Planificarea este considerată o componentă importantă management eficient proiecte. Programul, elementul principal al planificării, reprezintă vizual intervalul de timp pentru finalizare, succesiunea, gradul de importanță și alte caracteristici ale muncii.
Un calendar bine conceput vă permite să planificați și să implementați eficient un proiect datorită coordonării acțiunilor interpreților și respectării termenelor limită.
Principalele tipuri orare calendaristice
În funcție de amploarea și amploarea proiectelor, se disting următoarele tipuri de calendare:
- Tabelul pivot afișează ordinea sarcini de proiect datele de începere și finalizare, durata fiecărei etape.
- Programul obiectului arată calendarul fiecărei etape a planului, defalcat pe zile sau luni.
- Programul de lucru este pregătit pentru o perioadă scurtă de timp în timpul procesului de implementare a proiectului și este un element al managementului operațional.
- Programele de timp (orare sau minute) sunt de obicei pregătite de dezvoltatorii hărților tehnice. Concentrate pe factori externi standard, astfel de programe necesită numeroase modificări în timpul implementării proiectului.
Niveluri ale graficelor calendaristice
La programare se folosește un sistem de distribuire a programelor pe nivel. De obicei sunt utilizate 4 niveluri de diagrame. (manager de proiect)
Program de nivel 1:
Primul nivel include planuri de proiect generale, nedetaliate. Planurile extinse sunt dezvoltate mai întâi la începerea unui nou proiect. Datele pentru grafice sunt colectate în timpul negocierilor cu clientul, adesea acesta le are pe ale lui indicatori cheie după datele proiectului, etapele și scopul final. Prin colectarea acestor date, vă puteți forma o foaie de parcurs generală. Doar evenimentele cheie importante sunt incluse în el. Foaia de parcurs este actualizată în funcție de durata totală a proiectului dacă durata proiectului dumneavoastră este de cinci ani, atunci este suficient să actualizați programul de prim nivel o dată pe an. Dacă există multe etape cheie în foaia de parcurs, atunci este necesar să se determine perioada de actualizare, astfel încât să se încadreze cel puțin un eveniment cheie. Foaia de parcurs poate fi elaborată atât de Client, cât și de Antreprenor, dar în general această responsabilitate revine Clientului.
Programul calendaristicNivelul 2:
După ce foaia de parcurs a proiectului a fost convenită și aprobată, începe etapa de detaliere a anumitor etape. Practic, programul de nivel al doilea este o anexă la acordul dintre Client și Antreprenor. Elaborarea unui program de nivel al doilea este, de asemenea, responsabilitatea Clientului și este prezentată Antreprenorului pentru aprobare, de multe ori, programul de etapă este elaborat de Antreprenor pe baza capacităților sale de resurse; În planul de al doilea nivel, nu sunt necesare detalii speciale, este suficient să urmăriți succesiunea implementării proiectului și să determinați în general domeniul de activitate al proiectului. Actualizat împreună cu foaia de parcurs.
Programul calendaristicNivelul 3:
După încheierea contractului, Antreprenorul pregătește un program detaliat de lucru pentru proiect cu o descriere mai detaliată a lucrării din cadrul etapei. Aceste. Etapele generale ale programului de nivel al doilea sunt detaliate pe tip de lucru. Durata lucrărilor este de la 2 săptămâni la o lună, în funcție de durata totală a proiectului. Dacă planul este mai puțin de un an, atunci detalierea se termină aici. Deși totul depinde de înțelegerile cu Clientul.
Programul calendaristicNivelul 4
Desemnat ca planificare săptămânală-zilnică. Actualizarea planului în fiecare zi, două zile, o săptămână, în funcție de nevoile de control. Cea mai laborioasă, costisitoare și precisă metodă de control al proiectului. Informațiile actualizate din graficul de al patrulea nivel urcă în ierarhie și, pe baza acestor informații, toate graficele de sus sunt actualizate. Schimbările la acest nivel pot duce la o recalculare a întregului plan și la renegociere a termenelor de implementare până la foaia de parcurs.
Procedura de elaborare a unui calendar calendaristic
Crearea unui program de calendar conține următorii pași:
- Întocmirea unei liste detaliate a tuturor sarcinilor necesare proiectului, determinând domeniul de aplicare al acestora.
- Dezvoltarea WBS, adică o reprezentare vizuală a planului sub formă de blocuri ierarhice interconectate.
- Selectarea metodelor și tehnologiilor utilizate în implementarea planului. Calculul intensității forței de muncă pentru finalizarea sarcinilor proiectului.
