Чтобы запланировать доходы и расходы в некоммерческой организации (далее - НКО), составляют финансовый план. Бухгалтеры еще называют такой документ сметой доходов и расходов, или бюджетом.

Как составить и утвердить смету

Смету доходов и расходов можно составлять в . Каждая НКО сама решает, что отразить в документе, исходя из своей специализации и потребностей. Никаких строгих требований для оформления сметы-бюджета нигде в законодательстве не прописано.

Состоит смета из доходной и расходной частей. В доходной части отражают предполагаемые в будущем году поступления. А в расходной - планируемые затраты.

Смета может быть очень подробной, а может быть и укрупненной. То есть в ней можно показать каждую статью расходов, а можно дать показатели лишь по группам. В качестве приложений могут быть расчеты, на основании которых составляли смету, но не обязательно. Смету можно составить в целом по организации. А можно еще и на какое-либо конкретное мероприятие.

На какой период составлять смету

Можно разработать смету на год с разбивкой по кварталам и месяцам. А можно и не делать разбивки - просто дать планируемые показатели по каждой статье на год. Смета может быть даже на несколько лет вперед с разбивкой по годам.

Кто утверждает смету

Смету утверждает высший орган управления НКО. Это может сделать и постоянно действующий коллегиальный выборный орган НКО, если такое право дано ему уставом организации (п. 3 ст. 29 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ). Кто именно утверждает смету, зависит от формы создания НКО. Все варианты смотрите в таблице ниже.

Когда можно менять смету

Как правило, НКО придерживаются величины расходов, утвержденной сметой. Но если видите, что текущие затраты не укладываются в запланированные, то лучше смету изменить.

Изменять смету можно столько раз, сколько сочтет нужным руководство некоммерческой организации. Чем ближе фактические показатели к цифрам в статьях сметы, тем лучше в организации уровень финансового планирования. А значит, и меньше риски обвинений в нецелевом использовании средств со стороны налоговых органов.

Измененную смету утверждают , что и утверждали ее первоначальный вариант. Например, в общественной организации это делает общее собрание ее участников. А само решение фиксируют в протоколе общего собрания.

Примеры смет

Каждая НКО, опираясь на свою специфику деятельности, форму и содержание сметы составляет индивидуально под себя. Предлагаем два универсальных варианта смет - вариант 1 и вариант 2 . Первый подходит для организаций без структурных подразделений, с малым количеством сотрудников и без отдельных проектов. Второй - наоборот, для организаций с аппаратом управления и различными проектами.

Составление и последующее заполнение сметы совершенно заслуженно считается важнейшим этапом любых строительных или ремонтных работ. В большинстве случаев оформлением сметной документации завершается проектирование здания или сооружения. В случае выполнения небольших объемов работ, например, ремонтных или отделочных, когда проект не разрабатывается, смета также необходима. Это объясняется тем, что она служит исходной информацией для разработки множества сопутствующих необходимых и важных для эффективной организации работ документов, в частности, календарного плана выполнения работ и графика поставки необходимых материалов и механизмов.

Составление смет станет процессом значительно простым если доверите это дело профессионалам.

Бланк и образец сметы на работы

По сути, рассматриваемый документ состоит из двух частей:

• расчет прямых затрат, которые определяются исходя из расценок 2001 года и переводятся в действующие цены путем умножения на соответствующий индекс удорожания, устанавливаемый ежеквартально. Прямые затраты состоят из следующих элементов:
  • стоимость материалов;
  • основная ЗП рабочих;
  • затраты на ЭММ (эксплуатацию машин и механизмов,необходимых для выполнения работ), включая ЗП машинистов;
  • расчет накладных расходов и сметной прибыли, производимый с учетом действующих на момент оформления сметы нормативов.

Недостатком данного метода является то, что применяемые при его использовании расценки 2001 года достаточно часто не учитывают реалий сегодняшнего дня, так как на момент составления многих технологий и материалов попросту не существовало. Однако, при возведении бюджетных объектов и большинства частных крупных строек альтернативы базисно-индексному методу на сегодня не существует.

Как составить смету на работу

В качестве примера упрощенной формы сметы на ремонт комнаты можно привести такую таблицу.

Важность грамотного составления и оформления сметы

Как уже отмечалось, заполнение сметы позволяет не только получить примерную сумму, в которую обойдется строительство или выполнение определенного объема работ. Эта величина необходима для определения договорной цены объекта или этапа работ, причем как заказчику или инвестору, так и подрядчику, то есть непосредственному производителю.

