¿Sabes cómo indicarlo correctamente? Por supuesto, puedes encontrarlo fácilmente en todo tipo de foros profesionales de contables o especialistas en trabajo de personal. Pero copiar la experiencia de otra persona no siempre está justificado.
No existe una lista de requisitos laborales en el reglamento. Sin embargo, vale la pena formular la razón por la cual un empleado viaja de tal manera que los gastos de viaje y diarios puedan reflejarse en la contabilidad para reducir los ingresos imponibles.
Para ello, es importante considerar una serie de puntos.
¿Cuáles exactamente?
Los contadores en ejercicio citan fácilmente varios ejemplos propósitos del viaje e indicar lo siguiente:
- El viaje de negocios de un empleado debe claramente redundar en el mejor interés de la empresa. El propósito del viaje de negocios se formula de manera que quede claro: el “viaje” es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumente el volumen de actividades y mejore la calidad de los bienes y servicios. Un empleado de una organización no puede ser enviado a un viaje de negocios con la tarea de "descansar", "recuperarse" o "recuperarse". Para ello, se conceden vacaciones, anuales o por motivos de salud.
- El propósito del viaje de negocios no debe entrar en conflicto. descripción del trabajo empleado. Entonces, no se puede enviar a un contador a viaje de negocios para negociaciones con clientes. Y el director comercial de una empresa no puede ser enviado a otra ciudad con el fin de “transportar empleados”.
- El motivo de un viaje de negocios debe corresponder a la duración del “viaje” y su recorrido. Si el objetivo de un viaje de negocios es, por ejemplo, la participación en una exposición, el empleado de la organización está obligado a "desplazarse" en la dirección opuesta dentro de las 24 horas siguientes a la finalización del evento.
- Debe tener mucho cuidado a la hora de justificar viajes de negocios los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para negociar el lunes y el tiempo de viaje es de un día, no podrá salir antes del sábado por la noche. En caso contrario, no podrán calificarse como gastos el coste de los billetes ni el combustible y lubricantes.
- Es mejor evitar el lenguaje general. Es importante indicar por qué exactamente se envía a un empleado de la organización a trabajar fuera del lugar de servicio permanente. De lo contrario, los responsables del tratamiento pueden tener dudas sobre la legalidad de la atribución. gastos de viaje a la contabilidad fiscal.
- El propósito del viaje debe formularse de tal manera que se pueda llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se completó o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe de resultados y adjuntar documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, es posible que no se logre el objetivo del viaje de negocios. En este caso, el empleador exige una “declaración explicativa” del empleado indicando las razones por las que no se pudo completar la tarea oficial. Si dispone de este documento, los gastos de viaje se pueden tener en cuenta a efectos fiscales.
- Si el objetivo de un viaje de negocios es extenso y consta de varias tareas, es importante anotar también las tareas individuales del viaje, cuya realización también deberá confirmarse.
- Si el trabajo del especialista es viajar en la naturaleza y trasladarse a otro localidad está asociado con la realización de los asuntos cotidianos, entonces dicho "viaje", según el Código del Trabajo, no se reconoce en absoluto como un viaje de negocios.
¿Se puede enviar a algún empleado a viajes de negocios?
Esto es tan importante como la cuestión de cómo determinar el motivo de un viaje de negocios. cuando un empleador fue multado por enviar a otra ciudad a un empleado que no debería haber sido enviado de viaje, no se trata de casos aislados.
Antes de enviar un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar lo siguiente:
- Está estrictamente prohibido "equipar" a mujeres embarazadas y trabajadores menores (excepto el personal empleado en el sector creativo).
- Un empleado enviado en un viaje de negocios debe ser relaciones laborales con el empleador. En el momento de la salida, ya deberá estar celebrado un contrato de alquiler, redactado de conformidad con las leyes aplicables.
- Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar viajes de negocios. Está permitido enviarlos a otra ciudad o país por motivos oficiales sólo con su consentimiento por escrito.
Dichas personas incluyen:
- Madres de niños menores de 3 años.
- Padres o tutores de personas con discapacidad menores de 18 años.
- Ciudadanos que atiendan a familiares enfermos, previo informe médico.
- Madres y padres que crían hijos menores de 5 años sin cónyuge.
¿Qué documentos contienen el propósito del viaje de negocios?
