Amikor az igazgató szabadságra megy, fontos, hogy a vállalat egy alkalmazottját kijelöljék a termelési tevékenységek összehangolásának és ellenőrzésének biztosítása érdekében. A vezetői tevékenység területén hozzáértőnek kell lennie. A rendezvény jogerős lebonyolítása érdekében igazgatói utasítást kell készíteni a szabadság alatti igazgatói feladatok kijelöléséről. Az adminisztratív dokumentációra akkor is szükség van, ha a gazdálkodó szervezet vezetője több napos távollétet tervez a munkahelyéről. A cégnek mindig rendelkeznie kell egy, a dokumentáció aláírására jogosult személyrel.
A felelősséget dokumentálni kell
A társaság vezetői feladataiba minden olyan munkavállalót lehet megbízni, aki az igazgató megítélése szerint megfelelő végzettséggel és gyakorlati vezetői képességekkel rendelkezik. Mivel a hatáskör átruházása az egész gazdasági egység irányítási tevékenységéhez kapcsolódik, elengedhetetlen, hogy a potenciális helyettes iránt bizalom legyen. Feladatai közé fog tartozni:
- a jogi személy tevékenységével kapcsolatos összes dokumentum aláírása;
- üzleti találkozók szervezése és lebonyolítása;
- kommunikáció a vállalat alkalmazottaival;
- ellenőrzése a gazdálkodó egység egésze és egyes különálló strukturális részlegei felett.
Megbízólevél minta
Az alkalmazottak létszámától függően a feladatokat általában saját helyetteseikre vagy a szervezeti osztályok vezetőire bízzák. A megbízást előzetesen ki kell adni, de csak azon munkavállaló vonatkozásában, aki előzetesen írásban hozzájárult az igazgató távolléte alatti helyettesítéséhez.
A gazdálkodó szervezet ügyviteli dokumentációjáról
A szabadság idejére a feladatok más munkavállalóra történő átruházása csak akkor jogszerű, ha az eljárást dokumentálják.
A megbízás cégvezető általi aláírása szabályozza a munkavállalók közötti kapcsolatokat, és elkerüli a vitákat közöttük, valamint a felhatalmazott szervek képviselőivel. A termelési tevékenységről és az alkalmazottak közötti kapcsolatokról bármely témában kiadott utasítás az adminisztratív dokumentáció kategóriájába tartozik. Minden egyes esetre készül. Nyilvántartásba vételének rendjét a hivatali munkavégzés rendje szabályozza. Nem engedik, hogy az aláíró álláspontja előtt perjel vagy „for” elöljárójellel írjanak alá egy dokumentumot. A megbízást aláíró cégvezető kezdőbetűinek megfejtése kötelező. Az igazgató vakáció alatti feladatainak kiosztására vonatkozó mintarendelés segít a dokumentum szakszerű összeállításában, figyelembe véve a jogbiztonságot biztosító összes árnyalatot.
Megrendelés részletei
Kinek van joga dokumentumot készíteni
A megbízás végrehajtása a vállalkozás bármely irodai munkában jártas munkavállalójának hatáskörébe tartozik. Ez lehet jogi tanácsadó, emberi erőforrás tisztviselő, titkár vagy mérnöki pozíciót betöltő alkalmazott. A végzés csak az igazgató aláírása után lép hatályba. A gazdasági társaság vezetőjének autogramja nélkül a dokumentum érvénytelennek minősül.
Olvassa el még: Hogyan kell kitölteni egy TIN-kérelmet: minta
A dokumentum elkészítésének alapja
Minden adminisztratív dokumentáció egy esemény alapján készül. Ezt az információt fel kell tüntetni a megrendelésben. Ebben a helyzetben az okirat elkészítésének alapja az igazgató távolléte éves szabadságra való távozása miatt. A megrendelés elkészítésének céljaként megjelölhető a zavartalan munkavégzés és a gazdálkodó szervezet szakszerű koordinációjának megvalósítása. Jogi referenciák szükségesek.
Az adminisztratív dokumentáció elrendezése
Ez lehetőséget biztosít a munkáltatók számára, hogy bármilyen formában önállóan készítsenek megrendelést, figyelembe véve a vállalkozás árnyalatait és jellemzőit, valamint a belső dokumentumkezelési eljárásra vonatkozó saját elveiket. Mivel az igazgató beosztása a felelős, a feladatkiosztásról szóló ügyviteli dokumentumban a hivatali feladatok végrehajtásával kapcsolatos minden lehetséges árnyalatról rendelkezni kell.
A dokumentáció elkészítésének általános szabályai a vállalkozásnál
A dokumentumnak tartalmaznia kell:
- annak a gazdasági egységnek a neve, ahol a megbízást létrehozták;
- tájékoztatás az okirat elkészítésének időpontjáról, valamint a helyettesítő személy igazgatói jogkörébe lépett;
- regisztrációs szám, hasonló dokumentáció belső elszámolása szerint;
- a dokumentum elkészítésének helye;
- a feladatok előírásának indoklása, a vállalkozás szabadságolási ütemtervének figyelembevételével kiállított igazgatói szabadságra vonatkozó utasítás azonosítására hivatkozva;
- a kijelölt feladatok listája;
- a hatáskörök korlátozása;
- az az időtartam, amelyre a csere releváns;
- aláírási jog megadása;
- tájékoztatás arról, hogy az igazgató helyettesítésének időtartama alatt egy személy fő hivatali feladatait el kell látnia;
- fizetés.
Nüanszok és tervezési jellemzők
A vállalkozás belső adminisztratív dokumentációjának kiállításának eljárását, valamint annak tartalmát jogszabályi előírások nem szabályozzák. A dokumentum bármilyen formában elkészíthető. Bármilyen papírlapra nyomtatható. Lehetőség van fejléces használatára. A megrendelés kézzel írható vagy nyomtatóra nyomtatható.
