheie le afectează salariile (le motivăm financiar).

Etapa 4. Monitorizăm dacă angajatul reușește să realizeze indicatori țintă. Dacă da, să trecem direct la Etapa 6. Dacă nu - să Etapa 5.

Etapa 5. Să aflăm motivul. Daca angajatul nu este de vina, schimbam conditiile. Dacă un angajat nu poate face față, îl înlocuim cu altul.

Etapa 6. Ajustăm în mod constant sistemul KPI - eliminăm indicatorii învechiți și adăugăm alții noi.

Etapa 7. Ajustăm sistemul de motivare: explicăm ce parametri și cum vor afecta salariile.

KPI-urile sunt indicatori cheie ai performanței angajaților. Sistemul KPI este utilizat de marile corporații cu o rețea dezvoltată de sucursale.

KPI este un instrument pentru un manager de resurse umane care vă va permite să evaluați performanța personalului, să gestionați procesul de lucru și să stabiliți obiective specifice pentru personal.

Implementarea unui sistem KPI este un pas important pentru o companie spre creșterea eficienței fiecărui angajat și a întreprinderii în ansamblu.

Companiile occidentale folosesc de mult un sistem de indicatori cheie pentru a motiva angajații, dar în țara noastră doar organizațiile mari încep să introducă treptat o abordare similară, și nu întotdeauna corect.

Un sistem KPI bine construit vă permite să configurați cel mai bine activitatea organizației, a tuturor departamentelor sale și a fiecărui angajat în parte. Acesta permite:

• afla obiectivele companiei și le transmite angajaților;
• motivarea echipei pentru atingerea obiectivelor și îndeplinirea sarcinilor atribuite de înaltă calitate;
• crește în cele din urmă creșterea performanței întreprinderii.

Dar nu ar trebui să luați KPI-urile drept panaceu. Nu este suficient să „stabiliți ștacheta” pentru fiecare angajat, să legați salariile de acest bar și să priviți angajații sărind peste cap în căutarea unui bonus. Implementarea KPI-urilor este un proces complex și îndelungat, care necesită mult timp și efort atât din partea managerului, cât și a angajaților. Întreaga companie ar trebui să fie implicată în procesul de dezvoltare a unui sistem de indicatori cheie - aceasta este singura modalitate de a evita efectul de „respingere a noutății” și cea mai adecvată percepție a noii scheme de lucru.

KPI este cel mai bun introduce treptat. Observați reacția angajaților dvs. - dacă sunt negativi cu privire la această idee, este mai bine să nu vă grăbiți, ci mai întâi să desfășurați activități extinse de informare și instruire. Doar dacă personalul este favorabil schimbărilor și înțelege de ce este nevoie de ele va aduce rezultate bune.

Definiția key indicators

Este foarte important să se dezvolte astfel KPI , care va fi în concordanță cu obiectivele principale ale companiei dumneavoastră și va fi realizabil în mod realist. Adică cele care pot fi influențate chiar de angajat. Nu are rost să stabilim indicatori pe care o persoană nu poate influența în niciun fel - de exemplu, numărul de apeluri de pe site pentru departamentul de vânzări (pentru urmărire). AcestKPI pentru un marketer sau Specialist SEO.

Gândește-te ce rol joacă angajatul în compania ta și ce vrei să facă mai bine. Aceasta ar putea fi o opțiune KPI. Fiecare angajat din companie ar trebui să aibă propriii indicatori de performanță.

Pentru un angajat de vânzări acestea vor fi: numărul de apeluri efectuate, mărimea cecului mediu, tranzacțiile încheiate, numărul de CP trimise.

Avocat KPI– numărul de cazuri câștigate și fondurile economisite pentru companie.

Job de marketing poate fi evaluată după cota de piață pe care o ocupă întreprinderea, după numărul de clienți atrași și după rentabilitatea investiției.

PentruSpecialist SEO Indicatorii cheie pot fi pozițiile site-ului, numărul de cereri de pe site.