Hasta 2015, el viaje de un empleado se organizaba:
- Por orden.
- Asignación de servicios.
- Certificado de viaje.
- Un informe.
Actualmente, todas las características del “viaje” están indicadas en el pedido. Se han cancelado los formularios unificados de “asignación oficial”, “certificado de viaje” e “informe”.
Para confirmar el hecho del viaje y la ejecución del pedido se utilizan: billetes, cheques de informes, notas explicativas, actas de negociaciones, certificados de formación, contratos celebrados, inventarios.
De la composición y contenido de estos documentos debe quedar claro si se logró el propósito designado del viaje.
Veamos cómo se determinan las tareas de viajes de negocios para diferentes categorías de empleados.
Director
El trabajo de los altos funcionarios de las empresas a menudo se asocia con "viajes".
El viaje de negocios del director de una empresa, por regla general, no se formaliza mediante una orden, sino mediante una orden que contiene la frase: "Me voy de viaje de negocios con el fin de...".
El director de la empresa puede realizar un viaje de negocios, en particular para conquistar nuevos mercados, buscar clientes y celebrar contratos para el suministro de productos. ¿Cuál sería en este caso el propósito del viaje de negocios del director? Ejemplos:
- realizar negociaciones y celebrar un contrato con Firma LLC;
- mantener negociaciones con los participantes de la conferencia “Productos del futuro” en Nsk “___”________ 20__;
- demostración de muestras del producto “Artículo-1” de la empresa LLC “Large Customer”;
- para la empresa JSC "Buen Cliente".
El director de la empresa también puede viajar a otra ciudad o país para reunirse con clientes existentes de la empresa. Para este caso, los especialistas en recursos humanos ya han descubierto cómo escribir el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:
- discusión de los términos del contrato de suministro equipo de producción LLC "Nuestro amigo";
- acuerdo con Concern JSC sobre el plan de adquisiciones para el segundo semestre del año ____.
De vez en cuando, los directores de la empresa son enviados a otras ciudades o países para “abrir una nueva sucursal de la empresa”. Esta formulación del resultado deseado también es aceptable en los documentos. Sin embargo, en este caso conviene designar viajes de negocios. Ejemplo:
“Me voy a Nsk para organizar el trabajo de una nueva unidad estructural.
- Estudiar el mercado objetivo.
- Probar y contratar un empleado para el puesto de gerente de sucursal.
- Coordinación con el jefe de la rama de planes de trabajo para ___ año.”
tambien capitulo pequeña empresa, así como un especialista puede viajar a otra ciudad o país para comprar nuevos equipos, celebrar contratos para el suministro de materias primas, materiales, componentes y negociar condiciones de cooperación con proveedores. En este caso, los documentos también deberán indicar correctamente el motivo del viaje de negocios del director. Ejemplos:
- llevar a cabo negociaciones con Partner LLC sobre la compra de un lote de bienes "Cosa";
- celebrar un acuerdo para la compra de productos de Pomoschnik LLC;
- compra de equipos “Máquinas”;
- estudio de muestras del producto “Stuka” de Manufacturer LLC.
¿De qué otra manera se puede formular el propósito de un viaje de negocios del director ejecutivo de la empresa? Ejemplos:
- formación del personal;
- participación en una exposición, seminario, conferencia” (asistir a eventos relacionados con las actividades económicas y financieras de la empresa);
- desarrollo profesional;
- desarrollo de nuevas tecnologías;
- comprobar la calidad del trabajo del departamento.
Gerente de ventas
En los departamentos dedicados a la venta de bienes y servicios, los objetivos de los viajes de negocios suelen especificarse con gran detalle. Los empleados reciben instrucciones detalladas V escrito, indicando qué tareas deben completarse y cuáles indicadores cuantitativos logrado.
En primer lugar, se establece el objetivo principal del viaje de negocios del director de ventas. Ejemplos:
- aumentar los volúmenes de ventas en la región;
- investigación de mercado;
- Negociaciones con clientes potenciales.
Una asignación de trabajo "grande" se divide en etapas y, basándose en los resultados de cada etapa, el empleado elabora un informe escrito. A un gerente de ventas a menudo se le asignan los siguientes "submetas":
- realizar visitas a clientes existentes según el cronograma de visitas;
- visitar clientes potenciales de acuerdo con el plan de reuniones;
- recopilar información sobre el nuevo mercado para el departamento de marketing;
- visita puntos de venta competidores, realizar un análisis comparativo.