Но помимо этого прямого функционального назначения, грамотное и выполненное по образцу оформление сметы позволит спланировать проведение работ таким образом, чтобы они были произведены как можно быстрее и за меньшую цену. Кроме того, смета также помогает определить потребность в необходимых материалах, что в сочетании с календарным планом производства работ позволит разработать график их поставки.

Основные задачи сметы

Разработка и заполнение сметы позволяет решить сразу три важнейших задачи, всегда стоящих перед любым подрядчиком и заказчиком:

• определение стоимости строительства или проведения каких-либо работ. В современных условиях сметная цена является важнейшим параметром, жизненно необходимым для всех участников строительного процесса. Заказчику интересно не переплачивать, а подрядчику - получить достойное вознаграждение за работу. Грамотно составленная смета позволяет учесть пожелания обеих сторон и получить устраивающую всех сумму;
• разработка календарного плана. Сроки возведения здания или выполнения каких-либо работ нередко представляют для заказчика не меньшую важность, чем их стоимость. От этого зависит своевременная сдача объекта и, естественно, получение вознаграждения, возможно, с премией. Смета на работы, выполненная по образцу, предоставляет строителям всю необходимую информацию для разработки календарного плана;
• разработка графика поставки материалов. При грамотном заполнении сметы становится ясна потребность в материалах и механизмах, что в сочетании с календарным планом позволяет составить и еще один важнейший для бесперебойной работы строителей документ - график поставки материалов. Эффективно работающие строительные организации не производят закупку материалов сразу на весь объект - это просто замораживает деньги, которые значительно эффективнее потратить на что-то более важное в данный момент, а также требует значительных расходов на складирование и т.д. Также крайне невыгодны любые простои техники и рабочих, что чревато не менее серьезными дополнительными затратами.

В качестве итога можно сказать следующее: оформление сметы позволяет не только понять стоимость строительства или отдельного этапа работ, но и эффективно спланировать их выполнение.

Базисно-индексный метод составления и заполнения смет

Существует несколько различных методов формирования сметной стоимости. При возведении крупных объектов, когда заполнение сметы происходит в рамках разработки проекта, практически всегда используется базисно-индексный метод. В этом случае для расчета используются сметные нормативы 2001 года и индексы перевода в текущие цены.

Упрощенная форма сметы

Достаточно часто, особенно когда строительство или ремонт выполняется хозспособом или на мелких объектах, используется более простой бланк сметы, который состоит только из расчета прямых затрат. Он содержит перечисление объемов работ и расценки на них, которые могут быть разбиты на такие же составляющие, что и в описанном выше варианте: ЗП рабочих,стоимость материалов и при необходимости затраты на машины и механизмы. В этом случае бланк сметы после ее оформления и заполнения выгляди так, как показано на следующем фото:

При составлении и заполнении подобного упрощенного варианта сметы прибыль подрядчика устанавливается на основе его переговоров с заказчиком или инвестором стройки.

Форма объектной сметы на выполнение работ

Достаточно часто, особенно при возведении крупных объектов, составляется сразу несколько так называемых локальных смет, то есть отдельных расчетов по каждому виду выполняемых работ. В этом случае для получения общей стоимости строительства их объединяют в общую объектную смету, образец бланка которой показан на следующем фото.

Объектная смета

Составление и заполнение объектной сметы позволяет свести воедино всю информацию о строящемся объекте, даже когда отдельные этапы его возведения выполняются различными подрядчиками. Нередко локальные сметы при этом также рассчитываются ими. Поэтому обобщение всех разрозненных данных крайне важно для любого заказчика или инвестора.

Программы для составления и заполнения смет

В настоящее время существует множество программ, которые используются при составлении смет. Их с некоторой долей условности можно разделить на две группы:

Бесплатные. Размещаются в сети на тематических ресурсах. Находятся в свободном доступе.

Профессиональные. Применяются для работы специалистами. Для использования необходимо приобретение дистрибутива сервисного продукта.

В первом случае нет особой необходимости описывать программы, так как они появляются практически постоянно, имея при этом схожие параметры:

• возможность выполнения самых простых расчетов;
• отсутствие обновления нормативных баз (если они вообще присутствуют);
• минимальный функционал.