În curs de dezvoltare KPI, este foarte important să scrieți corect formulele de calcul, să le explicați și să fiți de acord cu fiecare angajat. Este important să înțelegem ce anume și cum va fi calculat. salariile fiecărui angajat. O persoană trebuie să înțeleagă ce poate influența și cum să câștige mai mult și să îmbunătățească starea de lucruri în companie.

Implementarea sistemului de indicatori cheie are loc în mai multe etape.

1. Dezvoltarea KPI-urilor în raport cu obiectivele și strategia generală a companiei.

În această etapă, trebuie să stabiliți inițial obiectivele generale ale companiei. Aceasta ar putea fi intrarea în top 10 companii de nișă din regiune, atingând o anumită cifră de afaceri piata internationala si altele. Odată ce v-ați identificat obiectivele, trebuie să le împărțiți în importante (prioritare) și neprioritare. În caz contrar, puteți îndrepta eforturile angajaților dvs. în direcția greșită.

Implicați șefii de departamente și angajații în crearea piramidei obiectivelor. Cu cât sunt mai mulți oameni implicați în proces, cu atât mai bine. Cu cât colectezi mai multe informații și dacă asculți părerile angajaților înșiși, cu atât este mai probabil ca obiectivele să fie realiste și realizabile.

Să luăm ca exemplu departamentul de vânzări din compania ta. Discutați cu șeful de departament și cu angajații cât de realist este să creșteți vânzările cu X procente. Pentru a face acest lucru, fiecare angajat trebuie să crească factura medie cu X și numărul de apeluri către clienți. Determinați numere specifice care nu sunt separate de realitate - acesta poate deveni un KPI pentru angajații acestui departament.

2. Introducere în proces, explicație pentru angajați.

Implementarea sistemului trebuie să înceapă cu o explicație angajaților de ce este necesar. Dacă implementați pur și simplu indicatorii cheie, conform instrucțiunilor de mai sus, puteți întâlni neînțelegere și respingere a acestui sistem. Dacă părerile angajaților nu sunt luate în considerare și le sunt prezentate pur și simplu cu un fapt împlinit, nu va fi posibil să creați o echipă puternică și să vă atingeți obiectivele.

Atunci când dezvoltați o strategie, ar trebui să țineți deja cont de dorințele angajaților dvs. Acum nu mai rămâne decât să introducem treptat o nouă schemă de lucru.

Fiecare nou angajat, atunci când este angajat, trebuie să fie familiarizat cu sistemul de evaluare a performanței și să fie explicat ce se află în spatele fiecărui indicator.

3. Control.

Acum apare următoarea întrebare: trebuie să determinați cumva performanța angajaților, să monitorizați și să urmăriți indicatorii cheie. Acesta este singurul mod în care îi poți plăti echitabil pentru munca lor. Va trebui să calculați și să țineți cont de indicatori cheie specifici: de exemplu, numărul de apeluri pe zi pentru departamentul de vânzări, numărul de unități de producție pentru departamentul de producție etc. Prin urmare, este necesar să se gândească și să se introducă un sistem de raportare și să se automatizeze procesul de înregistrare a indicatorilor.

Dacă aveți un departament IT bun, vă puteți dezvolta propria soluție de raportare bazată pe Excel.

Puteți alege un tracker bun pentru lucrul în echipă - există o mulțime de ele pe piață.

Soluția ideală ar trebui:

• asigura controlul asupra muncii fiecărui angajat;
• colectați date într-un format unificat și aduceți-le într-o singură bază de date;
• ajuta la calcularea salariilor.

4. Analiza și revizuirea performanței.

Dacă ați făcut totul corect, atunci fiecare angajat își va putea urmări indicatorii și relația dintre aceștia și salarii.

Analizați eficiența subordonaților. Un sistem introdus corect pentru evaluarea indicatorilor cheie vă va permite nu numai să rezumați rezultatele la sfârșitul lunii sau trimestrului - veți putea vedea inconsecvențe chiar și în procesul de finalizare a lucrării. Sarcina ta ca manager este de a identifica astfel de probleme în timp util și de a le elimina.

