Трудова книжка. Трудова книжка (бланка) Трудова книжка бланка

Съвременните форми на трудови книжки, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация № 225 от 16 април 2003 г., са в обращение от 2004 г. Днес всеки може да изтегли формуляр за трудова книжка във формат Word и да се запознае подробно с него. Заглавната страница съдържа информация за служителя:

Не пропускайте: основният материал на месеца от водещи специалисти на Министерството на труда и Rostrud

Енциклопедия за регистриране на трудови книжки до ключ от системата за персонал.

паспортни данни;

степен на образование, професия и специалност;

образец на личен подпис.

Изтеглете документи по темата:

Серийните номера на вписванията във вложката трябва да продължават последователността, посочена преди това в работната книга. Недопустимо е да се започва отново номерация.

Ако формулярът се окаже фалшив...

Поведението на работодателя, който открие фалшиви формуляри сред книгите на склад, зависи пряко от обстоятелствата на откриването им. Ако бъде открит фалшификат, когато наемане на нов служителна държавата, трябва да се вземат незабавни мерки.

Ако истинските, истински трудови досиета са направени на фалшив формуляр, издаден от предишния работодател, когато служителят е бил назначен за първи път, трябва започнете нова книга.

За да прехвърлите законно информация за професионалния опит на неговия собственик в ново копие, ще трябва да съберете подкрепящи документи от предишни места на работа (клауза 33 от Правилата, член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация). Тази процедура по никакъв начин не възпрепятства наемането на работа.

Ако организацията вече е наела служител, който е предоставил фалшив документ за работа, документът все пак ще трябва да бъде заменен. Но не бързайте да уволнявате служител „по член“ (клауза 11, част 1, член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация) - първо трябва да разберете дали той наистина е замесен във факта на фалшификация. Ако вината е изцяло на трети страни, няма основания за уволнение.

Служител, който съзнателно предостави фалшив документ, може да бъде уволнен, но само въз основа на резултатите от официално проведено разследване.

Отчитане и съхранение на формуляри

Общите принципи за работа с попълнени и празни формуляри са заложени в същите „Правила“. За да осигурите точни записи на документацията, трябва да създадете:

В книгата за получаване и разход се записва информация за всяка операция, свързана с получаването и разходването на празни формуляри (с посочване на техните номера и серии). Отговорностите за регистрацията му обикновено се възлагат на служителите на счетоводния отдел, докато книгата за трудово движение често се поддържа от отдела по персонала.

(готова бланка или попълнен документ) в сейф или специален шкаф - надеждно заключен и осигуряващ защита от повреди (влага, насекоми, пожар и др.). Служителят по човешки ресурси, отговорен за поддържането на счетоводството, се отчита ежемесечно пред счетоводния отдел.

Всички формуляри, негодни за по-нататъшна употреба, особено повредените при попълване, се унищожават съгласно акта. В него се посочва точният брой на документите, които трябва да бъдат унищожени, като се изброяват серии и номера, както и информация за състава на комисията, която е потвърдила тяхната непригодност.

Изтеглете в.doc

В статията, използвайки примера на компанията Selena LLC, авторът ще говори за процедурата за регистриране на трудова книжка за служител, който постъпва на работа за първи път, както и въз основа на какви документи и как трябва да съхранява работодателят записи на трудови книжки и отписване на повредени формуляри на трудови книжки (вложки) в трудовата книжка).

Задължение на работодателя да изготви трудова книжка

Трудовата книжка е основният документ за трудовата дейност и трудовия стаж на служителя. Формулярите на трудовите книжки и формулярите на вложките в трудовите книжки са документи със строга отчетност.

Работодателят (с изключение на отделните работодатели) е длъжен да води трудова книжка за всеки служител, който е работил в организация повече от пет дни, ако работата в тази организация е основна за служителя (член 66 от Кодекс на труда на Руската федерация).

При сключване на трудов договор лицето, което кандидатства за определена длъжност (по професия), представя на работодателя трудова книжка, освен в случаите на назначаване на непълно работно време или когато служителят постъпва на работа по трудово правоотношение. договор за първи път (част 1 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация) .