- Determinarea componenței echipelor de proiect. Elaborarea unei diagrame de rețea care să reprezinte clar succesiunea de execuție a tuturor sarcinilor.
- Pregătirea datelor privind durata și posibilitatea de lucru în paralel - elaborarea unei diagrame Gantt.
- Compararea duratei estimate de lucru cu standardul, efectuând ajustările corespunzătoare.
- Elaborarea de grafice pentru necesarul de resurse (personal, echipamente, materiale).
- Calculul costurilor cu forța de muncă.
De obicei, programul proiectului este elaborat de managerul de proiect, care, dacă este necesar, se consultă cu experții implicați.
Software de pregătire a programului
Utilizarea programelor speciale vă permite să răspundeți rapid la abaterile care apar în timpul implementării proiectelor.
Unul dintre cele mai populare instrumente universale de planificare a proiectelor este programul Microsoft Project. Utilizarea MS Project vă permite să construiți o diagramă Gantt, să atribuiți resursele necesare sarcinilor, să determinați intervalul de timp pentru proiect și bugetul acestuia. Un program realizat în Project afișează vizual volumul de muncă al personalului cu anumite sarcini.
Produs software Primavera este utilizată în principal în proiecte de anvergură cu complexitate crescută pentru elaborarea programelor, în special în industriile de inginerie și construcții.
O diagramă de rețea este un model de proiect dinamic care reflectă succesiunea și dependența activităților necesare pentru a finaliza cu succes proiectul. Programul rețelei reflectă calendarul lucrărilor planificate și resursele necesare pentru implementarea acestora, precum și direct costuri financiare problemele apărute în timpul realizării acestor lucrări.
ÎN engleză a determina grafica de retea termen folosit Rețeaua de proiect - este un grafic care ilustrează secvența în care elementele terminale ale unui proiect trebuie să fie completate prin afișarea elementelor terminale și dependențele acestora.
Scopul principal al utilizării unei diagrame de rețea este planificare și management eficient resurse de lucru și proiect. În același timp, resursele în acest context sunt înțelese ca echipamente, capacitatea de producție sau numerar, deci resurselor de muncă, intern sau extern organizației care derulează proiectul.
Cea mai mare eficiență în utilizarea unei diagrame de rețea se obține atunci când este utilizată pentru a planifica proiecte sau interacțiuni individuale. lucrări conexe. Programul de rețea vă permite să determinați destul de precis datele de finalizare planificate ale proiectului și să identificați opțiuni posibile reducerea acestora. Și, mai important, diagrama rețelei vă permite să identificați într-un stadiu incipient al planificării proiectului. În plus, programul rețelei permite controlul de bază asupra progresului proiectului, calendarului și execuției bugetare.
Tipuri de diagrame de rețea
Un grafic de rețea este un grafic în care evenimentele (stări ale activităților sau obiectelor la un anumit moment în timp) sunt reprezentate ca vârfuri, iar activitățile de proiect sunt reprezentate ca arce care leagă vârfurile graficului. Diagrama de rețea prezentată în acest formular este inițial parte a metodei.
În practică, se folosește mai des o altă versiune a diagramei de rețea, când vârfurile graficului sunt locuri de muncă, iar arcele indică relația dintre ele. Acest tip de diagramă de rețea face parte din ( Engleză, CPM - Metoda căii critice).
Să luăm în considerare a doua versiune a graficului și algoritmul pentru construirea lui mai detaliat.
Algoritm pentru construirea unei diagrame de rețea
Algoritmul pentru construirea unei diagrame de rețea folosind metoda căii critice constă din următorii 10 pași.
Determinați scopul principal al proiectului - rezultatul care ar trebui să fie obținut după finalizarea cu succes a proiectului. Acest lucru este necesar pentru a defini limitele proiectului și o estimare inițială a intervalului de timp al acestuia.
Pasul 2: Identificați limitările
Identificați constrângerile care afectează activitățile individuale ale proiectului sau întregul program al rețelei. Constrângerile tipice sunt disponibilitatea resurselor, timpul sau costul. În plus, restricțiile pot fi stabilite prin cerințe legale.
Stabiliți domeniul de activitate necesare atingerii scopului stabilit pasul 1.
Durata estimată fiecare dintre sarcini și determină resursele necesare pentru îndeplinirea cu succes a acesteia. Echipa de management al proiectului trebuie să convină asupra unităților de măsură pe care să le folosească pentru a estima durata activităților (ore, zile sau luni, de exemplu) și, de asemenea, să dezvolte cerințe pentru durata maximă a unei activități. Toate lucrările care depășesc această durată trebuie să fie.