Dacă un angajat dă rezultate slabe, acesta nu este un motiv pentru a-l concedia sau a-l priva de un bonus. Luați în considerare posibilitatea de pregătire avansată, instruire și clarificare suplimentară a sistemului de lucru din companie.

De asemenea, va trebui să revizuiți periodic valorile cheie pentru fiecare angajat. Puteți face acest lucru în fiecare lună atunci când calculați salariul. Unele dintre ele pot deveni irelevante, altele pot pierde în greutate sau trebuie revizuite indicatori cantitativi. Puteți atribui această sarcină unui membru al departamentului de resurse umane.

Hai cu siguranta feedback. Un angajat trebuie să înțeleagă care acțiuni duc la un rezultat pozitiv și care nu. Este posibil să se dezvolte un sistem de dezvoltare pentru fiecare angajat în parte.

Ceea ce va apărea cu siguranță în timp este că vei vedea cine este pregătit pentru o promovare și cine nu are loc deloc în compania ta.

Calculul salariilor ținând cont de KPI

Introducerea unui sistem KPI trebuie să influențeze în mod necesar procedura de calcul a salariilor. De obicei se folosește următoarea schemă: salariile sunt împărțite în salariu și bonusuri. Angajatul primește un salariu în orice caz, indiferent dacă a atins indicatori cheie sau nu. Dar suma de bani din partea de bonus depinde direct de eforturile angajatului, de câți indicatori a atins sau nu.

Greșeli frecvente la introducerea KPI-urilor și modificarea calculelor de salarizare:

• Când sunt introduși KPI, salariile sunt reduse. Dacă un angajat a primit 15.000 de ruble, iar după introducerea unui sistem de indicatori cheie, salariul său a scăzut la 10.000, iar restul trebuie încă câștigat, acest lucru motivează prost o persoană nu numai să lucreze, ci și să rămână în compania dvs. în general. Prin urmare, înainte de a introduce un sistem KPI, trebuie să vă gândiți la buget - trebuie să aveți fonduri suplimentare pentru bonusurile angajaților;
• un bonus nesemnificativ sau, dimpotrivă, un salariu prea mic. În primul caz, angajatul are un mic motivație materială funcționează suficient de bine, și în al doilea, deoarece dacă indicatorii nu sunt atinși, persoana va rămâne fără nimic. Și acest lucru va descuraja noii potențiali angajați să lucreze pentru compania dvs. Raportul ideal este 75% salariu și 25% bonus.

Puteți folosi formula pentru calcul:

Și ține-ți mereu promisiunile. Dacă o persoană a câștigat un bonus, ar trebui să îl primească în orice caz.

Implementarea unui sistem KPI este un proces lung și minuțios. Este nevoie nu doar de timp, ci și de resurse - morale, materiale. Dar în curând, după o anumită perioadă de adaptare, vei observa o creștere calitativă și cantitativă a companiei tale. Va deveni imediat clar care angajați sunt balast, iar cei care își fac treaba bine vor fi răsplătiți așa cum merită. Și cel mai important, toată lumea va înțelege scop comun companie și să contribuie la realizarea acesteia.

Indicatorii cheie de performanță sunt indicatori ai performanței unei întreprinderi care o ajută să-și atingă obiectivele. În orice afacere, principalul lucru este eficiența. Achizițiile nu fac excepție de la aceasta. Pentru a le crește eficiența, există un sistem special de indicatori KPI - din limba engleză Key Performance Indicators. Acest material vă va spune ce include, cum să utilizați indicatorii cheie, ce indicatori cheie de performanță sunt KPI-urile pentru un specialist în licitație.

Sistemul contractualîn domeniul achizițiilor - aceasta este o scară largă proiect de stat, care este în continuă evoluție. Pe lângă noile cerințe pentru clienți și furnizori în domeniul transparenței tuturor licitațiilor în derulare, crearea condiţii egaleși obstacolele acordurilor anticoncurențiale, autoritățile intenționează să crească eficiența achizițiilor de stat și municipale. Adevărat, legislația actuală care reglementează desfășurarea concursurilor și licitațiilor, în special legile nr. 44-FZ și nr. 223-FZ, nu conține un concept clar de eficiență și KPI.