Ingenieros, personal de producción.
Los viajes de negocios de estas categorías de empleados son de larga duración, ya que suelen estar asociados a garantizar trabajo eficiente máquinas herramienta, lineas automaticas, robots.
También es muy importante que los ingenieros y trabajadores especifiquen correctamente en el certificado de viaje el motivo del viaje de negocios. Ejemplos:
- instalación, ajuste de equipos;
- capacitar a empleados responsables para trabajar con la línea de producción;
- comprobar y probar el funcionamiento de las máquinas;
- reparación en garantía, servicio dispositivos suministrados bajo el Contrato No.___ de fecha “___”__________;
- mantenimiento de rutina, mantenimiento de equipos.
Muchos ingenieros realizan viajes de negocios para comunicarse con sus colegas y adquirir nuevos conocimientos prácticos. Este es un propósito muy común para los viajes de negocios. Ejemplo:
- Intercambio de experiencias con desarrolladores de dispositivos “potentes”.
Contador
Los jefes de contabilidad viajan a otras ciudades para comprobar la calidad del trabajo de los especialistas contables, formar a los empleados, recopilar información y resumir las actividades económicas y financieras de la empresa.
Un contador común y corriente puede emprender un viaje para mejorar sus habilidades, intercambiar experiencias con colegas,
¿Cómo se puede formular el propósito del viaje de negocios de un contable? Ejemplo:
- Realizar la corrección interna del reflejo en la contabilidad de las operaciones financieras y económicas de la sucursal.
También es aceptable cualquier otro motivo del viaje que corresponda a la descripción del puesto del contador. Ejemplo:
- visita para aceptar casos.
Trabajadores agrícolas
Los agricultores, agrónomos, operadores de maquinaria, ganaderos y avicultores se enfrentan a la necesidad de realizar viajes de negocios, quizás con mucha más frecuencia que los especialistas "urbanos". trabajando en zonas rurales, están obligados a estar constantemente en contacto con la “civilización”: comprar semillas, piensos para animales, asistir a exposiciones de logros. economía nacional, familiarizarse con las nuevas tecnologías y, finalmente, vender productos a empresas e individuos de la ciudad y visitantes del mercado.
De acuerdo con los objetivos de un viaje específico, se formula el propósito del viaje de los trabajadores agrícolas. Ejemplos:
- compra de fertilizantes;
- obtención de permisos;
- actuación proyecto de inversión en una exposición especializada;
- participación en una conferencia de agricultores, intercambio de experiencias;
- compra de equipos especiales;
- venta de productos en la feria de la ciudad;
- entrega de un envío de mercancías a la planta de JSC "Cliente".
Conductor
La forma de escribir el propósito del viaje en el orden depende de la tarea específica. Ejemplos para el conductor:
- entrega de bienes a la empresa Our Client LLC (dirección);
- transporte de un director comercial;
- entrega de bienes y materiales, recepción de facturas.
¿Qué más podría “parecer” el propósito del viaje de negocios de un conductor? Ejemplos:
- compra de repuestos para reparaciones de automóviles;
- diagnósticos de vehículos de rutina;
- Entrega de documentación original de la transacción.
Investigador
Científicos, investigadores, expertos, teóricos de diversos campos, docentes de educación secundaria y superior. instituciones educativas realizar viajes de negocios para participar en conferencias y concursos, intercambiar experiencias, estudiar fuentes únicas, visitar exposiciones y museos especializados y participar en excavaciones arqueológicas.
¿Cómo se puede formular el propósito de un viaje de negocios? Ejemplo:
- Recopilación de información para trabajo científico sobre el tema (título).
- Estudio de documentación original.
Conclusión
No es necesario utilizar "términos" estándar en los que normalmente se describe el propósito de un viaje de negocios. Los ejemplos sólo hacen que sea más fácil elegir las palabras "apropiadas". La experiencia de muchos empleados demuestra que la formulación de una tarea puede ser gratuita.
Los contadores en ejercicio dan fácilmente varios ejemplos de propósitos de viajes de negocios y señalan lo siguiente:
- El viaje de negocios de un empleado debe claramente redundar en el mejor interés de la empresa. El propósito del viaje de negocios se formula de manera que quede claro: el “viaje” es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumente el volumen de actividades y mejore la calidad de los bienes y servicios. Un empleado de una organización no puede ser enviado a un viaje de negocios con la tarea de "descansar", "recuperarse" o "recuperarse". Para ello, se conceden vacaciones, anuales o por motivos de salud.