Determinați succesiunea lucrărilor. Determinați munca care trebuie făcută mai întâi. În unele cazuri, pot exista mai multe astfel de lucrări și acestea vor fi executate în paralel. Acest job ar trebui să fie cel din stânga din grafic.
Determinați lucrarea care trebuie finalizată imediat după prima. Apoi, se stabilește jobul care ar trebui să înceapă imediat după al doilea și așa mai departe până când toate joburile au fost luate în considerare. Dacă lucrarea începe înainte de finalizarea celei anterioare, atunci lucrarea anterioară trebuie împărțită în componente. Lucrările pot fi efectuate în paralel, dar cu condiția ca legătura dintre lucrări să fie clar definită.
Începerea lucrărilor paralele trebuie să fie strict legată de finalizarea lucrărilor anterioare.
Indicați conexiunile între locuri de muncă, de obicei sub formă de săgeți care arată succesiunea lucrărilor. Direcția săgeților este setată de la stânga la dreapta.
Determinați începutul devreme și terminarea timpurie pentru fiecare dintre lucrări. Pentru a face acest lucru, diagrama de rețea este vizualizată de la stânga la dreapta, începând cu primul job (extrema stânga) și apoi trecând pe rând la ultimul. Lucrările ulterioare nu pot începe până când toate lucrările anterioare nu au fost finalizate. Demararea timpurie a lucrărilor ulterioare va coincide cu finalizarea timpurie a celei anterioare.
Dacă există mai multe joburi anterioare, atunci cel mai devreme început al jobului următor va fi cea mai mare dintre valorile de terminare timpurie a unuia dintre joburile precedente. Terminarea timpurie a fiecărei activități este definită ca începutul devreme plus durata activității, estimată la pasul 4.
Stabiliți începutul și sfârșitul târziu pentru fiecare dintre lucrări. Pentru a face acest lucru, diagrama rețelei este vizualizată în direcția opusă - ei încep cu ultima lucrare (cea din dreapta) și apoi se deplasează pe rând la prima. Activitatea anterioară trebuie finalizată înainte de începerea fiecărei activități ulterioare. Finalizarea târzie a unei lucrări va coincide cu începerea târzie a lucrării ulterioare. Dacă există mai multe lucrări ulterioare, atunci terminarea târzie a lucrării va fi cea mai mică dintre valorile de început întârziate ale lucrărilor ulterioare. Începutul târziu al fiecărei lucrări este definit ca terminarea târziu minus durata lucrării.
Determinați slăbirea pentru fiecare dintre lucrări. Slack-ul se calculează ca diferența dintre pornirile târzii și devreme sau între finalizările târzii și devreme.
—uh apoi un lanț de lucrări pentru care timpul de slăbire este zero. Atunci când optimizați un program de rețea, primul pas este optimizarea muncii care se află pe calea critică.
Un exemplu de construire a unei diagrame de rețea
Deși algoritmul descris mai sus poate părea complicat, de fapt, construirea unui grafic de rețea nu este o sarcină dificilă. Pentru a ne asigura de acest lucru, să luăm în considerare construirea unei diagrame de rețea exemplu simplu renovarea unei camere pentru copii.
Pasul 1. Stabiliți scopul principal al proiectului
Imaginează-ți că este vară, fiul tău are 7 ani și merge la școală în septembrie. Ați decis să-i actualizați camera pentru noul an școlar și să o faceți potrivită pentru un elev de școală, de exemplu. ar trebui să pară completă locul de munca, zonarea camerei se va schimba etc.
În acest caz, scopul micului nostru proiect va fi − faceți camera potrivită și plăcută pentru un băiat care va merge la școala primară pentru a locui în ea.
Pasul 2: Identificați limitările
Bugetul nu depășește 100.000 de ruble, lucrările de reparații pot fi efectuate numai în zilele lucrătoare de la 10:00 la 18:00, cu o pauză obligatorie de la 12:00 la 14:00. Totalul este de 6 ore de lucru pe zi.
Pasul 3. Determinați domeniul de activitate
După câteva gândiri, am subliniat principalele lucrări care trebuie făcute, și anume:
- Avem nevoie de un proiect de design pentru o cameră nouă;
- Trebuie să achiziționăm materiale pentru reparații;
- Este necesar să se întocmească un deviz pentru reparații;
- Este necesar să se efectueze reparația în sine;
- Și pentru că Am decis să facem o mică reamenajare, apoi trebuie să o coordonăm cu HOA.