Autoritățile au decis să corecteze acest lucru pe baza Decretului președintelui Federației Ruse „Cu privire la direcțiile principale politici publice pentru Dezvoltarea Concurenței” și Planul Național de Dezvoltare a Concurenței 2019-2020, semnat de șeful statului la sfârșitul anului 2017. Aceste documente au instruit oficialii să dezvolte și să pună în practică parametrii cheie de performanță ai locului și modului de dezvoltare a sectorului de achiziții în țară.

Astfel de indicatori de bază KPI de eficiență pentru funcționarii publici (dăm un exemplu mai jos) ar trebui să se refere la îmbunătățirea calității gestionării licitațiilor, precum și la îmbunătățirea calificărilor cumpărătorilor și participanților. Inițial, oficialii vor să distribuie cerințe obligatorii la criteriile cheie de performanță nu pentru întregul sistem de achiziții din Rusia, ci numai pentru cele mai mari organizații, desfasurarea licitatiilor in care este reglementata de Legea nr.223-FZ. Acestea, în special, includ companii de stat și entități cu monopol natural (CEM) cu venituri de 10 miliarde de ruble sau mai mult sau active de 7 miliarde de ruble. După „funcționarea” sistemului pe clienți mari, acesta va fi extins la întregul sector de achiziții și la participanții săi. Deci, trebuie să vă pregătiți pentru asta și să știți cum să calculați KPI-urile pentru activitățile de achiziție acum.

Ce este KPI

Sistem carduri de punctaj echilibrat KPI-ul eficacității reprezintă valori numerice determinate în cadrul așa-numitei stabiliri de obiective sau determinării obiectivelor strategice de dezvoltare în orice direcție. Când despre care vorbim despre derularea licitațiilor, putem evidenția următoarele KPI-urile departamentului achiziții precum:

• respectarea termenelor de livrare;
• economisire;
• inventare de produse;
• calitatea produsului;
• eficienta personalului;
• fluxul documentelor.

Fiecare dintre aceste domenii poate, și cel mai important, trebuie să fie măsurată și evaluată management eficient organizarea aprovizionării. Cu alte cuvinte, analiza indicatorilor KPI vă permite să stabiliți anumiți indicatori în companie, datorită cărora puteți înțelege ce alte acțiuni trebuie întreprinse pentru a îmbunătăți eficiența. În același timp, eficiența achizițiilor în sine nu este doar anumite manipulări efectuate pe o anumită perioadă de timp, ci și beneficiile pe care compania le-a primit de la acestea.

Tipuri de indicatori KPI

Biblioteca de indicatori KPI include două grupuri mari:

1. Criterii KPI pentru performanța organizației.
2. Indicatori KPI pentru personal.

Într-o organizație acest lucru poate fi suport tehnic licitatii, stabilirea fluxului de documente, cerinte de termene si calitate, criterii logistice. Personalul, la rândul său, îndeplinește următoarele funcții:

• planificarea achizițiilor;
• organizarea de licitații;
• selectarea furnizorilor,
• incheierea si mentinerea contractelor cu furnizorii;
• controla operațiuni de depozit;
• logistică.

Separat, controlul, analiza și optimizarea proceselor sunt de obicei incluse în indicatorii KPI pentru manager activitati de achizitii corporație de stat sau singurul specialist al departamentului de licitații din organizație.

Pentru ce sunt folosiți KPI-urile?

Analiza și realizarea indicatorilor KPI sunt necesare pentru a asigura flexibilitatea în funcționarea sistemului de achiziții publice al companiei în condițiile legislative și în continuă schimbare. conditii economice. Organizarea controlului necesită în mod necesar reglementare, astfel încât organizația trebuie să stabilească în mod independent criteriile de performanță atât pentru întregul sistem de achiziții, cât și pentru angajații companiei în conformitate cu masa de personalŞi fișele postului. Pe baza îndeplinirii acestor criterii, este posibil să se evalueze productivitatea muncii, să se identifice greșelile și deficiențele și să le elimine prompt.