Нормативни и методически документи, регламентиращи изготвянето и отписването на формуляри за стриктна отчетност

1. Заповед на Министерството на финансите на Русия от 22 декември 2003 г. № 117n „За трудовите книжки (заедно с Процедурата за предоставяне на работодателите на формуляри за трудови книжки и вложка в трудовата книжка).

3. Инструкции за попълване на трудови книжки (одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69).

4. Писмо на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 30 август 2006 г. № 5140-17 „За реда за поддържане на трудови книжки от индивидуални предприемачи след влизането в сила на Федералния закон от 30 юни 2006 г. № 5140-17. 90-FZ.”

Членове от Кодекса на труда на Руската федерация, регулиращи изпълнението и отписването на формуляри за строги отчети

Регистрация на трудова книжка за служител, който постъпва на работа за първи път

В съответствие с част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите (одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225; по-нататък като Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки) и Инструкции за попълване на трудови книжки (одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69) за служители, наети за първи път, работодателят трябва да издаде трудова книга.

На 12 август 2009 г. Селена ООД нае И. Б. Арутюнов като настройчик на 3-та категория CNC машини. Арутюнов И. Б. отива на работа за първи път след завършване на учебно заведение и няма трудова книжка. Регистрацията на трудова книжка за служител, нает за първи път, се извършва в присъствието на служителя не по-късно от една седмица от датата на наемане.Служителят по човешки ресурси съставя трудова книжка въз основа на представените документи (оригинали) - паспорт и документ за образование.

При изготвяне на трудова книжка (както и вложка към нея) работодателят начислява на служителя такса, чийто размер се определя от размера на разходите за закупуване на формулярите. Плащането се извършва чрез касата на организацията или цената на формуляра се удържа от заплатата на служителя. Удържането на цената на формуляра от заплатата на служителя е възможно само по негово писмено заявление. Записът за издаването на трудова книжка (или вложка в трудовата книжка) на служителя се прави в приходно-разходната книга за записване на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея и по този начин формулярът за строг отчет се отписва .

Отчитане на формуляри за трудова книжка и вложки в нея в предприятието

Отчитането на получаването, разходването и движението на трудовите книжки и вложките в тях се извършва от всеки работодател.

Доскоро индивидуалните предприемачи нямаха право да водят трудови книжки на служителите, но от 6 октомври 2006 г. член 309 от Кодекса на труда на Руската федерация им възложи това задължение.

За да следят трудовите книжки, както и формулярите за трудови книжки и вложките към тях, работодателите трябва да съхраняват:

1) приходно-разходна книга за записване на формулярите на трудовата книга и вложката в нея;

2) книга за записване на движението на трудовите книжки и вложките в тях.

Формулярите на тези книги са дадени в Приложения № 2 и 3 към Инструкциите за попълване на трудови книжки.

Приходно-разходна книга за отчитане на бланките на трудовата книжка и вложките в неясе води счетоводство. Отговорността за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки се носи от специално упълномощено лице, назначено със заповед на работодателя (пример 1). Формулярите на трудовата книжка и нейната вложка се съхраняват в счетоводния отдел като строги отчетни документи и се издават на лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, по негово искане. Работодателят е длъжен постоянно да разполага с необходимия брой формуляри за трудова книжка и вложката към нея.

IN книга за отчитане движението на трудовите книжки и вложките в тяхподдържани от службата за персонал, всички трудови книжки, приети от служители при постъпване на работа, се регистрират, както и трудови книжки и вложки в тях, издадени на служители, като се посочват серията и номерът на формуляра. При уволнение служителят се подписва в книгата за регистриране на движението на трудовите книжки и вписва в тях, че трудовата книжка е получена в ръцете му (клауза 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки).

Ако в деня на уволнението на служител (прекратяване на трудов договор) е невъзможно да се издаде трудова книжка поради отсъствието на служителя или неговия отказ да получи трудовата книжка на ръка, служителят по персонала съставя акт на отказ да получи трудовата книжка от служителя и изпраща на служителя ценно писмо (със списък с прикачени файлове и известие за доставка) за необходимостта да се яви за трудова книжка или да даде съгласието си да я изпрати по пощата (клауза 36 от Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки и член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). От датата на изпращане на такова уведомление работодателят се освобождава от отговорност за късно издаване на трудова книжка (примери 2-4).