- El objetivo del viaje de negocios no debe contradecir la descripción del puesto del empleado. Por tanto, no se puede enviar a un contador a un viaje de negocios para negociar con los clientes. Y el director comercial de una empresa no puede ser enviado a otra ciudad con el fin de “transportar empleados”.
- El motivo de un viaje de negocios debe corresponder a la duración del “viaje” y su recorrido. Si el objetivo de un viaje de negocios es, por ejemplo, la participación en una exposición, el empleado de la organización está obligado a "desplazarse" en la dirección opuesta dentro de las 24 horas siguientes a la finalización del evento.
- Debe tener mucho cuidado a la hora de justificar viajes de negocios los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para negociar el lunes y el tiempo de viaje es de un día, no podrá salir antes del sábado por la noche. En caso contrario, no podrán calificarse como gastos el coste de los billetes ni el combustible y lubricantes.
- Es mejor evitar el lenguaje general. Es importante indicar por qué exactamente se envía a un empleado de la organización a trabajar fuera del lugar de servicio permanente. De lo contrario, los controladores pueden tener dudas sobre la legalidad de atribuir los gastos de viaje a la contabilidad fiscal.
- El propósito del viaje debe formularse de tal manera que se pueda llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se completó o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe de resultados y adjuntar documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, es posible que no se logre el objetivo del viaje de negocios. En este caso, el empleador exige una “declaración explicativa” del empleado indicando las razones por las que no se pudo completar la tarea oficial. Si dispone de este documento, los gastos de viaje se pueden tener en cuenta a efectos fiscales.
- Si el objetivo de un viaje de negocios es extenso y consta de varias tareas, es importante anotar también las tareas individuales del viaje, cuya realización también deberá confirmarse.
- Si el trabajo de un especialista es itinerante y el traslado a otra localidad está asociado con la realización de asuntos cotidianos, entonces dicho "viaje", según el Código del Trabajo, no se reconoce en absoluto como un viaje de negocios.
Propósitos de viaje
Sólo puede ser enviado a viaje de trabajo una persona que haya firmado un convenio con la empresa y tenga obligaciones laborales con ésta. Esto se debe al hecho de que una persona, incluso en un viaje de negocios, debe recibir su salarios, esto es responsabilidad de la empresa. Es decir, cualquier empleado que forme parte de la plantilla de la empresa puede ser enviado en viaje de negocios si es necesario.
El empleador siempre debe recordar que algunos empleados no pueden ser enviados a un viaje de negocios según el código laboral:
- Mujeres embarazadas;
- Aquellos empleados que hayan firmado un convenio de aprendizaje con la empresa;
- Las personas que aún no hayan cumplido 18 años;
- Empleados que participen en elecciones y se postulen para cualquier cargo.
Algunos empleados tienen derecho a rechazar un viaje. Este derecho se aplica a las siguientes categorías de ciudadanos:
- Madres que tienen hijos menores de 3 años;
- Ciudadanos que crían solos a niños menores de cinco años;
- Empleados que tengan hijos discapacitados o familiares que requieran cuidados;
- Trabajadores discapacitados o personas que trabajan en condiciones especiales.
Los viajes misioneros corporativos se pueden clasificar según diferentes características. Así, a nivel territorial, se distinguen los viajes dentro del territorio. Federación Rusa y a países extranjeros. Según la duración de los viajes de negocios, se distinguen los viajes de corta y larga duración. Según la composición de los viajeros: grupales y solteros. También pueden existir viajes de negocios planificados y no programados.
Hasta la fecha, no existen directrices claras en la legislación sobre el momento del viaje. No hay restricciones mínimas ni máximas. La dirección de la organización determina de forma independiente la complejidad de la tarea y el tiempo necesario para completarla. Anteriormente había restricciones. Se creía que la duración máxima de un viaje de negocios no podía exceder los cuarenta días. En la construcción, el umbral máximo para un viaje de negocios alcanzó el año.