Профессиональные сметные программы используются значительно активнее, так как без них практически невозможно составление качественной документации на сколь-нибудь крупный объект. Самыми популярными на данный момент продуктами являются следующие:

ГРАНД Смета

По мнению специалистов, самая широко распространенная сметная программа. Ее достоинствами являются возможность автоматизация всего комплекса сметных работ, оперативность внесения изменений в нормативную базу и эффективное техническое сопровождение продукта.

Смета.ру

Единственная программа, которая реально конкурирует с описанной выше ГРАНД Сметой. Основным плюсом продукта является простота использования, которая позволяет работать с ней, не обладая профессиональными знаниями сметчика.

1С: Подрядчик (или 1С: Управление строительной организацией)

Данные программы не являются чисто сметными. Однако, они достаточно популярны благодаря тому, что 1С используется для ведения бухгалтерского учета на подавляющем большинстве предприятий России, в том числе строительных. Рассматриваемые программные продукты помогают составлять необходимую сметную документацию, в качестве бонуса выполнено их интегрирование в единую систему управления работой компании.

Турбосметчик

Простая в освоении и использовании программа, обладающая при этом достаточно серьезным функционалом. Используется не так часто, по сравнению с ГРАНД Сметой и Сметой.ру.

WinСмета, Рик и Багира

Программные продукты, пик популярности которых находится в прошлом. Однако, определенное количество профессиональных сметчиков по-прежнему продолжают их использование, что объясняется рядом несомненных приемуществ: широким функционалом, возможностями редактирования, корректировки и т.д.

Основные ошибки при составлении смет

Существует несколько основных видов ошибок, которые встречаются при составлении и оформлении смет на практике. Наиболее типичными являются следующие:

Ошибка 1. Недостаточная детализация или излишняя укрупненность сметы. Любая грамотно составленная смета обязательно должна содержать полный перечень и объемы выполняемых работ и, соответственно, расценки на них. На практике нередко заказчик и подрядчик, выяснив, что уровень цен устраивает обе стороны, договариваются о стоимости этапа работ, например, ремонта одной комнаты. В результате по факту получается ситуация, когда реально выполненный объем какой-либо работы не совпадает с изначально предполагаемым. На выходе - конфликтная ситуация, так как непонятно, каким образом оценивать удорожание или удешевление работ;

Ошибка 2. Неточный учет объемов. Основание для сметы на строительство обязательно должна быть грамотно и точно составленная ведомость объемов, в случае ремонта - дефектная ведомость. В обеих ситуациях от правильности их составления зависит и результат оформления сметы. Ошибка вначале может привести к достаточно серьезному искажению конечной стоимости расчета, так как в большинстве случаев происходит умножение на различные индексы и расценки, поэтому величина ошибки все время увеличивается;

Ошибка 3. Некорректное применение расценок, содержащихся в ГЭСНах и ТЕРах. Одна из главных проблем базисно-индексного метода, наиболее распространенного в реальной жизни, о которой упоминалось выше - несоответствие имеющихся видов работ тем, которые встречаются на практике. Поэтому достаточно часто приходится использовать имеющиеся расценки «применительно». Это специальный термин, придуманный сметчиками для подобной ситуации. Чем больше при заполнении сметы используется расценок «применительно», тем больше вероятность, что конечная цифра будет неверной. Естественно, при этом стоит учитывать и тот факт, что заказчики стараются использовать низкие «применительные» расценки, а подрядчики, напротив, самые выгодные.

В любом случае, составление и оформление сметы следует считать важным и крайне необходимым в современных условиях подготовительным этапом любого строительства. Его выполнение лучше доверить профессиональным и подготовленным сметчикам, что позволит не только сформировать оптимальную для заказчика и подрядчика стоимость работ, но и организовать эффективное их выполнение в кратчайшие сроки и с минимально возможными затратами.

Финансовый результат деятельности компании принято оценивать по форме 2 «Отчет о прибылях и убытках». Однако существует еще один отчет, который, в частности, широко используется в управленческом учете - смета доходов и расходов предприятия.

Определение сметы доходов и расходов

В бухгалтерском учете существует ключевое понятие совмещения доходов и расходов - в периоде может быть списана та себестоимость (расходы на производство товаров или услуг), которая относится к реализованной, а не произведенной продукции. Все же расходы периода, понесенные в отчетном периоде, вне зависимости от того, относятся они к реализации данного периода или нет, формируют смету расходов (также именуемую сметой затрат) данного периода. Доходная часть сметы представляет собой перечень всех доходов, полученных за период.