Отписване на повредени формуляри за трудови книжки

Формулярите на трудовите книжки и вложките в тях, които са повредени при попълване, подлежат на унищожаване и се съставя съответният акт (пример 5).

В случай на неправилно първоначално попълване на трудовата книжка или вложката в нея, както и в случай на повреда не по вина на служителя, цената на повредената форма се заплаща от работодателя (клауза 48 от Правилата за поддържане и съхраняване на трудови книжки).

Нека обобщим

1. Трудовите книжки и листовете към тях трябва да бъдат закупени от работодателя.

2. Предприятието трябва да поддържа стриктни записи и да отписва правилно формулярите за трудови книжки, тъй като това са строги формуляри за отчитане.

3. Ако трудовата книжка се издава за първи път, цената на формуляра ще бъде за сметка на служителя.

4. Ако формулярът е повреден при попълване от служител на отдел "Човешки ресурси", тогава той се отписва за сметка на работодателя.

Е. Н. Малкова, специалист по човешки ресурси в Algorithm LLC

Трудовата книжка съхранява цялата информация за трудовата дейност на служителя и се използва за определяне на продължителността на неговия трудов стаж. Действащите към момента форми на трудова книжка и листовка са установени в Пощата. № 225 от 16 април 2003 г. Как правилно да попълните трудова книжка е посочено в Пост. бр.69 от 10.10.2003 г. В тези решения има несъответствия по някои въпроси, което налага позоваване на Кодекса на труда и допълнително затруднява оформянето на трудова книжка.

Това важи особено за частните предприемачи, които са принудени да поемат отговорността за поддържане на досиета на персонала. Най-малкото отклонение от стандартите за попълване на трудова книжка води до невалидност на въведената информация, както и до различни грешки, направени в самите записи. За да се премахнат последствията, се правят корекции в съответните колони стриктно според установения модел. В изключителни случаи на служителя се издава дубликат.

Кога се отваря

Всяка трудова книжка има свой собствен номер, издава се на служителя за цял живот и не може да бъде заменена с изключение на определени случаи. Ако наскоро нает служител няма този документ, трябва да отворите нов за него. Ако е имало, но по някаква причина не може да бъде предоставена, тази информация се отразява в акта, който се удостоверява с подписите на: лицето, което издава новата трудова книжка, служителя и свидетеля.

Документът се издава за служител, който е работил във фирмата най-малко шест дни, и трябва да бъде попълнен в рамките на една седмица от датата на постъпване на работа. Тази процедура се извършва в присъствието на служител, от чиято заплата впоследствие се удържа цената на формуляра.

Трудова книжка, примерно попълване при кандидатстване за работа:

Как се попълва

Всички записи в трудовата книжка се вписват от длъжностно лице на организацията, упълномощено да направи това със заповед на ръководителя, най-често от служител на отдела за персонал. В негово отсъствие това може да бъде счетоводител или директор на предприятието. Документът подлежи на регистрация в счетоводната книга и се съхранява от работодателя до уволнението или преместването на служителя на друго място на работа. Ако е необходимо, на служителя се дава извлечение от книгата на мястото на поискване.

Извлечение от трудовата книжка - примерно попълване:

Записите се водят с четлив почерк, всички думи са дадени изцяло, без съкращения. Численото изразяване на дати, характеристики и друга информация се посочва само с арабски цифри. Освен това не можете да напишете името на месеца с думи. Правилният формат за попълване на датата е 05.03.2020 г. Допустимо е използването на химикалки, гел и химикалки. Пастата, гелът и мастилото, които съдържат, трябва да са силно устойчиви на вода и ултравиолетови лъчи. Оптималните цветове са сини, тъмно лилави и черни нюанси на оцветяващ пигмент.

Документи

За да попълните трудова книжка, трябва:

паспорт на служител (или друг документ за самоличност);
диплома за образование;
трудова книжка;
удостоверение за индивидуален предприемач или харта на организацията;
официален печат.

За подробности как да попълните заглавната страница на трудовата книжка, гледайте видеоклипа.

Трудовата книжка е разделена на три части:

Заглавна страница, съдържаща информация за собственика на документа.
Информация за работата, включително името на предприятията, където е извършена работата, и продължителността на тази работа.
Секция за награди.