Las garantías para un empleado no dependen del motivo del viaje de negocios; puede haber muchos ejemplos. Pero con cualquiera de ellos, el empleador asume algunas obligaciones para con el empleado. Un empleado que es enviado en viaje de negocios cuenta con las siguientes garantías:
- preservación del puesto, lugar de trabajo, salario medio diario;
- pago de los días libres pasados en viaje de negocios al doble de la tarifa;
- reembolso de los gastos que puedan surgir durante un viaje de negocios en Rusia y en el extranjero, incluida la obtención de un pasaporte extranjero, la obtención de una visa, derechos arancelarios y otros honorarios.
Todas estas garantías están recogidas en legislación laboral y están sujetos a cumplimiento obligatorio por parte del empleador.
Los objetivos oficiales se reflejan en el actual Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 749.
La base documental del viaje es la orden del director en forma de nota formal.
Ejemplos de los propósitos del viaje de negocios de un director al extranjero y dentro del país pueden incluir:
- iniciar un nuevo proyecto, realizar negociaciones con contratistas y otras contrapartes, celebrar acuerdos de cooperación a largo plazo con ellos;
- realizar una auditoría de una sucursal cuando se identifican violaciones graves durante las inspecciones realizadas por las autoridades supervisoras agencias gubernamentales de divisiones de la empresa ubicadas en otra ciudad o región. Esto requiere la presencia de un gerente para resolver todas las cuestiones controvertidas;
- buscar nuevas oportunidades de desarrollo empresarial, mantener reuniones con socios potenciales de la empresa, crear e implementar nuevos proyectos empresariales;
- Apertura de nuevas unidades estructurales, sucursales o sucursales en otras ciudades y países.
Los propósitos de los viajes de negocios no están registrados en los reglamentos o documentos personales. Siempre deben indicarse ya sea en una nota del gerente o en una orden de viaje de negocios.
Si el documento No. T-10a se utiliza como formulario para un informe de viaje de negocios, entonces debe saber que la información del informe (que refleja el resultado del trabajo realizado) se indica en relación con los objetivos del viaje inicialmente establecidos. .
Si se utiliza otra forma de informe, es recomendable indicar en él los propósitos del viaje de negocios, ya que su contenido puede ser importante para elegir los asientos correctos al mantener los procedimientos contables que caracterizan el viaje de negocios.
Esto es tan importante como la cuestión de cómo determinar el motivo de un viaje de negocios. Los ejemplos de casos en los que un empleador fue multado por enviar a otra ciudad a un empleado que no debería haber sido enviado de viaje no son aislados.
Antes de enviar un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar lo siguiente:
- Está estrictamente prohibido "equipar" a mujeres embarazadas y trabajadores menores (excepto el personal empleado en el sector creativo).
- Un empleado enviado en viaje de negocios debe tener una relación laboral con el empleador. En el momento de la salida, ya deberá estar celebrado un contrato de alquiler, redactado de conformidad con las leyes aplicables.
- Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar viajes de negocios. Está permitido enviarlos a otra ciudad o país por motivos oficiales sólo con su consentimiento por escrito.
Dichas personas incluyen:
- Madres de niños menores de 3 años.
- Padres o tutores de personas con discapacidad menores de 18 años.
- Ciudadanos que atiendan a familiares enfermos, previo informe médico.
- Madres y padres que crían hijos menores de 5 años sin cónyuge.
Científicos, investigadores, expertos, teóricos de diversos campos, profesores de instituciones de educación secundaria y superior realizan viajes de negocios para participar en conferencias y concursos, intercambiar experiencias, estudiar fuentes únicas, visitar exposiciones y museos especializados y participar en excavaciones arqueológicas.
¿Cómo se puede formular el propósito de un viaje de negocios? Ejemplo:
- Recopilar información para trabajos científicos sobre el tema (título).
- Estudio de documentación original.
Un ejemplo de cómo establecer el propósito del viaje de negocios de un director: participar en las negociaciones para celebrar un contrato para el suministro de productos con un representante de la empresa Vector en Moscú el 01/10/2018.
Un objetivo equivocado es concluir un acuerdo con un representante de los socios. En este caso, el objetivo no tiene indicaciones específicas sobre la fecha y lugar de las negociaciones. Además, presupone la celebración obligatoria de un acuerdo, cuando en la práctica las negociaciones pueden terminar con la negativa a firmarlo.