Să arătăm aceste lucrări sub formă de blocuri:
Figura 1. Domeniul de activitate
Pasul 4. Estimați durata lucrării
Am decis să estimăm durata de lucru în zile, deoarece... înainte de începere an universitar Mai este suficient timp, atunci o asemenea precizie de planificare ni se potrivește destul de bine.
Figura 2. Durata muncii
Pasul 5. Determinați succesiunea lucrărilor
Acum vom determina succesiunea de lucru, vom folosi o diagramă de rețea de sus în jos. Prima treabă care trebuie făcută este munca" Elaborați un proiect de design". Apoi vom estima costul proiectului și, în același timp, vom începe coordonarea cu HOA, deoarece această sarcină necesită mult timp. După ce evaluăm proiectul și îl aprobăm, vom începe să achiziționăm toate materialele necesare și abia apoi vom începe reparația în sine.
Figura 3. Secvența lucrărilor
Pasul 6. Indicați conexiunile între activități
Indicăm cu săgeți legăturile dintre lucrări.
Figura 4. Legături între activități
Pasul 7: Stabiliți începutul timpuriu și sfârșitul timpuriu
Deoarece Am ales un model de grafic de rețea „de sus în jos”, apoi începem și privim prin el de sus în jos, începând cu lucrarea cea mai de sus, apoi trecem unul câte unul la lucrarea cea mai de jos.
Amintiți-vă că începerea timpurie a unui loc de muncă următor va coincide cu terminarea timpurie a celei anterioare, iar terminarea timpurie a fiecărei lucrări este definită ca începutul timpuriu plus durata lucrării, atunci începerea timpurie a lucrării următoare va fi cea mai mare dintre valorile de terminare timpurie a unuia dintre lucrările anterioare.
Figura 5. Începutul și terminarea timpurie a lucrărilor
Pasul 8: Stabiliți începutul și sfârșitul târziu
Pentru a determina începutul și sfârșitul târziu, să ne uităm la diagrama rețelei în direcția opusă - de jos în sus. Finalizarea târzie a unei lucrări va coincide cu începerea târzie a lucrării ulterioare. Dacă există mai multe lucrări ulterioare, atunci terminarea târzie a lucrării va fi cea mai mică dintre valorile de început întârziate ale lucrărilor ulterioare. Începutul târziu al fiecărei lucrări este definit ca terminarea târziu minus durata lucrării.
Figura 6. Începutul și sfârșitul lucrărilor cu întârziere
Pasul 9. Determinați slăbirea
Să calculăm rezerva de timp pentru fiecare dintre locurile de muncă. Se calculează ca diferență între pornirile târzii și devreme sau terminarile târzii și devreme.
Figura 7. Rezervă de timp
Pasul 10. Identificați calea critică
După cum știm deja, calea critică este un lanț de activități pentru care timpul de slack este zero. Să evidențiem astfel de sarcini pe diagrama de rețea.
Figura 8. Calea critică
Sarcini " Elaborați un proiect de design«, « Coordonează proiectul cu HOA" Și " Cumpărare materialele necesare «, « Efectuați lucrări de reparații„Eu alcătuiesc calea critică, iar durata ei este de 19 zile. Aceasta înseamnă că, în forma sa actuală, proiectul nu poate fi finalizat în mai puțin de 19 zile. Dacă dorim să reducem cronologia proiectului, atunci trebuie să optimizăm sarcinile care se află pe calea critică.
De exemplu, putem începe lucrările de reparații înainte de a primi aprobarea pentru reamenajare de la HOA, asumându-ne riscurile ca aprobarea să nu fie obținută.
Vizualizări: 31.961
,
Pentru a determina momentul implementării activităților care vizează atingerea scopurilor proiectului, și pentru a stabili relațiile dintre acestea din punct de vedere al timpului, ținând cont de cele mai riscante evenimente, se întocmește un plan calendaristic al proiectului. Programare constă în crearea și clarificarea ulterioară a unui program care ține cont de sfera muncii, riscuri și limitări. Deoarece planul calendaristic sub forma unei liste de parametri de lucru exclusiv planificați fără comparație cu termenele limită efective își pierde sensul, adesea, în schimb plan calendaristic, utilizați numele programului calendaristic.
Ca urmare a creării unui program, se obține un program complet al proiectului, ținând cont de durata lucrărilor și de baza de resurse necesară pentru finalizarea proiectului. Programarea, în general, include mai multe etape principale, inclusiv:
- planificarea conținutului proiectului și construirea unei structuri,
- construirea unei secvențe de lucru și program de rețea,
- elaborarea unui plan de termene, durate, coordonarea conexiunilor logice de lucru și afișarea lor pe diagrame sau tabele Gantt,
- determinarea nevoilor de resurse (personal, utilaje, materiale etc.) si intocmirea unui plan de utilizare a resurselor,
- calcularea costurilor cu forța de muncă a proiectului și a altor costuri.
