Журнал регистрации кадровых приказов образец. Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Форма журнала регистрации по личному составу

Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
Во втором столбце заносится дата приказа.
В третьем столбце указывается номер приказа.
В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

Что подлежит регистрации

В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

Директора и руководители.
Главный бухгалтер.

Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

Длительный – 75 лет.
Краткосрочный – 5 лет.

Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
Оплата труда и премирование.
Поощрения, награждения.
Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
Длительные командировки.
Дежурства, связанные с основной деятельностью.

Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
Дисциплинарные взыскания.
Краткосрочные командировки.
Дежурства.

Требования к журналу регистрации приказов

К журналу предъявляются следующие требования:

Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

Нумерации страниц.
Прошнуровки всего журнала насквозь.
Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.

В каждом предприятии или организации происходит постоянное движение рабочих и служащих. Люди принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск и болеют. Существуют другие нюансы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Для учета передвижения работников кадровой службой ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу

При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.

Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации. Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника.

Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.

Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.

Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке. Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.

Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.

Важно ! Перед началом работы новый журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью во избежание утери и исправлении данных, зарегистрированных в книге! Журнал хранится на предприятии в течение семидесяти пяти лет, поскольку в нем отражается учет трудового стажа сотрудника.

На лицевой стороне обязательно прописывается наименование организации, дата начала и окончания. На разных предприятиях форма журнала может немного отличаться. Заказать такую книгу можно в типографии или купить в магазинах по продаже офисной документации.

Какие приказы подлежат регистрации в журнале

В журнале регистрации учитываются все без исключения приказы, созданные и подписанные руководством организации, связанные с передвижением сотрудников. Специалист по кадрам на основании текста, прописанного в приказах, делает соответствующие записи в журнал.

Основные приказы, подлежащие регистрации:

о приеме на работу сотрудника;
о назначении оклада и надбавок;
о премировании и поощрениях сотрудника;
о направлении в командировку;
о переводе на другую работу или должность;
о совмещении с основной работой;
об уходе работника в основной отпуск или по уходу за детьми;
об уходе в отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения оплаты труда;
дополнительный отпуск, связанный с тяжелыми и вредными условиями труда;
учебный отпуск;
об изменении личных данных: фамилии, имени или отчества;
о повышении квалификации и присвоении категории или разряда;
об изменении штатного расписания на предприятии;
об увольнении с работы и расторжении трудового договора.

На самом деле, этот список может быть более обширным. Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации. Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.

Важно! Специалисты организации, осуществляющие функции управления на предприятии: директор предприятия, главный бухгалтер, руководитель подразделения, при назначении или переводе их на должность, оформляются на основании приказа по основной деятельности.

Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.

Структура документа

По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:

Номер по порядку. Здесь фиксируется номер приказа, подписанного и утвержденного руководством организации, подлежащий регистрации.
Дата. Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом.
Номер приказа. Обозначение, присвоенное документу при его регистрации.
Вид. Здесь может быть всего три варианта: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение сотрудника.
ФИО работника. Данные записываются полностью на основании паспорта, в именительном падеже. Сокращения здесь не предусматриваются.
Табельный номер. Присваивается каждому работнику при приеме на основную работу.
Основание. Основанием для приема на работу, перевода и увольнения может быть трудовой договор либо дополнительное соглашение, на основании действующего трудового законодательства.

Есть определенные требования по заполнению журнала регистрации.

На титульном листе прописывается наименование организации согласно учредительному документу полностью и в сокращенной форме. Обязательно должна быть указана дата начала заполнения книги. В день, когда исписана последняя страница, проставляется дата окончания. На оборотной стороне, где записано количество пронумерованных страниц и стоит печать, ответственный специалист ставит свои ФИО и расписывается. Для дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив.

В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений. Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре.

Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации. Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства. В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения.

Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно. Внесение изменений, исправлений в записях не допускается! Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной. Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.

Важно! При исправлении не допускается использование корректора и канцелярской резинки.

Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом.

На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение. По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.

Удалять или подчищать записи не разрешается. Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению. Верную запись следует занести в ту же строку. В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание». В таком случае исправление заносится именно в нее.

Пример правильного заполнения:

Дополнительная информация . Все строки, заполненные в книге регистраций, должны точно соответствовать и совпадать с текстом и номером по приказу. При проведении проверок иногда находят несоответствие номера приказа, должности, фамилии и других показателей. Рекомендуется быть предельно внимательным при заполнении книги.

Защита от внесения неправомерных изменений

При выявлении ошибок, занесенных в журнал в течение года, может возникнуть необходимость что-то заменить. Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически! Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги. Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать.

Обратите внимание! Если ошибка обнаружена своевременно, исправления можно сделать так, как было изложено в разделе «Требования к заполнению».

Одной из задач кадровых служб является сохранность документов по личному составу. Хранить их лучше отдельно от других приказов. Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения. За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

вопросы хозяйственной деятельности;
систему планирования;
порядок и структуру отчетности;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

назначении директора;
создании филиала;
введении штатного расписания;
утверждении правил трудового распорядка;
обеспечении коммерческой тайны;
проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Порядковый номер документа.
Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

исправлений;
подчисток;
необоснованных зачеркиваний;
откорректированных записей;
разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

О приеме, переводе, расчете персонала.
О предоставлении отпусков.
О командировке персонала.
О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Методика ведения

Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией.

В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря. На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией. Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
Номенклатура дел. Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству:

Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа. Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа. Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия. Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой. Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным.

Ответственные лица

В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений. Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации. Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение. Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.

Обязательные графы

Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно. Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами.

В частности:

№ п/п (номер записи),
дата распоряжения;
номер приказа;
вид распоряжения, краткое его содержание;
Ф.И.О. сотрудника;
табельный номер;
основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

кем подписан приказ,
кто исполнитель распоряжения;
куда передано распоряжение;
расписка в получении (подпись, дата);
отметка о направлении в дело;
должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись (регистрирующего приказ);
примечание.

Бывает так, что колонка «Примечание» в журнале не предусмотрена. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), после чего указать новые данные.

Пример заполнения

Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу:

№ п/п	Дата распоряжения	Номер приказа	Вид распоряжения	Ф.И.О. сотрудника	Таб. номер	Основание
			Прием на работу	Полозова Татьяна Викторовна		Трудовое соглашение № 14 от 13.07.2014
	16.07.2014	118-лс	Увольнение	Кузин Андрей Сергевич		Доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012
	18.07.2014	119-лс	Перевод на другую работу	Сорокина Мария Александровна		Заявление, доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012

Сроки хранения

Следует напомнить, что в силу приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 определен период сохранения журнала регистрации, который составляет 75 лет.

Этот вид журнала, как правило, отображает следующие распоряжения:

о приеме на работу;
о переводе;
о дежурстве;
об оплате труда;
о совмещении профессий;
об увольнении сотрудника;
о повышении квалификации;
о поощрении персонала;
обо всех видах отпусков;
о смене фамилии сотрудника;
о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.

Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

сотрудников;

о переводах;

о предоставлении отпусков;

о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

работников компании, ответственных за хранение и ведение;

замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;

периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Срок хранения журналов составляет 75 лет.

Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

о приеме на работу;

о предоставлении отпусков;

о поощрениях;

об увольнениях.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.