Un ejemplo del propósito de un viaje de negocios de un conductor: de 10.00 a 20.00 horas, garantizar el movimiento del ciudadano Ivanov dentro de la ciudad de San Petersburgo en el período comprendido entre el 11.01.19 y el 25.01.19. coche de empresa VAZ-2114, números E1913SN.
Al mismo tiempo, el destino final del informe debe ser el archivo de la organización. El hecho es que dichos documentos deben conservarse en la empresa durante 5 años. Y si el viaje de negocios fue al extranjero: 10 años (orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558).
Tenga en cuenta que los períodos de almacenamiento de documentos determinados por la Orden 558 son obligatorios no solo para las estructuras estatales y municipales, sino también para las empresas privadas (decisión del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 6 de septiembre de 2011 No. 7889/11).
El propósito de enviar a un empleado a un viaje de negocios se indica en una decisión (orden) escrita del empleador, en base a la cual se envía al empleado a un viaje de negocios y que debe contener una tarea oficial que debe realizar el empleado. en viaje de negocios (Parte 1 del artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cláusula 3 del Reglamento). El propósito del viaje de negocios (a continuación se dan ejemplos de propósitos) se formula dependiendo de la naturaleza de la tarea oficial confiada al empleado.
Ejemplos de propósitos de viajes de negocios incluyen los siguientes:
- participación en negociaciones con ____ (contraparte indicada) sobre el tema ____ (tema de negociaciones indicado);
- participación en una audiencia judicial tribunal de arbitraje ___ (indicando el nombre del tribunal) en el caso ___ (indicando el número del caso);
- realizar una inspección del trabajo de una sucursal (oficina de representación) en ____ (se indica la ubicación de la sucursal (oficina de representación) de la organización);
- participación en la conferencia internacional ___ (nombre de la conferencia), etc.
Objeto del viaje y certificado de viaje.
Desde el 08/01/2015, la elaboración de un certificado de viaje no es obligatoria (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia del 29/12/2014 N 1595), pero puede ser previsto por las autoridades locales. regulaciones empleador. En este caso, el propósito del viaje de negocios se indica en el certificado de viaje (se enumeran ejemplos de propósitos arriba) solo si las regulaciones locales del empleador establecen la obligación de expedir una tarjeta de viaje que indique el propósito del viaje de negocios.
Elaboración de un plan de viaje de negocios.
Se elabora un plan de viaje de negocios en los casos en que la preparación de dicho plan esté prevista por las regulaciones locales del empleador (artículos 8, 22 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). En algunos casos, la necesidad de elaborar un plan de viaje de negocios está prevista por regulaciones intradepartamentales (ver orden de la Agencia Federal de Administración de Propiedades del 2 de marzo de 2009 N 51, orden del Ministerio del Interior de la Federación de Rusia del 15 de noviembre , 2011 N 1150, orden del Departamento Judicial del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 5 de diciembre de 2007 N 152).
El plan de viaje (una muestra del cual suele estar indicado en las regulaciones locales) está firmado por el jefe de la organización u otra persona. oficial, a quien tal derecho le confiere la normativa local del empleador. El empleado enviado en viaje de negocios debe estar familiarizado con el plan de viaje de negocios.
El plan de viaje de negocios contiene información sobre los empleados enviados en viaje de negocios, indica el propósito del viaje de negocios, el lugar (organización) a donde se envía el empleado, las actividades (temas) a realizar (decididas) en el viaje de negocios, y la duración del viaje de negocios.
Los cambios de reglas introducidos este año no requieren que las empresas informen sobre estos temas de una forma particular. Sin embargo, en la práctica conviene utilizar el plan y el objetivo del viaje. En este artículo se ofrecen ejemplos y recomendaciones de expertos.
Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 1595, aprobado el 29 de diciembre. En 2014 se realizaron modificaciones a la legislación vigente. Han abolido los requisitos para la elaboración de certificados especiales y otros documentos al realizar viajes de negocios. En particular, las asignaciones oficiales, que anteriormente describían la esencia del viaje en cuestión, se volvieron innecesarias.
La simplificación de los procedimientos obligatorios no significa que no puedan utilizarse en la práctica. Las reglas anteriores establecían que el propósito del viaje se indicaba en un formulario especial T-10a. Fue elaborado sobre la base de los planes de las divisiones y de la empresa. Tener una agenda de eventos simplifica la optimización de las actividades, por eso ahora empresas modernas utilizar tecnologías apropiadas.