Моля, имайте предвид, че правилата за попълване на трудови книжки ви задължават да правите корекции в случай на възможни промени:

име на фирма (включително правна форма);
тип печат (използването на различни в една книга е недопустимо!).

Предна страница

На първата страница на трудовата книжка трябва да посочите цялата информация за служителя въз основа на предоставените от него документи. Тя трябва да съдържа:

Пълно име на собственика;
дата на раждане (в цифрово изражение);
степен на образование (средно, средно специално, висше);
наименование на професията, посочена в дипломата;
дата на отваряне на трудовата книжка;
подпис на служител;
подпис на лицето, което попълва документа;
официален печат на организацията.

Заглавна страница на трудовата книжка, примерно попълване 2020 г.:

Подробности за работата

Всяка страница от средния и най-обширен раздел се състои от четири колони, съдържащи:

Серийният номер на записа (от № 1 нататък).
Дата на наемане и други събития.
Самият запис, който представлява информация за организацията (нейното пълно и съкратено наименование), длъжност (посочваща квалификация) и отдел. В допълнение към факта на наемане, тук се записват и случаи на прехвърляне на друга длъжност и уволнение. Информацията за това трябва да бъде въведена в графата в рамките на 7 дни от датата на издаване на заповедта, с изключение на протокола за уволнение, който се съставя директно в деня на извършването му.
Документални доказателства за вписването - наименование на заповедта, дата на нейното издаване и номер (по тази заповед).

За подробности как да правите бележки за работа в трудовата книжка, гледайте видеоклипа

Повече информация

По искане на служителя в него се въвежда информация за работа на непълно работно време. Вписването се извършва въз основа на документи, предоставени от друго предприятие, в което служителят работи на съвместна длъжност. В този случай се използват същите принципи за попълване на колоната, както при въвеждане на информация за основната работа. Работната книжка трябва да се съхранява от служителя на отдела по персонала на мястото на основната работа, който е единственият, който има право да въвежда каквато и да е информация в нея.
Придобиването на втора професия, получаването на ранг и повишаването на квалификацията също се отразяват в този раздел.
Ако предприятието е преименувано, се прави съответен запис, като се посочва документът, послужил като основа за това. Тази информация ще може да обясни несъответствието в печатите, дадени при наемане и уволнение на служителя. Същите стъпки се изпълняват при преименуване на позиция.
В случай на реорганизация на предприятието разделът отбелязва уволнението на служителя с последващото му наемане в новата компания.

Пример за попълване на трудова книжка по време на ликвидация на LLC:

Примери

А. С. Копачева се присъединява към длъжността юрисконсулт в Avelan OJSC на 27 февруари 2016 г. На 12 август 2016 г. тя е преместена на длъжността старши юрисконсулт. Този факт беше отразен в раздела „Работна информация“.

Когато уволнявате служител, в колона № 3 трябва да посочите нормативния акт на Кодекса на труда, съгласно който е приложена тази мярка. Вписването трябва да бъде потвърдено с печата на фирмата или отдела по човешки ресурси и подписа на лицето, попълнило трудовата книжка. Служителят също трябва да се подпише в тази колона, като по този начин потвърди съгласието си с вписванията, направени по време на работата му.

А. М. Шолохов е служил като продавач в CJSC Continent. На 06.03.2017 г. е уволнен за неявяване на работа без уважителна причина. Заповедта за уволнение е подписана същия ден.

Награди

Този раздел съдържа информация за титлите, присвоени на служителя, дипломи, сертификати и други награди, предвидени от вътрешните разпоредби и законодателството на компанията. Те не включват устна благодарност от ръководството, както и редовно изплащани парични бонуси, включени в системата за заплати. Което обяснява пълната липса на информация в този раздел, която се намира в трудовите книжки на повечето работници. Освен това различни сертификати и дипломи, издадени на служител без издаване на съответна заповед, също са само номинален израз на благодарност, който не е отразен нито в трудовата книжка, нито в личното досие.