Области применения сметы

Широкой областью применения сметы доходов и расходов являются бюджетирование и отчетность некоммерческих учреждений. Так как данные предприятия не рассчитывают плановую себестоимость (в связи со сложностью расчетов и отсутствием строгой необходимости), годовым бюджетом и отчетностью данных учреждений является смета доходов и расходов. В данном случае смета служит инструментом контроля расходов денежных средств. Это регламентировано соответствующим законодательством и объясняется тем, что значительное количество некоммерческих организаций получает государственное финансирование.

Нормативными документами, регламентирующими составление и утверждение смет некоммерческих учреждений, являются:

• Приказ Минфина России от 20.11.2007 №112н «Об Общих требованиях к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных учреждений»;
• Приказ Минфина России от 30.09.2016 №168н «О внесении изменений в Общие требования к порядку составления, утверждения и ведения бюджетной сметы казенного учреждения, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 ноября 2007 г. №112н».

К некоммерческим организациям относятся:

• образовательные, культурные и медицинские государственные и частные учреждения;
• ТСЖ, жилищно-строительные и потребительские кооперативы;
• организации по защите прав граждан;
• органы местного и государственного управления;
• благотворительные фонды и организации;
• религиозные объединения;
• подразделения министерства обороны, МЧС и МВД.

Смета расходов также часто используется для анализа эффективности деятельности отдельных подразделений предприятия, для которых некорректно формировать отчет о прибылях и убытках и у которых нет собственных доходов, хотя они напрямую или косвенно участвуют в генерировании прибыли всего предприятия. Это позволяет менеджменту оценить степень эффективности расходования средств каждым отдельным подразделением.

При проведении мероприятий также часто используется сметный подход. В этом случае в смете отражаются все доходы и расходы от проведения данного мероприятия.

Областью применения смет также является планирование проектов как инвестиционного характера, затраты по которому в дальнейшем будут капитализированы и войдут в актив баланса предприятия, так и проекты по созданию продукта или услуги для покупателей и заказчиков.

Состав сметы доходов и расходов

Данный документ включает в себя раздел расходной и раздел доходной части, детализированные в разрезе соответствующих статей затрат и доходов. При использовании сметы в управленческом учете перечень данных статей чаще всего унифицирован с целью возможности сравнения смет между собой, а также из периода в период.

Примерами статей затрат являются:

• Оплата труда
• Транспортные расходы
• Амортизация
• Аренда зданий и сооружений
• Ремонт и т.д.

В смете также указывают источник финансирования тех или иных расходов, а также разбивку по кварталам или месяцам.

Для выполнения целевых программ некоммерческой организации (НКО) следует иметь смету, рассчитанную на определенный период времени (месяц, квартал, год, несколько лет и т. п.). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона от 12.01.96 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (действует с последующими изменениями и дополнениями).

Под сметой принято понимать индивидуальный документированный финансовый план поступления и расходования денежных средств на финансирование расходов организации. Смета доходов и расходов заменяет собой баланс некоммерческой организации в том случае, если такая организация функционирует без приобретения прав юридического лица и не состоит на учете в налоговой инспекции в качестве налогоплательщика.

Тем не менее, и тем некоммерческим организациям, которые формируют и представляют в налоговый орган бухгалтерскую отчетность, необходимо составлять смету доходов и расходов.

Формально закон позволяет НКО - налогоплательщикам (ведущим бухгалтерский учет и соответственно имеющим самостоятельный баланс) как иметь, так и не иметь смету, поскольку в п. 1 ст. 3 Закона N 7-ФЗ записано, что некоммерческие организации должны иметь самостоятельный баланс или смету. Требования к составлению финансового плана (сметы доходов и расходов) законодательно не определены. Поэтому некоммерческая организация может самостоятельно определять статьи доходов и расходов сметы, планировать их размер в соответствии с имеющимися источниками средств и направлениями своей деятельности.

Утверждение финансового плана (сметы) некоммерческой организации и внесение в него изменений осуществляются высшим органом управления организации (п. 3 ст. 29 Закона N 7-ФЗ).

То есть, например, генеральный директор автономной некоммерческой организации утвердить смету не может, поскольку высшим органом управления этой разновидности НКО является коллегиальный высший орган управления (п. 1 ст. 29 Закона N 7-ФЗ). Подписанная им смета будет считаться недействительной Загарова Н.А. Изменение бюджетной отчётности //Бухгалтерский учёт, 2006, № 5, с.50 - 54.

