A számviteli osztályhoz érkezett elsődleges dokumentációt formailag és tartalmilag is ellenőrizni kell. Felmérik a nyilvántartás helyességét, teljességét, a kötelező adatok meglétét, a rögzített tranzakciók jogszerűségét, a mutatók logikai összefüggését. Ezt követően az adatok rögzítésre és csoportosításra kerülnek. Az információkat analitikus és szintetikus számlák rendszerében rögzítik. Erre a célra számviteli nyilvántartások állnak rendelkezésre: számviteli nyomtatványok. Nézzük tovább, mik lehetnek ezek.
Általános információ
A számviteli nyilvántartások speciális számlálótáblák. A tulajdonra és a forrásokra vonatkozó információk gazdasági csoportosítása szerint alakulnak. Számviteli nyilvántartások szükségesek ahhoz, hogy a folyamatban lévő üzleti tranzakciókat a megfelelő számlákon tükrözzék.
Osztályozás
A meglévő számviteli regisztertípusok célja, megjelenése és az adatok összesítésének módja szerint vannak felosztva. Az első kritérium szerint a dokumentumokat megkülönböztetik:
- Szisztematikus.
- Időrendi.
- Kombinált szinkron.
A kronologikus számviteli nyilvántartások olyan dokumentumok, amelyekben a gazdasági tevékenységek tényállását rögzítik azok lefolytatása szerint, egyéb rendszerezés nélkül. Ilyenek például a nyilvántartások. A szisztematikus táblákban a bejegyzések csoportosítási jellemzők - számlák szerint történnek. Az e két típusú nyilvántartásból származó információknak ki kell egészíteniük egymást. Ezért a kronológiai dokumentumokból származó forgalom összege mindig megegyezik a szisztematikus táblák jóváírási/terhelési mutatóinak összegével. Ha mind a kronológiai, mind a szisztematikus rekordokat egy regiszterbe rögzítik, akkor azt kombináltnak (szinkronisztikusnak) tekintik.
Az információk összefoglalása
Ennek alapján a számviteli nyilvántartásokat differenciált és integrált nyilvántartásokra osztják. Az adatok figyelembevétele végrehajtható induktív módon, vagyis az általánostól az adotttól. Ebben az esetben információintegráció történik. Az általánosítás deduktív módon is végrehajtható: az általánosból a konkrétra (jelentéstől az elsődleges dokumentációig). Ebben az esetben az információk differenciálódásáról van szó.
Kinézet
E kritérium alapján a következő számviteli nyilvántartásokat különböztetjük meg:
- Könyvek. Speciálisan kidolgozott, befűzött, bekötött és a felelős személy (főkönyvelő) által aláírt dokumentum.
- Kártyák. Ezek táblázatként nyomtatott űrlapok.
- Ingyenes lapok. Az ilyen számviteli nyilvántartások a bekötendő nyomtatványokon elhelyezett táblázatok. Az ilyen lapokat a könyvek és kártyák alternatívájának tekintik. Ezeket a papírokat mappákban tárolják. Számukra, akárcsak a kártyákra, nyilvántartást kell vezetni.
- Gépi adathordozó. Ezek a számviteli nyilvántartások műszaki jellemzőkkel rendelkeznek. Ebben az esetben az adatok nem papíron, hanem elektronikus adathordozón (meghajtón) kerülnek elhelyezésre.
Nézzük külön a főbb számviteli nyilvántartásokat.
Könyvek
Ezek a nyilvántartások a gazdasági tevékenységek (tranzakciók) tényeiről tartalmaznak információkat. Elosztása az objektumok sajátosságainak megfelelően történik. A könyveket a szabályzat előírásainak megfelelően kell kialakítani. Az utolsó lap hátoldalán a fűzés, fűzés és számozás mellett az oldalak számát is fel kell tüntetni. A megadott szám alatt a cégvezető és a vezető aláírása. könyvelő, bélyegző. A könyveket általában olyan esetekben használják, amikor a megfigyelési tárgyak kis mennyiségben vannak. De számos kategóriában (például készpénzes tranzakciók) a vállalkozások nyilvántartást vezetnek a pénztárkönyvben, ahol minden eseményt rögzítenek. A főkönyv az összes objektumot összesíti.
Kártyák
Ez a nyilvántartások meglehetősen kényelmes formája. Válogathatók, áttekinthetőek, kezeléskor hozzáférhetőek. Külsőleg a kártyák eltérőek lehetnek. A leggyakoribb típusok a következők: szerződés, többoszlopos és leltár. Az elsők az egyik oldalon vannak kitöltve, mivel a terhelés és a jóváírás oszlopok egymás mellett találhatók. A párhuzamos oszlopok jelenléte lehetővé teszi a vállalkozás elszámolási műveleteinek állapotát. Az anyagi eszközöket leltári kártyákon tartják nyilván. A „Fennmaradó” oszlop szerepel bennük. Az üzleti tranzakció regisztrációja után fennmaradó pénzeszközök összegét tükrözi. Ezért minden számlán vannak a bevételek, a kiadások és az egyenleg oszlopai. A készletre vonatkozó szabvány (limit) a fejlécben van feltüntetve. Jelenléte lehetővé teszi, hogy könnyen megállapítható legyen, hogy ezek a pénzeszközök a vártnál nagyobb mennyiségben vannak-e jelen a vállalkozásnál. Ha kiderül, hogy kevesebb van belőlük, akkor a határértékhez való különbség megállapításra kerül. A többoszlopos kártyák figyelembe veszik a vállalat üzleti életének működését, oszlopokban kiemelve az összetevőket. Ez például olyan esetekben releváns, amikor egy tényt összetett összegekben rögzítenek, azaz különböző vállalati költségek kifizetését tükrözik.
Ingyenes lapok
Méretben nagyobbak, mint a kártyák. Ennek megfelelően nő a bennük tükröződő információ mennyisége. A számviteli gyakorlatban a szabad lapok különböző kimutatásokat jelentenek. Homogén adatok általánosítására szolgálnak. Például tükrözik az állóeszközök értékcsökkenését, az áruk kiadását (szállítását) stb.
Gépi adathordozó
Lehetnek hajlékonylemezek, lemezek stb. Az ilyen nyilvántartások használatakor a vállalkozásnak papíralapú másolatot kell készítenie a dokumentumokról. Erre többek között az ellenőrzés gyakorlására feljogosított hatóságok, valamint a bíróság és az ügyészség kérésére kerül sor. A média jellemzői határozzák meg az információk elrendezésének sorrendjét. Felhasználásukat az elvégzett műveletek tömeges jellege, a számviteli objektumok sajátossága és mennyisége, valamint egyéb tényezők határozzák meg.
Következtetés
A gazdasági műveletek számviteli nyilvántartásokban történő helyes rögzítését az azokat összeállító és aláíró személyek biztosítják. Az ilyen dokumentáció tárolása során gondoskodni kell arról, hogy az információk védve legyenek a jogosulatlan javításokkal szemben. A számviteli nyilvántartások hibáinak kijavítását indokolni és a változtatást végrehajtó munkavállaló aláírásával kell megerősíteni. Ebben az esetben fel kell tüntetni a javítás dátumát. A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény értelmében a nyilvántartásokban szereplő információk üzleti titoknak minősülnek. Az ilyen dokumentumokhoz hozzáférő személyek kötelesek azt megőrizni. A jogsértők a hazai jogszabályok normái szerint felelősek az információk nyilvánosságra hozataláért.