Pero preciso y plan detallado Los viajes de negocios realizan varias funciones simultáneamente:
- Le permite formular con precisión la tarea.
- Puede usarlo para verificar la cantidad de trabajo completado.
- Contiene información sobre el empleado, explicando la correspondencia de sus calificaciones con la tarea recibida.
El último punto debe considerarse con más detalle. A pesar de la abolición oficial de ciertos tipos de documentación, los inspectores gubernamentales tienen derecho a controlar los viajes de negocios con más detalle. En particular, surgirán dudas si un empleado de contabilidad visitó un soleado balneario para realizar reparaciones. equipo de refrigeración. El formulario mencionado anteriormente contiene la información relevante. Está firmado por los responsables. Es más fácil para el inspector estudiarlo que averiguar si la actividad cumple con las disposiciones de los estatutos de la empresa o adivinar el propósito real del viaje a partir de orden corta, que sólo indica objetivo común y duración del viaje.
Por qué indicar el propósito de un viaje de negocios en un certificado de viaje: ejemplos y muestra
plan de muestra
Explicaciones
La pregunta discutida anteriormente es por qué es necesario un plan de viaje de negocios. Estudiaremos la muestra completando el formulario T-10a con más detalle. A continuación se encuentran explicaciones de los párrafos individuales del documento:
- En la columna “Fecha” indique la fecha real. Si el tren sale a las 23:59, se registra el 11 de agosto (del ejemplo).
- En la columna “Organización Pagadora”, registre la empresa que financia el viaje de negocios. Puede ser no sólo una empresa de servicios o un cliente, sino también una empresa de fabricación.
- El contenido de una tarea específica se describe completamente. Aquí puede indicar bloques específicos que deben repararse.
- En la parte del informe se realizan adiciones que se identifican durante el diagnóstico. Previo acuerdo, se puede ampliar el alcance del trabajo. Si se requiere una ampliación del plazo, la empresa de servicios emite un nuevo pedido.
- La asignación inicial se forma sobre la base de una solicitud por escrito del jefe de la unidad estructural. En nuestro ejemplo, esto es memorándum No. 24СО, de fecha 09/08/2016 Tenga en cuenta que dicho documento es útil para verificar la velocidad de respuesta del personal a la solicitud de un cliente.
Cada empresa tiene derecho a establecer propias reglas, lo que ayudará a controlar los planes y el propósito del viaje de negocios. Los ejemplos de este artículo sólo explican la conveniencia de utilizar el formulario T-10a. Puede modificarse para cumplir con los estándares corporativos de contabilidad y flujo de documentos.
El empleador está obligado a brindar apoyo procesal para la mayoría de las situaciones que surgen durante las actividades laborales, incluida la indicación del propósito del viaje de negocios en la documentación. En este caso, el propósito del viaje de negocios del conductor diferirá claramente de los objetivos fijados para el contador o director. Los ejemplos específicos pueden ayudar a indicar correctamente el propósito de un viaje de negocios, y tanto los empleados enviados a un viaje de negocios como sus empleadores deben asegurarse de que el objetivo se establezca correctamente.
Objeto del viaje de negocios: qué es, regulación legal
Desde el punto de vista de la legislación rusa, las cuestiones relativas al envío de empleados a trabajar se consideran de manera integral y, en muchos aspectos, regulan claramente los derechos y obligaciones de los trabajadores y empleadores entre sí. Básicamente, en el contexto de la justificación legal de la necesidad de indicar el propósito de un viaje de negocios, es necesario prestar atención a lo dispuesto en los siguientes documentos reglamentarios:
- Artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Este artículo define legalmente los fundamentos regulación legal cuestiones relacionadas con viajes de negocios.
- Decreto Gubernamental No. 749 de 13 de octubre de 2008. Este decreto gubernamental regula con más detalle el procedimiento por el cual los empleados son enviados en viajes de negocios y los define como la realización de determinadas tareas fuera de su lugar de trabajo permanente.
A pesar de que no existe una necesidad directa de establecer en la legislación objetivos precisos y específicos para los viajes de negocios, la legislación existente práctica judicial y los requisitos de las autoridades reguladoras aún indican la necesidad de un registro confiable de ellos en la documentación.