В случае если некоммерческая организация выполняет несколько целевых программ, то целесообразно составлять сметы по каждой из них. В этом случае при распределении общих административно-хозяйственных расходов НКО вправе самостоятельно выбрать метод их учета.

Как правило, НКО распределяют указанные расходы одним из следующих способов:

путем списания всех административно-хозяйственных расходов за счет тех программ, в которых они предусмотрены сметой;

путем списания расходов пропорционально удельному весу средств, поступивших на каждую из программ.

Выбранный НКО метод распределения общих административно-хозяйственных расходов обязательно должен быть отражен в учетной политике организации.

При необходимости можно корректировать свои сметы, соблюдая при этом необходимые формальности. Согласовывать свои сметы некоммерческая организация может только с жертвователями и грантодателями, а также членами, участниками и учредителями организации.

Ограничивать те или иные расходы некоммерческой организации при согласовании сметы могут лишь уставные документы организации либо жертвователи, грантодатели и учредители (члены, участники).

Единственное ограничение в части оплаты труда административно-управленческого персонала благотворительной организации - не более 20% финансовых средств, расходуемых организацией за финансовый год, - предусмотрено п. 3. ст. 16 Закона от 11.08.95 N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях». При этом указанный лимит не распространяется на оплату труда лиц, участвующих в реализации благотворительных программ.

Расходование средств НКО допускается лишь на те цели, на которые они получены, поскольку в противном случае (использование не по целевому назначению) такие средства признаются внереализационными доходами (п. 14 ст. 250 НК РФ) и подлежат обложению налогом на прибыль на общих основаниях по ставке 24%.

Необязательно, чтобы по состоянию на конец года целевые средства были полностью использованы; в ситуации, когда целевые программы рассчитаны на ряд лет, их расход производится в течение всего срока реализации программ.

Этот способ формирования сметы принято называть методом непрерывного бюджета.

Кроме того, возможен вариант, когда средств, полученных на конкретную программу, не хватает, тогда часть расходов покрывается в течение следующих лет.

И все-таки во избежание налоговых споров смету желательно составлять таким образом, чтобы на окончание периода, на который она рассчитана, не предполагалось бы неиспользованных остатков целевых средств, поскольку отдельные представители налоговых органов требуют обложить остатки целевых средств налогом на прибыль.

По окончании отчетного периода либо при выполнении каждой целевой программы следует составлять отчет об исполнении сметы, который утверждается тем же органом, что и смета.

Благотворительные организации, образованные в соответствии с Законом от 11.08.95 N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», при составлении сметы должны обратить внимание на следующее.

В соответствии с п. 4 ст. 16 указанного Закона если благотворителем или благотворительной программой не установлено иное, то:

• · не менее 80 процентов благотворительного пожертвования в денежной форме должно быть использовано на благотворительные цели в течение года с момента получения благотворительной организацией этого пожертвования;
• · благотворительные пожертвования в натуральной форме (100 процентов) направляются на благотворительные цели в течение одного года с момента их получения.

Иные некоммерческие организации при получении средств целевого финансирования и целевых поступлений, предоставленных передающей стороной с указанием срока их использования, также обязательно должны учитывать его (срок) при составлении своих смет. Это объясняется следующим.

Если получатель средств целевого финансирования и/или целевых поступлений нарушил условия, на которых они предоставлялись, в частности срок их использования, налоговые органы, ссылаясь на нормы под п. 9 п. 4 ст. 271 НК РФ, считают, что такие средства являются внереализационными доходами НКО и подлежат обложению налогом на прибыль в общеустановленном порядке Колеватова О.А. Учёт различных видов предпринимательской деятельности в бюджетных учреждениях //Бухгалтерский учёт, 2006, № 7, с. 38.

Кстати, данные сметы можно использовать при заполнении Отчета о целевом использовании полученных средств (Форма N 6) и Отчета о целевом использовании имущества, работ, услуг, полученных в рамках благотворительной деятельности, целевых поступлений, целевого финансирования (Лист 10 декларации по налогу на прибыль).

Ниже приведена примерная смета доходов и расходов НКО.

Смета доходов и расходов общественного объединения «…» на 2011 год (руб.)