Попълване на трудова книжка 2020, образец:

Вмъкване на дизайн

Ако всички свободни места в трудовата книжка са изчерпани и няма къде да правите нови записи, вложката се отваря. Обикновено се зашива в края на документа, тъй като в инструкциите за попълване на трудови книжки няма конкретни инструкции за това. На заглавната страница (или корицата) на основната книга се поставя печат за издаването на вложката, като се посочва нейната серия и номер.

Правилата за поддържане на двата документа са идентични; Номерирането на записите продължава след номера, на който е приключило попълването на трудовата книжка. Ако са допуснати грешки при попълването на листовката, тя се унищожава в присъствието на комисия чрез съставяне на протокол. Същото важи и за отхвърлени или остарели трудови досиета.

Ние сме готови да отговорим на всички ваши въпроси - задайте ги в коментарите

"Трудова книжкана установения формуляр е основният документ за трудовата дейност и стажа на служителя"

(Член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация)

внимание!Бланките за трудови книжки са бланки за строга отчетност и се продават само на юридически лицаи се прехвърлят по силата на закона само на представител на юридическо лице, което има пълномощно да получава формуляри на трудови книжки и листове.

За да закупите формуляри за трудова книжка, трябва да посочите данните за организацията (независимо от начина на плащане). При получаване на поръчката трябва да имате Пълномощно или печаторганизации.

Ние продаваме само официални формуляриработни книжки от текущата серия, като ги закупите от официални дистрибутори на MPF Goznak.

От 1974 г. трудовата книжка се отпечатва изключително в Goznak. Днес това е документ, произведен в съответствие със стандартите за защитен печат.

Защитен комплексРаботната книжка включва двутонен воден знак, защитни влакна, хартията е с две химически защити - срещу ецване и за идентифициране на автентичността. Също така върху листовете на книгата е нанесена решетка с гилош, има преход на ирис и микротекст. Освен това върху документа се прилага невидимо UV мастило. Номерът на документа има магнитни свойства. Книгата е ушита със специален двуцветен конец.

Качеството на работните записи се потвърждава от Сертификат за качество на устойчиви на фалшификации печатни продукти.

Клубът на персонала „Кадри в ред“ беше домакин на семинари на Светлана Дмитрищук по въпросите на изготвянето на трудови досиета.

"Работни книги: сложни въпроси" част 1

"Работни книги: сложни въпроси" част 2

Видеозаписи от други клубни семинари можете да гледате в секция ВИДЕО

Нормативни материали:

Трудова книжка- официален личен документ на руски гражданин, който е навършил 14 години, получава регистрация за първи път от началото на трудовата си дейност, при първото му постъпване на работа - заетост и отразява индивидуална информация за него: лични данни (фамилия, собствено име, бащино име), дата и година на раждане, образование, професия и специалност; на документа се присвоява регистрационен номер и в съответствие с разпоредбите на трудовото законодателство, длъжността, записана в него, всички промени и всяка информация за взаимоотношенията с работодателя се удостоверяват с личния подпис на собственика и се удостоверяват с подписа на лицето, отговарящо за отдела по персонала на организацията (работодател), където се съхранява трудовата книжка до уволнението на служителя, при преместване на друго място на работа трудовата книжка му се предава и при регистрация трудови отношения с новата организация, тя се прехвърля в отдела за персонала.

„Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите“ (одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225, изменено на 6 февруари 2004 г., 1 март, май 19, 2008)
„Инструкции за попълване на трудови книжки“ Приложение № 1 към Резолюция на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69
Заповед за назначаване на лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки
Доклад за наличието на формуляри за трудова книжка и нейната вложка
Заявление за получаване на формуляри за трудова книжка и вмъкване в него
Приходно-разходна книга за отчитане на бланките на трудовата книжка и вложките в нея

Полезна информация:

Често ни питат: „Защо не продавате трудови книжки на физически лица, защото вече могат да се купят от всеки щанд?“

„Трудовите книжки са формуляри за строга отчетност. Те се доставят от MPF на Goznak на сертифицирани дистрибуторски организации, които след това ги продават на магазини за търговия на дребно на базата на документи, в които се посочват сериите и номерата на формулярите, които се прехвърлят.

При продажба на работни книжки на организация, магазинът, в допълнение към стандартните счетоводни документи, съставя акт за приемане и предаване на BSO, който също така посочва серийните номера на прехвърлените формуляри. Всяка организация е длъжна да поддържа „Приходно-разходна книга за записване на формуляри за трудови книжки и вложки в тях“, в която се вписват поредните номера на получените формуляри.