După ce proiectul trece la stadiul de implementare practică - execuția acțiunilor planificate - se monitorizează progresul lucrărilor conform calendarului calendaristic și se fac modificări corective.
Planificarea domeniului de activitate implică alocarea unor executanți responsabili pentru sarcini și termene limită. Sarcinile ca categorie statică cu succesiunea lor sunt traduse într-o categorie dinamică a stării de lucru care duce la rezultatul proiectului. Aceste sarcini formatate în funcție de muncă sunt rezumate într-un program și/sau tabel. Sarcinile exprimă esența rezultatelor în funcție de criteriul de performanță („rezolvat / nerezolvat”). În consecință, data de începere a sarcinilor nu este la fel de importantă ca data de încheiere.
Programul este de obicei întocmit de managerul de proiect, care atrage în aceste scopuri experți în domeniu. diverse zone. Experții ar trebui să ajute la construirea ierarhică lista completa fabrică Apoi se determină durata lucrării și interdependențele lor. Unele lucrări pot fi făcute simultan (în paralel), în timp ce unele pot fi făcute numai secvenţial. Pentru claritate, aceste relații sunt prezentate sub formă de diagrame Gantt, în care o listă ierarhică de sarcini este situată de-a lungul unei axe (vertical), iar o scară calendaristică este situată de-a lungul celeilalte axe. Pe baza rezultatelor întocmirii programului, ar trebui să obțineți un plan orientat spre calendar, structurat ierarhic, care să includă o listă completă de lucrări.
Modelul de resurse de proiect face, de asemenea, parte din programare. Nevoia de executanți pentru o anumită etapă a muncii și gradul de unicitate al calificărilor lor, disponibilitatea materiilor prime și consumabile, mecanisme și echipamente. Baza de resurse este evaluată în funcție de caracteristicile timpului (calendar sau angajare zilnică), costurile de utilizare a resurselor și disponibilitatea maximă a resurselor ca procent.
În forma sa cea mai simplă, parametrii programului sunt datele de începere și de finalizare a fiecărei lucrări, durata și resursele necesare acestor lucrări. Planurile de calendar complexe includ mai multe opțiuni pentru începerea și finalizarea lucrărilor, durata acestora și rezervele de timp. Metodologia de calcul a modelelor de rețea face posibilă calcularea numai a datelor timpurii și târzii. Datele planificate inițiale (de referință) și datele curente trebuie selectate ținând cont de alți factori. Există trei opțiuni principale din care puteți alege:
- Până la data de începere anticipată. Aceasta este prima dată de la care pot începe lucrările. Când adăugați parametrul durată de lucru, obțineți o dată de finalizare anticipată. Durata muncii depinde de numărul de muncitori și de intensitatea totală a muncii, de volumul de muncă și de intensitatea implementării acesteia. Pe baza datei de începere anticipată, se creează un plan calendaristic pentru a stimula interpreții implicați în proiect.
- Până la data de finalizare târzie. Ultima dată până la care lucrarea poate fi finalizată fără a întârzia lucrările proiectului se calculează prin însumarea ultimei date de începere și a duratei. Selectat pentru a aduce rezultatele proiectului cât mai aproape de nivelul nevoilor consumatorilor.
- După finalul cel mai probabil. Selectat pentru netezirea resurselor.
Dacă datele de începere timpurie și cele târzii diferă, intervalul dintre ele (perioada în care poate începe lucrul) devine un timp liber. În majoritatea sistemelor de planificare, ipoteza inițială este că durata lucrării va rămâne neschimbată și, prin urmare, diferența dintre începerea tardivă și devreme și finalizarea tardivă și devreme a lucrării va coincide. Munca critică (a cărei durată indică durata proiectului în ansamblu) devine muncă cu slăbiciune egală cu zero. În consecință, durata critică este considerată a fi timpul minim necesar pentru finalizarea întregului complex de lucrări și va avea durata duratei critice.
Tehnologie pentru crearea unui program de proiect
Deoarece managementul proiectului se bazează pe parametrii de conținut al muncii, restricții și riscuri, pregătirea unui calendar ar trebui luată în considerare ținând cont de acești parametri. Acești parametri vor corespunde și etapele de elaborare a planului: etapa nr. 1 și nr. 2 - conținutul lucrării, etapa nr. 3 și nr. 4 - restricții, etapa nr. 5 - riscuri.