Современный экономический анализ (анализ финансово-хозяйственной деятельности) основан на совокупном рассмотрении факторов внешней и внутренней среды. Применительно к НКО можно предложить использовать следующую схему структуры экономического анализа:

Управленческий анализ основывается на данных управленческого учета, который представляет собой относительно обособленную систему бухгалтерского учета. Для того чтобы оценить постановку управленческого учета в некоммерческой организации, следует принимать во внимание основные отличия деятельности НКО. Прежде всего, может быть оценен технико-организационный уровень и другие условия функционирования НКО. Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, предназначенные для внутреннего использования руководством организации. Его цель -- обеспечить менеджеров всех уровней той информацией, которая необходима для принятия обоснованных управленческих решений.

Управленческий учет коммерческих организаций основывается на таких понятиях, как анализ структуры и распределения затрат, калькулирование себестоимости продукции, планирование и контроль над затратами, анализ отклонений от нормативных затрат. Далеко не все из перечисленных понятий находят себе место в деятельности некоммерческих организаций, если те не занимаются предпринимательской деятельностью, однако ряд аналогий провести можно, и можно говорить о том, что в настоящее время в деятельности НКО присутствуют элементы управленческого учета. Прежде всего это относится к понятиям анализа структуры и распределения затрат, планированию и контролю над затратами.

В настоящее время нет четкости в применении терминов «расходы» и «затраты», поэтому, возвращаясь к практике работы некоммерческих организаций, можно использовать термин «расходы», так как, во-первых, чаще «затраты» связываются с процессом производства, а некоммерческие организации, в части ведения своей основной деятельности, с производством не связаны; во-вторых, некоммерческим организациям привычно работать с такими понятиями, как «доходная и расходная часть сметы (или бюджета)».

Учет расходов (затрат) необходим при осуществлении деятельности любой организации и является важным инструментом ее регулирования. В коммерческой организации, чтобы получить больше прибыли, можно пойти двумя путями: или интенсивнее работать, что очень сложно, или сократить расходы. Финансирование некоммерческой организации состоит из нескольких видов источников. Укрупненно -- это целевые средства от доноров и прибыль от предпринимательской деятельности. Целевые средства даются НКО на конкретные цели, и гражданская позиция руководства и работников должна заключаться в том, чтобы минимизировать расходы. Это должно учитываться еще на стадии составлении заявки или запроса на привлечение целевых средств для проведения той или иной программы.

Для некоммерческих организаций учет расходов (управленческий учет) связан с такими документами, как смета или бюджет. В западных странах в управленческом учете термин «бюджет» используется в смысле, который близок нашему уже устоявшемуся понятию сметы (смета доходов и расходов) 1 . Смета -- документ административно-финансовый. Естественно, бухгалтер, должен знать содержание сметы, но организации следует иметь финансового менеджера (или менеджера проекта), который занимается сметами и контролем над их исполнением Колеватова О.А. Учёт различных видов предпринимательской деятельности в бюджетных учреждениях //Бухгалтерский учёт, 2006, № 7, с. 43.

Для любой организации необходима сознательная координация деятельности людей, входящих в ее состав, для достижения целей организации, т.е. менеджмент. Чтобы обеспечить вышеназванную координацию, необходимо сформулировать цели организации, продумать и довести до сведения работников характер действий, которые каждый из них должен осуществить для достижения целей, обеспечить работников ресурсами и создать условия для успешной работы. Важным инструментом этого процесса является планирование деятельности. Планирование -- это упорядоченный процесс, позволяющий организациям определить, чего они хотят достичь и как это сделать.

Даже в условиях рыночной экономики планирование в некоммерческих организациях носит централизованный административный характер, оно задает организации различные параметры ее деятельности.

Можно выделить три вида планирования, отличающиеся временным периодом и, соответственно, степенью детализации проработки планов.

Первый уровень планирования -- прогнозирование (стратегическое планирование). На втором уровне планирования -- составлении программ -- выбранное стратегическое направление конкретизируется. Для анализа выбираемых программ широко используется метод анализа «выгоды/затраты». В некоммерческих организациях он заключается в сопоставлении предполагаемых результатов, которые не всегда могут быть выражены количественной оценкой, с расходами, необходимыми для реализации этой программы.

Третий уровень -- бюджетное планирование -- самый детализированный уровень планирования. Он представляет собой процесс подготовки отдельных бюджетов (смет) по структурным подразделениям организации (если они есть) или функциональным направлениям ее деятельности. Бюджет является ключевым инструментом и системы управленческого контроля. Его составляют и коммерческие, и некоммерческие организации.

Среди особо значимых функций бюджета можно выделить:

планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации;

координацию различных видов деятельности и отдельных подразделений.