En consecuencia, el propósito de un viaje de negocios es una descripción precisa y detallada de las tareas que debe realizar un empleado enviado por el empleador en un viaje de negocios. Estos objetivos deben estar debidamente formalizados legalmente. documentos importantes– una orden de envío en viaje de negocios, un certificado de viaje u otra documentación prevista por las regulaciones locales de la organización.
¿Por qué es necesario indicar el motivo del viaje?
Especificar el propósito de un viaje de negocios es un aspecto importante de la relación laboral que deben tener en cuenta tanto los empleadores como los empleados. No definir adecuadamente un objetivo puede llevar a consecuencias negativas para cualquiera de las partes. Un ejemplo de tales consecuencias es:
Cómo anotar correctamente el propósito de un viaje de negocios - registro procesal
Desde 2015, el procedimiento para enviar a los empleados a un viaje de negocios se ha simplificado significativamente, la única prueba documental obligatoria en este caso es la orden del empleador y la confirmación de su recepción por parte del empleado. Sin embargo, también, si así lo prevé la normativa local, se puede redactar documentación adicional, por ejemplo, una asignación de trabajo para un viaje de negocios o un certificado de viaje separado para un empleado.
Tanto el encargo oficial como el certificado de viaje podrán redactarse según formas unificadas T-10a y T-9 respectivamente. Sin embargo, el uso de estos formularios no es obligatorio para los empleadores: pueden desarrollar y propios ejemplos documentación del personal designado.
La orden de enviar a un empleado a un viaje de negocios debe definir claramente el objetivo marcado, así como el momento de todo el viaje de negocios necesario para completarlo. A la hora de elaborar los objetivos de un viaje de negocios y un encargo oficial, se deben tener en cuenta ciertos matices:
- El objetivo debe ser específico. Es decir, describir la tarea asignada al empleado lo más claramente posible. Cuanto más específico sea el objetivo, menos posibles consecuencias legales tendrá un viaje de negocios tanto para el empleador como para el empleado.
- El resultado de un viaje de negocios debe ser el cumplimiento del objetivo. El incumplimiento del propósito de un viaje invalidará en la mayoría de los casos todo el viaje. Por lo tanto, si se planea realizar ciertas acciones con un resultado inicialmente incierto, el objetivo no debe ser lograr estos resultados, sino completar las tareas especificadas.
Ejemplos del propósito de un viaje de negocios para un director, conductor, contador y otros empleados
Para comprender mejor cómo redactar correctamente el propósito de un viaje de negocios, la forma más sencilla es considerar ejemplos de elaboración de objetivos para diferentes categorías de trabajadores. Pueden verse así:
Un ejemplo de cómo establecer el propósito del viaje de negocios de un director: participar en las negociaciones para celebrar un contrato para el suministro de productos con un representante de la empresa Vector en Moscú el 01/10/2018.
Un objetivo equivocado es concluir un acuerdo con un representante de los socios. En este caso, el objetivo no tiene indicaciones específicas sobre la fecha y lugar de las negociaciones. Además, presupone la celebración obligatoria de un acuerdo, cuando en la práctica las negociaciones pueden terminar con la negativa a firmarlo.
Ejemplo del propósito del viaje de negocios de un conductor: garantizar de 10.00 a 20.00 el movimiento del ciudadano Ivanov dentro de la ciudad de San Petersburgo en el período del 11/01/19 al 25/01/19 en un automóvil de empresa VAZ-2114, número E1913SN.
Un ejemplo incorrecto de fijación del propósito de un viaje de negocios: asegurar el movimiento del cliente. Como en la situación anterior, aquí no hay especificidad ni sobre la identidad del cliente, ni sobre las condiciones de trabajo del empleado y el coche específico.
Un ejemplo del propósito del viaje de negocios de un contador: garantizar la auditoría financiera de la sucursal No. 4 de la empresa Vector en la ciudad de Saratov con la ejecución de los formularios de la organización en el formulario No. 14-85.
Ejemplo equivocado: realizar una auditoría financiera en la sucursal de Saratov.
Un ejemplo del propósito del viaje de negocios de un abogado: participar como representante de la organización Vector en la audiencia judicial en el caso No. 88-12-23 el 1 de mayo de 2019 en el Tribunal de Arbitraje de Saratov.
Ejemplo equivocado: obtener una decisión judicial positiva a favor de la empresa en una audiencia judicial en Saratov.