- Formarea unei liste cu domeniul de activitate. Lista este importantă pentru că dacă nu este posibilă prezentarea tuturor lucrărilor deodată, vor apărea erori. Pentru a preveni acest lucru, la determinarea compoziției operațiilor, se utilizează metoda de descompunere secvențială a muncii.
- Determinarea potențialului de implementare a proiectului pe baza duratei lucrărilor și a succesiunii acestora, care, la rândul său, depinde de tehnologia de implementare. Pe lângă metoda de descompunere secvențială menționată, metoda este utilizată pentru a determina evaluarea de specialitate, brainstorming etc.
- Stabilirea disponibilității resurselor. Procesele proiectului implică resurse umane, materiale, financiare, informaționale și alte resurse. Asadar, programul de lucru trebuie corelat cu programul de finantare. Pentru a face acest lucru, resursele sunt diferențiate - este introdus conceptul de resurse limitate. Acestea includ specialiști unici, materiale și capacități specifice. Factorul de accesibilitate afectează direct succesiunea și durata lucrărilor.
- Definiţia external restrictions. Cele mai frecvente restricții se datorează sezonului și aprovizionării cu materiale și echipamente. Un exemplu de restricție asupra evenimentelor externe este termenul limită pentru finalizarea unei etape, programat să coincidă cu o sărbătoare națională. Astfel de evenimente sunt incluse în proiect ca repere.
- Planificarea răspunsului la risc. Pentru principalele amenințări, este necesară elaborarea unui plan de răspuns, care afectează și planul calendaristic.
Această etapă corespunde logicii generale a dezvoltării unui plan calendaristic, care determină următoarea secvență semantică:
- Pasul 1. Determinarea domeniului de activitate.
- Pasul 2. Estimarea duratei muncii (costuri cu forța de muncă).
- Pasul 3: Identificați constrângerile externe și reperele.
- Pasul 4. Aranjarea secvenței de lucru și a planului calendaristic.
- Pasul 5. Recalcularea și clarificarea planului calendaristic pe baza limitărilor de resurse.
- Pasul 6. Luați în considerare riscurile.
Deoarece există două strategii de răspuns opuse - activă și pasivă - acestea sunt reflectate și în planul calendaristic. Astfel, un răspuns activ implică includerea în plan munca suplimentara, care au ca scop minimizarea riscurilor, iar acest lucru, la rândul său, afectează calendarul lucrărilor aferente. Dacă luăm în considerare includerea acestui parametru contabil folosind exemplul lansării serviciu nou, atunci dacă este detectată o amenințare de lipsă de cerere pentru serviciu, se efectuează cercetări suplimentare pentru a minimiza pierderile. Această cercetare este ca munca separata se alătură planului și îl schimbă. Răspunsul pasiv are, de asemenea, un efect indirect asupra planului, deoarece implică crearea de rezerve financiare suplimentare pentru riscurile identificate.
Componenta documentară a programului calendaristic
Pentru a determina finala datele estimate operațiuni incluse în proiect și a acestuia durata totala este necesar să se efectueze coordonarea finală și aprobarea documentului de orar. Coordonarea cu participanții la proiect determină nivelul de detaliu al programului, care ar trebui să fie suficient, dar nu excesiv. Cu alte cuvinte, dacă aceeași resursă este responsabilă pentru activitățile conexe, atunci nu este nevoie de o împărțire suplimentară a muncii de nivel superior. Dacă este evidențiat în munca independenta sarcina trebuie transferată unei alte persoane responsabile, atunci procesul de separare nu poate fi încă numit finalizat. 
În timpul pregătirii preliminare a programului, sunt create o serie de documente intermediare, inclusiv planuri de reper, modele de rețea, WBS și altele. Planul calendaristic în sine devine nu doar un document de planificare, ci și un document de monitorizare a execuției. Documentația completă pentru pachetul de planificare a proiectului include:
- Plan de calendar consolidat (cuprinzător).
- Programe calendaristice detaliate pentru fiecare interpret.
- Programe detaliate pentru pachetele de lucru.
- Planul de contractare.
- Informații despre nevoile de resurse.
- Măsuri organizatorice și tehnologice de implementare.
- Plan de monitorizare a progresului lucrărilor.
Astfel, planul calendaristic al proiectului este necesar funcțional pentru:
- instrucțiuni pentru efectuarea unor acțiuni specifice,
- ghid și document de monitorizare pentru desfășurarea activităților de control,
- baza pentru deciziile de schimbare a cursului proiectului.