Nu pot exista multe criterii pentru eficacitatea fiecărui specialist. De obicei, personalului i se dau între 5 și 10 indicatori clar definiți și ușor de înțeles. Principalul lucru este că managementul le poate evalua și măsura ușor și rapid în orice moment necesar. Iată principalele priorități pentru utilizarea sistemului de indicatori cheie de performanță, pe care țările dezvoltate occidentale îl folosesc de peste 40 de ani, iar în Rusia au început să-l folosească în mod specific acum aproximativ 15 ani:

1. Motivația angajaților. La urma urmei, oamenii pot câștiga mai mult dacă arată un nivel ridicat de îndeplinire a indicatorilor solicitați.
2. Stabilirea clară a priorităților și obiectivelor organizației. Personalul cunoaște exact sarcinile atribuite și procedura de realizare a acestora.
3. Monitorizarea constantă a muncii. Utilizarea unui sistem de evaluare a performanței vă permite să monitorizați în mod constant cum merg lucrurile în companie în orice etapă a muncii oricărui angajat. Prin urmare, toate eșecurile posibile pot fi prevenite, mai degrabă decât consecințele lor eliminate.
4. Atragerea profesioniștilor. Criteriile clare de evaluare a muncii fac posibilă stabilirea unor salarii corecte, în funcție de realizările personale ale fiecărui angajat. Cel care știe și poate face mai mult va putea realiza nivel înalt, ceea ce înseamnă a primi mai mult.
5. Economisirea banilor companiei.

Atunci când munca este efectuată corect, sunt atinși indicatorii de performanță KPI. Prin urmare, toți specialiștii ale căror activități sunt interconectate ar trebui să știe despre ce este vorba. În acest fel, responsabilitățile personale ale fiecărui angajat sunt strâns legate de obiectivele strategice ale companiei.

Exemple pentru departamentul de licitații

Fiecare departament al companiei își poate folosi propriii indicatori de performanță KPI. Exemple de ei sunt destul de simple:

1. În ce indicatori se pot calcula departamentul de licitații? Pentru cumpărător, acesta poate fi numărul de modificări aduse planului de achiziții publice și calendarului de achiziții publice, numărul de oferte finalizate cu succes, procentul de proceduri nereușite din volumul total de achiziții competitive, numărul de achiziții competitive în care a fost depusă o singură cerere și a fost recunoscută adecvată și așa mai departe.
2. În munca unui manager, puteți estima suma cecului mediu, volumul vânzărilor; cantitate clienți obișnuiți care au fost atrași etc.
3. Pentru un contabil, este important să nu existe amenzi de la organele de control și ca rapoartele să fie depuse la timp; numărul de clarificări ale datelor, absența comentariilor în timpul auditurilor sau inspecțiilor.

Lista continuă și continuă. Este important să rețineți un lucru: pentru a putea evalua conformitatea muncii cu criteriile date, este necesar să documentați cu atenție fiecare pas și acțiune a angajatului. Orice verigă lipsă poate distruge cu ușurință întregul sistem stabilit.

KPI-urile sunt indicatori cheie de performanță. Indicatorii variază. Cele cheie sunt cele care afectează profitul. Indicatorul în sine se poate schimba destul de mult, dar profitul se poate schimba semnificativ.

De exemplu, proprietarul unei frizerii a calculat că, dacă crește factura medie a unui frizer cu 100 de ruble, veniturile anuale vor crește cu 300 de mii de ruble. Dacă cheltuielile rămân aceleași, profiturile vor crește. Cecul mediu al unui frizer pentru o frizerie este un indicator cheie.

De ce sunt necesare KPI-uri?