По този начин, когато получава трудова книжка от работодател, служителят може да бъде сигурен, че получава официален документ, а не фалшив.

Държавата контролира производството и разпространението на формуляри за строг отчет и всяка организация може да бъде проверена за спазване на изискванията за записване на такива формуляри.

Ето защо ние закупуваме трудови книжки само от официални дистрибутори, продаваме трудови книжки и вложки само на юридически лица и индивидуални предприемачи, внимателно подготвяме всички необходими документи и препоръчваме на работодателя от своя страна също да подходи отговорно към отчитането на формулярите. "

Отговори на въпроси:

Дубликат на трудова книжка: необходимо ли е да се регистрирате?
Грешки в предишни записи
Вмъкнете в работната книга: как да я съставите
Възстановяване на трудова книжка
Предоставяне на трудова книжка на пенсионния фонд
Трудови досиета на уволнени работници
Копие от трудовата книжка: как да удостоверя
Възможно ли е да откажете работа?
Трудова книжка за дистанционен работник
Корекции на заглавната страница
Коригиране на датата на раждане в трудовата книжка
Трудовата книжка се издава за първи път
Кой трябва да води книгата за движение на трудовите досиета?
Служителят сам си купи формуляра за трудова книжка
Заплащане на трудови книжки
Факсимилен подпис в трудовата книжка
1 отработен ден - трябва ли да направя запис в трудовата книжка?
Нова трудова книжка или дубликат на изгубена?
„Уволнен” или „Прекратен трудов договор”?
Въз основа на какъв документ трябва да се извърши вписването?
Запис на обучение в университета
Заповед за назначаване на отговорник
Записът от последното място на работа не е заверен с печат
Откъснати страници от трудовата книжка

Трудовата книжка на дадено лице е неговият личен официален документ, който отразява цялата информация за професионалните му дейности през трудовия му живот. В съответствие със законодателните норми трудовата книжка на лицето се отваря от първото лице, където в допълнение към информацията за работата се въвеждат редица лични данни: пълно име, дата на раждане, професия, специализация на служителя. Нека разгледаме основните моменти в дизайна на документ за трудова книжка, който е от значение за 2019 г.

Форма на трудова книжка: одобрени стандарти за форматиране на документи

Въпреки активните дискусии сред длъжностните лица относно перспективите за премахване на трудовите досиета, предоставянето на този документ на работодателя в момента остава едно от основните законови изисквания за кандидатстване за нова работа. От своя страна, апологетите на традиционната форма на записване на професионални дейности под формата на трудови книжки аргументират необходимостта от тяхното използване с факта, че в допълнение към записите за заемане на определена длъжност, благодарение на документа, работодателят ще да бъде информиран за причините за смяната на предишните места на неговия служител, индивидуалните стимули и друга информация за него.

Лична информация за лице в документ, възможни редакции в този блок, информация за длъжност в конкретно предприятие се заверяват с личния подпис на собственика на трудовия досие; от своя страна информация за наемане, от работа, посочваща причината за такива действия, подписана от упълномощен служител на отдела по персонала, счетоводния отдел или самия мениджър.

Основните понятия, правилата за регистрация и трудовите книжки на служителите са изложени в редица документи:Член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, Указ на правителството на Руската федерация № 225 от 16 април 2003 г. „За трудовите книжки“, както и Указ на Министерството на труда на Руската федерация № 69 от 10 октомври 2003 г. „Относно инструкциите за попълване на трудови книжки“.

Законодателните стандарти изискват държавен стандарт за формуляра на трудовата книжка, който се произвежда от единственото предприятие в Русия - Goznak. На всеки печатен формуляр за трудова книжка се присвоява уникален регистрационен номер.

Този документ се създава за лице веднъж и ако всички страници за трудови досиета са изчерпани, работодателят попълва специален формуляр в трудовата книжка. Последната версия на шаблона и за двата документа (работния документ и вложката към него) беше одобрена с правителствен указ през 2003 г., но днес остават в употреба старите формуляри на документи от моделите от 1938 г. и 1975 г.