Folosind software de management de proiect (cum ar fi Microsoft Project), puteți crea formular electronic program sub forma unui diagramă Gantt sau a unei forme tabelare. „Antetul” programului în formă tabelară poate consta din coloanele „Lucrări”, „Cronologie” (împărțite pe coloane în date de începere și de sfârșit a lucrării), „Executori responsabili”, „Rezultat”, „Fapt de implementare”. Adesea, toate lucrările sunt numerotate în coloane separate și este lăsată o celulă de comentariu pentru fiecare dintre ele.
În practică, managementul planificării proiectelor nu se termină cu programare, întrucât ajustarea bugetului și modificarea programului care depinde de acesta implică parcurgerea mai multor iterații.
Planul final este compilat într-un document cuprinzător consolidat după dezvoltare structura organizatorica, planificarea aprovizionării, evaluarea riscurilor.
Toate procesele, conceptele sau obiectele încep de undeva. Acest moment de început s-a întâmplat cu câteva zile sau ani în urmă și totul părea diferit - nu ca acum. Privind o mașină, de exemplu, înțelegem că la început nu a fost așa: mai întâi a apărut o idee, apoi această idee a fost transmisă altor oameni, ceea ce a stârnit discuții; Designerii s-au implicat în lucrare, a fost lansat procesul de asamblare și multe altele.
Cele de mai sus este un exemplu minor. Dar el explică perfect esența - totul are un început.
Managementul proiectelor nu face excepție. Ca și lanț complex de sarcini și procese, începe și de undeva. Acest prim pas este planul proiectului.
În acest articol, vom vorbi despre plan și procesul de planificare și, de asemenea, vom explica punctele legate de întrebarea „Cum să creați un astfel de plan”. Am identificat 7 pași.
Ce este un plan de proiect?
Poate ați observat că, pe lângă plan menţionate şi procesul de planificare. Care este diferența dintre ele? Este foarte simplu.
Planificarea este un proces, o discuție. În timpul acesteia, sunt clarificate domeniul de activitate, obiectivele și modalitățile necesare pentru a le atinge.
Un plan este un document oficial care conține toate deciziile de planificare, volumul aprobat și costurile. Principalele sale funcții sunt controlul, facilitarea comunicării între participanți și programarea.
Atunci când creează un plan de proiect, managerul ar trebui să aibă deja cunoștințe și abilități cheie. Acest lucru crește șansele implementării sale cu succes. În plus, un plan pregătit vă va ajuta să anticipați și să evitați greșelile inutile și deciziile proaste și, de asemenea, vă va ajuta să economisiți timp și să reduceți costurile.
Obiectivele planului de proiect
Un plan bine pregătit ar trebui să răspundă la următoarele întrebări.
De ce?
Trebuie clarificate motivele pentru care fondurile sunt alocate proiectului; ce problema trebuie rezolvata.
Întrebarea se referă la munca care trebuie făcută pentru a atinge rezultatul și obiectivele finale.
Întrebare despre persoanele implicate, rolurile și responsabilitățile acestora; despre cum ar trebui să fie organizate.
Când?
Aici despre care vorbim despre programul/durata proiectului.
Cum se creează un plan de proiect?
Înainte de a începe compilarea, managerul trebuie să fie conștient de cantitati mariîntrebările care vor apărea pe parcursul proiectului și răspunsurile acestora. Fiecare întrebare poate fi evidențiată separat. Dar este totuși mai bine să identifici modele și modele caracteristice comune. Deci, ce trebuie să facă un manager pentru a întocmi un plan de proiect?
1. Comunicați
Primul pas către succes este să comunici cu echipa despre obiective, membri, sarcini etc. Managerul trebuie să știe cine este responsabil pentru ce sarcină, termenele limită și pur și simplu tot ceea ce se întâmplă în proiect.
Merită adăugat că comunicarea nu este doar primul pas. Comunicarea pe tot parcursul proiectului este cheia succesului.
2. Identificați participanții și obiectivele
Determinarea tuturor participanților la proiect este uneori dificilă: pot fi mulți. Mai mult, ele pot influența direct sau indirect, într-o măsură mai mare sau mai mică, proiectul. De aceea este important să-i identificăm pe toți cei care influențează direct întocmirea planului și să le luăm în serios dorințele.
Cine poate participa la proiect:
- Client– persoana care finanţează direct şi aprobă lucrarea;
- Manager de proiect– o persoană implicată în planificare, urmată de crearea, execuția și controlul proiectului;
- Echipa de proiect, care creează produsul final. Membrii echipei sunt implicați în multe procese importante, inclusiv dezvoltarea, asigurarea calității, munca de proiectare etc. De obicei, ei nu aprobă proiectul;
- Utilizatorul final;
- Alte. Această listă poate include o mare varietate de persoane: analiști de risc, specialiști în achiziții etc.