Scopul KPI este de a face viața mai ușoară șefului întreprinderii, proprietarului afacerii și angajaților obișnuiți. Am implementat un sistem KPI atunci când echipa noastră a crescut de la doi oameni la 22. A început să fie cheltuit prea mult timp pentru soluții sarcini operaționale, nu era suficient din el pentru sarcini de regizor direct. Datorită KPI, am delegat autoritatea și responsabilitatea la nivelul șefilor de departament și a angajaților obișnuiți, dar cu toate acestea controlez totul.

Când KPI-urile nu sunt utile, adevărul este că compania nu lucrează corect cu ei. Este exact ceea ce s-a întâmplat cu coproprietarii unei clinici de cosmetologie. Au lucrat cu pâlnia de vânzări, au colectat indicatori, dar nu au știut ce să facă cu ei în continuare. Și când ne-am dat seama ce indicatori afectează și cine ar trebui să fie responsabil pentru fiecare, în trei luni am transformat afacerea de la neprofitabilă la profitabilă.

Cum să lucrați cu KPI-uri

Implementăm KPI-uri

Autorii cărților despre management descriu implementarea KPI-urilor ca o procedură în mai mulți pași: notează structura organizatorica companii, structura financiara, procesele de afaceri. Cu această abordare, procesul amenință să se prelungească timp de cel puțin șase luni. Afaceri mari acest lucru poate fi posibil. Dar întreprinderile mici nu își pot permite să marcheze timpul atât de mult timp.

Dar există o mai simplă și cale rapidă. Va trebui să determinați care indicatori au cel mai semnificativ impact asupra profiturilor și cine din companie influențează acești indicatori. Set universal fara indicatori. Sunt individuale pentru fiecare afacere. Pentru vânzările online, indicatorii cheie sunt costul pe clic și conversia site-ului. Pentru un call center - durata conversațiilor cu operatorul.

Am identificat un indicator care afectează profitul, am înțeles de cine depinde acesta și am numit pe cineva responsabil.

Motivăm personalul

Următorul pas este crearea unui sistem de motivare a personalului. O opțiune populară este atunci când bonusul angajatului este legat de rezultat general compania sau divizia are performanțe slabe. Angajatul este responsabil pentru propriile sale rezultate. Dar cum va afecta rezultatele colegilor? Prin urmare, trebuie să știți de ce influențează și este responsabil un anumit subordonat și să legați bonusurile fiecăruia de rezultatele individuale.

Este necesar să se țină seama dacă angajatul influențează direct sau indirect rezultat financiar. Echipa noastră include o echipă editorială care produce conținut pentru site. Conținutul funcționează pentru a crește cererea, dar indirect. Redacția este un centru de cost. Prin urmare, nu are rost să legați motivația redactorului-șef de profit. Dar departamentul de vânzări are un plan pentru numărul de apeluri și conversia aplicațiilor în vânzări. Ele afectează direct veniturile.

Un semn al unui sistem bun de motivare KPI este atunci când un angajat la mijlocul lunii vede cât de mult s-a făcut deja și ce trebuie făcut pentru a obține cât își dorește.

Tragerea concluziilor pe baza KPI-urilor

Angajații nu își ating întotdeauna obiectivele. Și nu întotdeauna din vina ta. Când vezi că ceva nu merge bine, nu te grăbi să împuști personalul de pe coridor. În primul rând, află care este motivul. Dacă angajatul nu este de vină, atunci trebuie să-l ajutăm și să creăm condiții în care să poată atinge indicatorii țintă.

Dacă un angajat nu îndeplinește planul de la lună la lună și problema este la el, nu mai rămâne decât să-l înlocuiești cu cineva care să facă față. Nici farmec, nici atitudine bună manuale. Acești factori sunt neputincioși față de indicatori.

Audităm sistemul KPI

Implementarea și stabilirea unui sistem KPI nu este totul. Trebuie să înțelegeți: sistemul pe care l-ați implementat nu este o dată pentru totdeauna. Lucrurile se schimbă constant în afaceri. Cu fiecare modificare, este posibil ca sistemul KPI să fie ajustat. Trebuie să fii pregătit pentru asta.