согласование интересов отдельных работников и групп в целом по организации;

стимулирование руководителей проектов и программ в достижении целей по своим центрам ответственности;

контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины.

Бюджеты в НКО могут быть детализированы. Так, может быть составлен оперативный бюджет (смета) с выделением:

бюджета закупки/использования материалов;

бюджета трудовых затрат;

бюджета административных расходов.

Может быть составлен также финансовый бюджет (смета), где отражаются предполагаемые источники финансирования и направления их использования. Он может состоять из:

бюджета капитальных расходов;

прогноза денежных потоков или бюджета денежных средств;

прогнозного отчета о финансовом положении организации.

Финансовых бюджетов (смет) в некоммерческой организации должно быть столько, сколько программ проектов организация выполняет и сколько источников финансирования имеется в отчетном периоде. Бюджет в некоммерческой организации должен обязательно соответствовать требованиями пункта 1 статьи 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Бюджет организации является единственным документом, который определяет структуру расходов и их суммовую оценку. После выхода 25 главы НК РФ при составлении доходной части бюджета целесообразно руководствоваться терминами, приведенными в статье 251, т.е. использовать те формулировки, которые определяют поступления в некоммерческие организации не признаваемыми доходами в целях налогообложения.

Как правило, расходная часть сметы делится на две части. Основная часть -- это расходы, непосредственно связанные с проектом, вторая, меньшая часть -- это административные расходы. Один и тот же вид расходов может различаться по экономическому смыслу. Наиболее часто к расходной части сметы (бюджета) относятся статьи «Заработная плата и отчисления на социальные нужды», «Аренда», «Транспортные расходы», «Канцелярские расходы», «Хозяйственные расходы», «Покупка оргтехники и мебели». Остальные статьи расходов зависят от того, чем занимается организация. Расходы по указанным статьям могут попасть в разные разделы сметы. Например, зарплата сотрудника организации, который занимается приемом клиентов, т.е., например, является социальным работником, должна быть отнесена к части финансирования проекта, а зарплата бухгалтера или секретаря -- это, как правило, административные расходы. Расходы можно обобщать, можно разделять, т.е. группировать так, чтобы было удобно контролировать и управлять проектом.

При реализации долгосрочных благотворительных программ поступившие средства используются в сроки, установленные этими программами.

Если в организации реализуется несколько программ, а стало быть, имеется несколько бюджетов, то статьи расходов, свойственные нескольким из них, в том числе административные, могут быть распределены по этим бюджетам исходя из различных принципов, зафиксированных на основании Положения об учетной политике или иных распорядительных документов руководства организации. Например, административные расходы могут поочередно и последовательно относиться сначала на одну программу, затем, после того как полностью будет освоена предусмотренная в смете сумма, -- на другую программу, и т.д. Или административные расходы распределяются пропорционально какому-либо выбранному критерию:

сумме заработной платы сотрудников, непосредственно занятых в реализации проекта;

сумме материальных расходов по проекту, и т.д.

На каждый участок деятельности может быть разработан отдельный бюджет. Например, бюджет транспортных расходов или бюджет поступления медикаментов в рамках благотворительной программы. В отличие от финансового бюджета, с которым обычно работают бухгалтеры, где все учтено в денежных единицах, в таких бюджетах могут быть использованы любые удобные учетные единицы. В деятельности некоммерческих организаций, наряду с денежными измерителями, могут быть использованы человеко-часы или, например, килограммы переданной гуманитарной помощи, если говорить о продуктах, или даже штуки, если говорить о вещах или предметах.

Бюджетное планирование -- это отдельная задача руководства. Вначале должно быть предусмотрено, какие расходы понесет организация в связи с выполнением того или иного проекта или программы, чтобы составить заявку и обеспечить доходную часть. Здесь организации сталкиваются с такой проблемой, которая называется фандрайзинг.

Фандрайзинг -- это процесс привлечения денег (пожертвований) на реализацию проектов и программ, которые наметила осуществить организация. Существуют различные методы фандрайзинга: написание заявок в зарубежные фонды, написание заявок в бюджетные организации Российской Федерации (например, РГНФ -- Российский гуманитарный научный фонд), обращения за финансовой помощью к коммерческим организациям, объявления о сборе пожертвований через СМИ, сбор частных пожертвований «на рабочих местах», организация благотворительных аукционов, ярмарок, лотерей, концертов и вернисажей, благотворительные завтраки, обеды, ужины, организация спортивных мероприятий, сбор ненужных вещей для передачи в благотворительных целях, сбор средств через ящики или кружки для пожертвований.