Ce se poate face în această etapă? Efectuați interviuri cu participanții cheie. Astfel veți înțelege ce cerințe sunt stabilite și ce obiective trebuie atinse. Cele mai multe într-un mod eficient atingerea obiectivelor este o tehnică SMART de stabilire a obiectivelor.
Efectuarea interviurilor permite, de asemenea, managerului să înțeleagă ce problemă rezolvă proiectul și de ce este finanțat în primul rând.
Acesta este al nostru De ceîntrebare.
3. Determinați întregul domeniu de activitate
Fără îndoială, cea mai importantă parte a oricărei planificări. Toate punctele cheie sunt evidențiate și discutate aici: justificare, descrierea produsului, criterii de conformitate, obiective și rezultate, limitări, ipoteze, evaluare si altii unii. Toți participanții la proiect trebuie să ajungă la deplin înțelegere și acord în această etapă. Odată încheiată discuția, tot ceea ce este important este consemnat într-un document care descrie conținutul și domeniul de aplicare al proiectului.
Această etapă reduce, de asemenea, riscurile de neînțelegeri care ar putea duce la sfera de aplicare a proiectului.
Acesta este al nostru Ceîntrebare.
4. Definiți rolurile și responsabilitățile
Unul dintre cele mai importante sarcini manager – repartizarea sarcinilor între membrii echipei. Ei trebuie să-și cunoască rolurile și responsabilitățile. Și, desigur, nu trebuie să uităm că echipele sunt unități formate cu un anumit număr de participanți.
Acesta este al nostru OMSîntrebare.
5. Creați un program de proiect
Acest punct este o continuare directă a celui precedent. Odată ce rolurile și responsabilitățile au fost atribuite, următorul pas este stabilirea duratei de lucru pentru fiecare resursă cu date de începere/terminare.
Acesta este al nostru Cândîntrebare.
În aceeași etapă, managerul stabilește evenimentele cheie, calea critică - în general, se ocupă de programul de lucru.
Ce instrument să alegi pentru lucrul cu proiectul?
6. Vizualizați planul de proiect cu o diagramă Gantt
Rețineți că atunci când unii oameni vorbesc despre grafică, se referă la întregul proiect. Acest lucru nu este în întregime adevărat. Un program vizualizat este doar o parte a planificării și a planului în sine. Întregul proiect este o structură mai complexă.
Utilizați GanttPRO - instrument online Pentru . Cu ajutorul acestuia, un manager poate:
- Creați și distribuiți sarcini;
- Setați durata acestora cu datele de început și de sfârșit.
- Stabiliți dependențe între sarcini. Managerul monitorizează toate evenimentele și știe când o sarcină finalizată dă naștere la următoarea;
- Monitorizează progresul evenimentelor individuale și al proiectului în ansamblu;
- Stabiliți resursele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;
- Stabiliți costul resurselor;
- Interacționează cu membrii echipei și revizuiește toate modificările pe care le-au făcut;
- Ține evidența evenimentelor cheie;
- Vizualizați calea critică - cea mai scurtă perioadă de timp necesară pentru finalizarea proiectului.
Cu diagramele Gantt Gantt este ușor să gestionați procesele de planificare și să creați un proiect.
7. Gestionați riscurile
Toate etapele unui proiect pot fi supuse unor riscuri. Prin urmare, gestionarea lor este una dintre cele cele mai importante momenteîn planificare.
Un manager cu experiență este capabil nu numai să evalueze și să anticipeze astfel de situații, ci și să creeze un plan cu modalități de a le rezolva. Echipa, la rândul ei, trebuie să știe și cum să reacționeze la orice schimbare.
Ce riscuri pot apărea?
- Așteptări optimiste cu privire la timp și costuri;
- Cerințe și dorințe prost definite;
- Roluri și responsabilități slab definite;
- Modificări ale cerințelor;
- Noi cerințe;
- Reduceri bugetare;
- Comunicare slabă.
Să rezumam
Nu există proiecte identice. Se poate implementa perfect fără riscuri și termene amânate. Un altul poate eșua chiar dacă are aceiași participanți, costuri, program și obiective. Riscurile și schimbările într-un proiect sunt inevitabile. Dar totuși, un domeniu de lucru bine planificat, un program, riscuri evaluate și o muncă excelentă în echipă vor ajuta la facilitarea planificării în sine și la elaborarea unui plan. În acest caz, chiar și proiectele dificile pot fi distractive.
Ai experiență în planificarea proiectelor?