Când trebuie să ajustați sistemul KPI, aflați care indicatori nu mai sunt relevanți, care trebuie înlocuiți și cine ar trebui să fie responsabil pentru noii indicatori. Este mai ușor să reglați un sistem decât să îl creați de la zero.

Sistemul de motivare are nevoie și de ajustare. Acest lucru se face cel mai bine cu implicarea angajaților. Fiecare angajat are obiective personale. Iar sistemul de motivare funcționează cel mai bine atunci când atât tu, cât și angajatul înțelegeți ce își dorește și ce trebuie să facă pentru companie pentru a-și realiza obiectivele personale. Dacă un angajat vrea să câștige 150 de mii pe lună, să-i fie salariul de 75, iar restul - bonusuri. Așa că va înțelege că costă 75 de mii, dar poate câștiga 150 dacă este un profesionist de succes.

Ține minte

• Înțelegeți ce indicatori afectează profiturile și cine le influențează în companie.
• Selectați indicatorii cheie care au cel mai mare impact asupra profiturilor și atribuiți responsabilitatea pentru aceștia. Setați 2-3 KPI clari pentru fiecare departament.
• Motivați angajații pe baza indicatorilor lor cheie.
• Monitorizați dacă angajații ating obiectivele.
• Când indicatorii nu sunt atinși, aflați care este motivul. Dacă un angajat are nevoie de ajutor, ajutor. Dacă acesta este cazul, înlocuiți-l cu altceva.
• Audit constant KPI și sistemul de motivare. Faceți ajustări atunci când vă dați seama că sistemul are nevoie de ele.

KPI-urile sunt indicatori cheie de performanță ai unei companii sau a unei divizii separate. În acest articol ne vom uita la exemple de KPI pentru diverși specialiști și vom vedea cum să dezvoltăm și să implementăm sistemul.

Ce este KPI

KPI înseamnă Key Performance Indicators - indicatori cheie de performanță.

Sistemul KPI este un sistem de recompense construit pe baza unor indicatori cheie.

Lucrul în cadrul unui astfel de sistem permite angajaților să înțeleagă mai bine ce trebuie să facă pentru a fi eficienți. Mai mult, eficiența se referă nu numai la cantitatea de muncă pe care o prestează, ci și la beneficiul primit de companie.

Cum se dezvoltă un sistem KPI

Pentru a crea un sistem C&I într-o companie, trebuie să:

1. Selectați un model de indicator cheie de performanță.
2. Definiți KPI-urile și distribuiți responsabilitatea.
3. Creați rapoarte.

Cum să alegi un model KPI

Există multe metode de definire și grupare a indicatorilor. În Rusia, cel mai des este folosită abordarea clasică, precum și Balanced Scorecard (BSC).

Abordarea clasică se bazează în primul rând pe utilizare indicatori financiari, ca ; vezi poza.).

Desen. Arborele indicatorilor cheie bazat pe EVA

Rețineți că pentru implementarea strategiei dezvoltate, indicatorii financiari singuri ar putea să nu fie suficienți. Nu mai puțin importantă pentru afaceri este dezvoltarea relațiilor cu clienții, managementul personalului, calitatea produselor, adică acele aspecte ale activității greu de evaluat.

În cadrul tabloului de bord echilibrat, există patru aspecte principale ale activității companiei, care oferă răspunsuri la următoarele întrebări:

• modul în care compania este evaluată de către acționari („Finanțe”);
• cum îl evaluează clienții („Clienți”);
• modul de îmbunătățire a calității activităților („Personal”);
• ce procese pot oferi companiei o poziție excepțională pe piață („Procese de afaceri”).

Ce să alegi

Ce abordare să alegeți depinde de nivelul afacerii. Pentru companiile mici abordarea clasică este mai potrivită, deoarece nu va necesita costuri semnificative pentru atragerea consultanților și implementare sistem informatic. În viitor, va fi posibilă rafinarea sistemului clasic creat prin includerea unor criterii nefinanciare.

Companiile mari ar trebui să folosească tabloul de bord echilibrat, deoarece oferă mai mult vedere completă despre activitățile companiei.