Отслеживание оперативного исполнения смет -- важный инструмент управления проектом. Часто средства по конкретной статье бюджета расходуются быстрее, чем было запланировано. При налаженном оперативном учете есть возможность заранее предусмотреть возможный перерасход или избежать остатка средств по любой статье. Сигнал должен поступить раньше, чем наступит перерасход. Руководителю важно принимать оперативные решения, когда еще не кончился период выполнения проекта. Этот момент оперативного учета достаточно просто организовать с применением компьютера.

Основное внимание должно быть направлено на анализ отклонений от запланированных показателей сметы, что должно явиться составной частью внутреннего управленческого анализа.

Данные управленческого учета, в общем случае, должны предоставлять руководству три основных вида информации. Для НКО это сводится к двум видам:

данные анализа поведения расходов для целей оперативного планирования и контроля;

данные специального анализа для принятия управленческих решений в конкретных хозяйственных ситуациях.

В рамках управленческого анализа могут быть рассмотрены любые экономические ресурсы НКО. Экономические ресурсы НКО -- это факторы, которые применяются при создании экономических благ и услуг. В некоммерческих организациях основными факторами являются объемы целевого финансирования, труд работников и основные средства организации. Труд работников НКО характеризуется творческим, инновационным содержанием, интеллектуальной направленностью, заинтересованностью в конечных результатах труда. Часто труд в НКО предоставлен на безвозмездной основе -- это труд добровольцев (волонтеров). В некоммерческом секторе сосредоточена значительная доля специалистов, имеющих высшее образование.

В некоммерческой организации руководитель должен передавать полномочия по ведению материального учета кому-либо из сотрудников организации или отвечать за него персонально. Для передачи прав и полномочий другому лицу издается внутренний распорядительный документ -- приказ или распоряжение. В организации обязанности должны быть распределены между работниками. Кроме приказов для этого предназначены должностные инструкции -- обязательные документы в документообороте любой организации, в том числе некоммерческой. Должностные инструкции разрабатывает руководство организации, и их объем может колебаться в широких пределах. Для лучшей организации труда могут создаваться планы работы -- месячные, ежедневные, недельные. Наличие должностных инструкций и планов работы говорит о хорошо налаженной системе внутреннего контроля.

Содержание анализа деятельности некоммерческой организации будет заметно отличаться от принятого, для коммерческих фирм. В книге «Маркетинг некоммерческих субъектов» С.Н. Андреева (М.: Изд-во «Финпресс», 2002 г.) справедливо указано, что в зависимости от уровня развития демократии, институтов гражданского общества, рыночной экономики в том или ином состоянии находится конкуренция в некоммерческой сфере, порождающая проблему «сбыта» результатов деятельности некоммерческих субъектов. Интенсивность такой конкуренции изменяется в пределах от естественно монополистической в области государственной власти и управления до острой в областях политики, медицины и образования. В конкурентной среде только использование концепции маркетинга позволяет субъектам рынка наиболее эффективно решать проблему сбыта их продуктов. Такая концепция необходима не только для коммерческой, но и для некоммерческой сферы деятельности, обладающей весьма существенными особенностями. В частности они выражаются в своеобразии проявления таких категорий и понятий, как некоммерческий продукт, некоммерческий обмен, некоммерческий субъект, социальный эффект деятельности. Те НКО, которые наряду с некоммерческой занимаются и коммерческой деятельностью, рано или поздно сталкиваются с вопросами, в каком соотношении должна осуществляться коммерческая и некоммерческая деятельность НКО, чтобы достигать максимального социального эффекта. Как при этом наиболее рационально расходовать ограниченные ресурсы общества? Для ответа на эти вопросы также можно использовать данные проведенного анализа деятельности организации.

Внутрихозяйственный анализ в качестве источника информации может использовать данные о техническом оснащении организации, об уровне квалификации руководства и служащих, данные исполнительных смет проектов и программ. Результаты внутрихозяйственного анализа должны использоваться для оптимизации управления как организацией в целом, так и отдельными проектами и программами. Вопросы финансового и управленческого анализа взаимосвязаны и могут быть учтены при обосновании бизнес-планов, при контроле за реализацией целевых проектов, в системе маркетинга некоммерческой организации.