Cum să dezvoltați KPI-uri pentru angajații din domeniul financiar

Comitetul editorial al „System” Director financiar» a pregătit scheme de motivare și rapoarte de performanță KPI pentru angajați serviciu financiar. Descărcați și utilizați în compania dvs. exemple de C&I pentru contabilul șef și alți angajați ai departamentului de contabilitate, angajaților, departamentului de buget și altor departamente.

Cum să alegeți indicatorii cheie

Pentru a determina ce KPI să folosiți, trebuie să:

1. Identificați grupuri de indicatori și distribuiți responsabilitatea managerilor la diferite niveluri de management pentru fiecare grup.
2. Faceți cea mai detaliată listă a KPI-urilor utilizate de management.
3. Selectați criteriile care caracterizează cel mai bine atingerea obiectivelor strategice.
4. Formalizați algoritmi pentru calcularea fiecărei chei.

Identificarea grupurilor de indicatori

Dacă o companie folosește o abordare clasică pentru dezvoltarea unui sistem KPI, atunci trebuie să se distingă următoarele grupuri:

• ;

Responsabilitatea pentru fiecare dintre grupuri va fi distribuită între managerii de la toate nivelurile de management. De exemplu, general responsabil director general, în timp ce managementul ar trebui transferat șefilor de departament.

Atunci când se utilizează un model care include atât KPI financiari, cât și non-financiari, se pot distinge următoarele grupuri de indicatori cheie de performanță:

• financiar și economic – pentru afaceri în general;
• satisfacția clientului;
• procesele principale și auxiliare de afaceri (vezi cum să le descrii);
• eficienta personalului.

După identificarea principalelor grupuri, este necesar să se determine cine va fi responsabil pentru implementarea lor. Pentru un exemplu de repartizare a responsabilităților, vezi Tabelul 1.

Tabelul 1. Grupuri de indicatori și repartizarea responsabilităților

Detalierea

Lista cheilor pentru fiecare dintre grupurile selectate ar trebui să fie cât mai detaliată posibil. Cereți managerilor care vor fi responsabili pentru un anumit grup să creeze o astfel de listă. De exemplu, CEO-ul ar trebui să indice ce criterii folosește pentru a evalua „satisfacția acționarilor”.

Ca urmare, lista generală a KPI-urilor poate include câteva sute de criterii. Este evident că construirea unui astfel de sistem este nejustificată, deoarece va duce la o creștere semnificativă a volumului de muncă al personalului asociat cu colectarea și prelucrarea datelor necesare calculelor. Prin urmare din lista generala trebuie să selectați datele de care managementul are cu adevărat nevoie pentru management și vă vor permite să evaluați gradul în care obiectivele dvs. au fost atinse și nu vor fi doar monitorizate „pentru informare”.

Selectarea KPI

Pentru a selecta KPI, formați un grup de experți. De regulă, include directori de divizie și șefi de departamente. Sarcina lor este de a caracteriza fiecare dintre indicatori în funcție de următoarele criterii:

• reflectă gradul în care sunt atinse obiectivele strategice ale companiei;
• este clar, în primul rând, acelor manageri care vor trebui să ia decizii pe baza acestuia;
• Este util pentru luarea deciziilor?

Pe lângă cele enumerate, pot fi aplicate și alte criterii, de exemplu, capacitatea de a utiliza indicatorii de performanță în planificare sau analiză.

Procedura de evaluare poate fi formalizată pe baza cererii sistem de puncte evaluări. De exemplu, 1 punct – criteriul nu este îndeplinit, 2 puncte – îndeplinește parțial criteriul dat, 3 puncte – satisface criteriul dat. Indicatori care au primit cel mai mare număr puncte în timpul evaluarea de specialitate, vor fi incluse în sistemul IPC.

Ca urmare, va apărea o listă „scurtă” a indicatorilor cheie de performanță ai companiei (vezi Tabelul 2).

Tabelul 2. Exemplu ki pi ai societate comercială (fragment)